Библиотека управления

Составление бюджетов подразделений

Сергей Балтин Начальник финансово-экономического отдела ООО «Пластик»
Журнал «Финансовый директор», №2 за 2012 год

При внедрении системы бюджетирования на среднем по численности производственном предприятии (компания «Пластик» выпускает полипропиленовые трубы и фитинги) автору довелось столкнуться с несогласованностью интересов финансово-экономического отдела (ФЭО) и профильных подразделений. Попытки приобщить сотрудников производственного блока к составлению финансовых планов вызывали отторжение. Вникать в структуру статей бюджета, в предлагаемые способы планирования, в новые процедуры работы с «1С» никто не спешил. Вскоре стало ясно, что даже система мотивации не позволяет изменить такое положение дел.

Для исправления ситуации решили переориентировать процесс составления планов, сделав акцент на потребности профильных подразделений. В частности, была внедрена новая форма планирования текущих мероприятий, составляемая на очередной год с детализацией затрат по месяцам на ближайший квартал. Обновленная и скорректированная форма подается ежеквартально в файле Excel. Нововведение позволило наглядно увязать текущие планы подразделения в разрезе конкретных мероприятий, их денежную оценку, цели и задачи предприятия.

Логика производства

Форма организационно-технических мероприятий (ОТМ), расположенная на одноименном листе в файле Excel, состоит из двух блоков. Один заполняется ответственным сотрудником подразделения, другой специалистами финансово-экономического отдела. В первом блоке (см. рис. 1) информация структурирована в соответствии с логикой планирования производственного подразделения. Указывается наименование мероприятия, которое должно быть учтено при бюджетировании. Для удобства анализа мероприятия разделены на регулярные (например, «Обеспечение строительно-монтажного участка расходными материалами») и разовые («Текущий ремонт производственного здания»). Также в этой графе можно указать приоритет выполнения мероприятия (высокий, средний, низкий). Высокий приоритет задается в случае крайней необходимости реализовать мероприятие в указанный срок и невозможности переноса оплаты по нему. Средний говорит о возможном переносе сроков на один месяц, низкий — на один квартал. Это позволяет проектировать сразу три варианта бюджетов, оперативно находить возможности по сокращению издержек и избегать кассовых разрывов. Каждому мероприятию соответствует перечень ресурсов, необходимых для его выполнения, с указанием их полной стоимости и сроков, в течение которых они расходуются (дата окончания периода указывает на месяц признания затрат). Здесь же указываются исполнители, ответственные за мероприятие.

Рисунок 1. Первый блок формы, который заполняется ответственным сотрудником профильного подразделения

(Кликните по изображению для его увеличения)

Перечень ресурсов определяется самими подразделениями и формулируется на «языке производства». Речь может идти о материалах для ремонта, услугах сторонних организаций, привлечении штатных специалистов для сверхурочной работы и т.д. Подразделения, самостоятельно взаимодействуя с поставщиками, вносят в форму не только стоимость, но и график платы за потребляемые ресурсы. В частности, расчеты за оказанные услуги могут проводиться как по факту выполнения работ, так и на условиях частичной либо полной предоплаты или же с отсрочкой платежа.

Здесь следует оговориться, что в форму ОТМ вносятся только текущие мероприятия, финансируемые в рамках бюджетов подразделений. Расходы на покупку дорогостоящего оборудования, транспорта, недвижимости, возведение объектов и тому подобное учитываются при бюджетировании отдельно. Инвестиционные планы с приложением ТЭО проходят экспертизу в финансово-экономическом отделе, который в случае их утверждения и определяет график оплат, исходя из условий создания или приобретения этого имущества (в кредит, лизинг или за счет собственных средств). Закупка же сырья, материалов, комплектующих для основного производства централизована в службе логистики. Основываясь на данных плана выпуска продукции, эта служба направляет в финансово-экономический отдел форму, схожую по структуре с формой ОТМ, где отражаются соответствующие затраты.

