Особенности автоматизации управления сводной коммерцией

Программа конференции

Цель доклада.

Целью настоящего доклада является информация об особенностях сводной коммерции и автоматизации управления ею на базе опыта проектирования, разработки и эксплуатации системы управления сводной коммерцией "ПУСК" в ООО "ИНВЭКС ТЕЛЕКОМ". Автоматизация управления сводной коммерцией охватывает продвижение продукции (работу с Заказчиками), прогнозирование, планирование, производство, формирование заказов поставок, ценовую политику, торговлю, складской учет и финансовый анализ. В докладе рассматриваются особенности объекта автоматизации, отражаются основные понятия, на которых строится идеология системы управления сводной коммерцией, ее состав, структура базы данных и свойства, присущие традиционным CRM и ERP системам.

Характеристика объекта автоматизации.

ООО "Инвэкс Телеком" - производственно-коммерческая фирма, которая 11 лет работает на рынке Украины и предлагает своим Заказчикам сложное телекоммуникационное оборудование: кроссовое оборудование, телефонные станции, структурированные кабельные системы, оборудование передачи данных и т.д. Фирма выполняет поставку, ввод в эксплуатацию, сервисное обслуживание, обучение, проектирование и производство. В базе данных информационной системы фирмы содержится порядка 2000 наименований товаров и работ, более 1300 партнеров, заказчиков, поставщиков по всей Украине и за ее пределами, ежедневно формируется/обрабатывается свыше 50 приходно-расходных, платежных и прочих документов, из которых порядка 10 являются индивидуальными проектами, содержащими зачастую по нескольку десятков позиций. Продукция, как правило, дорогостоящая, сроки поставок - до нескольких недель, что выдвигает свои требования к планированию поставок, производства, управлению складскими запасами. Особенности бизнеса фирмы обязывают учитывать различные направления движения продукции, фиксировать и отслеживать частичные оплаты, выдачи, долги и т.д. Активно развивается производственное направление, некоторые виды продукции уже известны за пределами Украины. Поэтому жизнь заставляет уделять должное внимание автоматизации, без которой деятельность фирмы сегодня просто невозможна.

При анализе рынка программных продуктов в свое время не было найдено подходящего, поэтому руководством было принято решение разрабатывать собственный учитывающий особенности бизнеса фирмы программный продукт. И в ООО "ИНВЭКС ТЕЛЕКОМ" этот подход себя оправдал. В н.в. завершается разработка уже третьей версии системы "ПУСК" (Продукта Управления Сводной Коммерцией). Здесь нельзя не отметить, что и для успеха собственных разработок необходимы знание современных технологий, контакты, обмен опытом. Поэтому хотелось бы выразить благодарность компании "Супремум" за ее информационные рассылки и эту конференцию и надежду, что и наш небольшой опыт послужит целям выставки и конференции.

Понятие и особенности сводной коммерции.

Термином "сводная коммерция" определяется деятельность по продвижению и продажам продукции, состав и количество компонентов которой меняются в зависимости от требований Заказчика. К такой продукции относятся прежде всего сложное оборудование и технические решения - компьютерные системы и сети, кроссовое, сетевое, телекоммуникационное оборудование, телефонные станции, структурированные кабельные системы и т.д., что иначе еще можно определить как "продажа полузаказных изделий". Развитие общественного производства и рост общественного потребления неизбежно приводят к тому, что все больше видов коммерции приобретают черты сводной. Если приобретаются автомобиль с дополнительными принадлежностями, набор мебели, компьютер по индивидуальному заказу, то это тоже можно отнести к сводной коммерции.

Главной особенностью сводной коммерции является необходимость составления по индивидуальным заказам коммерческих предложений - документов, содержащих наименование заказа, перечень товаров (работ, услуг), количество, цену и стоимость по каждой позиции в национальной или иностранной валюте, сведения о сроках и условиях поставки, технические характеристики и другую необходимую информацию в сжатом виде. Коммерческое предложение должно обеспечить Заказчика минимально необходимой информацией для анализа и принятия решения, может быть на этапах согласования неоднократно модифицировано и далее, в случае принятия положительного решения, преобразовано в общепринятые производственно-торговые документы. Образец коммерческого предложения приводится на рис.1. Это индивидуальный проект офисной АТС, содержащий перечень и количество компонентов под требуемую конфигурацию и необходимые комментарии. Из опыта автоматизации коммерческих предложений необходимо отметить целесообразность подключения комментариев по умолчанию и поддержки в комментариях изменяемых параметров (напр. количество портов в 3-м комментарии). Механизм комментариев позволил дополнительно информировать партнеров и заказчиков о настоящей конференции.

