Управление продажами на предприятиях малого бизнеса

Причиной крушения известного пассажирского судна «Титаник» послужило столкновение с айсбергом в океане. Что касается «айсбергов», способных отправить ко дну любую, даже солидную и процветающую торговую фирму, то это не столько дефолты, налоговый прессинг, жестокая месть конкурентов и прочие «ужасы» российского бытия, сколько ошибки, допущенные в ассортиментной политике и при работе с клиентами.

Чаще всего столкновение с двумя последними видами «айсбергов» происходит в результате отсутствия времени и условий для объективного анализа действий компании и, следовательно, отсутствия тщательно выверенного курса движения, позволяющего успешно «приплыть» к намеченной цели. Кроме того, часть «капитанов» «проглядела» и кардинальную перемену «погодных условий».

Эпоху ненасыщенного рынка сменила эпоха упорной конкурентной борьбы. Если раньше, в детстве и отрочестве российского бизнеса, решающими факторами коммерческого успеха были опыт и интуиция руководства, личные связи и размер привлеченного капитала, то теперь одну из главных ролей стало играть и «интеллектуальное оснащение» предприятия.

Другими словами, выживает и побеждает именно тот, кто для принятия того или иного решения использует не методы «научного тыка», а специальные программные средства для анализа и оптимизации управления бизнесом.

Мало того, применение подобных систем должно стать нормой ведения дел не только для холдингов-супертяжеловесов, но и для небольших торговых компаний: по аналогии с повседневной житейской практикой, удар, «не замеченный» каким-нибудь трейлером, запросто превращает легковую машину в груду металла.

Понедельник начинается в субботу

Как известно, управление любым предприятием – это большая нагрузка и большая ответственность. Рабочий день руководителя торговой компании чаще всего не нормирован, а выходные и праздники порой существуют лишь номинально – в виде дат на настенном календаре.

Время, необходимое для оценки происходящих событий, для выработки стратегии и тактики поведения фирмы на рынке, безжалостно «съедают» бумаги, звонки, деловые контакты и пр., поэтому одним из самых заветных и неосуществимых желаний становится введение в сутках дополнительного, двадцать пятого, часа.

Многие функции, которые в более крупных компаниях выполняют сотрудники, не наделенные «властными полномочиями», в условиях малого бизнеса неизбежно ложатся на плечи директора. В такой обстановке очень сложно заметить тенденции, угрожающие благополучию фирмы, вовремя обнаружить и устранить допущенные ошибки. Более того, ситуацию также осложняет и то, что ряд ошибок «всплывает на поверхность» не сразу, а имеет достаточно длительный «инкубационный период», после которого источник их появления оказывается или надолго, или безнадежно упущен из виду.

«Наука» и «жизнь»

Тем не менее еще очень многие руководители небольших торговых компаний (даже те, кто прекрасно знает о том, что калькулятор – не лучший инструмент управления) не торопятся вкладывать средства в покупку таких разработок. Причины такого явления (если не рассматривать денежные проблемы) заключаются в следующем. Прежде всего, это неверие в пользу, приносимую системами подобного класса. Расхожие представления об этих программах – трудность их освоения и, самое главное, полный разрыв теории с «жизнью», т.е. выдача некой итоговой информации непонятного практического значения или предоставление набора рекомендаций «утопического характера», которые при сложившихся бизнес-реалиях объективно не могут быть выполнены.

Другая причина – боязнь столкновения с очередной «компьютерной бухгалтерией», «говорящей» на языке дебетов, кредитов, свернутых и развернутых сальдо, подчиняющейся требованиям налоговых органов и поэтому крайне далекой от реальных потребностей директора фирмы.

Между тем, на рынке информационных технологий существуют программные средства, созданные именно для конструктивного диалога с руководителем предприятия, не требующие глубоких познаний в области математики или бухгалтерского учета и «высшего пилотажа» при работе с компьютером.

Директор + «Директор»

Философия, заложенная в новую информационно-аналитическую систему «Директор» компании «Интеллект-Сервис» (автором популярных программных продуктов серии «БЭСТ»), довольно проста.

Во-первых, это принцип «коротко обо всем», т.е. обобщенные показатели вместо многостраничных отчетов, перегруженных обилием цифр (основательно разобраться с которыми в условиях хронического цейтнота попросту нереально).

Во-вторых, это возможность увидеть свой бизнес в динамике.

В-третьих, это наличие реальных условий для общения с программой на «ты», – без посредников, без опасения не понять, быть непонятым и в результате что-то «испортить».

Итак, информационно-аналитическая система «Директор» является приложением к программе «БЭСТ-ОФИС», предназначенной для управления малыми предприятиями. Таким образом, задача «БЭСТ-ОФИС» заключается в том, чтобы регистрировать и обрабатывать данные по денежным и товарным потокам, а задача системы «Директор» – проводить экспресс-диагностику бизнеса на основании этих данных.

