Библиотека управления

Подготовка процессно-ориентированного бюджета

Джеймс Бримсон, Джон Антос Фрагмент из книги «Процессно-ориентированное бюджетирование»
Издательство «Вершина», 2006 год
  • Иерархия бизнес-процесса и видов деятельности.
  • Бизнес-процессы и виды деятельности — базис управления стоимостью с использованием процессно-ориентированного бюджетирования с учетом особенностей продуктов и услуг.
  • Определения бизнес-процессов и способы их организации и усовершенствования с помощью процессно-ориентированного бюджета.
  • Пошаговый анализ процессно-ориентированного бюджетного плана.

Иерархическая организация бизнес-процессов и видов деятельности: определение единиц измерения работы

Виды деятельности и бизнес-процессы формируют основу любой организации. Бизнес-процессы и виды деятельности описывают то, как организация расходует свое время и ресурсы для достижения организационных целей. Задачей является получение конечного результата. В качестве конечного результата можно рассматривать, например, удовлетворенного клиента; поставщика, чьи услуги были оплачены; безопасность близлежащих кварталов; пациента, которому был вправлен вывих головки бедра и который теперь может ходить. Для достижения этих конечных результатов организация должна произвести определенные выходные результаты (выходы) (табл. 1).

Таблица 1. Соответствие выходных результатов организации конечным результатам
Конечный результатВыходной результат (выходы)
Удовлетворенный клиентПродукт/услуга, удовлетворяющий потребностям клиента
Поставщик, чьи услуги были оплаченыОплата услуг поставщика (чек, электронный платеж)
Пациент с вправленным вывихомПосещение пациента физиотерапевтом
    Для получения отдачи необходимы выходные результаты бизнес-процессов и видов деятельности, которые потребляют ресурсы.

Выходные результаты являются продуктами видов деятельности, которые потребляют ресурсы (материалы, рабочую силу, технологии). Основной функцией вида деятельности является превращение ресурсов в выходной результат (продукты и услуги). Например, первичные виды деятельности производственно-инженерного отдела могут включать в себя разработку и обновление списков материалов, проведение исследования функциональных возможностей, выработку рекомендаций по совершенствованию процессов и разработку конструкции инструментов.

Функции — это комбинации видов деятельности, связанных друг с другом навыками и общим опытом. Такие виды деятельности будут связаны общей целью или задачей, такой, например, как закупка материалов, охрана или качество. Большая часть организаций уже организована на функциональной основе. Такая функциональная структура служит помехой связям между всеми переплетенными видами деятельности различных отделов. Например, в прошлом ответственность за виды деятельности по контролю качества зачастую закреплялась за отделом по контролю качества. Тем не менее многие другие виды деятельности, связанные с качеством, осуществлялись до того, как продукт попадал в отдел контроля качества (например, планирование качества на уровне разработки, внутрипроцессная проверка качества, доводка, деятельность по обслуживанию клиента и т. д.). Нет никакой гарантии того, что взаимозависимость между видами деятельности, относящимися к общей цели, будет осознана и упорядочена, если управление организацией основано исключительно на функциях.

Бизнес-процесс — это ряд взаимосвязанных и взаимозависимых видов деятельности, связанных посредством обмена своими выходными результатами. Виды деятельности связаны друг с другом в силу того, что имеется потребность в специфическом результате. Для достижения этого результата необходимы определенные продукты и услуги, которые инициируют первый вид деятельности в рамках процесса, который, в свою очередь, является спусковым механизмом для последующих видов деятельности. Выходной результат или поток информации возникает при взаимодействии двух видов деятельности. Обмен выходным результатом или информационным потоком проводит границу между различными видами деятельности в рамках одного и того же бизнес-процесса и устанавливает между ними сильные причинно-следственные отношения.

Задача — это комбинация элементов работы, или операций, которые составляют вид деятельности. Организации могут осуществлять одни и те же виды деятельности, используя различные задачи и операции.

Например, в банке есть такой вид деятельности, как оценка кредитных заявок. Это может быть заявка на кредит на покупку автомобиля, стандартную ипотеку (на сумму до 227 тыс. долл.) или на ипотеку в крупных размерах (на сумму свыше 227 тыс. долл.). В случае стандартной ипотеки и ипотеки в крупных размерах задачи одни и те же. Изучается кредитная история заявителя, экспертный отчет, документы, подтверждающие право собственности, и отчеты об оценке стоимости активов. Кредитные ставки по ипотечным кредитам в крупных размерах выше, чем по стандартной ипотеке, потому что такие кредиты сложнее продать, а не потому, что имеются различия в обработке заявок на стандартную ипотеку и ипотеку в крупных размерах или потому что для таких клиентов требуются более высокие ставки.

В то же время при рассмотрении кредитной заявки на кредит на покупку автомобиля есть и другие задачи, которые могут включать в себя рассмотрение кредитной истории и справки об автотранспортном средстве. Эти задачи отличаются от задач при стандартной ипотеке и ипотеке в крупном размере. Однако оба комплекса задач составляют вид деятельности по оценке кредитной заявки.

В прошлом некоторые организации фактически создавали подвиды деятельности: оценку стандартной ипотеки, оценку ипотеки в крупных размерах и оценку кредитов на покупку автомобилей. С теоретической точки зрения нет ничего страшного в том, чтобы создавать подвиды деятельности. Однако использование подвидов деятельности усложняет исчисление затрат по продукту и услуге.

