Кому нужны заявки на оплату (служебки), и важны ли они?

[Ekaterina Ivanova]

Вот расскажите мне коллеги, а чем важны - в практическом плане - заявки на оплату (или служебные записки). Сколько пользы они приносят? Ведь все визы можно проставить непосредственно на счете, кто что принес - и так понятно, а заполнение "заявки" или написание служебки отнимает массу драгоценного времени и бумагу переводит...

Мне нужно "отстоять" введение заявок. В условиях роста компании, увеличения числа служб и удаленных подразделений я предвижу необходимость уже на сегодняшнем этапе вводить процедуру согласования платежей. Ведь по сути, заявка установленного образца, является "листом согласования", кроме того, в ней могут быть добавлены фразы "Соответствие счета условиям договора подтверждаю", что увеличивает ответственность визирующего.

Беседовала с коллегами: для одних служебки на оплату - само собой разумеющееся, и работают с ними "потому что так надо", у других "нет - и не надо" (организации примерно одного масштаба, более скажу - структурные подразделения одного и того же Холдинга)

А какие поводы в пользу заявок на оплату можете привести Вы?

[Филимонихин Александр]

Если в заявке вводится доп. информация. - они нужы.
Обычно это в рамках бюджетного процесса. Например - заявитель указывает по какой статье расходов - платеж, а тот кто оплачивает контролирует, чтобы не было перерасхода.
Если ваша компания растет - что-то подобное должно быть, иначе сложно контролировать денежные потоки
Но Вы правы. Действительно это много бумажной волокиты, т.к. нужно заполнять, согласовывать, утверждать и пр.
Вообще эта задача легко автоматизируется, если у вас есть хотя-бы 1С 7-ка. На 8-ке это уже заложено в базовый функционал.

[Леонид1983]

у нас насколько я помню заявка используется исключительно для указания управленческих аналитик ( статья, отдел (Отделы), дата оплаты, очень важна ( необходима) когда покупает один отдел, а затраты летят на другой....),
а также если внебюджет то уже руководство вызывает зачинщика счета к себе и интересуется почему?.......ставит на заявке подпись, ( чтоб потом бюджетного контролера не сильно били , когда планируемого результата не получится )

заявки хранятся месяц ( если чего не так, то не нужно по архивам бегать счета искать, а поднял заявки и нашел (или отдел\статью не так указали или внебюджет не согласовали, или еще чего не так).

И кстати по поводу траты времени ( сделать шаблон, разослать всем, чтоб только пару слов только писали) зато съэкономит кучу времени при разборках что что-то не так.

[Ekaterina Ivanova]

Вообще эта задача легко автоматизируется, если у вас есть хотя-бы 1С 7-ка. На 8-ке это уже заложено в базовый функционал.

Спасибо за наводку, как же я сразу про них не подумала!
Вообще опыт бывает не только полезен, но и вреден: когда многие годы работаешь в экселе и с бумажками бегаешь, так и забываешь что живешь в век высоких технологий

[Ekaterina Ivanova]

Хотелось бы услышать еще больше доводов ЗА и ПРОТИВ. Новые участники, присоединяйтесь к дискуссии!

[Denp]

а что тут обсуждать
Заявка нужна для:
1) фиксирования аналитики платежа, информации о наличии в бюджете, желаемой даты платежа, ответственного лица
2) фиксирования факта утверждения платежа (визирования)
3) сохранение истории для последующих разборок.

можно, конечно, конечно на счете писать, но это будет та же служебка, и объем писанины не уменьшится

[luluk]

На моем прежнем месте работы мы не вводили доп. служебку.
Просто на оборотной стороне счета при его регистрации ставился штамп с указанием ЦФО, ответственного, кода и наименования затраты, примечания (если нужно доп. обоснование). Здесь же было место для подписи согласующих и утверждающих данный счет.

[Стас]

Спасибо за наводку, как же я сразу про них не подумала!
Вообще опыт бывает не только полезен, но и вреден: когда многие годы работаешь в экселе и с бумажками бегаешь, так и забываешь что живешь в век высоких технологий

Корни заявки возникли в больших компаниях с лоскутной автоматизацией и красными директорами. Тогда было важно с одной стороны показать важность персоны, участвующей в процессе, а с другой стороны "передать инфо" из одного "лоскута" в другой. Сейчас роль заявок эволюционировала - заявка позволяет принять решение о кидке контрагента, в отдельных сильно извращенных системах бюджетирования используется для контроля расходов по ЦФО.

На далеком западе заявок нет - там счет сам выпрыгивает к казначею и проводится оплата, причем казначей в оплату некоторых счетов даже не вмешивается.

[Genn]

На далеком западе заявок нет - там счет сам выпрыгивает к казначею и проводится оплата, причем казначей в оплату некоторых счетов даже не вмешивается.

