согласование контрактов

[knagaev]

Доброго дня всем присутствующим!

Хочу посоветоваться по поводу достаточно стандартного процесса и путей решения его стандартных проблем.

Когда возникает задумка о заключении нового контракта, то занимаются им в основном люди, непосредственно связанные с исполнением "производственной деятельности" компании.
Они проводят переговоры с заказчиками, поставщиками и прочими контрагентами. В это время вырабатывается идея будущей договорённости, определяются основные условия, по которым будут взаимодействовать с контрагентами, и потом всё это выливается в контракт как документ.

Так вот по-хорошему уже на ранних этапах необходимо участие сотрудников, обслуживающих "производственную деятельность" - экономистов, финансистов, юристов, налоговых плановиков и т.д.
На практике "производственники" до самого момента оформления проекта контракта работают в свободном полёте.

Это приводит к тому, что потом, когда драфт обсуждается "юристами, экономистами и т.д.", они требуют корректировки, проект контракта корректируется, высылается на согласование контрагенту.
С той стороны происходит такая же история - проект так же "дорабатывается" их специалистами.

В результате этапов перебрасывания проекта между участниками до подписания может быть очень много, и если бизнес стоит в жёстких временных рамках, то часто принимается волевое решение подписывать "как есть". О качестве такого контракта можно догадываться. Но главное, что компания не работает в условиях, близких к комфортным для неё.

Хрестоматийный пример на пальцах, чтобы не очень было абстрактно.
Поставщик предлагает условия оплаты с отсрочкой 10 дней. В этом случае возникает небольшой кассовый разрыв, необходимо кредитоваться или что-то ещё придумывать. Однако поставщик может легко подвинуться и согласиться на 15 дней отсрочки, пусть за счёт небольшого повышения цены, но дешевле, чем кредит.
"Производственникам" эта идея не видна, необходимости в играх отсрочками платежей для них нет, а иногда и наоборот "оптимизация" контракта идёт по максимальному увеличению маржи.
И финансисты часто просто не успевают сказать своё слово, контракт заключается с отсрочкой 10 дней. Дальше начинается движуха, финансисты бегают, ищут деньги закрыть дырки, ведут переговоры с банками, работа кипит, все при деле. Потому что в кузнице не было гвоздя.

Простите за длинное вступление.
Так вот, не сталкивался ли кто из вас, коллеги, с регламентами внутрифирменного согласования контрактов, особенно на ранних этапах, когда решение о заключении контракта ещё не принято, а только прорабатываются потенциальные варианты сотрудничества?

Заранее благодарен за любые мысли, наталкивающие на интересные идеи!

[john644]

Простите за длинное вступление.
Так вот, не сталкивался ли кто из вас, коллеги, с регламентами внутрифирменного согласования контрактов, особенно на ранних этапах, когда решение о заключении контракта ещё не принято, а только прорабатываются потенциальные варианты сотрудничества?

Заранее благодарен за любые мысли, наталкивающие на интересные идеи!

Договор (здесь и далее под "договором" следует понимать "коммерческий договор") – это описание сделки, документ, которым участники предпринимательской деятельности регулируют отношения между собой. Чем точнее и правильнее составлен договор, тем меньше рисков, что сделка обернется убытками в виде реального ущерба, неполученной прибыли, расходов на судебные разбирательства и т.д.
Подписание неграмотно составленного договора грозит его участникам следующими проблемами:

1. Договор может быть признан недействительным.
   ГК РФ устанавливает перечень оснований для признания договора недействительным (ст.ст. 166-181 ГК РФ). При признании любого договора недействительным стороны обязаны возвратить друг другу все полученное по нему в натуре или компенсировать в денежной выражении, в случае если стороны имели умысел по такому договору, и он был исполнен, в доход государства подлежит взысканию вся сумма (ст. 169 ГК РФ).
   Также при разработке договоров необходимо соблюдать определенные требования к оформлению приложений. Например, большинство договоров имеют соответствующие приложения (документы или копии документов, подтверждающих права сторон (стороны) договора, спецификации, технические задания, сметы, прейскуранты, соглашения о договорной цене и т. д.), которые являются неотъемлемой частью договоров. На практике известны случаи, когда неправильно оформленное приложение приводило к признанию сделки ничтожной.
2. Договор может быть признан незаключенным. В этом случае договор не порождает никаких правовых последствий для сторон
3. Договор может привести к невозможности получения от контрагента ожидаемого результата, не предусмотренного или предусмотренного договором недостаточно полно.
4. Не урегулированные путем переговоров разногласия сторон по договору потребуют существенных денежных и временных затрат на рассмотрение спора в нескольких судебных инстанциях.
5. Договор может обременить стороны неоправданной налоговой нагрузкой.
6. Нельзя забывать, что договор могут читать не только его участники, но и работники различных контролирующих органов (ФНС, прокуратуры, МВД и т. д.). Поэтому договор должен быть составлен так, чтобы в его тексте можно было найти ответы на все возможные вопросы.

Условия договора
Любой договор состоит из вводной части (преамбулы) и условий, которые можно поделить на три группы: существенные, обычные и прочие.
Существенные условия договора являются самой важной частью договора, так как договор считается заключенным лишь после достижения сторонами соглашения по всем существенным условиям (п. 1 ст. 432 ГК РФ).
Существенными условиями договора являются:

• условия о предмете договора. Конкретное содержание этих условий определяется видом заключаемого договора;
• условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида. Для разных видов договоров эти условия различны и определяются законом;
• любые иные условия, если одна из сторон настаивает на их включении в текст договора. Договор будет признан незаключенным, если одна из сторон требовала включить в договор в качестве существенного (п. 4 ст. 421 ГК РФ), например, условие о сроке, и, впоследствии, сможет доказать факт своего требования.

http://kgbiz.ru/index.php?section_ID=4&page_ID=10

[knagaev]

....

http://kgbiz.ru/index.php?section_ID=4&page_ID=10

Извините, я что-то не понял - как это относится к теме?
Или это что-то типа рекламы?

[Михаил_Шустер]

Я продвигал такую процедуру.
Юристы и экономисты обязаны поддерживать в актуализованном состоянии шаблоны договоров, которыми обязаны пользоваться "производственники". Тогда предмет согласования отсутствует и договор должен проходить юр-экономистов за полдня.
Если есть замечания-претензия к ним же: почему такой плохой шаблон?

[john644]

Извините, я что-то не понял - как это относится к теме?
Или это что-то типа рекламы?

Если Вы в тех проблемах, которые указал с приведенного сайта, не можете убедить руководство, то либо не заморачиваться, либо менять работу.

[Genn]

Есть стандартные условия контракта. Они могут быть оформлены в виде отдельного документа, являющегося приложением к контракту, куда вынесены все типовые условия. Если клиент хочет согласовать изменения - он эти изменения включает в текст договора и юристы долго это согласовывают.

Есть бизнес-условия и бизнес-среда. Оплата за товар является такой же частью транзакции, как и его поставка и приемка. В данном случае в обсуждение текста должны быть включены сотрудники, отвечающие за казначейские операции (привлечение средств, платежи и т.д.). Иногда их ошибочно называют финансистами.

[Михаил_Шустер]

В данном случае в обсуждение текста должны быть включены сотрудники, отвечающие за казначейские операции (привлечение средств, платежи и т.д.). Иногда их ошибочно называют финансистами.

А что Вам мешает сделать это обсуждение ЗАГОДЯ, до начала согласования формального договора? Когда я такую штуку продвигал, мне все пели, что каждый договор уникален. Ерунда это, отмазка. Проверено. Просто с людьми, ведущими предконтрактные переговоры, должна быть проделана соответствующая работа чтоб они знали стандартные условия своей компании. Уникальных договоров единицы. А вот типовых может быть несколько.

[Genn]

А что Вам мешает сделать это обсуждение ЗАГОДЯ, до начала согласования формального договора?