Мы предлагаем, чтобы организации рассмотрели вариант выделения одного вида деятельности — «Заказ отчетов» — и использовали понятие особенностей продуктов и услуг. Использование понятия особенности является еще одним шагом, необходимым виду деятельности. Например, в таком виде деятельности, как «Заказ отчетов», особенности заказа отчета по ипотеке включают в себя оценку четырех отчетов: экспертной оценки, оценки стоимости активов, кредитной истории и документов, подтверждающих право собственности на активы. Особенности заказа отчетов по автокредитованию затрагивают два отчета: кредитную историю и справку об автотранспортном средстве.

Если разница во времени при заказе отчетов по автокредитованию и ипотеке значительна, то идея учета особенностей оказывается очень полезной. Для определения разницы во времени, требующемся для заказа отчетов по этим двум разным типам кредитов можно воспользоваться средневзвешенными величинами исходя из объемов ипотечного и автомобильного кредитования.

Некоторые виды деятельности отличаются своими характеристиками. Понятие характеристики предполагает, что выполнение задач и/или операций занимает больше или меньше времени. Например, если банк решит продавать ипотечные кредиты, у него появится вид деятельности «Продажа ипотечных кредитов». Независимо от того, будут ли это кредиты на условиях стандартной ипотеки или ипотеки в крупных размерах, банк все равно может принять решение продать их. Однако появится разница в затратах времени при продаже этих двух типов ипотеки. Стандартную ипотеку обычно продают двум крупным покупателям: Freddie Mac и Fannie Mae. Они представляют собой квазифедеральные агентства, покупающие ипотеку на жилую недвижимость. Продажи происходят по большей части автоматически и требования являются простыми.

Ипотеку в крупных размерах продают частным инвесторам. Так как для покупки ипотеки в крупных размерах имеется меньшее число частных инвесторов, банк должен искать дополнительных инвесторов. Это занимает больше времени, чем поиск покупателей стандартной ипотеки. У каждого покупателя могут быть свои требования. Поэтому, несмотря на то что банк должен подготовить документы для продажи как по стандартной ипотеке, так и по ипотеке в крупных размерах, на подготовку документов по ипотеке в крупных размерах уходит больше времени, чем на подготовку документов по стандартной ипотеке.

И, наконец, рынок ипотеки в крупных размерах может иметь или не иметь средства и/или желание покупать ипотеку в крупных размерах в тот момент, когда банк хочет их продать. Продажа ипотеки в крупных размерах имеет ряд характеристик, требующих большего количества ресурсов по сравнению со стандартной ипотекой. Задачи те же, но на их выполнение уходит больше времени.

Таким образом, особенности — это концепция, заключающаяся в использовании различных задач или операций для выполнения вида деятельности. Характеристики — это концепция, заключающаяся в том, что на выполнение одних и тех же видов деятельности требуется разное количество времени. Использование концепций особенностей и характеристик вместо подвидов деятельности сделает процесс планирования и бюджетную модель более легкими в понимании и менее громоздкими.

Операция — это самая маленькая единица измерения работы. Операции — самые детализированные элементы работ. На этом уровне детализации организации обычно не производят исчисления затрат, за исключением случаев, когда это является частью процесса совершенствования. Использование шагов действительно помогает организации понять выполняемые ею процедуры. Они являются важным инструментом анализа. Однако они являются слишком детализированными для ежемесячного или ежеквартального исчисления затрат и бюджетного планирования.

Почему виды деятельности?

Виды деятельности и бизнес-процессы формируют базис управления стоимостью. Они имеют требующуюся для управления стоимостью степень детализации. Они поддерживают непрерывный процесс процессно-ориентированного бюджетного планирования, нацеленный на управление созданием стоимости. Примеры видов деятельности, осуществляемых различными отделами, приведены в табл. 2.

Таблица 2. Примеры видов деятельности отделов
ОтделВид деятельности
Маркетинг

Исследование рынка

Инженерно-техническийРазработка концепции
МаркетингРазработка концепции
Инженерно-техническийСоздание опытного образца
ПроизводственныйСоздание опытного образца
Отдел согласований и разрешительной документацииПолучение необходимых разрешений

Вид деятельности — это то, что организация делает для выполнения работы. Например, продажа продавцом продукта — это вид деятельности в рамках функции по продаже и маркетингу. Вид деятельности по продаже продукта отличается от вида деятельности по исследованию рынка для поиска идей по созданию новых продуктов. Оба эти вида деятельности являются частью функции по продаже и маркетингу. Продавец может выполнять несколько видов деятельности, в том числе продавать продукт, устанавливать на него цену и обрабатывать заказ.

Бизнес-процесс по продаже продукта может состоять из таких видов деятельности, как выезд к клиенту, общая презентация деятельности организации, подготовка специального предложения, презентация специального предложения и обработка заказов. Весь этот бизнес-процесс находится в пределах функции по продаже и маркетингу.

Таким образом, бизнес-процесс «Продажа продукта» (Все в пределах функции по продаже и маркетингу) включает в себя: выезд к клиенту, презентацию организации, подготовку специального предложения; презентацию специального предложения, обработку заказа.

