Библиотека управления

Организованность повышает продуктивность

Брайан Трейси Глава из книги «Тайм-менеджмент»
Издательство "Манн, Иванов и Фербер"

Проводите собрания эффективно

Примерно 25-50 процентов управленческого времени тратится на собрания того или иного рода. В их число входят и встречи один на один, и короткие совещания прямо в коридоре или чьем-нибудь кабинете, и более формальные заседания и собрания, которые могут проходить в конференц-зале. К сожалению, не менее половины времени, проводимого в совещаниях, расходуется впустую. Подобные мероприятия отнимают массу времени, а приносят зачастую не такую уж значительную пользу. Вместе с тем совещания — не только неизбежный и незаменимый вид деятельности, они также могут быть важным инструментом управления, если пользоваться ими с толком.

Давайте посчитаем, во сколько обходятся совещания. Сделать это просто: нужно помножить длительность собрания в часах на количество присутствующих, а затем на соответствующее количество долларов. Можете себе представить, какая сумма получится в итоге. И вы должны потратить или одобрить подобную трату! Если в зале собралось 10 человек, которые зарабатывают в среднем по 50 долларов в час, это означает, что, посовещавшись в течение одного часа, вы спишете со счета компании сумму в 500 долларов. А теперь подумайте, если бы вам надо было одобрить аналогичного размера расходы на что-то другое, вряд ли вы подписали бы такую бумагу, не продумав все до мелочей. С таким же благоразумием и здравомыслием следует подходить и к вопросу, созывать людей на собрание или нет.

Подсчитайте издержки собрания

Убедитесь, что у вас есть достаточно веская причина созывать людей на собрание или самим на нем присутствовать. Смотрите на рабочую встречу как на бизнес-инвестицию. Посчитайте, во сколько оно обойдется с учетом стоимости времени руководителей и служащих, которые будут приглашены. Сложите почасовую оплату всех этих людей. Насколько такая инвестиция окажется рентабельной? Если вы готовы вложить подобную сумму в собрание, вам необходимо будет получить приличную прибыль.

Если бы кто-нибудь из сотрудников захотел вложить 500 долларов в какой-либо проект, то ему потребовалась бы ваша резолюция, а вы пожелали бы узнать, что компания получит от этого вложения. Вы наверняка захотели бы еще подумать, прежде чем согласиться. Возможно, затребовали бы дополнительную информацию, чтобы подписать заявку со спокойной совестью. Относитесь к собраниям точно так же.

Избегайте ненужных собраний. Всегда спрашивайте, действительно ли так уж необходимо это совещание. Если нет настоящей надобности, не стоит его проводить. Если лично вам не нужно на нем присутствовать, то не ходите. Если вы сами организуете собрание, спросите себя, чье присутствие вам по-настоящему необходимо, и пригласите только этих людей. Остерегайтесь приглашать тех, в ком нет надобности, просто чтобы сделать им приятное и дать почувствовать себя значимыми.

Подготовьте повестку дня

К каждому собранию готовьте повестку дня и строго следуйте ей. Расставьте пункты в повестке по значимости и всегда начинайте с самых важных — на тот случай, если не хватит времени на все. Вы как ведущий собрания должны держать дискуссию в русле обсуждаемых вопросов и подводить итог под каждым пунктом, прежде чем перейти к следующему.

Начинайте и заканчивайте собрания своевременно. Если некоторые сотрудники постоянно опаздывают, стоит подумать о том, чтобы закрыть дверь на ключ после начала собрания. Другой вариант — принять, что опаздывающие не придут вовсе, и просто начать совещание, никого не дожидаясь. Позаботьтесь о том, чтобы во время встречи вас никто не беспокоил и не прерывал.

Маршалл Голдсмит в своем бестселлере «Прыгни выше головы! 20 привычек, от которых нужно отказаться, чтобы покорить вершину успеха»1 утверждает: один из крупнейших пороков лидера — это склонность доминировать во время собрания, на которое созваны его подчиненные. Поскольку вы босс, когда вы говорите, все слушают. Люди привыкли не спорить с вами, не прерывать вас и не комментировать ваши слова, а просто позволять вам говорить, о чем хотите и сколько хотите.

Старайтесь не доминировать

Будет замечательно, если вы примете осознанное решение воздерживаться от того, чтобы доминировать во время собрания. Вы руководите им, но говорить будете не только вы, даже наоборот, вы будете поощрять других участников встречи высказывать мнения и делиться мыслями.