Мне - ничего не мешает (не мешало). Я обычно с Генеральным на пару составлял и подписывал терм-шит, который затем передавался юристам для подготовки необходимого количества договоров.

[Bend]

А что Вам мешает сделать это обсуждение ЗАГОДЯ, до начала согласования формального договора? Когда я такую штуку продвигал, мне все пели, что каждый договор уникален. Ерунда это, отмазка. Проверено. Просто с людьми, ведущими предконтрактные переговоры, должна быть проделана соответствующая работа чтоб они знали стандартные условия своей компании. Уникальных договоров единицы. А вот типовых может быть несколько.

Соглесен. И неплохо было бы типовые договоры выложить на сайт компании.

[knagaev]

Я продвигал такую процедуру.
Юристы и экономисты обязаны поддерживать в актуализованном состоянии шаблоны договоров, которыми обязаны пользоваться "производственники". Тогда предмет согласования отсутствует и договор должен проходить юр-экономистов за полдня.
Если есть замечания-претензия к ним же: почему такой плохой шаблон?

Нет, шаблоном тут не обойдёшься.
И некоторая уникальность договоров всё-таки имеет место.
Проекты очень большие, и процесс обсуждения договора может затягиваться из-за того, что каждая сторона пытается выторговать для себя более выгодные условия.
Дело в том, что в процессе переговоров ("торговли") многие параметры договора не рассматриваются участниками переговоров, так как это выходит за рамки их компетенции или даже идёт вразрез с их "KPI". В примере, который я привёл, это видно.
Шаблоном такие проблемы не решаются. Шаблон может помочь только в отношении юридической и экономической грамотности документа, чтобы договор отвечал нормам права и бизнеса, а вот конкретные параметры, которыми варьируют в зависимости от текущего состояния рынка и компании, в шаблоне не пропишешь.

А что Вам мешает сделать это обсуждение ЗАГОДЯ, до начала согласования формального договора?

Ничего не мешает.
Но вот для этого мне и поставлена задача оформить некий внутрифирменный регламент.
Просто так обсуждения вряд ли кто-то захочет делать.

[knagaev]

Если Вы в тех проблемах, которые указал с приведенного сайта, не можете убедить руководство, то либо не заморачиваться, либо менять работу.

А разве я что-нибудь писал о проблемах, которые указаны на приведённом сайте?
Посмотрите на пример, который я привёл, и всё станет понятно.
Если же Вы обратили внимание главным образом на участие юристов, то совсем не обязательно, что юридическая экспертиза нужна только для того, чтобы договор не был признан недействительным.
Часто грамотный юрист может подсказать как законным образом обойти некоторые требования (особенно в международном праве), чтобы сократить расходы.

[knagaev]

Есть стандартные условия контракта. Они могут быть оформлены в виде отдельного документа, являющегося приложением к контракту, куда вынесены все типовые условия. Если клиент хочет согласовать изменения - он эти изменения включает в текст договора и юристы долго это согласовывают.

Есть бизнес-условия и бизнес-среда. Оплата за товар является такой же частью транзакции, как и его поставка и приемка. В данном случае в обсуждение текста должны быть включены сотрудники, отвечающие за казначейские операции (привлечение средств, платежи и т.д.). Иногда их ошибочно называют финансистами.

Абсолютно верно написали о типовых условиях и бизнес-среде.
И о сотрудниках тоже поняли меня.
Ну допустим ошибочно Хотя как называть специалиста, который работает в финансово-экономическом подразделении и экономистом не является? "Сотрудник, отвечающий за казначейские операции" длинновато как-то.