Многие виды бизнес-процессов пересекают границы функций. Например, бизнес-процесс по разработке новых продуктов включает в себя исследование рынка (маркетинг), разработку концепции (инженерные разработки и маркетинг), создание опытного образца (инженерные разработки и производство) и получение необходимых разрешений (согласования) (табл. 3).

Таблица 3. Межфункциональный бизнес-процесс
«Создание продукта/услуги»
ФункцияВид деятельности
МаркетингИсследование рынка
Инженерные разработки/маркетингРазработка концепции
Инженерные разработки/маркетингСоздание опытного образца
СогласованиеПолучение необходимых разрешений

Управление бизнес-процессами и видами деятельности является мощным инструментом успешного управления предприятием. Управленческая система, построенная на видах деятельности, обеспечивает передачу планов на уровень, на котором можно принимать меры. Традиционная практика бюджетного планирования, экстраполирующая затраты прошлых периодов в будущее, не дает подробной информации, необходимой для проведения необходимых изменений. Процессно-ориентированное бюджетное планирование определяет бизнес-процессы и виды деятельности для выполнения необходимых стратегических задач. Эта система в большей степени ориентирована в будущее, чем традиционные бюджеты.

Применение бизнес-процессов и видов деятельности
с целью выработки организационной стратегии

Виды деятельности и бизнес-процессы — это то, что организации делают. Стратегические цели представляют собой то, чего организация должна достигнуть. Осознание целей определяет то, что должно быть изменено по сравнению с тем, что делается на данный момент и какие виды деятельности необходимо осуществить для проведения таких изменений. Проанализировав свои виды деятельности, организация может проводить изменения и двигаться дальше к достижению своих целей.

Бизнес-процессы и виды деятельности работают
в направлении постоянного совершенствования

Анализ бизнес-процессов и видов деятельности дает руководству инструментарий, необходимый для выявления излишних, дублирующих друг друга и нерациональных задач или видов деятельности. Управление бизнес-процессами и видами деятельности помогает каждому сократить потери, провести совершенствование, обеспечить качество и упростить задачи.

Бизнес-процессы и виды деятельности помогают совершенствовать
процесс принятия решений

Нацеленные на управление стоимости планы с использованием процессно-ориентированного бюджетного планирования с учетом особенностей дают информацию, которая показывает очень реалистичную картину того, какое влияние оказывают решения на текущие процессы. Такой «ясный взгляд» позволяет менеджерам своевременно получать обратную связь и обеспечить возможность провести соответствующие изменения до того, как произойдет событие, а не просто отражать в отчетности информацию об уже происшедших событиях, создавая, таким образом, более полезную систему.

Важность бизнес-процессов для нацеленного на управление стоимостью планирования
с использованием процессно-ориентированного бюджетного планирования с учетом особенностей продуктов и услуг

Бизнес-процесс — это то, как организация создает стоимость. Построение бизнес-процесса определяет то, каким образом создается стоимость. Ключевым является выстраивание бизнес-процессов в соответствии со стратегическими целями и конъюнктурой рынка. Только путем такой ориентации организация сможет эффективно достигать своих целей.

Рассмотрим в качестве примера процесс осуществления закупок. Один из подходов состоит в том, чтобы закупать необходимые позиции, а затем выбирать нужные позиции из имеющихся запасов по мере необходимости. Организация покупает сырье и материалы, складирует их и затем передает в производство.

Последствиями такого подхода является то, что крупные суммы денежных средств оказываются связанными запасами сырья и материалов и высокими затратами на хранение и обработку. Второй подход заключается в том, что поставщики обеспечивают доставку точно в срок. Потребность в работах по хранению, отбору и обработке минимальна. Однако если необходимый для работы материал не будет в наличии в нужный момент, возникнут серьезные срывы в производстве и крупные затраты. Эти срывы в работе и затраты могут свести на нет всю экономию, полученную в результате отказа от хранения запасов.

Ключом к успеху является выстраивание бизнес-процессов организации в соответствии с условиями хозяйствования, сложившимися для отрасли в целом. Любой из этих двух подходов к осуществлению закупок может оказаться разумным для организации. Однако важным является то, чтобы организация поняла, какой способ достижения целей имеет больший смысл с точки зрения экономики предприятия и удовлетворенности потребителей.

Анализ бизнес-процессов помогает определить взаимозависимости между видами деятельности, их затратами и выходными результатами. Эти взаимосвязи помогают дать ясный взгляд на события, которые являются запускающим механизмом (триггером) для различных бизнес-процессов. Контролируя первоначальный запускающий механизм не создающего стоимости процесса, организация может помочь сократить или ликвидировать работы, не являющиеся необходимыми. Одновременно она может усовершенствовать результаты необходимых процессов.

Подготовка бюджета отдела по видам деятельности

Разработку процессно-ориентированного бюджета организации нужно начинать с определения рабочей нагрузки бизнес-процесса, происходящей от потребителей какого-либо бизнес-процесса, для которого отдел осуществляет свои виды деятельности. В некоторых случаях, как, например, в отделе продаж, потребители бизнес-процесса являются одновременно и потребителями для всей организации. В других случаях потребителями бизнес-процесса являются внутренние потребители из других отделов. В примере 1 показано, каким образом рабочая нагрузка и виды деятельности влияют на бюджет отдела.