В моем коллективе, когда мы собираемся для обсуждения работы, моя повестка дня состоит из имен членов команды — каждый в виде отдельного пункта. Во время заседания я спрашиваю всех по очереди, чем они будут заниматься в течение ближайшей недели и как у них идут дела. Такой тип общих собраний персонала позволяет каждому сотруднику быть в курсе дел всех остальных и представить предельно ясную картину того, как функционирует и что делает вся команда.

В прошлом я активно пользовался и другой стратегией проведения собраний: каждую неделю на основе ротационного принципа назначал председателем собрания нового члена коллектива. Повестку дня мог подготовить и я сам, но выступить в качестве председателя просил кого-нибудь из сотрудников, даже моего секретаря. Когда вы сами в первый раз так сделаете — даже если назначите председателем скромного и неприметного человека, занимающего невысокий пост в компании, — то будете приятно удивлены, насколько компетентным в проведении собраний он окажется. К тому же после мероприятия его самооценка и самоуважение возрастут, как и оценка и уважение к нему со стороны других людей.

Задавайте больше вопросов

Во время собрания не забывайте притчу о старой мудрой сове, у которой два уха и один рот, и используйте свои уши и рот именно так. Больше спрашивайте и слушайте внимательно ответы, а не пытайтесь лишь донести свое мнение. Используйте встречу для того, чтобы собрать все лучшие мысли и идеи, которые вынашивают присутствующие в зале. И помните: сделать это невозможно, если вы будете сами все время говорить.

Самые эффективные совещания — это совещания стоя. Скажите собравшимся: «Так как мы все — люди занятые, давайте в целях экономии времени проведем "стоячее" собрание. Таким образом, мы сможем обсудить вопросы и вернуться к своей работе быстрее». Поскольку у каждого сотрудника есть свои неотложные задачи, если вы проведете собрание стоя и особенно если выберете для него подходящее время и место, то все приглашенные оценят новую форму встреч.

В одной из своих книг Питер Друкер писал, что если на собрания тратится более 25 процентов управленческого времени, это признак плохой организации.

Сделайте свои собрания продуктивными

Жалобы людей на собрания чаще всего сводятся к тому, что они не понимают, зачем их пригласили или зачем были приглашены другие присутствовавшие. Им не удается выяснить, ради чего созывалось собрание и какого именно вклада от них ожидали. Нередко бывает и так, что у собрания нет повестки дня и четкого направления развития. По его итогам не принимается никаких решений и резолюций. В конечном счете встреча, обошедшаяся компании в немалые деньги, заканчивается, а результаты равны нулю.

Чтобы избежать всех этих проблем, следуйте простым правилам. В конце обсуждения каждого пункта повестки дня коротко обобщите сказанное и четко сформулируйте, что должно быть сделано, кто ответственен за выполнение этого решения и к какому сроку все должно быть реализовано. Таким образом, все ваши сотрудники будут точно знать, какие решения были приняты, а если что-то осталось для них непонятным, они смогут задать вопросы.

В конце встречи обобщите самые важные итоги, поблагодарите каждого за его вклад в работу и объявите собрание закрытым.

Лучшие руководители — это те, кто умеет проводить эффективные совещания, такие, после завершения которых все отмечают: «Да, это дело!» Вы тоже так сможете.

Сгруппируйте задачи

Группировать задачи означает просто делать схожие операции в одно и то же время. Во всем, чем вы занимаетесь, прослеживается так называемая кривая обучения. Когда вы выполняете ряд похожих или идентичных задач, кривая обучения позволяет вам сокращать время, выделяемое на решение каждой задачи. Так, например, если вы осуществляете подряд пять одинаковых действий, временные затраты могут сократиться на целых 80 процентов.

Например, если вы работаете с корреспонденцией, пишете письма или отвечаете на сообщения, то можете объединить все задачи такого рода и осуществлять их разом. Так же можно сгруппировать и телефонные звонки, выстроив их в ряд. Если вам необходимо проводить интервью с несколькими людьми, назначьте все встречи следом одну за другой. Похожие задачи лучше выполнять последовательно, а не с перерывами: одну — сейчас, другую — как-нибудь потом, а третью — еще позже.

