Особенности оформления краткосрочных командировок

Практически каждый работодатель порой сталкивается с необходимостью направлять работников в однодневные поездки в представительства организации, расположенные в близлежащей местности, или иные организации, расположенные в удаленных районах города. Должны ли такие поездки оформляться в качестве командировок? Какие документы необходимо оформить в случае такой поездки и какие выплаты произвести работнику? Как правильно решить вопрос налогообложения таких выплат? Как поступить, если возвращение работника в конце дня нецелесообразно? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Общие положения законодательства

Порядок направления работников в командировку регламентирован нормами главы 24 Трудового кодекса РФ и принятым в соответствии с ними Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749; далее — Положение о командировках).

Согласно абз. 1 ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии с п. 3 Положения о командировках местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором.

Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

Указание места работы сотрудника согласно абз. 8 ст. 57 ТК РФ является обязательным условием трудового договора. При этом в соответствии с данной нормой в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении, условие о месте работы включается в трудовой договор с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. В связи с тем, что в трудовом законодательстве отсутствует определение термина «местонахождение структурного подразделения», и учитывая тот факт, что правовое положение участников гражданского оборота определяется гражданским законодательством (п. 1 ст. 2 Гражданского кодекса РФ), для определения содержания данного понятия целесообразно обратиться к положениям ст. 54, 55 ГК РФ.

Так, согласно п. 1 ст. 55 ГК РФ представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне его местонахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту. Местонахождение юридического лица определяется местом его государственной регистрации (п. 2 ст. 54 ГК РФ). Представляется, что аналогично (в силу п. 1 ст. 6 ГК РФ) должно определяться и местонахождение представительства юридического лица, т.е. в соответствии с местом государственной регистрации.

Государственная регистрация представительства происходит посредством постановки юридического лица на налоговый учет по местонахождению его обособленного подразделения¹. В этих целях заявитель заполняет заявление по форме № 1–2-Учет «Заявление о постановке на учет российской организации в налоговом органе по месту нахождения ее обособленного подразделения на территории Российской Федерации» (Приложение № 2 к приказу ФНС России от 1 декабря 2006 г. № САЭ-3–09/826@ «Об утверждении форм документов, используемых при постановке на учет и снятии с учета российских организаций и физических лиц»). В заявлении указывается адрес обособленного структурного подразделения: почтовый индекс, район, город, населенный пункт, улица (проспект, переулок и т.д.), номер дома (владения), номер корпуса (строения), номер квартиры (офиса).

Из приведенных положений законодательства следует, что место работы сотрудника с указанием структурного подразделения и его местонахождения также является обязательным условием трудового договора. Местонахождение структурного подразделения определяется посредством указания его адреса. В этой связи, по мнению авторов, под постоянным местом работы работника необходимо понимать наименование и юридический адрес (местонахождение) структурного подразделения юридического лица, по которому данное подразделение расположено и который указан в трудовом договоре с работником.

В отличие от ранее действовавшего определения, содержащегося в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»², командировкой признается поездка работника для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы вне зависимости от того, расположено оно в иной местности или нет. Другими словами, в качестве командировки необходимо рассматривать поездку работника как в иной населенный пункт, так и в место, отличное от местонахождения организации или ее обособленного структурного подразделения, расположенное в том же населенном пункте, но имеющее иной адрес, нежели адрес организации или ее подразделения. При этом такая поездка признается командировкой, даже если длительность ее составляет не более одного дня.

Таким образом, направление работников организации, например, в удаленный район города или соседний населенный пункт следует рассматривать в качестве служебной командировки вне зависимости от срока пребывания работника в этом месте по поручению работодателя. Организация вправе самостоятельно решить вопрос о необходимости ежедневного возвращения работника к месту постоянного жительства с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха. Данное условие закреплено в абз. 5 п. 11 Положения о командировках. При этом, по мнению авторов, в случае принятия работодателем решения о нецелесообразности возвращения работника то обстоятельство, что работник имеет физическую возможность вернуться из командировки в тот же день, не является препятствием для признания командировки многодневной.