Пример 1. Подготовка бюджета отдела кредитных офицеров банка EZ Money Bank

Отдел кредитных офицеров сделал прогноз: ожидается, что их общее количество составит 1000 кредитов: 400 стандартных ипотечных кредитов (размером до 227 тыс. долл. каждый), 100 ипотечных кредитов в крупных размерах (размером более 227 тыс. долл. каждый) и 500 кредитов на покупку автомобилей.

Подготовка бюджета по видам деятельности для отдела кредитных офицеров. Для достижения этих результатов (оценка, выдача и продажа кредитов) отдел кредитных офицеров должен осуществлять пять видов деятельности:

1) отвечать на телефонные звонки;

2) принимать кредитные заявки;

3) оценивать кредитные заявки;

4) продавать ипотечные кредиты;

5) управлять работой кредитных офицеров и специалистов по обработке кредитов.

Отдел кредитных офицеров состоит из трех человек. Ожидаемый размер их премий, составляющий 25 % от размера зарплаты, и ожидаемые размеры зарплаты приведены в табл. П1.

Таблица П1. Затраты на заработную плату
сотрудников кредитного отдела
ДолжностьЗарплата, долл.Кол-воОбщий размер зарплаты, долл.ПремииВсего, долл.
%долл.
Кредитный офицер32000264000251600080000
Менеджер отделения банка40000140000251000050000
Всего3104000 26000130000

Концентрируя свое внимание на выходных результатах (запланированный в бюджете объем кредитов), процессно-ориентированное бюджетное планирование может быть использовано для прогнозирования рабочей нагрузки и таким образом обеспечит возможность разработать осмысленный бюджет более эффективно и точно. Мы покажем, как предусмотреть в бюджете затраты на зарплату, премии, офисные помещения, оборудование, материалы и телефонную связь.

Подготовка бюджета по виду деятельности «Ответы на телефонные звонки». Первый вид деятельности, осуществляемый кредитным отделом, это «Ответы на телефонные звонки». По оценкам специалистов кредитного отдела, в среднем на три телефонных звонка будет приходиться один оформленный кредит. Показатель «три звонка на один кредит» применим и к ипотечным кредитам, и к кредитам на покупку автомобиля. В этом примере менеджер отделения банка и специалисты кредитного отдела, оплата труда которых рассчитывается на повременной основе, посчитали, что их выработка составит в среднем 2000 часов в год с учетом отпусков, праздничных дней и отсутствия по причине болезни:

    2088 часов (261 рабочий день в году x 8 часов в день) + 96 часов (неоплачиваемое сверхурочное время) — 80 часов (отпуск) — 80 часов (праздничные дни) — 24 часа (отсутствие по причинам личного характера/болезни) = 2000 часов на одного работника, предусмотренные бюджетом.

Так сколько человек потребуется этому отделу для выполнения вида деятельности «Ответы на телефонные звонки»?

Бюджет по данному виду деятельности составляется следующим образом.

1. Рассчитывается общая рабочая нагрузка (т. е. общее количество кредитов, которые придется обработать): + 400 стандартных ипотечных кредитов + 100 ипотечных кредитов в крупных размерах + 500 кредитов на покупку автомобилей = 1000 кредитов.

2. Для расчета общей рабочей нагрузки по виду деятельности «Ответы на телефонные звонки» общий объем рабочей нагрузки (т. е. 1000 кредитов) умножается на среднюю величину, равную 3 телефонным звонкам на 1 полученный кредит: 1000 кредитов x 3 звонка на кредит = 3000 звонков.

В среднем на то, чтобы ответить на телефонный звонок, у специалиста кредитного отдела уходит 15 минут. Таким образом, на 3000 телефонных звонков при стандартной продолжительности в 15 минут потребуется 45 000 минут. Затем нужно разделить 45 000 минут на 60 минут в одном часе. Получим 750 часов, которые будут потрачены специалистами кредитного отдела на ответы на телефонные звонки.

Итак, мы определили, что рабочая нагрузка по виду деятельности «Ответы на телефонные звонки» составляет 750 часов. Мы уже говорили, что кредитные офицеры работают в среднем 2000 часов в год. Они получают 40 тыс. долл. в год в форме зарплаты и премий. Таким образом, их почасовая оплата, включая зарплату и премии, составляет 20 долл. в час.

После того, как мы рассчитали, что кредитный офицер зарабатывает 20 долл. в час в форме зарплаты и премий, мы можем составить бюджет по виду деятельности «Ответы на телефонные звонки». Для этого мы должны умножить 750 заложенных в бюджет часов по виду деятельности «Ответы на телефонные звонки» на 20 долл. зарплаты и премий в час. Получим общую бюджетную сумму в 15 тыс. долл. заработной платы и премий, приходящихся на этот вид деятельности.

Таким образом, мы рассчитали, что бюджет по виду деятельности «Ответы на телефонные звонки» составляет 15 тыс. долл.

