Новый подход к автоматизации бюджетирования
- В первой части статьи, опубликованной в журнале «Управление компанией» (№7, 2006), речь шла о двух наиболее распространенных подходах к автоматизации бюджетирования. Существует, однако, комбинированный вариант, логика которого заключается в разделении задач автоматизации планирования и учета при соблюдении одинаковых форматов плановых и фактических бюджетов.
Комбинированная стратегия автоматизации бюджетирования
Подобное решение таит в себе некоторую опасность: возможно, впоследствии придется потратить много времени на стыковку форматов плановых и фактических отчетов. Причем, чем крупнее предприятие, тем больше такая опасность.
На одном металлургическом комбинате были автоматизированы модели планирования и учета, но по форматам отчетности они не совпадали. К тому же их автоматизация производилась в разных информационных системах. Одна из причин возникших проблем заключалась в том, что изначально не были обеспечены необходимые условия успешности проекта. В частности, вместо организации одного проекта с выделением в нем двух подпроектов (автоматизация планирования и учета) реализовывались два проекта, выполнявшиеся различными, никем не координируемыми исполнителями. Естественно, впоследствии пришлось потратить много сил и времени, чтобы получить интегрированное решение. Ошибка в организации работ привела к существенным потерям времени: предприятие насчитывало более 20 тыс. сотрудников.
Задача внедрения бюджетного управления в таких масштабных системах требует особенно тщательной проработки, но, к сожалению, достаточно часто по ряду причин планированием проекта пренебрегают либо выполняют его не с той степенью детализации, которая требуется.
Итак, применение комбинированной стратегии автоматизации финансовой модели бюджетирования позволяет использовать достоинства обоих классических подходов и частично избавиться от их недостатков (см. таблицу). Конечно, этот подход тоже небезупречен. Основной его минус заключается в необходимости большей координации работ по автоматизации планирования и учета. Надо добиваться того, чтобы плановый и учетный программные модули были интегрированы. В противном случае проведение план-фактного анализа исполнения бюджетов будет затруднено.
Схематично комбинированная стратегия автоматизации бюджетирования представлена на рис. 6. Данный подход предполагает три этапа, каждый из которых будет рассмотрен ниже. Чрезвычайно важным является следующий момент: автоматизацию моделей управленческого учета и финансового планирования можно проводить последовательно или параллельно. (Как известно, одним из распространенных способов уменьшения сроков проектов является распараллеливание работ там, где это возможно.) Одновременное выполнение работ, с одной стороны, уменьшает продолжительность проекта, но, с другой — нагрузка на сотрудников компании при этом существенно увеличивается. Кроме того, основной фактор, определяющий сроки внедрения системы бюджетирования, — это инертность людей, которые, как показала практика, «привыкают» к новой системе около года. Поэтому в данном случае нет особого смысла торопиться, тем более что из-за допущенных вследствие очень напряженной работы ошибок можно потерять в итоге больше времени. Выполнять работы лучше последовательно: сначала автоматизировать управленческий учет, потом — финансово-экономическое планирование.
Этап 1. Автоматизация управленческого учета
Итак, начинать автоматизацию бюджетирования легче с управленческого учета. (Легче, конечно же, не означает легко, особенно если речь идет о крупном предприятии. Но все-таки учет и по методологии, и по организации проще планирования.) Для того чтобы автоматизировать процесс получения фактических данных, необходимо внедрить четкий регламент сбора первичных документов и ввода их в информационную систему. Причем этот ввод должен осуществляться в соответствии с требуемой аналитикой: те сотрудники, которые будут непосредственно «вбивать» данные в проводки, должны обладать информацией, которая позволит заполнить необходимые «ячейки». Набор параметров, используемых в учете, определяется конкретной операцией. После ввода данных для получения нужных форм управленческого отчета останется только нажать на кнопку — и программа по заранее определенному алгоритму «выдернет» нужные значения из журнала проводок в соответствии с выбранным периодом отчетности. Преимущество учетной модели заключается в том, что она универсальна для любых операций. Ведь любую из них можно расписать по дебету и кредиту определенных счетов, затем установить для них соответствующие значения аналитических признаков, выбрав нужные элементы справочников (в зависимости от типа операции). Получается, что из одного и того же массива данных (журнал проводок) можно формировать различные отчеты. Если при разработке форматов отчетов компания чего-то не учла, особых проблем не возникнет. Нужно будет просто изменить методику составления отчета и получить его в другом формате. Никаких изменений в журнале проводок при этом делать не нужно. Таким образом, отладку методики учета и ее автоматизацию производить гораздо легче, чем в случае с моделью планирования. Особенно, если компания использует программный продукт со встроенным мастером отчетов, значительно упрощающим создание последних. Этот модуль является гибким инструментом настройки, позволяющим сделать практически любой классический отчет, состоящий из статей и колонок с периодами. Еще одним достоинством мастера отчетов является то, что его использование не требует программиста для настройки отчетов, т. е. для получения требуемого результата специалисту по управленческому учету не нужен помощник.