В то же время необходимо помнить, что согласно абз. 1 ст. 166 ТК РФ не признаются служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (ст. 1681 ТК РФ), а характер работы указывается в трудовом договоре с сотрудником (ст. 57 ТК РФ). На практике к подобным категориям работников, как правило, относятся водители автотранспортных средств, курьеры и т.д. Значит, в рассматриваемом случае при решении вопроса о признании поездки того или иного работника командировкой следует учитывать, что в круг этих работников не включаются те, работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, если такие работники имеются в организации.

Возмещение расходов сотрудникам организации

Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, является обязанностью работодателя (ст. 167, 168 ТК РФ). Решение вопроса о видах командировочных расходов, подлежащих возмещению работодателем работнику в связи с командировкой, зависит от срока, на который работник направляется в командировку.

Если командировка работника длится более одного дня³, то в соответствии со ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о командировках работнику должны быть возмещены:

• расходы по проезду и найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Вместе с тем при определении круга расходов, подлежащих возмещению работнику, направляемому в командировку на один день, следует учитывать, что согласно абз. 4 п. 11 Положения о командировках при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются⁴.

Тем не менее работодатель может установить дополнительные гарантии для работников (по сравнению с законодательно установленными), поскольку ст. 8 ТК РФ дает ему право принимать локальные правовые акты, содержащие нормы трудового права. В частности, во внутреннее положение о командировках можно включить условие о выплате суточных при направлении работника в однодневную командировку, которое может быть сформулировано следующим образом: «В период нахождения работника в однодневной командировке ему возмещаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), в размере ________». Такой подход обоснован тем, что согласно абз. 6 ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Из сказанного следует, что в зависимости от того, какое решение примет работодатель (целесообразно или нет работнику возвращаться в тот же день), и будет определяться, какие расходы на командировку должны быть возмещены работнику: все виды расходов, предусмотренные ст. 168 ТК РФ, или расходы, не включающие суточные, если работник все же отправится в другой район и вернется в тот же день.

Налоговые риски

Налог на прибыль организаций.

По мнению авторов, налоговые риски в анализируемой ситуации отсутствуют, поскольку даже в случае разногласий с налоговыми органами в части признания служебной поездки работника командировкой расходы на нее носят производственный характер, связаны с деятельностью организации и осуществляются в интересах работника. Тем не менее данный факт должен быть подтвержден соответствующим отчетом о выполненной работе вне местоположения представительства (за рамками офиса). По этой же причине расходы, связанные с такой поездкой: транспортные, суточные, расходы на проживание в гостинице — являются расходами, осуществленными в рамках уставной деятельности организации. Следовательно, критерий применения льготы, установленный подп. 36 п. 1 ст. 251 Налогового кодекса РФ, в рассматриваемой ситуации выполняется.

НДС.

При расходовании денежных средств, выданных под отчет работникам организации, либо при возмещении им личных денежных средств, потраченных в интересах работодателя, объекта обложения НДС не возникает, поскольку отсутствует факт реализации товаров (работ, услуг) со стороны организации. При этом характер расходования (целевое или нецелевое) денежных средств значения не имеет. Это означает, что при возмещении работнику расходов, связанных с выполнением производственных заданий работодателя, объекта налогообложения по НДС также не возникает и налоговые риски по данному налогу отсутствуют. Налог, предъявленный организации поставщиками товаров (работ, услуг) (например, НДС по услугам проживания в гостинице), вычету не подлежит, если у организации отсутствует деятельность, облагаемая НДС (п. 2 ст. 171 НК РФ). Предъявленный организации НДС учитывается в стоимости приобретенных товаров (работ, услуг) (п. 2 ст. 170 НК РФ).

НДФЛ и страховые взносы.