Подготовка бюджета по виду деятельности «Прием кредитных заявок». Второй вид деятельности кредитного отдела — «Прием кредитных заявок». С учетом прогнозируемого объема кредитов в количестве 1000 новых кредитов мы должны рассчитать, сколько заявок должен принять кредитный офицер для оформления 1000 новых кредитов. Анализ результатов прошлых периодов показывает, что примерно 0,889 от заявок на стандартную ипотеку, 0,909 от заявок на ипотеку в крупном размере и 0,926 от заявок на кредиты на покупку автомобиля превращались в кредиты. Поэтому для того, чтобы оформить 1000 новых кредитов, необходимо 1000 новых кредитов разделить на коэффициент пересчета для каждого вида кредита для того, чтобы определить количество заявок, которые будет необходимо принять:

    400 стандартных ипотечных кредитов / 0,889 = примерно 450 заявок;

    100 ипотечных кредитов в крупных размерах / 0,909 = примерно 110 заявок;

    500 кредитов на покупку автомобилей / 0,926 = примерно 540 заявок.

    Всего — 1100 заявок.

В банке EZ Money учитывают особенности кредитов. Кредитные офицеры считают, что по виду деятельности «Прием кредитных заявок» единственной особенностью, по которой различаются разные виды кредитов, является необходимость оформлять частное страхование ипотеки. Частное страхование ипотеки необходимо только для стандартных ипотечных кредитов с маленьким первоначальным платежом.

При необходимости оформления частного ипотечного страхования на выполнение вида деятельности «Прием кредитной заявки» требуется дополнительно лишь 30 секунд. Так как это очень небольшое по продолжительности время, то кредитные офицеры решают не выделять работу по маркировке кредита, требующего частного ипотечного страхования, в отдельный вид деятельности.

Бюджет предусматривает, что в среднем на обработку кредитной заявки требуется два часа. Поэтому для того, чтобы определить общую рабочую нагрузку в часах, требующуюся для выполнения вида деятельности «Прием кредитных заявок», необходимо умножить 1100 кредитных заявок на два часа на кредитную заявку для получения рабочей нагрузки, равной 2200 часам, требующихся для приема кредитных заявок.

Ранее мы предусмотрели в бюджете, что зарплата и премии кредитного офицера составляют 20 долл. в час. Теперь мы можем умножить 2200 заложенных в бюджет часов на прием заявок на заложенную в бюджет ставку в 20 долл. и получим сумму зарплаты и премий, равную 44 тыс. долл.

Подготовка бюджета по виду деятельности «Оценка кредитных заявок». Третьим видом деятельности кредитного отдела является «Оценка кредитных заявок». В бюджете по приему кредитных заявок работники банка прогнозируют, что для оформления 1000 кредитов потребуется 1100 заявок. Поэтому менеджеру отделения банка и кредитным офицерам необходимо будет оценить 1100 кредитных заявок.

Банк EZ Money учитывает особенности, связанные с различными видами кредитов. В банке установили, что особенности стандартных ипотечных кредитов и ипотечных кредитов в крупных размерах одинаковы. Однако кредиты, связанные с ипотекой, имеют особенности, которые отсутствуют у кредитов на покупку автомобилей.

Например, при оценке заявки на кредит на покупку автомобиля необходимо учесть: кредитную историю, доходы, стоимость автомобиля/оценку по «голубой книге» оценочной стоимости автомобилей.

При оценке ипотеки требуется учесть: кредитную историю, доходы, отчет об оценке активов, экспертный отчет, политику в отношении прав собственности.

Такие особенности оценки ипотеки требуют значительного дополнительного времени. В этом примере предполагается, что на оценку ипотеки у каждого кредитного офицера и менеджера отделения банка уходит в среднем 0,893 часа, а на оценку кредита на покупку автомобиля — в среднем 0,462 часа. Если разница во времени для различных типов клиентов и у кредитных офицеров, имеющих разный опыт работы, невелика, то имеет смысл использовать среднюю величину продолжительности оценки. Если разница во времени для различных типов клиентов и у кредитных офицеров с разным опытом работы значительна, то имеет смысл проанализировать особенности и характеристики этих различающихся типов клиентов и учесть их в бюджетном процессе.

Имелось 450 стандартных ипотечных кредитов и 110 ипотечных кредитов в крупных размерах, что составило в общей сложности 560 ипотечных кредитов. Имелось 540 заявок на кредит на покупку автомобиля. Оба кредитных офицера и менеджер отделения банка оценивают заявки. Таким образом, для расчета общей рабочей нагрузки мы должны определить общую продолжительность их рабочего времени в часах.

1. Умножаем 560 ипотечных кредитов на 0,893 часа на ипотечный кредит на два (количество сотрудников), чтобы получить величину рабочей нагрузки в часах на оценку ипотечных кредитов:

560 ипотечных кредитов x 0,893 часа на ипотечный кредит x 2 кредитных офицера = 1000 часов рабочей нагрузки специалистов кредитного отдела;

560 ипотечных кредитов x 0,893 часа на ипотечный кредит x 1 менеджер отделения = 500 часов рабочей нагрузки менеджера отделения.

2. Умножаем 540 кредитов на покупку автомобиля на 0,463 часа на кредит на два (кредитные офицеры) и на 1 (менеджер отделения) для того, чтобы получить величину рабочей нагрузки в часах на оценку кредитов на покупку автомобиля:

540 кредитов на покупку автомобилей x 0,463 часа на кредит x 2 кредитных офицера = 500 часов рабочей нагрузки специалиста кредитного отдела для оценки кредитов на покупку автомобиля;

540 кредитов на покупку автомобиля x 0,463 часа на кредит x 1 менеджер отделения = 250 часов рабочей нагрузки менеджера отделения.