К сожалению, на практике часто бывает так, что даже тщательно проработанные форматы отчетов после введения их в эксплуатацию претерпевают изменения. Если для автоматизации управленческого учета компания использует достаточно жесткую систему, то любое изменение в форматах отчетности может потребовать перенастройки системы, т. е. частичного переписывания программного модуля. Наверное, не стоит говорить о том, в какой пропорции увеличится количество ненормативной лексики, используемой программистами при очередных запросах бухгалтеров на изменение форматов отчетности. Применение же специализированного мастера отчетов позволит избежать временных затрат и скандалов между бухгалтерами и программистами.
Таким образом, с помощью особой программы специалисты по управленческому учету смогут создавать сколько угодно отчетов и для каждого из них формировать перечень статей, выбирая элементы соответствующих справочников. Для каждой статьи можно определить методику заполнения отчетов и на ее основе осуществлять отладку модели учета с использованием специального редактора отчетов (рис. 7), являющегося тем самым конструктором, который позволяет настраивать учетную модель.
В приведенном примере (см. рис. 7) настраивается методика учета такой статьи, как выручка от реализации по продуктам. Для этого сначала выбирается нужный счет, в данном случае это 90.1; далее — вид операции, который нужно будет осуществить над счетом 90.1, в нашем примере — оборот по кредиту. Потом определяется столбец в журнале проводок, из которого нужно будет черпать информацию, в рассматриваемом примере это сумма без НДС. К каждому счету привязываются аналитические признаки, т. е. справочники, элементы которых нужно выбирать при вводе информации в учетную базу. В данном случае у счета 90.1 пять признаков, которые высвечиваются в редакторе отчетов при выборе счета 90.1. Осталось построить запрос, т. е. определить, по какому принципу нужно «выдергивать» данные из журнала проводок. Укажем, например, что учитывать следует все операции, где задействован кредит счета 90.1, причем извлекать информацию нужно из колонки «Сумма без НДС». Если в аналитических признаках ничего не указать, то суммироваться будут все значения по кредиту счета 90.1. Если же в справочниках задать какие-то параметры, учитываться будут только те данные, для которых выбраны указанные элементы. В рассматриваемом примере определено, что формировать отчет нужно по всем продуктам, т. е. всем элементам справочника. Таким образом, если признак «Продукты-услуги» содержит пять элементов, в отчете будут высвечиваться пять статей, включающих данные о выручке по каждому продукту за указанный период. Если пользователя интересует конкретный канал сбыта, нужно с помощью редактора отчетов выбрать соответствующий элемент в справочнике «Каналы сбыта». Аналогичные операции осуществляются для каждого признака выбранного счета.
Итак, любые управленческие отчеты можно настроить без помощи ИТ-специалистов. Используя данный программный модуль, автоматизацию модели учета можно проводить быстрыми темпами: программа содержит в себе конструктор, позволяющий по ходу реализации этапа практически безболезненно менять методику учета.
Этап 2. Автоматизация планирования
Как уже было сказано, универсального конструктора для построения модели планирования бюджетов не существует. Во всех программных продуктах, позволяющих «создать модель планирования для любого предприятия», на самом деле «зашит» жесткий конструктор, как, впрочем, и в учетных программах, но поскольку во втором случае он является универсальным, это не вызывает существенных проблем. Плановые бюджеты не могут готовиться автономно: необходимо учитывать взаимосвязи между статьями разных бюджетов. Фактические же отчеты формируются абсолютно независимо друг от друга на основании данных, содержащихся в журнале проводок.
К самому процессу автоматизации учета можно приступать достаточно быстро, особенно если использовать для этих целей специализированное программное обеспечение, которое содержит универсальный конструктор, позволяющий осуществлять оперативную настройку отчетных форм. По сути, с помощью такого инструмента можно разрабатывать методику управленческого учета и сразу реализовывать ее на практике, не прибегая к помощи программистов.
