Использование методики ФСА для определения себестоимости банковских продуктов

Определение функций обычно осуществляется с помощью процесса функциональной декомпозиции: на подробной структурной схеме банка проводится выявление функций каждого подразделения. Сначала выделяются крупные функции, которые далее делятся на более мелкие. Этот процесс продолжается до того уровня детализации, который соответствует потребностям ФСА – модели (фрагмент см. на рис. 4).

Если ФСА проводится не в масштабах всего банка, а для определения себестоимости какого-либо определенного банковского продукта, то процесс функциональной декомпозиции отталкивается не от административной структуры, а от этого банковского продукта.

Определение спектра функций, точнее - выбор уровня детализации, является наиболее творческой частью модели. На максимальном уровне детализации возможно учесть каждую рабочую операцию, но при этом объем, сложность и время расчета модели могут оказаться совершенно неприемлемыми. Минимальный уровень детализации может привести к потере существенных аспектов модели и большим ошибкам расчетов.

Кроме того, пользователями ФСА-системы могут быть руководители самого разного уровня. В результате при использовании ФСА возникает дилемма. На оперативном уровне существует потребность в детальной информации о себестоимости банковских продуктов и процессах, связанных с каждой функцией. На стратегическом же уровне необходима обобщенная информация о функциях и услугах. На этом уровне дополнительные подробности не нужны и даже обременительны.

Для решения этих проблем следует аккуратно и полно использовать данные, появляющиеся в процессе функциональной декомпозиции, для создания схемы иерархической структуры функций. Единая в пределах иерархии система обозначения функций должна быть перенесена в программную реализацию ФСА-модели, что позволит произвольно выбирать требуемый уровень иерархии.

Второй принцип, повышающий гибкость системы и ценность содержащейся в ней информации – использование атрибутов. Атрибуты – это метки, пояснения, прикрепляемые к отдельным функциям. Пояснения к функциям (например, функция не добавляет ценность для потребителя, данная функция связана с процессом, выполняемым в нескольких различных подразделениях) позволяют выделять общие аспекты и получать различные сечения единого массива данных о функциях.

Третий принцип - описать функции четко и последовательно. Во многих не связанных напрямую подразделениях может использоваться своя терминология для обозначения одинаковых по сути функций. Например, процесс закрытия операционной кассы может называться "подготовка к инкассации", "заключение кассы", "сведение кассы" и т.п. Четкое и последовательное описание помогает выявить однотипные функции и упростить модель. Общий набор определений и описаний функций, называемый "Таблицей функций" и создаваемый на основе единой функциональной модели, должен быть стандартом для всех подразделений, использующих ФСА - модель.

Определение стоимости ресурсов представляет собой самостоятельную комплексную задачу. Основная сложность состоит в большом разнообразии статей расходов и необходимости детализации затрат для возможности отнесения к той или иной функции.

При учете накладных и управленческих расходов может произойти “зацикливание” - какая-то часть расходов руководства затрачивается на обслуживающие подразделения, но какая-то часть расходов обслуживающего подразделения затрачивается на обслуживание руководства. Для избежания подобной ситуации будем использовать следующие приемы распределения ресурсов.

Всем структурным единицам банка присваивается определенный тип: “производственное”, “обслуживающее” или “руководящее”. Производственные подразделения непосредственно связаны с реализацией банковских продуктов (обслуживанием клиентов) и располагаются обычно в самой нижней части должностной иерархии банка. Производственные подразделения переносят свою стоимость непосредственно на стоимостные объекты. Обслуживающие и руководящие подразделения не переносят своей стоимости непосредственно на стоимостные объекты.

Стоимость ресурсов руководящих и обслуживающих функций должна быть перераспределена в определенной пропорции на себестоимость производственных функций в следующей очередности:

1. Стоимость ресурсов руководящих подразделений распределяется после стоимости обслуживающих подразделений

2. В первую очередь распределяется стоимость ресурсов подразделений, обслуживающих только другие обслуживающие подразделения.

3. Среди остальных непроизводственных подразделений приоритетно распределяется стоимость ресурсов подразделений, обслуживающих большее количество других подразделений.

4. Среди подразделений с равным количеством обслуживаемых подразделений приоритетом обладают подразделения с большей стоимостью ресурсов.

При анализе операционного отделения банка предложенные приемы (присвоение типа деятельности и перераспределение непроизводственных затрат) возможно применить на уровне отдельного сотрудника. Обычным явлением в работе отделений банка является совмещение чисто управленческих и чисто производственных функций одним сотрудником – это, например, ведущий/главный экономист или старший кассир. В этом случае до распределения стоимости управленческих и вспомогательных ресурсов следует для каждого сотрудника предварительно разделить ресурсы, требуемые для каждой из совмещаемых функций.

Пропорции распределения управленческих и обслуживающих ресурсов определяются, как правило, в пропорции затрат рабочего времени.

Стоимостной объект завершает ФСА-модель (см. рис. 3). Но по смыслу он является стартовой точкой для определения работы, необходимой для данного банка, то есть тех функций, которые нужны для производства банковских продуктов и обслуживания клиентов.

Стоимостные объекты также могут отличаться большим разнообразием, степень которого зависит от уровня детализации. Стоимостные объекты, аналогично функциям, могут организовываться в иерархические структуры: отдельные элементы банковских продуктов (бизнес-транзакции), собственно продукты, группы или семейства продуктов. Группировка продуктов в семейства может происходить, например, по типу клиента или по срочности (см. рис. 5).

Факторы ресурсов реализуют связь между ресурсами и функциями. С помощью факторов ресурсов стоимость ресурсов (расходы, полученные по данным внутрибанковской бухгалтерии) переносится на себестоимость функций.

Наиболее часто используется такой фактор ресурсов, как прямые затраты или пропорция затрат рабочего времени. Например, в отделении банка экономист по обслуживанию частных лиц затрачивает на оформление нового вклада 10 минут, на прием коммунального платежа 15 минут, на выдачу средств с вклада 3 минуты. Тогда стоимость ресурсов этого сотрудника перенесется на себестоимость перечисленных функций пропорционально прямым затратам рабочего времени (см. рис. 6).

Функциональный фактор – это мера использования данной функции стоимостным объектом, способ переноса стоимости ресурсов с производственной функции на стоимостные объекты. Механизмы переноса себестоимости функций на банковские продукты обыкновенно бывают другого типа, нежели факторы ресурса. Например, себестоимость функции ответа на телефонные звонки с вопросом о курсах обменного пункта переносится на продукт “Операции по обмену валюты” с помощью количества телефонных звонков. Себестоимость функции открытия счета в программе операционного дня банка переносится на продукт “Прием средств на пополняемый депозит” с помощью количества исполнений этой функции (см. рис. 7).

Для функциональных факторов и факторов ресурса есть общие рекомендации:

Например, канцелярские расходы отделения численностью 10 человек составляют 1000 руб. в месяц при суммарной величине расходов отделения в 60 тыс. руб. Если в отделении не ведется персональный учет расхода канцтоваров, то целесообразней будет распределить сумму в 1000 руб. на всех сотрудников равномерно, а не требовать составления подробного отчета о расходовании. В то же время, расходы на оплату труда сотрудников отделения в объеме 20 тыс. руб. следует распределить точно между сотрудниками, это легко сделать по данным внутрибанковской бухгалтерии.