3. Складываем общие величины в часах на оценку двух основных видов кредитов. В данном случае складываем 1000 часов рабочей нагрузки кредитного офицера по оценке ипотеки и 500 часов рабочей нагрузки кредитного офицера по оценке кредита на покупку автомобиля и получаем 1500 часов времени загрузки кредитного офицера (табл. П2).

Таблица П2. Оценка рабочей нагрузки сотрудников кредитного отдела
ПродуктРабочая нагрузка, час.
Кредитных
офицеров
Менеджера
отделения
Ипотечные кредиты1000500
Кредиты на покупку автомобиля500250
Всего1500750

Далее умножаем предусмотренные в бюджете 1000 часов работы специалиста кредитного отдела на оценку ипотеки и 500 часов работы специалиста кредитного отдела на оценку кредитов на покупку автомобиля на бюджетную почасовую ставку оплаты его труда, равную 20 долл. в час. Получим бюджетную сумму зарплаты и премий в размере 20 тыс. долл. на оценку ипотеки и 10 тыс. долл. на оценку кредитов на покупку автомобиля.

Затем умножаем предусмотренные в бюджете 500 часов менеджера отделения на оценку ипотеки на бюджетную почасовую ставку оплаты труда менеджера отделения, равную 25 долл. (50 тыс. долл. годовой зарплаты и премий, деленные на 2000 часов). Получим бюджетную сумму зарплаты и премий в размере 12,5 тыс. долл. по виду деятельности «Оценка ипотечных кредитов».

Затем умножаем предусмотренные в бюджете 250 часов менеджера отделения на оценку кредитов на покупку автомобиля на заложенную в бюджет почасовую ставку оплаты труда менеджера отделения в 25 долл. Получаем бюджетную сумму зарплаты и премий в размере 6250 долл. по виду деятельности «Оценка кредитов на покупку автомобиля».

Данный пример показывает, что есть два вида кредитов (ипотечные кредиты и кредиты на покупку автомобиля), которые необходимо оценивать. Эти виды кредитов могут рассматриваться в качестве особенностей продукта. В этом примере показано, как можно учитывать в бюджете такие особенности: ипотечные кредиты (стандартные и в крупных размерах) и кредиты на покупку автомобиля.

Подготовка менеджером отделения банка бюджета по виду деятельности «Продажа ипотеки». Банк EZ Money не продает свои кредиты на покупку автомобилей. Он продает только ипотечные кредиты. Для подготовки бюджета по виду деятельности «Продажа кредитов» необходимо понимание различий в характеристиках продажи стандартных ипотечных кредитов и ипотечных кредитов в крупных размерах. Задачи одинаковы для обоих видов ипотеки. Задачи по виду деятельности «Продажа ипотечных кредитов» включают в себя:

  • определение покупателя ипотечных кредитов;
  • подготовку документов для продажи ипотечных кредитов.

Однако даже с учетом того, что задачи одинаковы, на продажу ипотечных кредитов в крупных размерах уходит больше времени, чем на продажу стандартной ипотеки.

Каждое отделение продает свои кредиты самостоятельно. Есть 400 стандартных ипотечных кредитов и 100 ипотечных кредитов в крупных размерах. Средний размер стандартного ипотечного кредита составляет примерно 100 тыс. долл., что выражается в общей бюджетной сумме в 40 млн долл. (400 ипотечных кредитов, умноженных на 100 тыс. долл.). Обычно их группируют в партии для продажи на сумму 10 млн долл. каждая. Таким образом, при делении общей бюджетной суммы кредитов, равной 40 млн долл., на 10 млн долл. в каждой партии, получаем четыре партии кредитов, которые необходимо будет продать в этом году. Для подготовки каждой партии кредитов к продаже требуется примерно 50 часов, или приблизительно полчаса на стандартный ипотечный кредит:

50 часов на партию кредитов x 4 партии = 200 часов или 1/2 часа
на ипотечный кредит x 400 ипотечных кредитов = 200 предусмотренных в бюджете часов работы менеджера отделения.

Банк рассчитывает бюджетные суммы зарплаты и премий, приходящиеся на продажу ипотечных кредитов. Такой расчет производится путем умножения заложенной в бюджете рабочей нагрузки в 200 часов, приходящейся на продажу стандартной ипотеки, на бюджетную ставку в 25 долл. в час. Получаем бюджетную сумму зарплаты и премий менеджера отделения, равную 5 тыс. долл.

Предполагается выдать 100 крупных ипотечных кредитов. Средний размер такого ипотечного кредита составляет примерно 300 тыс. долл., что выражается в общем бюджете суммой в 30 млн долл. Обычно их группируют в партии для продажи по 3 млн каждая. Таким образом, при делении общей бюджетной суммы кредитов, равной 30 млн долл., на 3 млн долл. в каждой партии, получим 10 партий кредитов, которые необходимо будет продать в этом году. Для подготовки каждой партии кредитов к продаже требуется примерно 30 часов, или приблизительно три часа на каждый ипотечный кредит в крупных размерах:

30 млн долл. стандартной ипотеки / 3 млн долл. в партии = 10 партий;

30 часов на партию x 10 партий = 300 предусмотренных в бюджете часов работы менеджера отделения.

