Организация неформального обучения в компании
Рекуклет
На неформальное обучение (informal learining) приходится до 80% всего обучения в организации, и происходит оно без какого-либо вмешательства со стороны руководителей. Мы уже знакомились с неформальным обучением в другом топике. Однако, оно не всегда столь эффективно, как могло бы быть. Ниже описываются некоторые действия, которые могут использоваться в организации для улучшения и повышения эффективности неформального обучения (далее — НФО).
Также приводятся инструменты диагностики неформального обучения, которые помогут определить – где неформальное обучение, которое уже есть в компании, можно сделать более эффективным, и определить, каким образом это можно сделать.
Что такое неформальное обучение?
Неформальное обучение является незапланированным, спонтанным способом, которым большинство людей узнают, как выполнять свои обязанности, свою работу. Подобное обучение может происходить во время общения, бесед, социального взаимодействия и поиска информации. Характер НФО предотвращает контроль, навязываемый руководством. Важно, чтобы организации могли обеспечить «быстроту» неформального обучения, и сотрудники могли получать доступ к необходимой им информации тогда, когда им это нужно.
1. Узнайте, как неформальное обучение происходит в вашей организации
Прежде чем вы вмешаетесь в процесс поддержки НФО, необходимо понять, как оно происходит в вашей компании. Самый простой способ сделать это – провести анализ того, как сотрудники обучаются на рабочем месте. Это можно сделать следующими методами (одним или несколькими):Фокус-группы и интервью
Поговорите с людьми о том, как они выполняют свою ежедневную работу, и определите, каким образом (где) они получают информацию, которая им помогает. Это поможет понять, какими ресурсами ваши сотрудники пользуются, а какими – нет. Задайте несколько вопросов: куда / к кому они обращаются в сложных ситуациях; как они повышают эффективность своей работы; какие информационные ресурсы они регулярно используют.
Анкеты, опросники
Анкеты помогут собрать такую же информацию, как фокус-группы и интервью, возможно, затратив меньше времени. Однако, ответы могут быть менее обстоятельными и подробными + у вас может отсутствовать возможность задать дополнительные вопросы или уточнить ответы.
Наблюдения
Более трудоемкий, но потенциально более показательный метод – наблюдение за сотрудниками во время работы. Сотрудник может получать ответы на связанные со своей работой вопросы с.о.:
• пообщаться с коллегами лично, по телефону или по электронной почте;
• использовать интернет / интранет как источник информации;
• использовать другие информационные ресурсы, такие как общий диск (общие сетевые ресурсы) или различные руководства / инструкции;
• связаться с экспертами в нужной области (subject-matter experts).
Подобные наблюдения и их фиксация обеспечат достаточно полную картину того, как НФО происходит в команде / подразделении / функции.
Информация, собранная во время анализа, даст обзор того, какие методы НФО более эффективны, какие – нет, а каких и вовсе недостаточно.
2. Продвигайте, «продавайте» НФО
Хотя сотрудники и так могут учиться неформально, всегда есть области для улучшения. Предоставление консультаций или тренингов по следующим направлениям поможет сотрудникам улучшить их подход к НФО:
- эффективный сбор информации — например, как найти информацию в интернет / интранет;
- методы / формы обучения — такие, как конспектирование, «ментальные карты» (mind mapping), самоанализ и т.д.;
- постановка персональных целей по обучению – может побудить сотрудников брать на себя ответственность за свое обучение;
- нетворкинг – разветвленная сеть персональных контактов помогает сотрудникам быстро получить необходимую им информацию.
Формальное обучение всегда будет играть определенную роль в обучении и развитии, однако оно может быть расширено – покажите сотрудникам возможности НФО, которые доступны для них в рабочем месте. Это имеет двойную выгоду: 1 – увеличит вероятность того, что после формального обучения повысится результативность сотрудника на рабочем месте, и 2 – это привлечет большее внимание к НФО, что в дальнейшем и происходит. :-)
3. Обеспечьте качественные ресурсы для НФО
НФО — это, в том числе, и доступ к нужной информации, когда это необходимо. Один из способов убедиться, что сотрудники имеют доступ к качественной информации – убедиться в том, что ее легко найти и легко получить к ней доступ. Интранет в компаниях – полезный ресурс, но важно, чтобы сотрудники знали о нем и имеющихся в их распоряжении материалах. Содействуя доступности информации в интранете, организации могут увеличить его использование.
4. Развивайте и обеспечивайте поддержку предметным экспертам (subject matter experts)
Эксперты в определенной области – это «естественные центры» (natural hubs) НФО, и они часто исполняют роль неофициального тренера или наставника. Развитие навыков коучинга / наставничества этих экспертов будет способствовать тому, чтобы они не просто давали ответы на вопросы, но и активно поощряли своих коллег узнавать для себя что-то новое.
5. Создайте области/ресурсы, в которых можно легко добавлять и обновлять знания
Исследование показало, что 15-30% рабочего времени средний сотрудник проводит в активном поиске информации (IDC Survey, 2003).
The IDC study found that "knowledge workers spend 15 percent to 20 percent of their time actively looking for specific information; however, these searches are successful less than 50 percent of the time." Just calculating the time spent in the unsuccessful searches, the study found that "these unsuccessful searches could cost a company employing 1000 knowledge workers $6 million in time lost."
Определите те ресурсы / области, в которых информация может храниться, обмениваться и обновляться информация – это поможет сократить время, затрачиваемое на поиск информации. Чтобы подобные ресурсы были успешными, их нужно создать и «продвинуть» среди сотрудников, но затем они (сотрудники) сами должны их поддерживать и развивать. Чем больше «владельцев» будет у подобных областей обмена знаниями, тем более полезными и эффективными они будут. Может быть, стоит привлечь и вовлечь предметных экспертов, подчеркнув ту потенциальную ценность, которую они могут добавить в роли подобных модераторов и администраторов.
6. Создайте возможности для НФО
НФО наиболее эффективно, когда люди в состоянии легко встречаться и обмениваться идеями. Есть ряд инициатив, которые могут быть реализованы в компаниях для развития НФО:
- кросс-командная проектная работа — обеспечить сотрудникам возможность встретиться с коллегами из других команд или подразделений; это поможет улучшить персональные связи (нетворкинг) и дать им свежий взгляд на организацию в целом;
- взаимный (peer-to-peer) коучинг и наставничество – хотя коучинг и наставничество являются примерами формального обучения, они достаточно часто приводят к более неформальному обучению, поскольку отношения между коучем / наставников и их подопечными способствуют развитию;
- создание комфортных зон, где сотрудники могут встречаться — это будет способствовать неофициальным обсуждениям, на которых зачастую происходит НФО.
7. Контролируйте и регулируйте
Улучшение НФО в компаниях должно представлять собой итеративный, постоянно повторяющийся процесс. Некоторые инициативы будут очень успешными, другие нужно улучшать с течением времени. Развитие технологий и интернета, а также более сложного ПО и коммуникационных технологий будет открывать все новые возможности для повышения эффективности НФО. Решение – в нахождении тех улучшений, которые принесут наибольшую ценность для сотрудников, вовлекая их в процесс НФО.