[Михаил_Шустер]

И некоторая уникальность договоров всё-таки имеет место. Проекты очень большие, и процесс обсуждения договора может затягиваться

Тогда я бы начал с классификации.
Очень большие уникальные проекты не бывают очень часто. В них максимальная неопределенность, из-за которой они никогда не идут гладко. Кассовые разрывы в них неизбежны и могут быть перекрыты только другими проектами. Для этого нужна система планирования.
Есть проекты, которыми из-за их наработанности занимается операционный персонал, почти без помощи руководства. Договоры к таким проектам легко стандартизуются через шаблоны
Самый толстый слой-нечто среднее. Т.е. достаточно стандартные договоры, в которых возможны варианты договоренностей по небольшому числу показателей, вокруг которых и идут переговоры.

...как ни крути, Вам система планирования нужна...
Без нее Вы даже не знаете, нужно ли Вам в переговорах добиваться соблюдения стандартных условий. Иногда отсрочка платежа выгоднее аванса.

[knagaev]

Тогда я бы начал с классификации.
Очень большие уникальные проекты не бывают очень часто. В них максимальная неопределенность, из-за которой они никогда не идут гладко. Кассовые разрывы в них неизбежны и могут быть перекрыты только другими проектами. Для этого нужна система планирования.
Есть проекты, которыми из-за их наработанности занимается операционный персонал, почти без помощи руководства. Договоры к таким проектам легко стандартизуются через шаблоны
Самый толстый слой-нечто среднее. Т.е. достаточно стандартные договоры, в которых возможны варианты договоренностей по небольшому числу показателей, вокруг которых и идут переговоры.

...как ни крути, Вам система планирования нужна...
Без нее Вы даже не знаете, нужно ли Вам в переговорах добиваться соблюдения стандартных условий. Иногда отсрочка платежа выгоднее аванса.

Дело в том, Михаил, что как раз все проекты большие и уникальные Как это ни странно.
С другой стороны они почти с одними и теми же контрагентами.
Олигополия и олигопсония.
Но именно из-за олиго- получается, что каждый контракт заключается с разными условиями по оплате, которые формируются от рынка.
Система планирования - это обеспечивающая система, но важно ещё понять кто и в какой роли должен быть задействован на каждом этапе подготовки сделки.

[Михаил_Шустер]

Система планирования - это обеспечивающая система

Я считаю точно наоборот
Сначала Вы реперно планируете заключение контрактов, под каждый из них - более точно - график действий, благодаря которым они будут заключены. В графиках задействованы все подразделения, ведущие подготовительную работу.
Параметры контрактов в плане указываете так, чтобы в том числе проверить их на кассовые разрывы. По мере исполнения графиков, возникает более достоверные данные, все плывет - но дает информацию для размышлений и принятия решений. Во всяком случае, Вы видите потенциальные кассовые разрывы и можете формировать установки для своих служб при переговорах.

Насчет уникальности контрактов... спорить не буду, но на практике всегда ставлю такие утверждения под сомнение. Эпоха крупных серий кончилась, малосерийка на 90% стандартизуема, как оказалось.

[Bend]

Дело в том, Михаил, что как раз все проекты большие и уникальные Как это ни странно.
С другой стороны они почти с одними и теми же контрагентами.
Олигополия и олигопсония.
Но именно из-за олиго- получается, что каждый контракт заключается с разными условиями по оплате, которые формируются от рынка.
Система планирования - это обеспечивающая система, но важно ещё понять кто и в какой роли должен быть задействован на каждом этапе подготовки сделки.

Сколько вообще таких этапов подготовки сделки?
Так кроме условия оплаты существуют еще взаимные обязательства, ответственности, порядок разрешения споров и так далее...Думаю, что даже в уникальных проектах с одним контрагентом эти пункты по сути не изменятся.

[Bend]

Я считаю точно наоборот
Сначала Вы реперно планируете заключение контрактов, под каждый из них - более точно - график действий, благодаря которым они будут заключены. В графиках задействованы все подразделения, ведущие подготовительную работу.

То есть получается что-то похожее на производственную линию? Допустим, сегодня работают экономисты, завтра юристы...?
И разрешение спорных вопросов между сторонами должно происходить на каждом "этапе"?

[Genn]

как называть специалиста, который работает в финансово-экономическом подразделении и экономистом не является? "Сотрудник, отвечающий за казначейские операции" длинновато как-то.