Из-за отсутствия универсальных конструкторов для настройки модели планирования при ее автоматизации лучше придерживаться другой стратегии — максимально отдалять процесс. Это связано с тем, что ошибки, совершенные при разработке учетной модели, можно исправить достаточно быстро, особенно если они допущены не на этапе ввода данных, а при формировании методики получения отчетов из журнала проводок. Переделывать журнал проводок, т. е. преобразовывать структуру данных, не придется — достаточно будет изменить настройки в отчетах. Конечно, если в процессе эксплуатации системы управленческого учета специалисты придут к выводу о том, что им не хватает еще нескольких аналитических признаков, которые должны быть привязаны к определенным позициям плана счетов, то операции с использованием дополнительных данных придется провести заново. Однако вмешательство программистов для этого не потребуется.
Ошибки, допущенные при автоматизации модели планирования, как правило, приводят к более серьезным последствиям. Это объясняется тем, что в данном случае при внесении изменений придется переделывать несколько связанных между собой статей бюджетов, что может в свою очередь повлечь изменение методик их заполнения и т. д. А если система планирования уже автоматизирована с использованием какого-то программного продукта, такая перестройка может стать достаточно сложной и объемной задачей, особенно если придется менять структуру данных. Все, кто имеет дело с информационными системами, знают, что изменение структуры данных является одной из самых нежелательных процедур.
Итак, для решения задачи автоматизации модели планирования рекомендуется использовать следующий подход. Сначала «обкатать» методологию в электронных таблицах. Конечно, внесение изменений в модель, составленную в электронных таблицах, дело нелегкое. Но в любом случае затраты (времени и денег) на внесение таких изменений будут значительно меньше, чем в случае с информационной системой. К тому же при отладке модели планирования может измениться и регламент ввода данных, а если компания уже использует автоматизированную систему, то такие преобразования могут потребовать перенастройки форм для ввода данных, права доступа и т. д.
При разработке модели планирования в электронных таблицах нужно придерживаться определенных правил. В частности, необходимо сразу добиться ее интегрированности. В противном случае в процессе усложнения модели ошибки будут накапливаться. Если первая версия финансовой модели будет более или менее простой, но интегрированной, ее можно будет постепенно детализировать.
Кстати, еще одно преимущество распараллеливания задач автоматизации планирования и учета заключается в том, что при наличии автоматизированного учета можно попытаться разработать методику проведения план-фактного анализа и уточнения модели планирования. Подготовив на ее основе бюджеты, потом нужно будет собрать фактические данные и провести анализ — автоматизированный управленческий учет значительно облегчает обе эти задачи. Кроме того, работая с разными отчетами, пользователи смогут решить, в каком виде им удобнее представлять информацию. А это, в свою очередь, может повлиять и на формы бюджетов, и на методики их составления.
Таким образом, к автоматизации модели планирования лучше приступать после того, как она будет проверена в электронных таблицах. Следующим этапом является подготовка детального ТЗ на автоматизацию, причем модель, составленная в электронных таблицах, может послужить прототипом будущей автоматизированной системы планирования.
Этап 3. Создание единой автоматизированной системы бюджетирования
Конечно, при разработке программного модуля для автоматизации моделей планирования и учета нужно сразу стараться сделать интегрированную систему, а не два отдельных программных продукта. Поэтому данный этап начинается не после завершения автоматизации модели планирования, а параллельно с ним (см. рис. 6). К тому же, используя комбинированную стратегию автоматизации бюджетирования, необходимо обеспечить четкую координацию работ по настройке программного модуля управленческого учета и созданию программы для автоматизации модели планирования. Возможно, придется частично переделать программный модуль управленческого учета, т. е. вернуться к первому этапу, — на практике четкая линейная последовательность действий может и не получиться.
Итак, комбинированная стратегия автоматизации бюджетирования дает компании возможность с минимальными потерями получить программный продукт, позволяющий готовить бюджеты и отчеты об их исполнении. Хочется, однако, напомнить, что наличие разработанной и даже автоматизированной финансовой модели не гарантирует на 100% повышения результативности предприятия. Ни одна модель не «заработает», пока персонал ее не освоит. Поэтому придется еще обучить сотрудников тому, как грамотно пользоваться системой бюджетирования, причем в автоматизированном виде.