Так как производимые работнику выплаты, связанные с осуществлением им трудовых функций за рамками расположения офиса организации, носят компенсационный характер и начисляются в целях обеспечения выполнения заданий организации (не в личных интересах сотрудника), указанные выплаты не облагаются НДФЛ и соответствующими страховыми взносами в пределах установленных законодательством норм. При документальном подтверждении производственного характера поездки работника (наличие надлежаще оформленного служебного задания и отчета о его выполнении) налоговые риски, на наш взгляд, отсутствуют. В данном случае, по мнению авторов, достаточно будет указать во внутреннем положении о командировках в качестве месторасположения организации (ее структурного подразделения) юридический (фактический) адрес организации (подразделения).

Налоговые последствия при выплате суточных по однодневным командировкам

На основании п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ все виды закрепленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных согласно законодательству РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов). При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ.

При этом, как уже отмечалось, законодательством РФ не предусмотрена выплата суточных при однодневных командировках, из которых работник может вернуться в тот же день. Как свидетельствует арбитражная практика, ключевым вопросом для целей налогообложения суточных в данном случае является установление факта отсутствия у работника возможности ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства в разумные сроки. Если такая возможность имеется, то суточные при однодневных командировках, выплаченные за рамками обязанностей работодателя, возложенных на него трудовым законодательством, но на основании внутренних документов работодателя, облагаются НДФЛ.

По аналогичным причинам такая выплата согласно подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ подлежит обложению страховыми взносами в соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ⁵).

Приведенная позиция подтверждается, в частности, в Постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 16 августа 2007 г. по делу № А28–1084/2007–3/29 и от 31 октября 2006 г. по делу № А82–6004/2004–27. Аналогичные выводы содержат Постановления ФАС Поволжского округа от 27 июня 2006 г. по делу № А12–1880/06-С60, ФАС Северо-Западного округа от 1 марта 2006 г. по делу № А05–5899/2005–12 и от 4 февраля 2005 г. № А26–6025/04–29.

Однако в Постановлении от 7 февраля 2007 г. по делу № А62–3895/06 ФАС Центрального округа признал, что выплаты взамен суточных работникам, совершающим служебные поездки на расстояние более 150 км, независимо от времени нахождения в поездке носят компенсационный характер. На этом основании данные выплаты не облагаются НДФЛ.

Документальное подтверждение командировки

На основании норм трудового законодательства факт направления работника в командировку должен подтверждаться в организации следующими документами:

• приказом о направлении работника в командировку (ст. 166 ТК РФ) — для оформления применяются унифицированные формы № Т-9, № Т-9а⁶;
• служебным заданием (п. 6 Положения о командировках) — для оформления применяется унифицированная форма № Т-10а⁷;
• командировочным удостоверением (п. 7 Положения о командировках) — для оформления применяется унифицированная форма № Т-10⁸;
• журналом учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации⁹.

Кроме того, согласно п. 26 Положения о командировках по возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней:

• авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах. К нему прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой, — для оформления применяется унифицированная форма № АО-1¹⁰;
• отчет о выполненной работе в командировке (в письменной форме), согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, — для оформления применяется унифицированная форма № Т-10а.

Таким образом, наряду с командировочными удостоверениями, приказами и заданиями на командировки в организации должен оформляться журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки. По возвращении из командировки работник также обязан представить работодателю авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих фактические расходы, и отчет о выполненной работе.

В отличие от ранее действовавшего законодательства¹¹ Положение о командировках не ограничивает и не расширяет круг документов, оформляемых при направлении работника в командировку, в зависимости от ее срока. Следовательно, подтверждение факта принятия работодателем решения о нецелесообразности возвращения работника в тот же день должно найти свое подтверждение в документах, обычно оформляемых при направлении работника в командировку.

В них следует отразить как минимум два факта: срок направления работника в командировку и причины, побудившие работодателя принять решение о командировании работника на срок более одного дня.