Банк рассчитывает бюджетные суммы зарплаты и премий, приходящиеся на продажу ипотечных кредитов в крупных размерах, путем умножения заложенной в бюджете рабочей нагрузки в часах, необходимой для продажи ипотечных кредитов в крупных размерах на бюджетную почасовую ставку менеджера отделения, равную 25 долл. в час. Получаем бюджетную сумму зарплаты и премий менеджера отделения, равную 7500 долл.

Заложенные в бюджет 300 часов работы менеджера отделения, умноженные на 25 долл. в час, дают бюджетную сумму зарплаты и премий в 7500 долл. Таким образом, для продажи стандартной ипотеки и ипотеки в крупных размерах, необходимо предусмотреть в бюджете следующие суммы зарплаты и премий (табл. П3).

Таблица П3. Бюджет зарплаты менеджера отделения,
приходящейся на продажу ипотеки
Вид
ипотеки
Эквивалент полной занятости, рабочие дниРабочая нагрузка, часПочасовая ставка, долл.Зарплата и премии, долл.Количество ипотечных кредитов, шт.
Стандартная ипотека0,10200255000400
Ипотека
в крупных размерах
0,15300257500100
Всего0,255002512 500500

В результате заложенная в бюджет рабочая нагрузка выглядит следующим образом (табл. П4).

Таблица П4. Рабочая нагрузка на продажу ипотеки, заложенная в бюджет
Вид
деятельности
Специалист кредитного
отдела
Менеджер отделения
рабочая
нагрузка, час
эквивалент полной
занятости,
рабочие дни
рабочая
нагрузка, час
эквивалент полной
занятости,
рабочие дни
Ответы на телефонные звонки7500,375  
Прием заявок22001,1 
Оценка:    
ипотечных кредитов10000,50  
  5000,25
кредитов на покупку автомобиля5000,25  
  2500,125
Продажа ипотечных кредитов:    
стандартных  2000,10
в крупных размерах  3000,15
Управление специалистами по обработке кредитов  2000,10
Управление кредитными офицерами  2000,10
Всего44502,22516500,825
Имеется в наличии40002,020001,0
Недостаток/ избыток450 (И) 350 (Н) 

Такой предварительный бюджет показывает, что работы будет больше, чем могут выполнить два кредитных офицера при вышеизложенных условиях. У менеджера отделения будет больше времени, чем его рабочая нагрузка. Проанализировав различные варианты и способы усовершенствования процесса, кредитные офицеры и менеджер отделения сошлись во мнении, что часть работы с кредитными заявками возьмет на себя менеджер отделения.

Менеджер отделения видит, что в предварительном бюджете необходимо учесть 450 часов рабочей нагрузки, так как из бюджета следует, что для выполнения предусмотренной работы кредитным офицерам потребуется 4450 бюджетных часов, в то время как они располагают 4000 часов, т. е. для оставшихся 450 часов рабочей нагрузки требуется изыскать функциональные возможности.

На прием одной ипотечной заявки уходит два часа. Рабочая нагрузка менеджера отделения составляет в настоящее время 1650 часов. Если он возьмет на себя всю дополнительную нагрузку в 450 часов, необходимую для того, чтобы помочь кредитным офицерам в приеме кредитных заявок, продолжительность его рабочего времени в откорректированном бюджете составит 2100 часов.

Так как весна и лето являются напряженными периодами с точки зрения ипотечного кредитования, менеджер считает, что кредитные офицеры и он сам должны уходить в отпуск осенью или зимой. Он полагает, что таким образом будет учтена сезонность. Он планирует подготовить месячный бюджет рабочей нагрузки, основанный на данных прошлых лет, для того, чтобы проверить допущения. Откорректированный бюджет теперь выглядит следующим образом (табл. П5).

Таблица П5. Откорректированный вариант бюджета
Вид
деятельности
Кредитный офицер Менеджер отделения Всего, час
рабочая нагрузка, час эквивалент полной занятости, рабочие дни рабочая нагрузка, час эквивалент полной занятости, рабочие дни
Ответы на телефонные звонки7500,375    750
Прием заявок 17500,875     
    4500,2252200
Оценка:      
ипотечных кредитов 10000,50    1000
    5000,25500
кредитов на покупку автомобиля 5000,25    500
    2500,125250
Продажа ипотечных кредитов:          
стандартных     2000,10200
в крупных размерах     3000,15300
Управление специалистами по обработке кредитов     2000,10200
Управление кредитными офицерами     2000,10200
Всего по бюджету 40002,021001,056100
Имеется в распоряжении 4000  2100 с учетом сверхурочного времени  6100

Теперь, когда бюджетная рабочая нагрузка соответствует имеющимся ресурсам, банк EZ Money может пересчитать бюджет заработной платы и премий. Бюджетная ставка зарплаты и премий кредитного менеджера остается 20 долл. в час (40 000 долл., деленные на 2000 часов). Бюджетная ставка зарплаты и премий менеджера отделения теперь составит 23,81 долл.:

50 000 / 2100 (2000 + 100 сверхурочно) бюджетных часов = 23,81 долларов в час на зарплату и премии.

