Поиск и обустройство офиса
Поиск и обустройство офиса – хотя бы однажды этим приходилось заниматься любой компании. Большинство российских бизнесменов успели сменить не один адрес и привыкли к переездам. Однако четкого алгоритма решения таких задач еще не сложилось. Работа с недвижимостью – дело весьма тонкое.
"Избежать ошибок, подбирая офисное помещение, практически нереально. Но можно проявить осмотрительность и минимизировать просчеты",– считает Эльдар Наумов, коммерческий директор одной из столичных дистрибуторских фирм, название которой он попросил не раскрывать. За прошлый год господин Наумов просмотрел порядка 15 вариантов помещений под офис на 150 рабочих мест. Бизнес компании тем временем активно развивался. И к тому моменту, когда поиски благополучно завершились, в ней работало почти 200 сотрудников, что только добавило хлопот по их размещению.
Офис в мешке
По мнению Эльдара Наумова, множество подводных камней кроется в самом процессе покупки или аренды - начиная с первичного осмотра помещений и заканчивая подписанием контракта. Прежде всего нужно детально обсудить цену и удостовериться: все, что в нее входит - будь то парковка на определенное количество машино-мест, оптико-волоконный кабель или охрана,- существует реально, а не только в прайс-листах. Ведь после переезда может выясниться, что та же служба безопасности здания работает лишь до 18.00, а значит, ночью офис не охраняется. (Впрочем, иногда фирма-новосел обнаруживает, что пропускной режим в здании настолько строг, что мешает ей нормально работать.)
Важно заранее получить представление о состоянии инженерии здания, проверить наличие всех договоров с коммунальными службами - водоканалом, энергетиками, эксплуатационными службами и т. д. Неплохо, например, было бы узнать имеющуюся и разрешенную мощности электропитания. Иначе увеличение парка компьютеров в офисе на каком-то этапе окажется невозможным.
"Мелочи, которые трудно распознать даже при тщательном осмотре, потом могут больно ударить по карману,- говорит господин Наумов.- Мы поверили на слово владельцу помещения, уверявшего нас, что приточно-вытяжная система в полном порядке. В итоге пришлось ее ремонтировать за свой счет - в контракте ведь об этом ничего не сказано. А еще мы вовремя не запросили проектную документацию здания. Позже она понадобилась нам для сооружения выхода на цокольный этаж, где планировалось организовать комнату отдыха для персонала - сейчас от этой площади толку мало, мы держим там всякое барахло. И все потому, что план здания куда-то подевался, а без него строители работать не соглашаются".
Компания очень рискует, если идет на сделку с организацией, которая является не владельцем помещения, а только его арендатором - такой случай уже был в практике господина Наумова. "Если на переговорах прозвучало слово 'субаренда', отказывайтесь и ищите другой вариант",- советует он. Поучительный пример на этот счет есть у Максима Жуликова, консультанта по коммерческой недвижимости агентства Penny Lane Realty. Пару лет назад это агентство оказывало экстренную помощь компаниям, неожиданно выселенным из своих офисов. В основном это были иностранные представительства, клюнувшие на предложение одной фирмы о недорогой аренде помещений с евроремонтом в здании бывшего Минлеспрома, расположенном в центре Москвы. Никто из арендаторов не потрудился изучить договор - в частности, ту его часть, где оговаривались условия расторжения контракта. И когда собственник помещений решил их продать, все постояльцы оказались на улице. Похожая история случилась и с арендаторами здания, принадлежащего Конверсбанку. Когда у банка сменилось руководство, были пересмотрены и планы по использованию его недвижимости.
Чтобы избежать неприятных сюрпризов, следует проверить всю документацию, подтверждающую права собственности у арендодателя. Но если все-таки подписывается договор субаренды, по крайней мере стоит заверить его у владельца площади и нотариуса.
Нелишне поинтересоваться и требованиями, которые хозяин помещения намерен предъявить к новому "жильцу". "Нас, например, обязали заключить контракты с тремя дочерними компаниями арендодателя,- рассказывает господин Наумов.- Первая занималась охраной, вторая - эксплуатацией здания, а третья - телефонией и интернет-провайдингом. Разумеется, изначально предложенная стоимость их услуг раза в два превышала среднерыночную. И нашей ошибкой было не обговорить это на первой же встрече".
Путем непростых переговоров арендатору все же удалось существенно сбить цены. Эльдар Наумов: "Мы просто пошли на принцип и заявили, что готовы отказаться от стационарной связи и купить в офис мобильные телефоны - что называется, назло. То же касалось и охраны - мы пригрозили заменить ее массивной стальной дверью и внутренней сигнализацией".
Впрочем, вести переговоры с "трудным" собственником знающие люди рекомендуют деликатно. При сегодняшней конъюнктуре на рынке офисной недвижимости - как в столице, так и в регионах - излишне разборчивая компания рискует остаться ни с чем. Если пять лет назад клиент мог не спеша подбирать помещение себе по вкусу, а владелец площади готов был это терпеть, то сейчас все иначе. Вы не успеете толком осмотреть свой будущий офис, как он уйдет другой, менее привередливой компании.
Эльдар Наумов: "Хорошие варианты ускользают прямо из-под носа. Когда мы вели переговоры с владельцами бывшего гастронома, перепрофилированного под офисный центр, в соседней с нами комнате тем же занимались ребята из другой компании, торговой. Помимо офиса они хотели устроить там мини-склад и уже подогнали к зданию пару фур с товаром. В такой ситуации хозяева обычно лояльны к тому, кто заплатит первым. Пришлось сначала оставить им конверт с $1500, чтобы они отказали клиенту за стенкой и дали нам два дня на перевод $20 тыс. на их банковский счет. А этот залог, в свою очередь, позволил нам в течение двух недель собрать необходимую сумму".
По мнению Максима Жуликова, сегодня так поступает большинство собственников, имеющих все основания сомневаться в платежеспособности российских арендаторов. Поэтому господин Жуликов рекомендует не тянуть время, поскольку выбор на рынке офисных помещений становится все уже: "Увы, еще не все заказчики это понимают, кто-то продолжает действовать вопреки принципу "лучшее - враг хорошего". К примеру, в 1999 году компании "Самуэль Икс Эль" (ей принадлежит несколько московских магазинов, торгующих одеждой Benetton.- СФ), понадобилось офисное помещение. Из более чем 20 предложенных нами вариантов заказчик лениво и подолгу выбирал самые лучшие, пока в конце концов не остановился на том, что его полностью устраивало. В прошлом году эта компания обратилась к нам снова и попросила прислать ей десяток-другой адресов, оговорив при этом цену, метраж и территориальное расположение помещений. На дворе уже март 2003 года, а мы так и не нашли ни одного офиса, строго отвечающего ее требованиям. И даже если "идеальный" вариант все же появится на рынке, мы вряд ли сможем долго держать его для клиента".
Эльдар Наумов готов признать, что был не прав, надеясь сэкономить на посредниках, поскольку "опытный риэлтер лучше знает 'тонкие' места и профессиональнее проведет переговоры, к тому же ясно, что в его силах предоставить клиенту более широкий выбор". В этом случае платить имеет смысл только за результат - подписанный контракт (процент за такую работу сами риэлтеры называют success fee). Гонорар большинства агентств равен месячной арендной плате клиента. Но если речь идет о покупке, риэлтерские услуги обойдутся дороже - сумма сделки, с которой платится процент, может составлять сотни, а то и миллионы долларов. Правда, как утверждает одиниз собеседников СФ, посредники обычно соглашаются сбросить 50% комиссионных после пяти минут "грамотных" переговоров, а еще полчаса торга могут сэкономить до 70% от первоначально запрошенной суммы.
Максим Жуликов с этим не согласен. Он уверен, что большинство его коллег никогда не станут делать столь внушительных скидок. "Многие сделки отнимают уйму сил и времени. Вот вчера я ушел с работы в три часа ночи, а с девяти утра снова на месте. Переговоры, видимо, займут все выходные. С какой стати такая работа должна стоить дешевле?" - возражает он.
Впрочем, компании-арендатору не всегда приходится платить посреднику. Где-то за него это делает владелец помещения, заинтересованный в том, чтобы быстро и подороже пристроить пустующие площади (правда, подобные примеры сегодня большая редкость). Встречаются также "двойные" агенты, берущие деньги у той и другой стороны, тем самым ущемляя интересы обоих участников сделки. Так что когда риэлтер под разными предлогами отказывается сводить клиента с собственником до момента подписания контракта, есть повод заподозрить неладное.
Проявленная на стадии переговоров дотошность, как считает Максим Жуликов, может сэкономить арендатору немалые деньги: "Дефицит офисных помещений или недобросовестность отдельных риэлтеров не влияет на желание фирм заключать чистые и выгодные сделки - и это нормально".
В рабочей обстановке
Еще до совершения сделки компании прикидывают, как долго они проработают в новом офисе. От этих планов зависит, насколько серьезным будет последующее обустройство. Так или иначе вместо офиса компания получает голые стены, и ей нужно привести помещение в рабочее состояние - причем быстро, качественно и с разумной сметой.
"У нас был самое большее месяц, чтобы полностью наладить производственный процесс,- рассказывает Эльдар Наумов.- Долгая пауза неизбежно сказалась бы на нашем бизнесе. Мы перевезли старую мебель, телефоны и компьютеры, которые наши системщики наспех объединили в сеть. Помещение не так давно ремонтировалось, поэтому арендные каникулы (время, за которое арендатор ничего не платит, поскольку делает ремонт.- СФ) нам не понадобились. К тому же в таких условиях компания могла худо-бедно продолжать работу. Я же тем временем озадачился вопросом: как распорядиться офисным пространством так, чтобы удобно посадить сотрудников и сохранить еще что-то в резерве?"
Эльдар Наумов обратился к специалистам. Он нашел поставщика хорошей импортной мебели, который в качестве бесплатного сервиса предлагал планы ее расстановки, сделанные профессиональными дизайнерами. "Мы составили техническое задание, подкрепив его робкими набросками своего видения рабочей обстановки. Дизайнеров предупредили, что два наших подразделения могут сильно разрастись, а третье - переехать на другой этаж. И самое важное - в офисе, как нам казалось, должны были быть две основные зоны: рабочая и гостевая, в которой не стыдно будет принять партнеров".
Такой подход Светлана Верховская, директор студии мебели "Кафедра", считает правильным: "Прежде чем заполнить пустые помещения, необходимо определиться с концепцией, понять, какие функции будет выполнять ваш новый офис". Своевременный ответ на этот вопрос упростит и выбор интерьера, и закупку мебели, а также подскажет оптимальное пространственное решение.
Исходя из назначения офиса в "Кафедре" выделяют четыре его разновидности:
- представительский, или имиджевый; чаще всего это головной офис фирмы или ее представительства, призванный формировать у посетителей благоприятное впечатление о бизнесе компании;
- оперативно-технический, или рабочий; критерии его оценки заключаются в удобстве и эффективности для производства;
- клиентский (то есть предназначенный для обслуживания посетителей); типичное решение для турагентств, страховых компаний;
- мобильный, или временный; его создают под локальный проект, когда нет стопроцентной уверенности в успехе.
Светлана Верховская: "На практике все эти типы нередко образуют смесь - например, рабочая зона соседствует с клиентским, а иногда и представительским блоком. Однако не везде существует четкое зонирование помещений, что приводит к естественному беспорядку в работе".
Из предложений, подготовленных дизайнерами, фирма господина Наумова выбрала вариант открытого офиса, где рабочую и "парадную" зоны разделяла символическая перегородка: "Дизайнер сказал нам, что этот европейский тип - его еще называют open space - отлично подходит компаниям вроде нашей, для которых важно тесное взаимодействие между сотрудниками". В этом решении Эльдара Наумова подкупила также свобода планировки и хорошая обзорность. "Перегородки у нас невысокие, прозрачные, а зона для рядовых сотрудников окружена кабинетами руководства компании, причем они тоже открытого типа - это демократично, современно и позволяет ненавязчиво контролировать работу подчиненных". С точки зрения эргономики, дизайна и колористики "европейский" офис дает большие возможности, считает Светлана Верховская. "Но в основной массе российские компании предпочитают закрытые кабинеты - еще жива советская привычка".
Услуги дизайнера могут дать вполне осязаемый экономический эффект - он выражается в повышении качества обслуживания клиентов, мотивации сотрудников или производительности труда. Самодеятельность же компаний, кроящих пространство бессистемно, напротив, в большинстве случаев ведет к ошибкам. Наиболее типичные из них - нерациональное использование офисных площадей и, как следствие, лишние расходы на их содержание. Впрочем, нередко встречается и чрезмерная концентрация "орудий производства" - техники и офисной мебели, а на каждого сотрудника приходится менее пяти квадратных метров (общепринятый минимум). К примеру, директор одной фирмы, которая была клиентом "Кафедры", при переезде в новый офис не предусмотрел место под гардероб, и с удивлением обнаружил его в дизайнерском плане, авторам которого пришлось "ужать" зону, где планировалось разместить персонал.
Эльдар Наумов полагает, что только дизайнер способен сделать работу каждого сотрудника комфортной: "Расчеты нашей обстановки были проведены с точностью, какой нет даже в планах БТИ. Эргономичность мебели во всех служебных помещениях прорабатывалась до каждой полочки и тумбочки. А главное, мы получили индивидуальные рабочие места - отдельно для бухгалтера, секретаря и менеджера по продажам".
Кабель на вырост
рана мебель и понятно, кто где сидит, можно приступать к технической подготовке помещений. "Мы решили тонко настроить новый офис под свои нужды, создать возможности для увеличения рабочих мест и бесперебойной работы оборудования",- продолжает рассказ господин Наумов.
Для этих целей лучше всего подходила структурированная кабельная система (СКС), имеющая высокую степень надежности и потенциал к расширению. Она компактно соединяет все слаботочные коммуникации, какие только могут быть в офисе. "На ее базе можно строить любые сервисы - компьютерную и телефонную сети, системы видеонаблюдения, охранную и пожарную сигнализации - словом, все: от домофона до видеоконференцсвязи. Система допускает увеличение как рабочих мест, так и сервисов, причем в неограниченном периоде времени",- говорит Максим Маркин, ведущий эксперт компании "АйТи".
Таким образом, СКС дает свободу передвижения внутри здания и экономит средства на оснащение новых рабочих мест. Эльдар Наумов: "Когда нам нужно что-то переиграть, мы просто переносим столы, компьютеры, факсы и другую технику - и подключаем ее к уже имеющимся резервным портам кабельной системы. Это такие универсальные розетки, в которые можно воткнуть, к примеру, и телефон, и компьютер".
Оттрадиционной проводки (в обиходе "лапши") СКС также отличает простота обслуживания. Максим Маркин: "В случае повреждения какой-то из специализированных систем приходится вызывать строго определенных техников - отдельно телефонистов, айтишников, "охранников" и т. д. СКС же обслуживает только одна команда технических специалистов".
По словам Константина Углова, исполнительного директора компании "Р-Сети", у многих системных администраторов фирм возникает соблазн смонтировать СКС своими силами. Но кустарщина до добра не доводит. "Уже через полгода после монтажа кабель, уложенный без необходимой технологии, принимает наиболее удобную для него форму, изгибы в контактах постепенно приводят к окислению. Система начинает притормаживать, компьютеры перестают видеть сеть, а телефонные разговоры прерываются на самом важном месте. Причем системщики попытаются найти источник проблемы в своем железе и софте. Они будут долго сидеть и что-нибудь настраивать и перестраивать. В итоге потратят массу сил, времени и денег на закупку нового оборудования взамен старого, якобы вышедшего из строя. А про кабель эти чудаки вспомнят в последнюю очередь".
Бывают ситуации, когда за создание кабельной системы офиса берутся совсем уж случайные люди. Такой случай был в практике компании "АйТи". Один столичный банк доверил техническое оснащение своего нового офиса строительной компании. Когда пришло время въезжать в здание, ИТ-специалисты банка, принимавшие работу, схватились за голову - для создания системы строители использовали дорогостоящий, но в данном случае малопригодный коаксиальный кабель. "В результате банк обратился за помощью к нам,- вспоминает Максим Маркин,- пришлось штробить идеально отделанные стены, засыпая все штукатуркой, выковыривать злополучный кабель и прокладывать нормальную СКС, поскольку только она могла обеспечить банку адекватную его потребностям коммуникационную среду".
Среднему офису кабельная система обойдется примерно в $100 за порт (в стоимость включены оборудование и расходные материалы, проектирование, монтаж и тестирование системы). Как правило, потребность в СКС есть у офисов, где работает от 50 сотрудников, и в этом случае цена всей системы - от $10 тыс. По западной статистике, на СКС приходится до 5% от инвестиций в оснащение здания. Но, как утверждают специалисты, в дальнейшем эти вложения не только окупаются, но и приводят к значительной экономии. Гарантийный срок СКС-систем - 10 лет, западные производители оборудования дают еще большую гарантию - 15-20 лет. Константин Углов: "Стоимость кабельной системы определяется не только начальными затратами, но и ценой обслуживания, переделок, доработок, а главное - вынужденными простоями техники и персонала. И если суммировать все это на временном отрезке в 10 лет, то СКС покажется значительно дешевле, чем другие системы. Проверено жизнью".
Офис на миллион долларов
Эльдар Наумов не скрывает, что гордится своим офисом - с переездом эффективность бизнес-процессов компании заметно возросла. Офис приобрел мобильность, стал гибче. Сейчас дополнительный набор персонала, изменения в дислокации сотрудников или целых подразделений уже не представляют проблемы. Правда, результат обошелся недешево - в среднем $4,5 тыс. на сотрудника (включая арендную плату $450 за 1 кв. м в год, при площади офиса свыше 1 тыс. кв. м), или около $1 млн общих расходов. При этом было закуплено дорогое системное - как пассивное, так и активное - оборудование и обновился компьютерный парк (чтобы сэкономить, компания приобрела ПК российской сборки, а часть офисной техники - принтеры, копировальные аппараты и мини-АТС - арендовала). Капитальные затраты, по мнению Эльдара Наумова, решили множество проблем на пять лет вперед, затем устаревшее оборудование придется менять.
Господин Наумов считает, что процесс обустройства офиса мог быть проще, если бы на рынке предоставлялись комплексные услуги - по эргономике, системным решениям и одновременно выбору поставщиков офисного оборудования, соответствующего потребностям и возможностям клиента: "С удовольствием бы сел и составил с такими ребятами подробное техзадание. Отдал бы им поиск всех необходимых подрядчиков, анализ цен поставщиков и проведение тендеров - в общем, все техническое обеспечение и организацию рабочего пространства. Но о подобных предложениях я не слышал - видимо, эта ниша пока пуста".
Офисный голод
Нехватка хороших офисных помещений - общая для российских компаний проблема. Это подтверждают оценки экспертов по коммерческой недвижимости крупных региональных центров.
По словам гендиректора владивостокской риэлтерской фирмы "Биржа недвижимости" Леонида Фисенко, спрос на офисные помещения в городе значительно превышает предложение. "Новые площади практически не сдаются, а имеющиеся давно разобраны",- говорит он. Чтобы выполнить главное требование арендаторов - помещение должно располагаться в центре города,- под офисы зачастую предлагают квартиры (площади в бывших НИИ, как правило, уже арендованы).
"Найти хорошо оборудованный офис в центре Новосибирска - задача не из легких,- отмечает Александр Сокольников, возглавляющий отдел коммерческой недвижимости агентства 'Ново-Николаевскъ'.- Но скоро здесь должны построить несколько крупных административных комплексов класса B, хотя и они не закроют существующий спрос".
Нелегко приходится и тюменским предпринимателям. Нехватка "деловой" недвижимости в городе приводит к тому, что все больше офисов открывается на первых этажах жилых домов. По словам риэлтеров из агентства "Планета", особой популярностью у местных бизнесменов пользуются новостройки, расположенные вблизи транспортных развязок и автостоянок.
Во многом похожая ситуация в Екатеринбурге. Как утверждают руководители Уральской палаты недвижимости, основной объем предложения в городе приходится на помещения низкого качества (квартиры, переведенные в нежилой фонд, перепрофилированные НИИ, старые административные здания). При этом потребность в современных комфортабельных офисах только возрастает. Сегодня в Екатеринбурге возводится несколько крупных деловых центров, однако большинство проектов находится лишь в начальной стадии реализации (идет согласование документов).
Дефицит хороших офисов пока не восполнен и в Самаре. Здесь традиционно высок спрос на помещения малой площади (до 50 кв. м), но именно их больше всего и не хватает. "Многие из потенциальных арендаторов хотят иметь автономный и максимально изолированный офис, удобную парковку, не менее двух-трех телефонных номеров и приличный интерьер, но таких предложений в Самаре крайне мало",- говорит Надежда Прокопенко, начальник отдела коммерческой недвижимости агентства "Чек". По ее словам, ситуация осложняется еще и тем, что в городе практически не строится новых офисных центров. При этом, как отмечает глава фирмы "Берег-Риэлт" Игорь Филиппов, местный рынок постепенно насыщается офисами для компаний с многочисленным персоналом.