Используйте электронную почту как помощника

Манера пользоваться электронной почтой оказывает существенное влияние на вашу карьеру. Некоторые люди становятся буквально рабами имейлов. Приход каждого нового письма у них сопровождается звоном «колокольчика», и чем бы они ни занимались в эту самую минуту, тут же все бросают и переносят свое внимание на ящик входящей почты. На практике они тем самым переключаются с задачи на задачу, и, когда возвращаются к предыдущему занятию, оказывается, что они уже потеряли инерцию, ход мыслей и работоспособность в отношении самых важных дел.

Тимоти Феррис в своем бестселлере «Как работать по 4 часа в неделю»2 подробно объясняет, как он избавился от 12-14-часового рабочего дня, перестал быть рабом электронной почты и стал ее господином. Первым делом он принял решение отвечать на электронные письма только дважды в день: в 11 и 16 часов. Затем перешел к следующему этапу — заглядывать в почту только один раз в день и так далее, пока не стал отвечать на письма только раз в неделю. Даже при таком режиме работы с почтой его эффективность, результативность, продуктивность и доход увеличились.

Джули Моргенстерн, эксперт в области тайм-менеджмента, недавно выпустила книгу под названием Don't Answer Your Email In the Morning («Не отвечайте на электронные письма по утрам»). Такой заголовок и сама идея вызывают у большинства людей шок.

Они могут подождать

Некоторые из самых эффективных людей, которых я знаю, пользуются автоответчиком для электронных писем. Текст сообщения автоответчика гласит, например: «Я очень занят, поэтому отвечаю на письма только дважды в день. Ваше сообщение получено. Я отвечу вам, как только смогу. В случае крайней необходимости позвоните по такому-то телефону и поговорите с таким-то человеком».

Один знакомый журналист рассказал мне, как он отправился в двухнедельную поездку в Европу. Все это время он не имел доступа к своей электронной почте. По возвращении домой он обнаружил, что в ящике скопилось более 700 писем. Он понимал, что на прочтение у него уйдет не один час, а возможно, и не один день. Вот почему он, глубоко вздохнув, нажал кнопку «delete» и все стер. Свое решение он объяснил просто: «Я отказываюсь быть рабом людей, которые пишут мне и ждут, что я отвечу им немедленно. К тому же если среди всех этих сообщений были и важные письма, то их отправители прислали бы их еще раз».

И журналист оказался прав: 90 процентов всех уничтоженных им писем второй раз в ящике не появились. А важные вскоре были присланы повторно.

Вам следует принять решение: не позволять электронной почте контролировать вашу жизнь. Вспомните популярное выражение: «хвост виляет собакой». Не допустите, чтобы с вами случилось подобное. Лучше приучите себя использовать почту как деловой инструмент. Составляйте короткие ответы строго по делу. Заглядывайте в ящик входящей почты только дважды в день и даже реже. На выходные лучше и вовсе отключите электронную почту и посвятите время своей семье, друзьям и личным делам.

Не беспокойтесь: к счастью, опасность пропустить важное сообщение крайне мала. Очень немного бывает дел, которые не могут подождать денек-другой, особенно в бизнесе.

Инвестируйте в личностный рост

Самое главное, что вы можете сделать, чтобы улучшить свои результаты и повысить собственную значимость и ценность для бизнеса, — это стать лучше. Лучше в каждом из важнейших направлений вашей деятельности. Саморазвитие должно превратиться в постоянную и неотъемлемую часть ваших ежедневных занятий. Не жалейте на него времени. Только оно поможет вам в будущем занять кабинет президента компании.

Находите в своем графике время, чтобы продолжать расти и развиваться. Основное правило, действующее в сфере личностного роста, таково: со своими нынешними знаниями вы не сможете шагнуть дальше того места, до которого дошли сегодня. Если хотите идти вперед, вы должны пополнять свои знания. Чтобы зарабатывать больше, нужно знать больше.

Нет предела совершенству

Занимайтесь самосовершенствованием ежедневно. Если тратить на чтение материалов, способствующих повышению профессиональных качеств, хотя бы час каждый день, то примерно через пять лет вы попадете на верхние строчки «рейтинга нашего общества».

Находясь в автомобиле, слушайте образовательные аудиопрограммы, например на своем смартфоне. Сегодня буквально все лучшие образцы информации и идей, когда-либо созданные на английском языке, да и на любом другом языке мира, доступны в аудиоформате на CD или для скачивания на сотовый телефон или планшет.