Автору неизвестны программные продукты, содержащие механизм коммерческих предложений. Обычно используют MS Excel, MS Word или выставляют вместо коммерческого предложения счет. Но счет - это бухгалтерский документ, он не может быть в иностранной валюте, не может содержать комментарии, выставление счета несет вероятность оплаты и влияет на формирование склада. Оперативность и качество удовлетворения потребностей Заказчиков, постоянно растущая конкуренция и увеличение количества проектов, необходимость совместной работы менеджеров различных направлений вынуждают перейти от традиционных средств ведения системы коммерческих предложений (MS Excel, MS Word) к комплексной автоматизации управления сводной коммерцией, иначе говоря, коммерческое предложение должно присутствовать в базе данных системы управления для совместного доступа и быть при необходимости преобразовано в нормативные бухгалтерские документы.

Еще одной особенностью сводной коммерции является, как правило, высокая стоимость и сроки поступления продаваемого оборудования, большой ассортимент и небольшие обороты по каждому виду продукции, что выдвигает свои требования к управлению складскими запасами, формированию заказов на поставку, работе с Заказчиком, обязывает отслеживать частичные оплаты и частичный отпуск товаров. Традиционная оценка наличия на складе должна быть дополнена сведениями о том, сколько зарезервировано, оплачено, но еще не отпущено, отдано без оплаты, находится в производстве или на испытаниях, заказано (но еще не поступило), выставлено в счетах (и с определенной вероятностью может быть оплачено), а также анализом динамики продаж за предыдущее время. Имея развернутую картину состояния каждого товара и вероятностные оценки его движения, можно обеспечить качественный уровень работы инженеров проектов/менеджеров продаж с партнерами и заказчиками, получить значительный экономический эффект от сокращения складских запасов, оборотных средств, направления производственно-финансовых ресурсов в наиболее востребованные и перспективные направления.

Принципы автоматизации управления сводной коммерцией.

Автоматизация управления сводной коммерцией должна осуществляться в соответствии с правилами и принципами построения автоматизированных систем управления предприятиями с учетом как общих закономерностей, так и специфики и особенностей системы. Автоматизация современного предприятия вряд ли будет эффективной, если она не охватывает основные направления его деятельности, не затрагивает узкие места и в результате не поднимает управление на качественно более высокий уровень. Предприятие - это сложная система, управление предприятием есть предмет кибернетики как науки и поэтому сегодня, когда мы говорим о современном отечественном и зарубежном опыте, стоит упомянуть о школе советской и украинской кибернетики, одним из основоположников которой был В.М.Глушков, сказать о том, что без науки и научного подхода качественное управление вряд ли возможно.

Разработанная в ООО "ИНВЭКС ТЕЛЕКОМ" система "ПУСК" является очень скромной по сравнению с современными ERP, CRM системами, но тем не менее и она проектировалась и строилась, может быть скорее интуитивно чем научно, в соответствии с вышеупомянутыми принципами. Это комплексная система (в ней отсутствует традиционный набор задач) и ориентирована она прежде всего на менеджеров и инженеров, выполняющих составление проектов, продвижение и продажи продукции, иначе говоря, на главное направление, приносящее основные доходы. Функционально работа ведется путем составления и преобразования (продвижения) документов. Этот подход возник как результат обследования бизнеса фирмы, был принят за основу при проектировании системы и в целом себя оправдал. Документ выступает здесь как обобщенное и в определенной степени абстрактное понятие (оно охватывает складские, бухгалтерские документы, коммерческие предложения, состав изделия и т.д.). Документу предшествует такое также в определенной степени абстрактное понятие, как "товар" -обобщенное понятие готового (продаваемого) изделия, выполняемой работы, услуги, детали, входящей в некую сборку и т.д. и характеризующееся наименованием, единицей измерения, ценой и т.д. Документ отличается прежде всего операцией, привязанной к определенному типу. По типу операции "коммерческое предложение" могут быть, например, операции "Коммерческие предложения по активному оборудованию", "Коммерческие предложения по оборудованию "Krone". Операция типа "Коммерческое предложение" характеризует документ как некий рассматриваемый (согласовываемый) проект на поставку продукции/выполнение работ с очень низкой вероятностью его осуществления. Как только коммерческое предложение преобразуется в счет, входящие в него позиции получат статус "предполагаемый расход", т.е. появляется вероятность проплаты, что уже учитывается в планах поставок, производства, при работе с заказчиками. Оплата счета, точнее, фиксация этого факта в системе трансформирует входящие в документ позиции в статус "долг" и т.д. Такой подход позволяет отслеживать движение как документов, так и входящих в них товаров, выполнять необходимые выборки, он обеспечил ведение резервирования, учет оборудования, отданного на испытания, без оплаты (оплаченного частично), используемого внутри фирмы, направленного в производство. В разрабатываемой в н.в. новой версии системы перечень типов операций значительно расширен прежде всего с целью обеспечения потребностей планирования и учета в производстве, ведения вариантов поставок и заказов, финансового планирования. Система операций позволяет выполнять комплексную оценку каждого товара по состояниям сколько есть, имеется в резерве, сальдо по долгам, находится в производстве, предполагается… с конкретизацией каждого состояния и сроков, автоматизированно формировать более точные заказы поставок и производственные планы.

