Прошу совета по написанию Регламента

[Petrov_Dmitry]

Добрый день.

Прошу у вас совета и помощи, т.к. пока не знаю с какого конца начать создание регламента:

В рамках существующей ИС в компании, мною создана База знаний, которая, к данному моменту, наполняется различной, уже существующей документацией. Под документацией понимается в данном случае Должностные инструкции, Инструкции пользователя. Все это структурировано размещается в базе знаний с разграничением прав доступа в зависимости от типа специалистов кому эта документация предназначается, а также от подразделений и отделов.
Необходимо создать регламент, среди прочего описывающий обязательность подготовки Документации владельцами процессов и обязательность поддержки их актуальности (именно обязательность. Как их заставить в тех или иных случаях либо создавать новый документ, либо своевременно корректировать существующий?).
Возможно существует какой-то обобщенный план? Может есть похожий регламент для ознакомления?
Спасибо.

[alexander.s.neverov]

вот еще б все это в электронном виде бы...
вот тут инструкции есть по созданию http://www.klubok.net/article2156.html

[Михаил_Шустер]

Дмитрий, Вы его не напишете т.к. не знаете, чего хотите. Решить одним махом, одним Регламентом, все вопросы управления документами невозможно. Документы-они ведь только отражают деятельность. Для начала уточните, КАКИМИ документами хотите управлять и что именно имеете в виду под управлением ими. В нормальных СМК, для этого может быть больше десятка стандартов.

Если хотите только актуализовать ДИ - утвердите график пересмотра
Для оперативного изменения ДИ применяют приказы, большей частью - о вводе в действие документов.

Только фигня это все... ДИ решают лишь одну проблему: наказать человека, когда нужно.

Если Вы во всем этом совсем новичок - найдите "Инструкцию по ведению общего делопроизводства", любой год, в т.ч. СССР. Там все основные приемы изложены. Особо разберитесь с Номенклатурой дел. Ну и поинтересуйтесь посистемой Извещений об изменениях, это из ЕСКД, но применимо везде.

[vespol]

К тому, что сказал Михаил еще добавлю, что многое из этого можно посмотреть и в материалах по ISO, там как раз такие регламенты тоже прописываются - кто за что отвечает, как это должно обновляться и т.д.

Можно как раз использовать в качестве каких-то образцов, шаблонов.

[Геннадий Борисович]

Petrov_Dmitry

"В рамках существующей ИС в компании, мною создана База знаний, которая, к данному моменту, наполняется различной, уже существующей документацией."

Вам бы опереться еще на какую-то правильную терминологию. А то Вы запутываетесь сами и запутываете других.

Например, термин БАЗА ЗНАНИЙ (БЗ) возникла в процессе создания БАЗ СПЕЦИАЛЬНЫХ МОДЕЛЕЙ ЗНАНИЙ, начиная с 70-х годов.

Например, можете ознакомиться из кн. Гавриловой Т.А., Хорошевского В.Ф. Базы знаний интеллектуальных систем, 2001 г.

С 90-х годов появилось направление системы управления знаний (СУЗ), которые могут быть самостоятельными или быть связаны с существующими автоматизированными системами в организации.
Там есть термин КОРПОРАТИВНАЯ ПАМЯТЬ, куда наряду с существующими банками данных (БД), входят и БЗ и документы в электронном виде. Но имейте в виду - документы это не знания, а лишь то, что может их содержать или не содержать.

Вообще советую пользоваться какими-то российскими стандартами для используемой терминологии (если Вы из России), например, ГОСТами по созданию автоматизированных систем. Например, откуда Вы взяли термин регламент? Например, сейчас одной из серьезнейших и тяжелейших российских проблем является создание сотен технических регламентов.

Вот я даже вначале подумал, что Вы о них говорите, а Вы совсем о другом.