В дороге на работу и домой люди проводят в среднем от 500 до 1000 часов в год. Если пересчитать это в дни и недели, получится от двенадцати до двадцати 40-часовых рабочих недель, что равняется одному или двум университетским семестрам. Значит, вы можете извлечь из времени, затрачиваемого на поездки, такую же пользу, какую можно извлечь из годовой учебы в университете, просто превращая часы, проведенные в дороге, в часы обучения. Если вы не слушаете аудиопрограммы в машине, то лишаетесь прекрасной образовательной возможности, доступной сегодня каждому.

Посещайте семинары экспертов

Принимайте участие в семинарах и занятиях, проводимых экспертами в вашей области, по меньшей мере четыре раза в год. Активно ищите такие семинары сами.

Будьте готовы к дальним поездкам: учиться следует у лучших специалистов в отрасли, где бы они ни находились.

Особенно важно посещать семинары людей с практическим опытом, которые уже добились успеха в конкретной сфере деятельности. Избегайте лекций университетских профессоров, которые глядят на мир со своих башен из слоновой кости. Мало кто из них сам бывал «в окопах». Большинство дает знания, правильные с научной точки зрения, но совершенно бесполезные — с практической. Их идеи почти невозможно применить в деле, чтобы улучшить результативность своей работы.

Чтобы зарабатывать больше, необходимо больше учиться

Сегодня уже невозможно знать все, вобрать в себя все знания, которые имеются по той или иной теме. Единственный способ выбиться наверх и оставаться там в современной динамичной и высококонкурентной рыночной экономике — обладать более широкими и качественными знаниями, чем конкуренты. Все, что вы знаете сегодня, постепенно, а иногда и довольно быстро переходит в разряд устаревшего, бесполезного знания.

Самый важный вопрос, который следует задать себе и который способен указать вам путь профессионального развития, звучит так: «Какое одно умение, которое можно развить и поддерживать на должном уровне, способно на настоящем этапе помочь мне двигать свою карьеру вперед?» Как мы убедились, в каждый отдельно взятый момент одно умение действительно может существенно продвинуть вашу карьеру. Ваша задача — сделать это своей целью, разработать план ее достижения и ежедневно над ней работать. Через неделю, месяц или год вы пополните список своих способностей и талантов еще и этим умением. И увидите, как резко повысится ваша ценность для бизнеса и ускорится карьерный рост.

Организуйте свое рабочее пространство

Один из важнейших инструментов управления временем — это пространство. Работайте за чистым столом, в хорошо организованном кабинете. Точно так же, как хороший шеф-повар расчищает кухню, прежде чем начать творить и после того как блюдо готово, так и вам следует приводить свое рабочее пространство в полный порядок, перед тем как взяться за дело и по завершении работы над ним. Один из самых успешных предпринимателей современности говорил, что его успех строится на блестящей чистоте поверхности рабочего стола.

Питер Друкер тоже подчеркивает, что у эффективных руководителей стол всегда чистый. С его поверхности убирается все, что не связано с вопросом, над которым человек в настоящий момент работает. Порядок дает возможность полностью фокусироваться на текущей проблеме и добиваться большего, лучшего качества и быстрее.

Разложите все документы по соответствующим папкам, как обычным, так и виртуальным. Оставьте лишь то, чтоимеет отношение к настоящей задаче, и занимайтесь только ею. Всегда, когда есть возможность, старайтесь убирать с глаз долой все «посторонние» материалы и предметы.

Думайте о своем офисе как о мастерской плотника или кабинете дантиста или врача. Настоящие профессионалы в любой области всегда поддерживают свое рабочее место в чистоте и порядке. В течение дня они его не раз убирают. Наведите порядок в своем рабочем пространстве и поддерживайте его в таком виде. Убедитесь, что все канцелярские материалы разложены по местам и находятся под рукой. Ведь нет ничего разрушительнее для эффективности и продуктивности человека, чем беспорядок, из-за которого приходится, не успев начать работу, прерывать ее, чтобы снова начать и снова прерваться, — и все из-за недостаточно хорошей подготовки и укомплектованности канцтоварами.

Организованность повышает продуктивность

Многие люди убеждены, что им лучше работается, когда в их кабинете царит «творческий беспорядок». Все исследования, которые проводились с людьми такого типа, доказали, что это не так. Во всех случаях, когда люди были вынуждены убрать свое рабочее пространство и стол так, чтобы на нем оставались материалы, связанные лишь с одной задачей, их продуктивность удваивалась и даже утраивалась прямо на глазах.

