Как сократить непроизводственные затраты и повысить эффективность

Мы рассмотрим практические способы и приемы определения информационного профиля организации. Определим какие процессы (клиентские, проектные, учетные или эффективности) в организации протекают и в каких объемах представлены. Постараемся показать как это дает возможность принимать взвешенные решения по каким процессам и каким образом необходимо направлять усилия организации для их совершенствования и развития.

Дополнительно, предложенные способы дадут возможность сначала найти и оценить в денежном выражении, а затем существенно снизить непроизводственные затраты, установить их причины, обнаружить другие слабые стороны в деятельности организации.

Идея методологии КУПЭ - классифицировать процессы, происходящие на предприятии и необходимые организации ИТ системы, не по функциям и не по бизнес-процессам, а по действиям выполняемым сотрудниками в краткосрочной и долгосрочной перспективе во внешней и внутренней среде. Из анализа получающихся четырех квадрантов или категорий действий сотрудников: Клиенты, Учет, Проекты, Эффективность, появляется возможность более взвешенно определять какую категорию информационных систем необходимо выбирать организации.

Если мы на практике сможем провести анализ деятельности компании по предложенной методологии, мы от захватывающих идей теории сможем перейти к реально ощущаемым и видимым плодам практики.

Поскольку направление приложения усилий понятно, тогда к практической методике и приступим. Для решения поставленных задач нам, прежде всего, нужно собрать информацию о том какие действия выполняются сотрудниками организации. В какое время они выполняются, сколько времени на это расходуется, на каких информационных системах (если работа происходит с использованием информационных систем) или оборудовании они производятся, какие документы при этом оформляются. По сути нам нужно получить всем известную фотографию рабочего дня. Но как это сделать быстро и эффективно. Ведь очень долго считалось и считается до сих пор, что составить фотографию рабочего времени во всей организации - задача достаточно непростая и трудоемкая задача.

Для решения этой задачи нужно использовать специальные прикладные решения, предназначенные для быстрого и эффективного сбора такой информации.

Использовать необходимо такие решения, в которых реализовано три уровня сбора информации. Уровни необходимы следующие:

1. Уровень сбора данных в реальном времени – сбор информации о том что происходит на компьютерах пользователей. Основная задача– определить в каких приложениях работает пользователь;
2. Уровень фиксация действий пользователя в течении рабочего дня. Пользователь сам заполняет электронную карточку своих действий в процессе работы с помощью всплывающего окна автоматически вызываемого с настраиваемой периодичностью;
3. Уровень диагностики самовосприятия сотрудников для определения принадлежности сотрудников к тому или иному типу стиля работ и вовлеченности в рабочий процесс.

Важно отметить, что для диагностики состояния информационного профиля организации и определения степени наличия в организации процессов клиентских, проектных, учетных и эффективности достаточно использовать только второй уровень фиксации действий пользователя в течении рабочего дня. Уже этого будет достаточно для определения кодировки КУПЭ организации и определения в какое направление необходимо вкладывать усилия для его поддержки и совершенствования и какую информационную систему следует выбирать.

Информация, полученная только на этом, втором уровне, будет полезна и для решения других задач:

• для ИТ специалистов она может стать хорошим материалом для составления функциональных требований к улучшению системы управления предприятия;
• для HR служб хорошим подспорьем для написания функциональных обязанностей сотрудников;

Далее, подробней представим, что мы сможем получить в результате анализа деятельности на каждом из уровней.

1 уровень – сбора данных в реальном времени:

• статистику работы сотрудников с программами и интернет источниками;
• анализ использования рабочего времени сотрудников;
• анализ продуктивности времени, проведенного за компьютером, с группировкой работы в производственных и непроизводственных программах;
• данные по перегруженности и недогруженности сотрудников;
• отличить сотрудников работающих в производственной среде от тех, кто тратит рабочее время на личные дела;
• подсчитать общее количество непродуктивного времени как по отдельным сотрудникам, так и по подразделениям как в абсолютных значениях, так и в денежном выражении.

Ограничения в использовании этого уровня – использовать его можно только при работе сотрудников на компьютере.

2 уровень - электронный метод описания действий сотрудников в организации «как есть»:

• заполняется сотрудниками самостоятельно в процессе работы в периодически всплывающее окно;
• показывает содержание деятельности сотрудника в рамках своих функциональных обязанностей, бизнес-процесса или неструктурированной деятельности;
• определяет к каким категориям по классификации КУПЭ относится выполняемое действие;
• определяет какая технология используется сотрудником для выполнения действия, функции, бизнес-процесса;
• описывает маршруты входящей и исходящей информации;
• показывает существующий документооборот компании в документах и формах используемых в организации: в каких программах реализуются те или иные процессы, функции и какие документы создаются на выходе и в каких программах;
• указывает на качество взаимодействия различных подразделений компании и технологические разрывы в функциональных цепочках.

3 уровень - экспресс-диагностика самовосприятия сотрудников:

• позволяет собрать индивидуальные данные по принадлежности сотрудника тому или иному типу субкультур, представленных в жизни компании;
• определяет уровень ценностей данного сотрудника и их конгруэнтность ценностям компании;
• раскрывает отношение сотрудника к выполняемым обязанностям и уровень его вовлеченности в рабочий процесс;
• оценивает удовлетворенность производственным процессом, системой управления компании и рабочей средой;
• определяет уровень развития корпоративной культуры и потребности в ее преобразовании для достижения максимально возможной эффективности компании.