Заключительное, но очень важное поле в первом блоке формы — «Влияние на достижение цели». Здесь описывается то, как заявленное мероприятие соотносится с бизнес-задачами. В соответствии с алгоритмом бюджетного планирования каждое из заявленных мероприятий должно обеспечивать выполнение задач, ранее поставленных руководством перед подразделением. Например, в рамках общей для компании цели — сократить расходы на электро- и теплоснабжение — подразделение «Заводоуправление» обязуется сократить теплопотери на 30 процентов. И эта задача становится основанием для реализации мероприятия «Текущий ремонт производственного здания».

Интерпретация финансистов

Рисунок 2. Привязка запрашиваемых подразделением ресурсов к бюджетным статьям

(Кликните по изображению для его увеличения)

После ввода всех описанных выше данных к работе с формой приступает сотрудник ФЭС. Его задача — привязать заявленные подразделением ресурсы к соответствующим статьям затрат и движения денежных средств (см. рис. 2). Вбивать коды статей вручную нет необходимости. Прилагаемый к форме лист «Данные для БДР и БДДС», который впоследствии и используется для проектирования бюджетов, содержит справочники статей. Для удобства их цифровые коды и названия объединены (с помощью функции «СЦЕПИТЬ») в первых двух столбцах листа. Каждому из списков присвоены имена: «СЗ» — статьи затрат и «СДДС» — статьи движения денежных средств. А на листе «Форма ОТМ» в ячейках соответствующих колонок — «Статьи затрат» и «Статья ДДС» — предлагается выбор из сформированных списков. Для этого к ячейкам применяется инструмент «Проверка данных».

Главная сложность, с которой может столкнуться при обработке формы сотрудник ФЭО, это интерпретация заявленных мероприятий и ресурсов. Впрочем, на небольшом предприятии недопонимание возникает редко. Отчасти проблему можно решить, создав специальный справочник для производственников и ограничив тем самым их фантазию. Но полная автоматизация едва ли возможна, да и не нужна: принимая решения о привязке расходов к той или иной статье, финансовый специалист соотносит суть планируемого мероприятия, его цели и требуемые ресурсы. И это обеспечивает дополнительный контроль.

После «прикрепления» ресурсов к бюджетным статьям все планируемые расходы отражаются на листе «Данные для БДР и БДДС» (см. рис. 3) именно в той аналитике, которая используется при составлении бюджетов. Расходы суммируются с помощью функции «СУММЕСЛИ». На листе «Форма ОТМ» программа отыскивает значения расходов по каждой статье, задействованной при реализации мероприятий, складывает их и отражает полученный результат в соответствующей ячейке на листе «Данные для БДР и БДДС». Представленный на этом листе результат обработки формы ОТМ имеет общий для всех подразделений вид, поэтому с консолидацией данных проблем не возникает. Они легко загружаются в сводные таблицы Excel, в которых агрегируется информация по всем центрам финансовой ответственности. Подобная унификация позволяет также оперативно загружать в «1С» утвержденные плановые данные по подразделениям.

Рисунок 3. Результат обработки формы ОТМ: структура данных унифицирована и легко консолидируется

(Кликните по изображению для его увеличения)

Результат внедрения не заставил себя ждать: подача бюджетных заявок в рамках ОТМ упростила жизнь руководителям нефинансовых подразделений и финансовое планирование теперь не вызывает у них прежнего отторжения. Но есть и более важное следствие — теперь руководители вместо бюджетов, представленных в виде статей затрат и движения денежных средств, видят четкий план, разбитый по мероприятиям. Зачастую же ситуация на предприятиях складывается противоположная — есть постатейный бюджет подразделения, а в том, какие именно планы за ним стоят, начальники подразделений путаются. Соответственно, предложение «сократить такую-то статью на 25 процентов» уже не имеет смысла. Принимаются более осмысленные управленческие решения: «исключить данное мероприятие, поскольку оно не соответствует поставленным задачам», «отложить мероприятие» или «реализовать иное мероприятие».

Оригинал статьи: Инструмент, который упростит составление бюджетов подразделений
Журнал "Финансовый директор"