Срок командировки

Если работодатель принимает решение о нецелесообразности возвращения работника из командировки, прибытие работника в место постоянной работы произойдет как минимум на следующий день. Это означает, что поездка работника не может рассматриваться в качестве однодневной командировки, поскольку дата такого прибытия согласно абз. 2 п. 4 Положения о командировках является днем приезда работника из командировки, т.е. такая командировка считается многодневной. Следовательно, в документах, оформляемых при направлении работника в командировку, день выезда и день приезда не будут совпадать, что подтверждает факт нахождения работника в многодневной командировке.

Законодательство не обязывает работодателя прямо указывать причины принятия им решения о командировании работника на несколько дней при наличии у последнего физической возможности вернуться в место постоянного жительства с учетом дальности расстояния и транспортного сообщения. Однако поскольку целесообразность возвращения работника определяется с учетом характера выполняемого задания (т.е. исходя из сложности, объема и графика выполнения задания и т.д.), а также необходимости создания работнику условий для отдыха (т.е. с учетом интенсивности работы, ее сложности и т.п.), полагаем, что обосновать нахождение работника в месте командирования в течение нескольких дней можно следующим образом:

• в служебном задании указывается содержание задания работника, при этом целесообразно указать объем запланированной ежедневной работы и сроки ее выполнения;
• работник составляет отчет о выполненной работе, в котором отражает объем ежедневной работы и сроки ее выполнения;
• оформляются документы, подтверждающие факт привлечения работника к сверхурочным работам (уведомление работника, приказ, письменное согласие работника, табель учета рабочего времени и т.д.), — необязательное условие.

Для большей определенности целесообразно включить в локальный акт, регулирующий вопросы направления работников в командировки, условия, при которых работодатель принимает решение о пребывании работника в месте командирования в течение определенного срока, т.е. более одних суток (например: «В случае окончания рабочего совещания после ___ часов работник в место постоянного жительства не возвращается»).

Таким образом, обязанность работодателя оформлять какие-либо дополнительные документы при принятии решения о нецелесообразности возвращения работника из командировки в тот же день законодательно не закреплена. Вместе с тем, по мнению авторов, причины многодневного пребывания работника в командировке при наличии возможности возвращения из нее должны явно следовать из содержания обычно оформляемых документов.

¹ См. п. 1 Раздела 1 Порядка постановки на учет, снятия с учета в налоговых органах российских организаций по месту нахождения их обособленных подразделений, принадлежащих им недвижимого имущества и (или) транспортных средств, физических лиц — граждан Российской Федерации, а также индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения на основе патента, утвержденного приказом Минфина России от 5 ноября 2009 г. № 114н.

² В настоящее время Инструкция применяется в части, не противоречащей ТК РФ и Положению о командировках (ст. 423 ТК РФ). Согласно п. 1 Инструкции служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Таким образом, в части определения понятия командировки имеется явное противоречие.

³ Положения законодательства о свободе работодателя при решении вопроса о сроках командировки и целесообразности задержки работника подтверждаются правоприменительной практикой (см., например, письмо Минфина России от 29 марта 1999 г. № 04–02–05/6).

⁴ В соответствии с Решением ВС РФ от 4 марта 2005 г. № ГКПИ05–147 выплата суточных обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов, следовательно, для целей расчета суточных командировка признается однодневной, если она составляет менее 24 часов.

⁵ Федеральный закон от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».

⁶ См. письмо ФНС России от 25 ноября 2009 г. № МН-22–3/890.

⁷ Утверждены Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

⁸ Требования к заполнению и форма журнала утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».

⁹ Утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

¹⁰ В соответствии с п. 2 Инструкции командировочное удостоверение могло не выписываться, если работник должен был возвратиться в место постоянной работы в тот же день. В настоящее время данное положение Инструкции не применяется ввиду его противоречия Положению о командировках (п. 15 данного Положения предусмотрен только один случай, при котором командировочное удостоверение не выписывается, а именно при командировке за границу).

¹¹ Для оформления применяется унифицированная форма № Т-11, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Версия для печати