Заявка является очень удобным инструментом осуществления внутреннего контроля и подтверждения его осуществления. Неоднократно встречал аналоги этого документа, например в Калифорнии.

[Стас]

Заявка является очень удобным инструментом осуществления внутреннего контроля и подтверждения его осуществления.

Жесть. А в чем может быть цель такой реализации внутреннего контроля?

Неоднократно встречал аналоги этого документа, например в Калифорнии.

В каком году? А как же инвойс? В транснациональном ТЭКе с нероссийскими корнями используют инвойсы - в нем есть необходимая инфа.

[Denp]

я бы не брал иноТЭКи в РФ за образец. Я немного сталкивался, у них своя специфическая, очень регламентированная и совершенно не гибкая система УУ. Для них, наверно, такая и нужна, для 99% компаний в РФ -
нет.

Контроль - за платежной дисциплиной: кто и когда подал заявку, кто утвердил, учтено ли наличие в плане.

А счет обычно приносят с визой рук-ля, если потом будут вопросы, то вообще непонятно, кто, как и зачем его подал в оплату. А если эти моменты фиксировать, то будет та же заявка, только на одном листе со счетом.

[Genn]

Жесть. А в чем может быть цель такой реализации внутреннего контроля?

В каком году? А как же инвойс? В транснациональном ТЭКе с нероссийскими корнями используют инвойсы - в нем есть необходимая инфа.

В фактуре не может быть необходимой информации. Вряд ли в фактуре есть подпись кладовщика о приемке товара и его соответствии по количеству и качеству указанным данным. Вряд ли в фактуре есть подпись экономиста о целесообразности досрочной оплаты с дисконтом. И т.д.

Работа любой крупной компании встроена вокруг бизнес-процесса. Процесс авторизации платежа может быть запрограммирован в ERP или в виде последовательности подписей на служебке.

[Филимонихин Александр]

Работая в западных компаниях, постоянно изпользовал Request for payment - по стандартам, принятым в компании. В каждой свои, но принципы одинаковы.
Можно из любопытства набрать это выражение в Гугле. Жизни не хватит, чтобы прочитать все что про это написано.
Вполне логично, что сейчас это должно быть в электронном виде, но сути это не меняет.

[Филимонихин Александр]

в отдельных сильно извращенных системах бюджетирования используется для контроля расходов по ЦФО.

Тоесть, если система бюджетирования помогает контролировать целевое использование денег - она извращенная. А что тогда делая продвинутая система? Считает сколько потратили? Как в том анекдоте: "Батя, хватит уже арбузы продавать, а то здачи уже нечем давать!"

[Стас]

я бы не брал иноТЭКи в РФ за образец. Я немного сталкивался, у них своя специфическая, очень регламентированная и совершенно не гибкая система УУ. Для них, наверно, такая и нужна, для 99% компаний в РФ -
нет.

Вы вроде бы в теме....когда это система казначейства превратилась в УУ систему?

Кроме того, их как раз и имеет смысл брать за пример, т.к. 1) очень старая, 2) богатая, 3) и поэтому более развитая отрасль.

А система уу наоборот гибкая.

контроль - за платежной дисциплиной: кто и когда подал заявку, кто утвердил, учтено ли наличие в плане.

А счет обычно приносят с визой рук-ля, если потом будут вопросы, то вообще непонятно, кто, как и зачем его подал в оплату. А если эти моменты фиксировать, то будет та же заявка, только на одном листе со счетом.

Это фобии.

[Стас]

В фактуре не может быть необходимой информации. Вряд ли в фактуре есть подпись кладовщика о приемке товара и его соответствии по количеству и качеству указанным данным. Вряд ли в фактуре есть подпись экономиста о целесообразности досрочной оплаты с дисконтом. И т.д.

Не в фактуре, не в фактуре :P - в счете. На счете тоже подписи экономиста нет, потому что в договоре дисконты прописаны.

UPD: подпись кладовщика с количеством и качеством при проведении платежа тоже не нужна

Работа любой крупной компании встроена вокруг бизнес-процесса. Процесс авторизации платежа может быть запрограммврован в ERP или в виде последовательности подписей на служебке.

Вот про ERP я и говорю - есть счет, он выпрыгивает.....а авторизации нет - лишнее, т.к. вся авторизация прошла раньше при согласовании договора и непосредственно закупки/затрат. Авторизация платежа - как про почки с боржоми. Боржоми есть, а почек нет

[Стас]

Тоесть, если система бюджетирования помогает контролировать целевое использование денег - она извращенная.