[Petrov_Dmitry]

Добрый день. Я действительно новичок в этом деле и далек от ИСО и ГОСТов. Попробую переформулировать свою задачу.
"В рамках существующей ИС в компании, мною создана База знаний, которая, к данному моменту, наполняется различной, уже существующей документацией."
Существующая ИС – система электронного документооборота, разработанная внутри компании. В СЭД производится хранение различной документации, ее согласование и так далее (т.е. все то, что делается в СЭД).
В рамках этой СЭД создан раздел «База знаний». Что мною понимается под базой знаний: это БД, предназначенная для сбора, хранения, поиска и выдачи необходимой информации по основным бизнес-процессам компании. Т.е. ее предполагается использовать исключительно для просмотра информации и моя задача заключается в поддержании актуальности этой информации.
Что за информация(типы документов):
- Бизнес-процесс – состоит из ARIS-диаграмм бизнес-процессов компании.
- Бизнес-инструкция - документ, регламентирующий действия сотрудников компании при выполнении определенного бизнес-процесса.
- Должностная инструкция - нормативный документ, регламентирующий назначение и место работника в организации, его функциональные обязанности, права, ответственность и т.д.
- Инструкция пользователя по работе с различными аппаратными и прогр. средствами.
Т.е. все эти документы содержат знания.
И сейчас стоит задача написать Регламент, описывающий права и ответственность сотрудников компании по созданию вышеописанных типов документов и их актуализации. Возникает множество вопросов: Как и кого обязать создавать эти документы? Как и кого обязать обновлять в них содержание или уведомлять о том, что документ устарел и требуется его редактирование или замена? Между кем и кем будут утверждаться документы, на основании какого решения и т.д. и т.п.
Возможно, данный документ следует назвать не Регламент, а Бизнес-Инструкция

В данный момент администратором Базы знаний являюсь я. Мои функции заключаются в добавлении/удалении документов и управлении правами доступа. Повторюсь, моя наиважнейшая цель: поддерживать актуальность документации в Базе знаний.
Я немного ознакомился с делопроизводством и номенклатурой дел. С типами документов уже определился.
Спасибо!

[john644]

Возможно, данный документ следует назвать не Регламент, а Бизнес-Инструкция

Кажется Вы говорите О регулировании информационных систем
Посмотрите здесь http://www.google.ru/search?complete...8+%D0%98%D0%A1

[vespol]

Возникает множество вопросов: Как и кого обязать создавать эти документы? Как и кого обязать обновлять в них содержание или уведомлять о том, что документ устарел и требуется его редактирование или замена? Между кем и кем будут утверждаться документы, на основании какого решения и т.д. и т.п.

В данный момент администратором Базы знаний являюсь я. Мои функции заключаются в добавлении/удалении документов и управлении правами доступа. Повторюсь, моя наиважнейшая цель: поддерживать актуальность документации в Базе знаний.

По-моему, так вы сами и ответили на свои вопросы

[Petrov_Dmitry]

По-моему, так вы сами и ответили на свои вопросы

Лишь на часть Поэтому мне бы очень хотелось ознакомится с уже существующим и "рабочим" подобным регламентом. Уверен такой есть. Мыслей в голове куча, а как-то их систематизировать и выстроить в последовательную цепочку без лишних слов не получается. Это не значит что я халявщик и хочу использовать чужой труд, нет

[Михаил_Шустер]

Мыслей в голове куча, а как-то их систематизировать и выстроить в последовательную цепочку без лишних слов не получается

Обычно, документ типа Регламент - это таблица с полями:
1. Кто
2. Что делает
3. Когда
4. Где описано
В поле 4 может быть написано "разрабатывается"
Начать со структуры заголовков\подзаголовков

[Сергей А. Степанов]

Дмитрий, посмотрите демки у поставщиков решений, в частности, не в плане рекламы, в разделе "Регламентирующие документы" — http://www.businessstudio.ru/load/primery_otchetov.

Это вполне возможно не относится к категории «рабочий», но как достаточно систематизированная отправная точка должно сгодиться.

[vespol]

Лишь на часть Поэтому мне бы очень хотелось ознакомится с уже существующим и "рабочим" подобным регламентом. Уверен такой есть. Мыслей в голове куча, а как-то их систематизировать и выстроить в последовательную цепочку без лишних слов не получается. Это не значит что я халявщик и хочу использовать чужой труд, нет

Есть у меня в загашнике что-то похожее, регламент по использованию и обновлению наименований продукции, но в чистом виде не отдам, слишком интимное , с учетом текучки понадобится день - другой, чтобы вычистить идентификаторы заказчика, потом сброшу ту часть, которая касается именно процедуры обновления регламента

Сбросьте мыло, а то сейчас в карточках оно не видно

[vespol]

Все, отправил, дублирую на всякий случай, с этими сообщениями не очень освоился, а gmail любит новые письма футболить в спам-папку

[Petrov_Dmitry]

Всем большое спасибо! Vespol, сейчас начну изучать