Не размениваться по мелочам
- Аутсорсинг становится все более доступным и широко используемым инструментом российского бизнеса. Спектр услуг, предлагаемых провайдерами на условиях аутсорсинга, постоянно расширяется. В данной статье мы не будем рассматривать эффективность пошива модных кроссовок или сборки автомобилей руками рабочих из стран третьего мира, что тоже не что иное, как аутсорсинг. Предлагаем обсудить целесообразность передачи на аутсорсинг непрофильных бизнес-процессов, в первую очередь части транзакционных функций HR-департамента, финансового отдела и бухгалтерии. Об особенностях этого вида услуг рассказывает Наталья Стольная, управляющий директор компании «Интеркомп».
ЖУК: Наталья Викторовна, «Интеркомп» — компания, основанная в США. Все ли технологии и методики, перенесенные из-за океана, прижились на российской почве? В чем состоит специфика рынка аутсорсинга в США и России?
Н. С.: Изначально компания «Интеркомп» была основана в Хьюстоне как разработчик программного обеспечения, в частности в области расчета заработной платы. Но, когда в 1994 г. компания пришла в Россию, в качестве основного вида услуг было решено продвигать на рынок аутсорсинг бизнес-процессов. Но если в США такая модель развивалась уже с 1970-х гг., то для России 1990-х гг. она была новшеством, поэтому нашими первыми клиентами стали, естественно, российские филиалы западных компаний, к примеру Ситибанк.
Разумеется, фундаментальные методы аутсорсинга пришли в Россию с Запада, и мы до сих пор, стремясь к эффективному использованию современных информационных технологий и способов работы в целях предоставления клиентам наиболее конкурентоспособных услуг, используем богатейший опыт наших зарубежных партнеров.
ЖУК: Что заставляет российские компании задумываться о переходе на аутсорсинг?
Н. С.: Для средних и крупных компаний основными причинами являются в первую очередь необходимость соблюдения конфиденциальности при расчете зарплаты сотрудников, сокращения затрат и повышения финансовой прозрачности. Так, например, мы ведем переговоры со многими компаниями, ближайшей задачей которых является выход на IPO.
Поскольку для большинства потенциальных клиентов задача сокращения затрат — одна из важнейших, мы разработали методику оценки эффективности аутсорсинга. В самом начале переговоров о сотрудничестве мы совместно со специалистами данного предприятия просчитываем, в какую сумму в настоящее время обходится та или иная внутренняя функция (например, расчет зарплаты, в который входят не только собственно зарплата сотрудников, но и расходы на программное обеспечение, аренду офиса, оборудование, накладные издержки), и сравниваем с ежемесячной абонентской платой, определяемой нами для каждого клиента индивидуально. Подобный способ не только оказывает позитивное воздействие на клиента, принимающего решение о сотрудничестве с нашей компанией, но и служит наглядным образцом эффективности предлагаемой методики для акционеров и совета директоров.
ЖУК: Насколько существенно сокращение затрат?
Н. С.: В настоящее время мы провели полную сравнительную оценку расходов лишь для четырех крупных клиентов, так что статистических данных пока недостаточно. К примеру, сокращение издержек у одного клиента составило 10%, а у другого — 40%. Причина заключалась в том, что у одного клиента система расчета заработной платы и так была выстроена очень эффективно, и главной целью передачи этой функции на аутсорсинг было не сокращение затрат, а возможность сфокусировать свой HR-отдел на решении стратегических задач, например, разработке концепции мотивирования персонала к внедрению системы KPI, которая обеспечит прозрачность выполняемых служебных функций и предсказуемость затрат, а также конфиденциальность информации о расчетах.
ЖУК: Но разве опасность утечки информации не увеличивается в случае ее выхода за пределы компании?
Н. С.: Сохранять конфиденциальность информации — первостепенная обязанность провайдера. Мы прилагаем огромные усилия по предотвращению утечки информации и защите от несанкционированного взлома. С клиентами, для которых вопрос закрытости информации стоит наиболее остро, мы работаем не через Интернет, а через выделенный канал, существующий только между «Интеркомпом» и клиентом и являющийся частью их интранета. Многие клиенты ежегодно проводят аудит наших информационных систем. Мы регулярно инвестируем средства в обновление собственной инфраструктуры, в том числе связанной с вопросами информационной безопасности. Грубо говоря, если у нас в офисе обрушится потолок, мы все равно будем считать зарплату. Могу со всей ответственностью заявить, что в российских условиях мы делаем все возможное и невозможное для обеспечения информационной безопасности.
ЖУК: Как за 11 лет работы компании на российском рынке изменился ваш клиент и его потребности в аутсорсинге?
Н. С.: Нашими первыми клиентами были западные фирмы, которым не нужно было объяснять, что такое аутсорсинг и в чем его преимущества. Сейчас к нам обращаются как российские, так и зарубежные компании. Обычно клиенты приходят к нам по двум причинам. Во-первых, на завершающем этапе внедрения ERP-системы и двух ее последних модулей — HR и зарплаты — потенциальные заказчики задумываются, стоит ли и в эти функции инвестировать огромные средства или рассмотреть вариант их передачи на аутсорсинг. В последние пять лет, когда российские компании активно внедряют ERP-системы, мы почувствовали всплеск интереса к нашим услугам именно со стороны таких клиентов.
Вторая тенденция прослеживается среди крупных предприятий, начавших структурную реорганизацию с выделением управляющей компании, принимающей на себя все управленческие функции, в том числе единую бухгалтерию на базе бухгалтерий региональных подразделений. Все это требует унификации внутренних процессов. Многие именно на этом этапе обращаются к нам сначала за помощью в создании единой бухгалтерии, а затем передают эту функцию на аутсорсинг.
ЖУК: Для каких компаний предлагаемые вами услуги наиболее актуальны и эффективны?
Н. С.: Среди наших клиентов можно найти представителей самых различных отраслей: производства, нефтегазовой промышленности, банков, телекоммуникационных компаний. Я бы выделила две основные группы заказчиков. В первую группу входят недавно созданные небольшие фирмы с персоналом до 100-150 человек. Такая организация заинтересована в передаче на аутсорсинг не только расчета зарплаты, но и всех финансовых функций. Вторую группу составляют компании со штатом свыше 3 тыс. человек.
У нас достаточно клиентов и среди коммерческих организаций среднего размера со штатом 400-500 человек. Это очень интересные заказчики, для которых главным является конфиденциальность информации о величине заработной платы (акционеры хотят, чтобы никто в компании не знал о размере доходов своих коллег). Обычно это быстрорастущие компании, в которых меняется управленческий состав, приходят новые, более высокооплачиваемые топ-менеджеры, и владельцы бизнеса не хотят, чтобы информация об их доходах циркулировала внутри организации. Здесь схема работы несколько иная: на наш специальный клиентский счет заказчик перечисляет сумму, достаточную для начисления заработной платы всему персоналу; мы проводим необходимые расчеты и начисляем деньги на счет каждого сотрудника. То есть формально к нам пришел миллион, и этот же миллион от нас ушел, а информацией о том, на какие счета какие суммы перечислены, владеют один или два контактных лица.
ЖУК: Приходится ли вам сталкиваться с какими-то проблемами во взаимоотношениях с клиентами?
Н. С.: Важно, чтобы заказчик понимал необходимость проведения внутренней коммуникационной работы в период, когда компания готовится передать часть функций на аутсорсинг. Со своей стороны мы даем клиенту рекомендации, какие мероприятия провести, как и какую информацию об изменениях озвучить, работаем с отделом внутренних коммуникаций организации-заказчика. Это важно еще и потому, что передача функций расчета зарплаты на аутсорсинг ведет к сокращению бухгалтерского персонала, что может вызвать вполне понятное волнение среди сотрудников. Об этом компания должна подумать прежде, чем объявить сотрудникам свое решение о переходе на аутсорсинг. В некоторых случаях мы берем к себе в штат сотрудника компании-клиента, это стандартная западная практика. Такие вопросы всегда решаются в строго конфиденциальной обстановке и не подлежат разглашению.
ЖУК: Всегда ли удается обсудить все нюансы до начала работы?
Н. С.: Нет. Как бы четко мы ни зафиксировали в договоре обязанности и ответственность каждого, в процессе дальнейшего взаимодействия, как правило, возникают не всегда предсказуемые осложнения. В этом нет ничего экстраординарного. У нас есть специальная методика перевода клиентов на модель работы с аутсорсингом. Например, мы делаем так называемые «холодные» прогоны, когда компания параллельно работает в старой системе расчета зарплаты и новом режиме. Опыт накоплен достаточный, и, как правило, под нашим руководством процесс адаптации происходит безболезненно. Но в любом случае надо быть готовыми к тому, что в первый год будет непросто.
Был у нас забавный эпизод. Программисты одного клиента, с которым мы только начали работать, создали собственную модель расчета зарплаты и, сравнив ее с тем, что они получили по расчетным листкам, получили отклонение в одну копейку. Они написали своему руководителю о том, что их обсчитывают, приложив различные математические выкладки. Директор связался со мной — я подключила всех наших специалистов. Завязалась серьезная дискуссия, приводились различные формулы расчета, и в итоге выяснилось, что одна из формул при округлении дает эту погрешность в копейку.
ЖУК: Как выясняется, наибольшей популярностью у клиентов пользуется услуга по расчету зарплат. Каковы в таком случае ваши перспективы продвижения других услуг?
Н. С.: В нашей компании два подразделения: первое занимается расчетом заработной платы и кадровым администрированием, второе — финансовым и бухгалтерским аутсорсингом. Расчет зарплаты с применением аутсорсинга на российском рынке уже давно услуга более или менее понятная. Аутсорсинг финансовых процессов пока для отечественных фирм явление новое. Сейчас в дополнение к расчету зарплаты мы планируем развивать сопутствующие функции, связанные с транзакциями, но напрямую к зарплате не относящиеся, например расчеты с подотчетными лицами. То же относится и к расширению услуг по аутсорсингу HR-процессов. Мы готовы взять на себя более значительный объем функций по управлению кадрами, чем расчет заработной платы, а в будущем и так называемое самообслуживание работников и менеджеров — автоматизацию запросов на переработку и самостоятельных запросов на отпуск, бюллетень, заполнение табелей. Впрочем, уже сейчас люди самостоятельно заполняют табели своего рабочего времени прежде, чем передать эти данные нам для расчета. Мы нацелены на развитие функционального аутсорсинга именно в области HR и финансовых процессов, оказание end-to-end услуг при управлении зарплатным счетом клиента, а также представление интересов клиента во всех налоговых органах (сдача налоговой отчетности, взаимодействие с налоговой инспекцией по доверенности клиента и т. д.).
Кроме того, мы осваиваем и новый вид аутсорсинга. У нескольких клиентов возникла потребность вести расчеты с учредителями открытых акционерных обществ, а это уже работа с физическими лицами. И запросов на такую услугу сейчас немало, так что вполне возможно, что в перспективе она тоже будет востребована.
ЖУК: Компания «Интеркомп» исторически занималась разработкой программного обеспечения. Ведется ли эта деятельность в настоящее время или вы целиком сосредоточены на аутсорсинге бизнес-процессов?
Н. С.: У нас есть подразделение по разработке программного обеспечения, необходимого в нашей непосредственной деятельности. В октябре 2005 г. «Интеркомп» завершил сделку по приобретению швейцарской компании MJP, уже 26 лет специализирующейся в области разработки программного обеспечения по расчету зарплат для многих юрисдикций. Для нас это очень интересная технология, которая позволяет иметь одну базу данных для всех сотрудников компании-клиента (часть которых работает в России, а другая часть на Украине, в Казахстане или Польше, к примеру), а также дает возможность одновременно рассчитывать заработную плату для всего персонала в соответствии с законодательством той страны, где трудится тот или иной работник. Бывают случаи, когда человек работает и в России, и на Украине, и, соответственно, часть зарплаты рассчитывается в соответствии с законодательством одной страны, часть — другой. Система производит расчеты, принимая во внимание все эти нюансы.
У нас амбициозные планы. В будущем намереваемся выйти на европейский рынок, где у нас уже есть интересные и перспективные клиенты. В самое ближайшее время начинаем активно работать в Украине и Казахстане: там нас ждут российские клиенты — компании, развивающие в этих странах бизнес и нуждающиеся в нашей поддержке.
Беседу провела Римма Авшалумова
[an error occurred while processing this directive]