Александр, сорри, но этот функционал - не зона системы бюджетирования. И кэш по ЦФО контролирсовать это ересь. По цфо контролируются доходы\затраты по начислению, т.к. ЦФО это об эффективности, а не о платежах.
Теперь о целевом использовании денег. Деньги - следтвие потребления ресурсов (производственных материалов, услуг, зарплаты, кап.влож) это все затраты "по начислению", которые, вне всякого сомнения, необходимо контролировать, в том числе на целевое использование. Поэтому, этот контроль происходит раньше, контроль платежей - дублирует контроль предыдущего уровня.

[Genn]

Авторизация платежа - как про почки с боржоми. Боржоми есть, а почек нет

Я таки вами удивляюсь. Вы 2.8 сдавали, Или нет?
И 2.7 (про целесообразность использования скидки)?

Оплата фактуры без подписи мат.ответственного лица о приемке по качеству и количеству - простой и удобный способ попила бюджета, aka воровства.

[Denp]

Александр, сорри, но этот функционал - не зона системы бюджетирования. И кэш по ЦФО контролирсовать это ересь. По цфо контролируются доходы\затраты по начислению, т.к. ЦФО это об эффективности, а не о платежах.
Теперь о целевом использовании денег. Деньги - следтвие потребления ресурсов (производственных материалов, услуг, зарплаты, кап.влож) это все затраты "по начислению", которые, вне всякого сомнения, необходимо контролировать, в том числе на целевое использование. Поэтому, этот контроль происходит раньше, контроль платежей - дублирует контроль предыдущего уровня.

в общем да, но это для уже законченной отлаженой системы. Ценрализованно и оперативно контролировать оплату гораздо легче, чем расходы, поэтому чаще всего ограничиваются контролем платежей. К тому же есть еще авансы и т. п. Так что бы не отмахивался от этого рубежа контроля, тем более контроля расходов.

Что касается иноТЭК, то возможно, глубоко не лазил. Но отличительной чертой показалось глубокая и жесткая регламентированность, экономисты делают свой участок работы из месяца в месяц, ни единого шага в сторону. Если при этом еще сохраняется гибкость, то замечательно

ЗЫ Для меня УУ - очень широкое понятие Примерное определение: "УУ - это все, чем я занимаюсь"

[Филимонихин Александр]

кэш по ЦФО контролирсовать это ересь. По цфо контролируются доходы\затраты по начислению, т.к. ЦФО это об эффективности, а не о платежах.

Ересь возникает там где есть догмы. В свою очередь любая догма в начале своего пути была ересью. Кто решил что платежи нельзя контролировать на уровне ЦФО? Это Вам было такое откровение свыше? А как насчет управления оборотным капиталом? И почему руководитель ЦФО не можем быть к этому допущен? Само название ЦФО - Центр ФИНАНСОВОЙ ответственности Вам ни о чем не говорит? Финансы - это про деньги. По крайней мере, в первую очередь про деньги. Другое дело, что финансисты очень болезненно относятся к тому, что кто-то посягает на их территорию. Примерно как церковь относится к каждому, кто посмеет трактовать Слово Божье как ему вздумается, обвиняя их в ереси.
П.С. И где сейчас церковь?
П.П.С. И в каком месте сейчас эффективно контролируемая экономика?

[Филимонихин Александр]

Примерное определение: "УУ - это все, чем я занимаюсь"

"... Главный, по тарелочкам..."
Это, конечно шутка, не обижайтесь.
Если серьезно, то удручает общая закостенелость в понимании бюджетирования как управленческого инструмента. Это очень классный инструмент, но он должен развиваться так же динамично, как окружающие нас технологии. Любая догма сдерживает развитие. То как трактуется бюджет в большинстве случаев (в СНГ по крайней мере) - является сдерживающим фактром для развития. В лучшем случае - бюджет ограничивает "распил". Это тоже неплохо, но это только первая ступенька.
И сам бюджет и подходы к его использованию должны быть гибкими. Подразумевая достижение целей бизнеса, а не удовлетворение амбиций неких менеджеров. По моему скромному мнению, можно ВСЕ! Если это способствет развитию и достижению поставленных целей бизнеса.
А когда уважаемые коллеги пишут "ты сюда не ходи, ты туда ходи" хочется материться и напиться.
Причем, я подозреваю, что пишут молодые люди - по определению призванные менять этот мир, а не рассказывать кому нужно ставить подпись на бумажке и зорко стерегущие границы "зоны", которую они себе придумали.

[Стас]

Я таки вами удивляюсь. Вы 2.8 сдавали, Или нет?
И 2.7 (про целесообразность использования скидки)?

Я остановился на F7. Genn, зачем на "Вы", если были на "ты"?

Оплата фактуры без подписи мат.ответственного лица о приемке по качеству и количеству - простой и удобный способ попила бюджета, aka воровства.

А как же авансы? Кроме того, фактуру можно попросить в довесок, причем здесь заявка? Заявка эту проблему не решает.

[Стас]

в общем да, но это для уже законченной отлаженой системы.

Почему для законченной и отлаженной? Есть два процесса, они разные, отлажено/не отлажено роли не играет, часто там два ответственных.

Ценрализованно и оперативно контролировать оплату гораздо легче, чем расходы, поэтому чаще всего ограничиваются контролем платежей.

Согласен, но вспомните про почки...

Что касается иноТЭК, то возможно, глубоко не лазил. Но отличительной чертой показалось глубокая и жесткая регламентированность, экономисты делают свой участок работы из месяца в месяц, ни единого шага в сторону.

Шага в сторону нет, потому что не просят - не нужно, устоялось. Если по собственной инициативе, то хоть обшагайся.

[Стас]

Ересь возникает там где есть догмы. В свою очередь любая догма в начале своего пути была ересью.

Вы поняли по-другому. Я имел ввиду чушь, глупость.

Кто решил что платежи нельзя контролировать на уровне ЦФО? Это Вам было такое откровение свыше?

Где Вы прочли "нельзя", "не может"? Можно и может, для бешеной собаки 100 км - не крюк. Только где смысл в этом крюке?

А как насчет управления оборотным капиталом? И почему руководитель ЦФО не можем быть к этому допущен?

Что Вы понимаете под управлением ОК? Много Вы видели начальников цехов, МТО, которые понимают, что такое управление ОК, в России и "за бугром"? Много Вы видели компаний, которые системно этим занимаются, вместо деклараций, в России, за бугром? Если видели, то в чем их системность?

Само название ЦФО - Центр ФИНАНСОВОЙ ответственности Вам ни о чем не говорит? Финансы - это про деньги.

Мне наверное говорит, потому что мне известны истоки термина - они в центрах ответственности, почитайте, но перед этим лучше почитать про затраты, методы начисления и оплаты, чтобы не дергать неудачный перевод из интернета\российских учебников и не делать выводы с отсутствующей ценностью.
Между прочим, разве в западных компаниях ЦФО есть и это про финансы?

[Ekaterina Ivanova]

Поделюсь результатами. Ввела процедуру оформления Заявки на оплату Инициатором - руководителем ЦФО (это удаленные подразделения) и согласования руководителями Функциональных центров (центральный офис) частично в бумажном, частично в электронном (по эл. почте) виде. Решила - отладим процесс на бумаге, потом воспользуемся прикладными программными решениями (Заявки на оплату в 1с). И вот повезло же мне с руководителем ИТ. Я конечно же ставила вопрос автоматизации, и было мне сказано, что обязательно сделаем но не сейчас. НО, стоило ему вменить согласование по нескольким статьям и пару месяцев побегать ко мне с бумажками, и вот, быстренько так доработали программу и с октября запускаем систему электронного оформления и согласования платежей на базе 1с. Надеюсь, планирование и контроль план-факта в одной информационной оболочке не за горами.

[balabol]

айтишники все ленивые но вы его очень хорошо замотивировали) чувствую вырастите в очень крупного руководителя)

если у вас есть свой программист 1с, именно программист, то вопрос с план-фактом решить можно, нужно лишь знать как объяснить техническому спецу что делать. В бюджетировании они не шарят абсолютно /это не бухгалтерия/ а те задачки которые они решают при аттестации на специалиста 1с -чушь полнейшая.

совет бесплатный и оттого ценность его невелика, но ищите экономиста со знанием программного языка 1с или подготовьте специалиста. за три мес это абсолютно реально.

[For Olga]

Заявки нужны не для увеличения документооборота (хотя можно и на счетах визы поставить), а для унификации работы и дальнейшего развития. Например, установленную форму можно присылать по электронной почте и сразу табличку копиравть в эксель. Это в случае, если нет автоматизированной системы, а если она есть, то тем более должны ходить заявки, тк. они формируются в системе и там же все участники процесса ставят свои птички (согласования) и заявка автоатически попадает во все отчетные документы.

[thelastsamuray]

Заявки нужны не только для контроля, не стоит забывать, что на основании заявок можно стоить точный платежный календарь... со всеми вытекающими)

[balabol]

заявки на оплату нужны в плане автоматизации ДО и бюджетирования.

в УТ есть заявка на расходование ДС...

можно в бух подписать такую же заявку с авто визированием

[Viachek]

У меня решено всё таким образом. На каждом счёте/инвойсе ставиться подпись менеджера, заказавшего материал(услуги). Он идёт к руководителю своего департамента и берёт его подпись. Дальше счёт идёт в казначейство. Обязанностью руководителя департамента является определение статей расходов и прочая. Если есть плановые платежи, то раз в месяц присылается план платежей от руководителей департаментов. Все счета/инвойсы, которые идут согласно плану не имеют никаких подписей, т.к. они в плане.