Время - деньги

Коноваленко Валерий Ведущий сотрудник Социологической школы конфликтологии ИС РАН
Коноваленко Марина Заместитель руководителя центра корпоративного консалтинга коммуникационной группы "Деловая лига"

Оглавление журнала

Для того чтобы руководить эффективно, приходится делать одновременно массу дел, везде успевать - с этим, мы думаем, согласится любой руководитель. Поэтому закономерно возникает вопрос: как сделать свой рабочий день максимально насыщенным?

Используйте время для достижения наиболее важных для вас результатов

Стандартная рабочая неделя составляет 40 часов рабочего времени, которое следует расходовать максимально эффективно и только для продвижения к вашей основной цели. Все, что к этой цели не относится, дешевле делать чужими руками, т. е. пользоваться услугами предприятий, которые специализируются на тех или иных видах деятельности. Рабочее время стоит дорого. Используйте его для достижения наиболее важных для вас результатов! Решение о том, где и как потратить свое время, надо принимать, ответив на вопрос: "Как наиболее продуктивно его использовать?"

Ставьте себе ясные задачи и доводите их до конца, причем делайте это быстро. Если перед вами одновременно стоят две задачи, начните с наиболее важной - той, которая продвинет вас к достижению самой главной цели. Оцените важность тех или иных дел и выстройте их в порядке значимости. Ваша способность концентрировать все усилия на самой важной задаче, выполнять ее хорошо и до конца - ключ к успеху. Разбейте рабочий процесс на этапы, но не упускайте из виду всю картину в целом. Не надо путать саму деятельность с достижением реальных результатов. Зачастую люди много говорят, но мало делают: все их время растрачивается в бесплодных разговорах, совещаниях. Они составляют грандиозные планы, которым так никогда и не суждено осуществиться.

Разработайте свой собственный график: планируйте дела не только на каждый день, но и на всю неделю, текущий месяц. Именно планирование помогает работать с наибольшей отдачей и максимальной эффективностью.

Для начала определитесь, когда вы будете заниматься собственно планированием. Лучше всего делать это вечером. Нескольких минут вполне достаточно для того, чтобы спланировать работу на завтра. Таким образом вы значительно повысите ее эффективность. Для большей экономии времени:

распределите задачи по приоритетам;
сгруппируйте схожие дела;
делегируйте свои обязанности, когда это возможно;
скорректируйте свои планы.

Распределите задачи по приоритетам

Нельзя успевать всюду и всегда. Ваше время и ваша энергия ограничены. Поэтому надо определить, что ведет вас к намеченной цели,- эти дела должны стоять на первом месте, все остальное можно отодвинуть "на потом".

Для многих людей начало нового дня означает начало решения различных задач - от маленьких и легких до сложных, требующих больших временных затрат. Как решить, за какие дела стоит взяться в первую очередь, а какие можно отложить? Чтобы разобраться в этом, составьте себе список всех задач, которые необходимо выполнить. Затем оцените каждое из запланированных дел по следующим критериям:

зачем я это делаю;
как это может помочь достижению моих жизненных целей;
можно ли сэкономить время, выполнив работу иначе;
не могу ли я делегировать полномочия на выполнение этой работы;
что будет, если я не выполню эту работу.

В целом все задачи можно разбить на четыре группы:

группа А - высокий приоритет: необходимо сделать. Не следует браться ни за какие другие дела, пока эти не будут сделаны;
группа В - средний приоритет: важные, но не срочные дела, которые можно отложить. Это может быть, например, приведение в порядок документов;
группа С - средний приоритет: срочные, но не важные дела, от выполнения которых можно отказаться. Решение подобных проблем вносит незначительный вклад в движение по направлению к выбранной цели. Они <съедают> много времени и создают лишь видимость занятости, поэтому решение этих задач можно либо отсрочить, либо совсем за них не браться, а высвободившееся время использовать более продуктивно.
группа D - низкий приоритет: не срочные и не важные дела, от выполнения которых можно спокойно отказаться. Решение любой из задач этой группы можно спокойно перенести на неопределенный срок.

А теперь ответьте себе на вопросы:

достаточно ли времени вы отвели на дела группы А;
сколько времени вы обычно тратите на дела группы D.

Запишите в ежедневнике в порядке важности самые срочные дела и начинайте с самого первого, стараясь не отвлекаться ни на что другое. После выполнения одного дела принимайтесь за следующее по списку. И так до конца.

Группируйте похожие дела

Несколько деловых встреч за пределами офиса целесообразно группировать - вы сэкономите немало времени на поездках.

Продуктивно используйте время в поездках, ожидании. Так, например, в период вынужденного ожидания можно выполнить какую-либо "бумажную" работу (спланировать завтрашний день или рассортировать деловые записки), а также произвести своеобразную "настройку" перед работой. В дороге вы можете работать с литературой или надиктовывать необходимые материалы.

Некоторые задачи можно решать одновременно. Например, все исходящие звонки целесообразно группировать и отводить на них определенное время в течение рабочего дня.

Пусть ни одна минута вашей жизни не пропадает даром. Грамотно распределите время, и вы будете поражены тем, сколько можете успеть за день.

Делегируйте свои обязанности

Не стоит стремиться все дела делать самому - гораздо проще, подобрав команду единомышленников или просто толковых помощников, поручать им наименее ответственные участки работы, где ваше прямое участие совершенно необязательно.

Корректируйте свои планы

Анализируйте свои действия. Анализ прошедшей недели так же важен, как и планирование предстоящей, потому что именно так вы выясните, как продвигается ваша работа. В процессе этого выяснения следует задать себе ряд вопросов:

что было выполнено;
что не было выполнено и почему;
какие новые события произошли;
чему я научился;
что надо сделать далее;
что я делаю в недостаточной степени и почему;
как сделать мою работу более эффективной.

Любой, даже самой совершенной структуре необходимы периодические "встряски", чтобы не было застоя. Если вы слишком заняты, это лишь повод вернуться на шаг назад и пересмотреть свои планы. Чрезмерная нагрузка в долговременной перспективе работает против вас: результатом будет переутомление, снижение продуктивности. Остановитесь, вычеркните из своих планов дела группы D. Также всегда можно выделить дела, шанс на успех в которых незначителен. Можно свести к минимуму усилия на этих направлениях или полностью от них отказаться.

Когда вы сосредоточены, время становится вашим партнером

Когда люди позволяют окружающим красть у них время, его обычно катастрофически не хватает. Но на самом деле вы сами подсознательно провоцируете это "воровство". Разберитесь, почему вы столь толерантны. Вам хочется отсрочить выполнение неинтересной работы? Уйти от ответственности? Но, по крайней мере, ответственность за разбазаривание времени возьмите на себя. Не тратьте его на пустяки. Проведите расследование, чтобы выяснить, что именно является у вас главным "поглотителем" времени. Возможно, вы распыляетесь, не в состоянии определить приоритетные направления работы.

Берегите свое и чужое время

Прежде чем позвонить кому-то, запишите все, что вы хотите узнать в процессе разговора. Будьте лаконичны - этим вы сэкономите и свое, и чужое время. Вовремя выполняйте то, что вы пообещали. Клиенты любят сотрудничать с обязательными партнерами. Пообещали позвонить - позвоните, пообещали сделать - сделайте. Если же вы по тем или иным причинам не в состоянии сделать поставку к назначенному сроку, не ждите, когда клиент обратится к вам с вопросами, - позвоните ему сами и предупредите о задержке. Всегда будьте точны. Если происходит что-то непредвиденное, попросите своего партнера перенести встречу. Если вы опаздываете, об этом тоже необходимо поставить в известность вашего делового партнера.