Соответствующий бюджет приведен в таблице П6.

Таблица П6 Бюджет зарплаты по видам деятельности

Вид деятельности
Кредитный офицер Менеджер отделения Заработная плата, долл. Всего, долл.
рабочая нагрузка, час почасовая ставка, долл. рабочая нагрузка почасовая ставка, долл.
Ответы на телефонные звонки 750 20     15 000 15 000
Прием заявок 1750 20     35 000  
    450 23,81 10 714  
          45 714
Оценка ипотечных кредитов 1000 20     20 000  
    500 23,81 11 905  
          31 905
Оценка кредитов на покупку автомобиля 500 20     10 000  
    250 23,81 5952  
          15 952
Продажа стандартных ипотечных кредитов     200 23,81 4762 4762
Продажа ипотечных кредитов в крупных размерах     300 23,81 7143 7143
Управление специалистами по обработке кредитов     200 23,81 4762 4762
Управление кредитными офицерами     200 23,81 4762 4762
Всего по бюджету 4000   2100   130 000 130 000

Бюджетное планирование затрат на офисные помещения, оборудование, материалы и телефонную связь. При бюджетном планировании расходов на офисные помещения, оборудование, поездки/питание и ряда других расходов необходимо иметь в виду, что очень распространены ситуации, когда некоторые виды деятельности происходят независимо от того, есть на них у организации ресурсы или нет. Необходимо предусматривать в бюджете ресурсы только на те виды деятельности, которые напрямую связаны с данным отделом.

В данном примере банк EZ Money оплачивает аренду помещений из расчета 20 долл. в год за квадратный фут занимаемой им площади. В эту сумму входят все расходы по обслуживанию помещений. В банке считают, что затраты на аренду помещений следует учитывать в бюджете исходя из площади, выраженной в квадратных футах, приходящейся на отдел, а затем распределять затраты на аренду в пределах отдела исходя из времени в часах, уходящего на различные виды деятельности в отделе. Площадь офиса менеджера отделения такая же, как и площадь офиса кредитных офицеров и специалистов по обработке кредитов. Площадь офиса кредитных офицеров составляет 600 квадратных футов, или 200 квадратных футов на человека. Эти 600 квадратных футов распределены между кредитными офицерами и менеджером отделения равномерно в размере 200 квадратных футов на человека.

Общая сумма бюджета отдела кредитных офицеров составляет 12 тыс. долл. (600 квадратных футов, умноженные на 20 долл. за квадратный фут). Таким образом, бюджет аренды помещений для каждого человека в этом отделе составляет 3 тыс. долл. (200 квадратных футов, умноженные на 20 долл. за квадратный фут). В отделе считают, что имеет смысл рассчитывать все бюджетные суммы, исходя из количества часов рабочей нагрузки. Поэтому они рассчитывают ставку аренды по каждой должности: для кредитных офицеров и менеджера отделения. Эта ставка аренды рассчитывается путем деления общей бюджетной суммы арендной ставки из расчета на человека (4 тыс. долл.) на бюджетное количество отработанных часов (табл. П7).

Таблица П7. Расчет бюджетной почасовой ставки аренды
Должность Бюджетная сумма арендных платежей из расчета на человека, долл. Бюджетные часыБюджетная
почасовая
ставка, долл.
Кредитный офицер 400020002,00
Менеджер отделения 400021001,905

Таким образом, бюджетная ставка арендной платы может быть прослежена вплоть до видов деятельности данного отдела следующим образом (табл. П8).

Таблица П8. Бюджет арендных платежей за офисные помещения отдела кредитных офицеров
Вид
деятельности
Рабочая
нагрузка, час
Почасовая ставка
аренды, долл.
Кредитный офицер Общий бюджет менеджера отделения банка, долл.
Ответы на телефонные звонки 7502  1500
Прием кредитных заявок 17502  3500
4501905  857
Оценка:        
ипотечных кредитов 10002  2000
кредитов на покупку автомобиля 5002  1000
ипотечных кредитов 5001,905  953
кредитов на покупку автомобиля 2501,905  476
Продажа:        
стандартной ипотеки 2001,905  381
ипотеки в крупных размерах 3001,905  571
Управление кредитными офицерами 2001,905  381
Управление специалистами по обработке кредитов 2001,905  381
Общий бюджет аренды офисных помещений отдела кредитных офицеров     610012 000

Теперь, когда подготовка бюджета арендных платежей за офисные помещения завершена, перейдем к составлению бюджета затрат на оснащение и оборудование отдела кредитных офицеров банка EZ Money. Бюджет оснащения и оборудования включает в себя затраты на столы, кресла, перегородки, формирующие рабочее место, и компьютеры. Амортизационные отчисления и затраты на оснащение и оборудование предусмотрены в бюджете на предстоящий год в размере 30 тыс. долл.

В данном отделе используются персональные компьютеры разных моделей и разной степени изношенности. Есть компьютеры, затраты по которым уже были полностью отнесены на амортизацию, а есть и совершенно новые компьютеры. В банке EZ Money считают, что не стоит выделять более дорогие компьютеры из общего числа компьютеров.

Общая сумма бюджета отдела кредитных офицеров составляет 30 тыс. долл. