Кадровое делопроизводство и финансовые риски работодателя

Оглавление журнала

По материалам семинара «Кадровое делопроизводство и финансовые риски компании» (Санкт-Петербург, декабрь 2000 г.).

Степень влияния кадрового делопроизводства на финансовые риски компании во многом зависит от ее обязательств перед государством.

Указанные обязательства можно разделить на две основные группы: обязательства по уплате налогов и обязательства по ведению первичной документации в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Эти обязательства тесно связаны между собой, так как четкое ведение документации связано с правильным исчислением и соответственно уплатой налогов.

В случае частичного или полного отсутствия необходимых кадровых документов у работодателя могут возникнуть определенные финансовые риски.

Рассмотрим конкретные примеры, связанные с применением штрафных санкций со стороны налоговых органов и социальных внебюджетных фондов.

• Отсутствие трудовых договоров, приказов о премировании, штатного расписания, табеля учета рабочего времени дает основание проверяющим органам считать, что заработная плата начислялась необоснованно, что может быть расценено как занижение налогооблагаемой прибыли. Поэтому согласно части первой Налогового кодекса РФ (НК РФ) и Закона РФ «Об уплате налога на прибыль» может возникнуть налоговая ответственность. В соответствии со статьей 122 НК РФ неуплата или неполная уплата сумм налога в результате занижения налоговой базы влечет взыскание штрафа в размере 20% от неуплаченных сумм налога. Если эта неуплата будет признана умышленной, то размер штрафа составит 40% от неуплаченных сумм налога.
• Инспектора Пенсионного фонда и налоговой инспекции вправе потребовать* любые документы кадрового делопроизводства. Непредоставление указанных документов может трактоваться как желание скрыть деятельность и связанные с ней доходы. Более того, в соответствии со статьей 127 НК РФ на компанию может быть наложен административный штраф в размере 5000 рублей за отказ в предоставлении документов.
• Неправильный расчет непрерывного стажа при оплате больничного листа или неправильное оформление путевок за счет средств Фонда социального страхования (ФСС) может привести к недоплате взносов в указанный фонд, а это автоматически влечет штрафные санкции (в соответствии со статьей 122 НК РФ) и пени со стороны ФСС. Размер пеней составляет 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки.
• Отсутствие в компании справки с предыдущего места работы сотрудника о выплаченных доходах и удержанных налогах влечет административное взыскание за нарушение закона о бухгалтерском учете, в части ведения первичной документации — наложение штрафа на главного бухгалтера в размере от 2 до 5 минимальных размеров оплаты труда.
• При оформлении льгот по подоходному налогу (льгота на иждивенцев и детей, студентов дневных форм обучения) также необходимо помнить о том, что на предприятии должны присутствовать все необходимые документы, подтверждающие право на получение таких льгот. Отсутствие или ненадлежащее оформление документов дает налоговым органам право считать, что льготы использованы необоснованно. В этом случае сумма подоходного налога подлежит пересчету без учета этих льгот. Начисляется штраф в соответствии со статьей 123 НК РФ в размере 20% от суммы, подлежащей перечислению, и начисляются пени в размере 1/300 ставки рефинансирования, но не более 0,1% в день за неудержание подоходного налога.
• При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которое всегда сопровождается предоставлением в суд документов, подготовленных в кадровом отделе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующим законодательством, то есть придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят компанию к неудаче в судебном споре с работником.
• Статья 145 Уголовного кодекса РФ предусматривает уголовную ответственность за необоснованный отказ в приеме на работу или необоснованное увольнение беременной женщины или женщины, имеющей ребенка в возрасте до трех лет. В качестве меры наказания предусмотрен штраф в размере от 200 до 500 минимальных размеров оплаты труда либо привлечение к исправительным работам на срок от 120 до 180 часов.

Вышеперечисленные финансовые риски относятся к регулированию трудовых отношений с сотрудником.

Однако существует определенный финансовый риск и при заключении гражданско-правовых договоров.

Очень часто, для того чтобы скрыть трудовые отношения с сотрудниками, работодатели заключают с ними гражданско-правовые договоры. При этом в соответствии с действующим законодательством с вознаграждений по таким договорам работодатель имеет право не платить взносы в ФСС.

Соответственно инспектора ФСС обращают наиболее пристальное внимание на такие договоры, пытаясь выявить факт сокрытия в них трудовых отношений. Они называют их «скрытыми» трудовыми договорами. Инспектора ФСС считают, что практически 90% договоров гражданско-правового характера являются «скрытыми» трудовыми. Следовательно, если работодатель заключает гражданско-правовой договор и не платит взносы в ФСС, то он может подвергнуться штрафным санкциям и пеням в том случае, когда инспектор ФСС интерпретирует соответствующий договор как «скрытый».

В связи с введением части второй Налогового кодекса РФ социальные взносы в государственные внебюджетные фонды, такие как Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования РФ, были заменены единым социальным налогом, уплата которого осуществляется компаниями непосредственно налоговым органам. Следовательно, именно налоговые органы начиная с 1 января 2001 года будут проводить проверки компаний касаемо исчисления и уплаты подоходного и единого социального налогов.

Поэтому неправильно полагать, что вступление в силу части второй Налогового кодекса РФ изменит требования налоговых органов в части ведения первичных документов кадрового делопроизводства по сравнению с требованиями государственных внебюджетных фондов. Скорее всего, эти требования будут ужесточаться.

В целом неправильно оформленные документы по личному составу, регулирующие отношения между работодателями и сотрудниками компании, повышают ее финансовые риски.

* Письмо Пенсионного фонда РФ от 24.11.98 № ШС-6-07/851.

Версия для печати