Современная информационная система коммерческой фирмы (отдела продвижения/продаж продукции предприятия) должна быть в определенной степени CRM-системой, должна быть ориентирована на работу с клиентами. Для сводной коммерции это тем более актуально, ибо сводная коммерция - это выполнение индивидуальных (оригинальных) заказов для конкретных заказчиков. По определению, CRM-система должна содержать основные сведения о клиенте и историю взаимоотношений с ним. Рассмотренный выше подход формирования документов с привязкой их к операциям определенного типа позволяет выполнить фиксацию фактов (сведений), выходящих за рамки коммерческих, посредством применения операций регистрации. Должное внимание для привлечения новых клиентов и сохранения старых должно уделяться ценовой политике. Многие современные коммерческие системы (B2B системы) обеспечивают применение индивидуальных цен. Недостатком такого подхода является трудоемкость ввода, отслеживания, корректировки таких цен (конечно, если цены при этом не рассчитываются автоматически). Как альтернативу индивидуальным ценам можно рекомендовать применение системы скидок (клиенту предоставляется скидка в %), статуса дилера/партнера (позволяющего выполнять закупки по специальным фиксированным ценам), более низких цен при закупке большого количества товара в зависимости от закупаемого по конкретной позиции количества. При расчете цен в конкретном документе из рассчитанных по разным алгоритмам берется минимальная. Скидки и (или) статус дилера/партнера присваиваются, например, исходя из фактического или планируемого объема закупок. Разумеется, система должна давать пользователю возможность выбора цены из нескольких либо ее непосредственного ввода.

Поскольку поставки продукции и работы, рассматриваемые как сводная коммерция, выполняются в основном в сфере среднего и малого бизнеса, автоматизированная система управления сводной коммерцией должна быть, с одной стороны, недорогим и несложным в эксплуатации решением и, с другой стороны, поддерживать многие функции, присущие ERP и CRM системам, что выдвигает свои требования к выбору СУБД и аппаратно-программного обеспечения. Такую систему целесообразно стоить по блочно-фунциональному методу с многократным использованием визуальных компонентов(объектов), применением "обобщенных" (содержащих несколько реквизитов переменной длины) полей реляционных СУБД и программных средств (методов, функций) работы с такими полями. Под "обобщенным" понимается текстовое поле (напр. типа VARCHAR), используемое для хранения нескольких преобразованных в текст и разделяемых каким либо заблокированным для применения в текстовых значениях (напр. "~") символом реквизитов. Например, для товаров в поле типа VARCHAR помещаются полное и сокращенное наименования, номер по каталогу, код единицы измерения, коэффициент пересчета (единицы измерения), код валюты и нефиксированное количество цен и значений, при которых эти цены применяются. Этот подход позволяет сократить размеры баз данных и уменьшить сетевой трафик, разгрузить сервер, избежать частой модификации структур баз данных. При таком способе хранения информации клиентское ПО целесообразно снабдить функциями выборки конкретного значения, всех слева, всех справа по разделителю и номеру, определения номера по значению и разделителю, расчета количества по разделителю. Понятно, что этот подход нецелесообразен для хранения ключевых реквизитов.

Заключение.

Для современной Украины задача подъема экономики, повышения качества и конкурентоспособности выпускаемой продукции, выхода на мировой рынок является наиактуальнейшей. Решение этой задачи без повышения качества управления, без автоматизации всех звеньев экономики - государственных органов управления, предприятий различного профиля и сферы малого бизнеса вряд ли возможно. Поэтому необходимы, как сказано в одной из посвященных конференции почтовых рассылок АОЗТ "Супремум", сообщество профессионалов в области управления предприятием, необходимы совместные усилия консалтинговых фирм, фирм - разработчиков и поставщиков ПО, подразделений автоматизации предприятий. Может быть, стоит подумать не только об обмене информацией, идеями и опытом, но и о пропаганде недорогих, легко осваиваемых, по возможности наиболее универсальных решений, направленных прежде всего на достижение за счет автоматизации нового качества управления.

1. В.М.Глушков. Кибернетика. Вопросы теории и практики. Москва, изд. "Наука", 1986

2. Поль Дюбуа. MySQL. Москва, Издательский дом "Вильямс", 2001

Версия для печати