Система «Директор» создавалась с использованием Web-технологий и включает в себя несколько функциональных режимов, движение по которым осуществляется с помощью мыши. Логика работы с каждым из них абсолютно проста и полностью исключает различные «разночтения» и ошибки, а ввод информации (т.к. все данные о поставках, отгрузках и платежах вносятся в систему «БЭСТ-ОФИС») при этом не требуется.

Рассмотрим основные задачи управления сбытом, которые можно решить, применяя систему «Директор». Для того чтобы оценить, как работает фирма, и понять, в каком направлении двигаться дальше, необходимо не только отслеживать данные о выручке и прибыли, но и знать, из чего они складываются.

Отметим, что система «Директор» анализирует как общую, так и чистую выручку от продажи. Второй показатель – т.е. выручка за вычетом различных налогов – более удобен именно для аналитических целей, а первый – для сопоставления с данными бухгалтерского учета. Выручка от продаж отображается за различные периоды времени – месяц, квартал, неделю или же сутки, т.е. руководитель имеет возможность пронаблюдать всю динамику этого показателя. Одновременно с этим выручка может быть структурирована по группам товаров, по отдельным артикулам и по клиентам. Сведения о ходе продаж можно получить в любой, наиболее приемлемой для руководителя форме: табличной (чтобы увидеть точные величины) или графической (чтобы проследить все тенденции).

Наряду с анализом выручки система «Директор» показывает динамику и проводит структурный анализ валовой прибыли, которая определяется как разность между суммой проданных товаров и их себестоимостью. Валовая прибыль исследуется в нескольких направлениях.

Во-первых, это общая динамика прибыли с параллельным показом общей торговой надбавки в процентах.

Во-вторых, это «вклады» каждой торговой группы в общую прибыль и средняя торговая надбавка.

В-третьих, это детализация прибыли по отдельно взятым товарам (артикулам) и отображение реальной торговой надбавки по каждой товарной позиции. Далее, исследование полученной прибыли можно провести и по группам клиентов, и по каждому покупателю. По аналогии с анализом выручки, данные можно просматривать как в графическом, так и в табличном виде.

Графики, «нарисованные» системой «Директор», помогут «отбраковать» все товары, дающие хорошие результаты «по валу», но не имеющие столь же высокие достижения в области прибыли. Кроме того, на них можно увидеть и многие другие моменты, из-за которых теряются деньги, и, соответственно, снизить издержки или повысить доходность торговой компании.

Один из рецептов «развала» любого торгового предприятия – вложить оборотные средства в закупку неликвидных товаров, загрузив ими склад «по полной программе», после чего долго думать о том, как их «сбросить».

Еще один источник упущенной прибыли – дефицит ходовых товарных позиций, «незаметный» на фоне обширной номенклатуры запасов. Поэтому, во избежание таких неприятностей, в центре внимания системы «Директор» находятся и структура закупок, и анализ ассортимента на складе.

Выгода от использования системы «Директор» заключается также и в том, что она строит рейтинг товаров, сравнивая их по выручке и по прибыли. Не секрет, что товары, приносящие наибольшую выручку, далеко не всегда являются самыми прибыльными. Рейтинг, составленный системой «Директор», иллюстрирует подлинный вклад любой продаваемой группы номенклатуры или каждой ассортиментной позиции в общие показатели сбыта, что, в свою очередь, позволит выявить мнимых и истинных «лидеров». Соответственно, такое ранжирование избавляет от многих иллюзий, связанных с «хитами» продаж, и побуждает не увеличивать объемы закупок ходовых, но малодоходных товаров в ущерб действительно прибыльным ассортиментным позициям.

Как известно, основа благополучия каждой торговой компании – это ее покупатели. В то же время технологии работы с клиентами, применяемые в оптовых и розничных фирмах, существенно отличаются друг от друга.

Если эффективная розничная торговля строится на правильном выборе ассортимента товаров и на организации их закупок с требуемой ритмичностью (а покупатель с точки зрения учета продаж для нее «обезличен»), то повышение прибыльности оптовой фирмы зависит и от подходов, применяемых к каждому из клиентов. По этой причине в список обязанностей системы «Директор» входит ранжирование групп покупателей и всех имеющихся бизнес-партнеров с точки зрения чистой выручки и валовой прибыли. Это позволит определить наиболее выгодный круг клиентуры, обоснованно варьировать цены для различных групп покупателей и, соответственно, проводить более гибкую сбытовую политику.

Следовательно, в системе «Директор» созданы все условия для положительного воздействия на процессы закупок и сбыта, что будет способствовать росту доходов малого предприятия. [an error occurred while processing this directive]

Версия для печати