Казначей

[Михаил_Шустер]

То есть получается что-то похожее на производственную линию?

ну... можно и так сказать. Разве не то же подразумевается под словом "процесс"? На вход попадает, перемалывает, зачем по каждому поводу уникальничать? Вот и получается, что на 90% всю проектную деятельность можно сделать операционной. А оставшиеся 10%-это и есть момент истины, занимают 1% времени, все остальное-подготовка.

[knagaev]

ну... можно и так сказать. Разве не то же подразумевается под словом "процесс"? На вход попадает, перемалывает, зачем по каждому поводу уникальничать? Вот и получается, что на 90% всю проектную деятельность можно сделать операционной. А оставшиеся 10%-это и есть момент истины, занимают 1% времени, все остальное-подготовка.

Почти так, да не совсем так.
Вы наверняка смотрите со своей колокольни, как и каждый из нас.
Но в компании, где работаю я, процесс переговоров может выглядеть странным со среднестатистической точки зрения.

Этапами я называл не точки последовательной сборки контракта, а циклы, которые повторяются снова и снова до тех пор, пока стороны не придут к согласию.
То есть тут процесс не отливка-штамповка-обточка-шлифовка-полировка.
Здесь в любой момент в процессе переговоров могут измениться существенные условия, которые потребуют снова прорабатывать сделку всеми специалистами.

Например, контрагент требует банковскую гарантию, все специалисты отрабатывают этот сценарий, какой банк, какие параметры, на что это повлияет и т.п. На переговорах пытаются выторговать более выгодные условия с учетом этой проработки.
Через некоторое время торговли переговорщики (с той или с этой стороны) говорят "ладно, не хотите соглашаться на наши условия по гарантии, давайте сделаем аккредитив, вот такой".
Вариант гарантии отбрасывается, и все снова начинают рассматривать новую вводную.

И таких итераций может быть много.
Поэтому тут не совсем процесс постепенного усовершенствования сделки, а может быть так, что на "последнем" этапе всё ломается, и договор заключается по совершенно иной схеме, чем предполагалось первоначально.

[Михаил_Шустер]

Но в компании, где работаю я, процесс переговоров может выглядеть странным со среднестатистической точки зрения.

Напротив, любой другой процесс странный, кроме описанного
Отделим мух от котлет.
Переговоры занимают 1% времени подготовки контракта, остальное 99%-операционная деятельность. Переговорщики одни, а операционисты-другие. Между переговорами, переговорщик занят другими делами, в т.ч. переговорами по другим проектам. В это время данный проект находится на самотеке, в серьезные процессы влазят всякие ... со своими куриными эвристиками. То же происходит и на противоположной стороне. 90% вреда будущему проекту наносит собственный персонал.

[Михаил_Шустер]

Добавлю
Если есть план-можно видеть кассовые разрывы и избытки.
Переговорщику можно "вручить" преимущество. Скажем, Вам надо в июне закрыть разрыв на сумму ХХ, это и есть фишка переговоров. Тогда Вам не нужен кредит, цена вопроса понятна. Стало быть, переговорщик может уступить, скажем, в предоплате, если нужная предприятию сумма поступит в нужный срок. Скажем, нужно не 40% предоплаты срок вчера, а 50 млн руб в июне и 44 в августе, что составляет 20%. Обе стороны в выигрыше.

Может Вам такую систему планирования подогнать?

[knagaev]

Добавлю
Если есть план-можно видеть кассовые разрывы и избытки.
Переговорщику можно "вручить" преимущество. Скажем, Вам надо в июне закрыть разрыв на сумму ХХ, это и есть фишка переговоров. Тогда Вам не нужен кредит, цена вопроса понятна. Стало быть, переговорщик может уступить, скажем, в предоплате, если нужная предприятию сумма поступит в нужный срок. Скажем, нужно не 40% предоплаты срок вчера, а 50 млн руб в июне и 44 в августе, что составляет 20%. Обе стороны в выигрыше.

Может Вам такую систему планирования подогнать?

Разработка такой системы, безусловно, тоже в планах.
Но всё-таки нужно ещё и определить кто с кем взаимодействует в рамках этого процесса, и кто за что отвечает.
Иначе как понять кто ответственен за то, что в контракте оказалась юридически невыгодный нам пункт? Юристы за то, что не запросили версию контракта, или переговорщики за то, что не предоставили юристам, когда такой пункт появился.
А может вообще лучше, чтобы юрист присутствовал в делегации на переговорах?
Ну вот я об этом.

[Михаил_Шустер]

Но всё-таки нужно ещё и определить кто с кем взаимодействует в рамках этого процесса, и кто за что отвечает.

Для этого мы объединили систему планирования с системой качества.
План складывается из локальных графиков, как из кубиков. Каждый локальный график представляет собой последовательность, где за каждой операцией закреплен конкретный человек. Стандартно. Там же дан нормативный срок и дата завершения. Для всего этого имеется библиотека шаблонов. Разработка шаблонов-самый сложный этап внедрения.

[knagaev]

Для этого мы объединили систему планирования с системой качества.
План складывается из локальных графиков, как из кубиков. Каждый локальный график представляет собой последовательность, где за каждой операцией закреплен конкретный человек. Стандартно. Там же дан нормативный срок и дата завершения. Для всего этого имеется библиотека шаблонов. Разработка шаблонов-самый сложный этап внедрения.

Наверно об этой системе я и спрашивал в теме (стихи).
А нельзя ли посмотреть что-то наподобие руководящих документов, которые её описывают?

[Оксана Яковлева]

А может вообще лучше, чтобы юрист присутствовал в делегации на переговорах?

Это весьма разумный вариант, правда следует туда ещё и экономистов добавить...НО это слишком дорого и никто Вам на это добро не даст

[knagaev]

Это весьма разумный вариант, правда следует туда ещё и экономистов добавить...НО это слишком дорого и никто Вам на это добро не даст

Ну на самом деле здесь делегации на переговорах достаточно объёмные.
Если добавить юриста и экономиста, то может и незаметно будет

А вообще наверно в этой ситуации можно попробовать установить порядок обмена информаций с переговоров в режиме "полуонлайн".
То есть встретились переговорщики и тут же по горячим следам пишут отчёт и немедленно рассылают его членам рабочей группы с указанием срока следующего этапа переговоров.
Задача специалистов - успеть выдать свои рекомендации.
Для этого необходимо к тому же, чтобы отчёт был не формальной отпиской.

Но всё-таки живое участие намного эффективнее - сложно из отчёта почувствовать настроение переговоров, определить в какую сторону можно качнуть ситуацию.

[Стас]

Дело в том, что в процессе переговоров ("торговли") многие параметры договора не рассматриваются участниками переговоров, так как это выходит за рамки их компетенции или даже идёт вразрез с их "KPI".

Гангрену аспирином не лечат.
1. Используйте шаблоны договоров;
2. Привлекайте компетентных людей;
3. Меняйте KPI.
От волевых решений можно уйти в случае отсутствия уникальности. У Вас они будут всегда.

[Михаил_Шустер]

А нельзя ли посмотреть что-то наподобие руководящих документов, которые её описывают?

На неделе по мылу вышлю. 15 метров.

[Владимир Зюзько]

Так вот, не сталкивался ли кто из вас, коллеги, с регламентами внутрифирменного согласования контрактов, особенно на ранних этапах, когда решение о заключении контракта ещё не принято, а только прорабатываются потенциальные варианты сотрудничества?

Я сталкивался.
Совсем недавно прописывал "Регламент прохождения заказа в компании "ХХХ".
Общие нормативные документы вряд ли чем-то Вам помогут.
Подобный регламент делается индивидуально под компанию.
Здесь нужен человек:
1. С очень хорошо развитым логическим мышлением,
2. Который может привести всех участников процесса согласования заказа к консенсусу.