Графически изобразим, что мы можем получить в результате анализа деятельности компании по второму уровню диагностики:

1. Оценку объемов и видов деятельности сотрудников в количественном выражении, по времени и в деньгах в категориях Клиент, Учет, Проекты, Эффективность (Рис 1, Рис 2, Рис 3, Рис 4)
2. Потери при работе сотрудников при работе в неэффективных, малопродуктивных программах (Рис. 4)
3. Таблицу демонстрирующую использование программного обеспечения при выполнении действий, функций и бизнес-процессов в организации;

Рис 1. Плотность Количества действий в квадрантах Клиенты, Учет, Проекты, Эффективность.

Рис 2. Плотность Продолжительности действий в квадрантах Клиенты, Учет, Проекты, Эффективность.

Графики на Рис 1 и Рис 2 показывают плотность действий в количественном выражении и значении длительности по времени в квадрантах Клиент, Учет, Проекты, Эффективность. Это позволяет наглядно представить в какое направление направлена текущая активность организации.

Рис 3. Сумма затрат на действия в квадрантах Клиенты, Учет, Проекты, Эффективность.

График на Рис 3 показывает средневзвешенную оценочную стоимость действий сотрудников по четырем направлениям деятельности организации. Этот график дает наглядное представление о распределение финансовых ресурсов вкладываемых организацией в сотрудников и рабочую среду по направлениям: Клиент, Учет, Проекты, Эффективность.

В части графиков на Рис 1, Рис 2, Рис 3 интересным представляется анимация показателей деятельности во времени. Результаты анализа в динамике этих показателей совместно с показателями финансовыми могут наглядно показать переходы из одной стадии развития компании в другую стадию.

Важным результатом проведения анализа работы сотрудников, выполняемым на втором уровне, является возможность оценить эффективность «технической оснастки» рабочего места сотрудника. В случае если сотрудник выполняет свои функции используя компьютер (производит вычисления, оформление, подготовку документов, ведет переписку, осуществляет поиск и т.д.), т.е. тогда когда свою работу сотрудник осуществляет с помощью компьютерной техники, можно сравнить эффективность используемого программного обеспечения с уровнем эффективности, который может быть доступен при использовании других программ (Рис 4).

Такое сравнение эффективности текущего программного обеспечения, используемого при решении тех или иных задач, с эффективностью программного обеспечения, доступного (существует на рынке, или есть возможность разработать), но в настоящий момент не используемого вносит, во-первых, совершенную ясность в вопросе в каком направлении развивать технологию выполнения работ и, во-вторых, дает возможность оценить в денежном выражении потенциальные потери от использования менее эффективных средств.

Рис 4. Сумма затрат на действия по направлениям Клиент, Учет, Проекты, Эффективность (КУПЭ): в высокоэффективных, низкоэффективных и неэффективных системах.

График на Рис 4 разным цветом наглядно показывает стоимость усилий организации в эффективно, низко эффективно и не эффективно организованной среде работы сотрудников:

1. Стоимость затрат на работу в эффективной среде
2. Стоимость затрат на работу в низко эффективной среде
3. Стоимость затрат на работу в не эффективной среде

Сопоставляя эту информацию и данных полученных при анализе выполняемых действий сотрудниками мы можем провести четкое сопоставление в каких программах сотрудники выполняют свои функции, в каких программах происходит реализация внутри компании бизнес-процессов (Рис 5.) Проведение такого анализа фактически является ИТ аудитом организации.

Рис 5. Соответствие выполняемых действий сотрудниками и используемых программам.

Что же относительно третьего уровня? Ввиду большой емкости этого вопроса, его связи со стилями менеджмента предложенными И.Адизесом, а также достаточной самостоятельности в контексте рассмотрения вопросов эффективности, в этой статье его рассматривать не будет.

Таким образом, используя совместно подходы методологии КУПЭ и возможности анализа деятельности компании по первому и второму уровню диагностики мы получаем очень ценные данные для анализа эффективности работы организации в целом. По сути, мы получаем трехуровневую иерархическую оценку эффективности работы сотрудников, подразделений и организации:

1. Эффективность работы сотрудников в среде: производственной или непроизводственной (например, нахождение в нерегламентированном ПО, сайтах, соцсетях, и т.д);
2. Эффективность программного обеспечения используемого сотрудниками при выполнения ими действий, функций, бизнес-процессов (например, задачи по взаимодействиям с клиентами выполняем в Excel);
3. Эффективность деятельности организации как систематическая целевая работа: подготовка кадров, вопросы мотивации, технологии KPI и т.д. (квадрант Э)

Такая информация, выраженная как в количественных так и в суммовых выражениях рисует ясную картину эффективности, владея которой руководители организаций получают возможность направлять усилия сотрудников своих компаний в нужном направлении для дальнейшего развития и совершенствования.

Особенно важным использование методологии КУПЭ и предложенных способов анализа деятельности организации представляется в современных условиях. Когда перед нашей экономикой, нашими отечественными предприятиями стоят задачи активно развиваться не взирая на внешние негативные факторы. Для этого необходимо эффективно использовать собственные ресурсы, применять современные передовые технологии, осваивать новые производства, расширять рынки. Все это позволит создавать новые и совершенствовать существующие предприятия и делать их эффективными не только на традиционных внутренних рынках, но в мире.

Список литературы

1. Адизес И. Идеальный руководитель: Почему им нельзя стать и что из этого следует / Ицхак Калдерон Адизес: Пер. с англ. — М.: Альпина Бизнес Букс, 2007. — 262 с.

2. Адизес И. Управление жизненным циклом корпорации. – СПб.: Питер, 2007. – 384 с.

3. Адизес И. Управляя изменениями (+CD). – Спб.: Питер, 2008. — 224 с.

4. Недавний И. Эффективное применение информационных систем или как стать суперкомпанией.

5. Недавний И. Метод КУПЭ - как новая парадигма оценки систем управления предприятием.

Версия для печати