Люди, которые работают за заваленным различными документами и предметами столом, тратят огромное количество времени на поиски в этом хаосе нужных материалов. Психологи говорят и о другом негативном эффекте неубранного рабочего места. Его вид на подсознательном уровне усиливает в человеке ощущение собственной неорганизованности. К тому же взгляд постоянно цепляется за что-нибудь, и внимание непрерывно отвлекается и перескакивает с предмета на предмет.

Для работы с письмами и отчетами используйте диктофон. Как только вы привыкнете работать с ним, то сможете экономить до 80 процентов времени, которое обычно тратили на рутинную корреспонденцию и даже на более сложные письменные задачи. Продиктовать письмо, как правило, в пять раз быстрее, чем написать его.

Уберите все с глаз долой

Первое, что эксперт в области тайм-менеджмента делает вместе с новым клиентом, — помогает ему определить предназначение и ценность каждого из предметов на столе, сгруппировать их по категориям и затем убрать по соответствующим местам, чтобы стол оставался чистым и готовым к выполнению следующей задачи. Если вас не хватит на большее, то хотя бы расставьте все по стопкам на комоде за спиной или на полу или же разложите материалы по коробкам. Вы будете удивлены, насколько сильно повысится ваша продуктивность после простой уборки и организации рабочего пространства.

Делегируйте работу другим

Один из самых эффективных в тайм-менеджменте инструментов для выполнения разных задач — это делегирование полномочий. Иными словами, поиск такого человека, который выполнит работу за вас. Способность делегировать менее ответственные задачи тем, кто трудится на более низкой должности, за меньшую зарплату, — одно из важнейших умений в современном менеджменте.

Поручайте другим всю работу, которую они могут сделать не хуже или лучше вас. Используйте «правило 70 процентов». Если кто-нибудь способен справиться с определенной работой на 70 процентов качественнее по сравнению с тем, как вы сами выполнили бы ее, считайте такую задачу первоочередным «кандидатом на вылет» из круга ваших обязанностей и перевода ее в круг обязанностей другого сотрудника.

Мультиплицируйте свою ценность для бизнеса

Делегирование дает вам возможность перейти от личного выполнения задач к управлению их выполнением. Таким образом вы можете во много раз повысить свою результативность — примерно во столько раз, скольким людям поручите небольшие части своей работы.

У вас всегда есть выбор. Вы можете делать все сами, а можете позволить выполнять работу кому-нибудь другому. Высокая продуктивность требует от нас научиться мыслить подобным образом: «Кто способен сделать это за меня?»

Делегированию можно научиться

Освойте умение правильного делегирования. (Я написал отдельную книгу3 для этой серии, в которой рассказал все, что необходимо знать о способах максимизации своей продуктивности с помощью других людей.) Выберите подходящего человека для каждой задачи. Введите его в курс дела: опишите график работ, крайний срок, стандарты качества и критерии оценки выполнения.

Если вы однажды приобретете умение делегировать задачи — что не так уж трудно сделать, — все профессиональные высоты станут для вас легко достижимыми.

Если же вы не научитесь хорошо и эффективно делегировать, все закончится тем, что вы будете вечно завалены делами и вам никогда не будет хватать времени. Вы будете постоянно выполнять работу, не имеющую особой или вообще какой-либо важности. Вы никогда не будете поспевать за конкурентами и никогда не окажетесь на вершине профессионального успеха. Нетрудно предсказать, что о карьерном взлете в подобной ситуации трудно мечтать.

К счастью, все деловые умения можно приобрести. Всему можно научиться. Каждая идея, изложенная в этой книге, применима на практике. В ней можно упражняться и совершенствоваться. Вы способны стать прекрасным тайм-менеджером и удвоить и даже утроить свою продуктивность в ближайшие месяцы и годы.


1 Голдсмит М. Прыгни выше головы! 20 привычек, от которых нужно отказаться, чтобы покорить вершину успеха. М. : Олимп-Бизнес, 2015. Прим. ред.

2 Феррис Т. Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. М. : Добрая книга, 2014. Прим. ред.

3 Трейси Б. Делегирование и управление. М. : Манн, Иванов и Фербер, 2014. Прим. ред.