Только настоящие мужчины покоряют горные вершины

Внедрение системы автоматизации в компании можно сравнить с восхождением на горную вершину – когда после трудного пути открываются безбрежные просторы и ощущение совершенного дела дает состояние удовлетворения и гордости – «Ты это сделал !!!» Также и после того, как внедрение завершено, открываются такие новые возможности в бизнесе, о которых ты и не думал, когда выбирал систему и команду для внедрения.

Путь к вершине нелегкий, но благодарный, потому что то, что ты получишь, когда достигнешь вершины, стоит того, чтобы идти. «Дорогу осилит идущий». Не все хотят идти, многих устраивает то состояние болота и трясины, в котором находится компания. Многие боятся пройти этот путь, но он выведет бизнес компании на качественно новый уровень развития. Эта статья для тех, кто хочет идти, кто хочет максимальных преимуществ и пользы для своего бизнеса.

Для того чтобы попасть на вершину Гималаев, а не на холм Среднерусской возвышенности или, в еще более худшем случае, в Бермудский треугольник, нужен правильный выбор системы, которая будет внедряться и команды специалистов, которая будет внедрять эту систему. Выбор может основываться на рекомендациях знакомых и деловых партнеров, информации, полученной через Интернет и другие источники. Путей для сбора информации более чем достаточно – выставки, публикации, поездки на презентации, переписка с компаниями-поставщиками ПО, опыт деловых партнеров и т.д. Основную информацию Вы, конечно же, получите от поездок в компании, предлагающие решения по автоматизации. Лучше один раз увидеть, чем десять раз услышать. Хорошая компания не будет Вам рекомендовать систему, внедрением которой она занимается, если консультанты видят, что данное ПО не подходит Вам, а посоветует, куда обратиться, чтобы найти то, что Вам подходит больше. Как отличить хорошую компанию от плохой? Место и время присутствия на рынке, отзывы Заказчиков, число сотрудников и многое другое расскажут о том, стоит ли планировать долговременное сотрудничество с данной компанией. Основное, что требуется в наше не очень стабильное время, – стабильность, надежность, деловая репутация; предлагаемые решения должны подходить для бизнеса Вашей компании. Как правило, существует направленность решений на определенный бизнес предприятия. Так, например, наша компания ориентируется на автоматизацию торгово-закупочных компаний, производство может также присутствовать, но не рассматривается как основной объект автоматизации (например, если производственное предприятие хочет оптимизировать закупки сырья и сбыт продукции, то это также наш заказчик). Окончательный выбор системы, как правило, основывается на финансовых возможностях для покупки ПО, итогах от просмотренных презентаций и демонстраций и общем впечатлении от проведенных встреч.

Система выбрана – есть вершина, куда нужно стремиться. Что дальше ? Дальше идет подготовка и начало восхождения – этап обследования компании. К этому моменту Заказчик формирует рабочую группу по внедрению системы, в состав которой входят представители основных структур, участвующих в бизнес-процессах. Идеальная ситуация, когда рабочую группу возглавляет генеральный директор или другое лицо из верхних эшелонов власти, кто имеет большие полномочия в принятии решений и в воздействии на рычаги управления. Специалисты компании, осуществляющей внедрение, в течение всего проекта будут работать рука об руку с представителями рабочей группы. Совместно определяются правила принятия решений как по глобальным, так и по локальным вопросам.

Как правило, еще в момент поиска и выбора системы автоматизации определяется статус, который будет иметь проект по внедрению системы автоматизации среди других работ в бурной жизни компании. Если этот статус высок, то и успех будет.

На этапе обследования очень важно получить максимально целостную и непротиворечивую информацию, выделить главные задачи, определить этапы внедрения. Квалифицированные консультанты компании, которая осуществляет внедрение, сделают все максимально возможное и невозможное для того, чтобы успешно обследовать ваше предприятие, но для этого они должны иметь всю необходимую информацию о бизнесе компании.