Не откладывайте дело со дня на день. Установите твердые сроки выполнения каждого этапа работы. Если вы решите, что "это надо сделать при первой же возможности", то еще долго будете тянуть с выполнением работы. Назначая же конкретный срок ее окончания, вы ставите себя в определенные временные рамки. Безусловно, сроки должны быть реальными. Старайтесь не переносить те сроки, которые вы себе определили.

Научитесь говорить "нет". В противном случае вы будете вовлечены в круговорот незначительных и второстепенных дел. Не берите на себя лишних обязательств. Всегда найдется масса людей, которые увлекаются пустыми разговорами, сплетнями и тому подобными вещами. Не стоит идти у них на поводу: разговоры "ни о чем" - не самое лучшее времяпрепровождение. Постарайтесь минимизировать и пустые телефонные разговоры, которые не имеют отношения к непосредственной работе.

Записывайте все, что можно записать. Купите себе удобный ежедневник и заносите туда все планы на день, имена и телефоны партнеров и т. д. Те номера телефонов, которыми вы часто пользуетесь, всегда держите под рукой - это сэкономит вам время и нервы. Записывайте новые идеи, которые приходят вам в голову, иначе вы можете забыть их. К тому же таким образом вы даете указание своему мозгу работать в нужном направлении. Если вам нужно что-то решить, воспользуйтесь карандашом и бумагой. Запишите соображения, относящиеся к интересующему вас вопросу, и тогда перед вами раскроются возможные решения.

Не всегда действуйте по шаблону. Многие из нас становятся жертвами шаблонного мышления. Привычное кажется нам лучше. Попробуйте взглянуть на проблему с разных сторон, и, возможно, вы найдете наиболее оптимальный вариант решения, который сэкономит ваше время.

Не упускайте из виду мелочей. Вы сможете избежать небольших, но съедающих время задержек, если у вас под рукой всегда будут нужные предметы, которые часто используются в работе, - канцтовары, оргтехника и т. п. Кроме того, решайте с вечера, что наденете утром и что возьмете с собой, уходя на работу.

Не стройте слишком больших планов на день

Всегда оставляйте определенный запас времени для неожиданных помех. Особенно это касается назначения встреч. Подчас неожиданная пробка на дороге может нарушить ваш график, составленный на целый день. Если ваш клиент или партнер опаздывает, запланированный временной резерв защитит вас от переживаний по поводу того, что вы не успеваете на другую встречу.

Время для выполнения работы также нужно планировать с запасом. Когда мы находимся в цейтноте, к нашей работе примешиваются волнения и страхи. Чтобы представить себе истинное положение дел, вам нужно увеличить предполагаемый срок выполнения проекта раза в три (хотя выполнение некоторых задач потребует раз в пять больше времени, чем это может показаться с первого взгляда). Все зависит от того, насколько реалистично вы привыкли смотреть на вещи.

Учитесь внимательно слушать. Прежде чем что-то делать, уточните: как, когда, где, почему и в каком виде? Если вам что-то неясно, проясняйте ситуацию сразу. Нечеткость восприятия информации порождает нечеткость исполнения, что влечет за собой необходимость переделывать работу.

Приступайте к делу сразу же. Не теряйте время на то, чтобы посмотреть в окно, отточить все карандаши, какие попадаются на глаза, и т. д. Раз вы ясно знаете, как нужно действовать, беритесь за дело безотлагательно - не тяните время.

Уважайте свое время. Начните мысленно оценивать использованное за день время, и вы станете более строго относиться к планированию дел.

Меняйте занятия. Человек устает от монотонной работы. Чередуя свои занятия, вы сможете больше успеть.

И, наконец, самое главное: придумывайте себе стимулы и мотивы. Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Такую работу мы, как правило, стараемся выполнять в первую очередь, оставляя менее приятную "на потом". Отсюда задача: перевести все свои занятия из категории "надо" в категорию "хочется". И тогда продуктивность вашей работы существенно возрастет.

Успехов!

[an error occurred while processing this directive]

Версия для печати