Совместные встречи, проводимые в процессе обследования, имеют заранее определенные цели, эти встречи могут быть как общего, так и специализированного характера. Тематика определяется специалистами Исполнителя, все участники встречи предваритель но информируются о списке вопросов, которые будут обсуждаться на встрече. В целом проведение обследования происходит достаточно стандартно, но в частности каждая компания проводит обследование уникально. Наша компания, например, имеет не только технологии проведения обследования от производителя (канадской компании TECSYS), не только базовый комплект наработок по данному вопросу, но и собственные уникальные методики в этой области, основанные на богатом опыте работы с Заказчиками.

Итак, мы остановились на том, что определен статус проекта как самая важная задача для компании на текущем этапе, назначена рабочая группа, в тесном взаимодействии с которой проведено обследование специалистами компании поставщика ПО, результаты обследования переданы в рабочую группу.

Здесь стоит рассмотреть вопрос об изменениях в технологии. Внедрение системы дает возможности для перехода на новые технологии работы – это и новые схемы пополнения запасов, которые позволяют увеличивать оборачиваемость товаров, и новые схемы резервирования товаров для заказчиков, полностью исключающие ситуации, когда заказчику товар пообещали, а отгружать нечего, и многие другие схемы. Изменение технологии – процесс непростой и поэтому здесь требуется очень хорошая проработка совместно специалистами, осуществляющими внедрение, и представителями рабочей группы, а также хорошая подготовка пользователей, чтобы момент запуска системы в реальную работу прошел безболезненно как для бизнеса в целом, так и для всех его компонент. Процесс проработки начинается еще во время обследования, а подготовка пользователей в течение всего процесса внедрения. Самое основное во внедрении – это отсутствие у пользователей, выполняющих оперативную работу, страха перед новой системой и ее отторжения. Наши консультанты учитывают это, и вся работа строится таким образом, чтобы переход был максимально безболезненным.

Следующие этапы проекта – обучение, пробная эксплуатация, создание модификаций, опытная эксплуатация. Обучение в рамках проекта проводится для различных категорий пользователей: рабочая группа, конечные пользователи (по функциональным группам), системный(е) администратор(ы), разработчики (при установке системы у Заказчика с исходными текстами). Существуют разные варианты проведения обучения конечных пользователей. Минимальный вариант – обучение рабочей группы, затем рабочая группа обучает представителей отделов, представители отделов обучают остальных операторов (особенно актуально для компаний с большим количеством сотрудников, такой способ позволяет значительно снизить расходы на обучение). Максимальный вариант – обучение всех сотрудников силами Исполнителя.

Остановимся чуть подробнее на этапе создания модификаций. Не существует ERP-систем, которые бы на 100% учитывали все детали бизнеса заказчика и отвечали бы интересам всех пользователей. Можно, конечно, спорить по этому поводу, но крупные солидные компании, а именно с такими компаниями мы работаем, всегда имеют некую специфику в бизнесе (свои know-how), функционирование которой они хотели бы сохранить, работая в новой системе автоматизации. Мы употребляем здесь термин «новая система», так как в основном заказчики приходят к нам, уже имея систему автоматизации, которая исчерпала свои ресурсы и начала тормозить течение бизнеса.

Итак, для того, чтобы новая система автоматизация была максимально эффективна и полезна, стала для пользователей родной, скорее всего потребуются некоторые модификации системы, предварительный список которых определяется, как правило, еще на этапе обследования компании. Сразу же после этого этапа может быть начато выполнение самых необходимых модификаций. Дополнительно этот список может пополниться в процессе пробной эксплуатации и опытной эксплуатации.

К моменту запуска системы в промышленную эксплуатацию все необходимые модификации будут выполнены, пользователи будут обучены, и Ваше восхождение на вершину принесет Вам удовлетворение, а Вашей компании – колоссальную пользу и возможности для дальнейшего роста и развития. Специалисты нашей компании помогут Вам в выявлении таких проблем и нахождении путей их решения. Главное – двигаться к основной цели.

Зовем Вас к восхождению на вершины бизнеса!!!

Схема взаимодействия в проекте [an error occurred while processing this directive]

Версия для печати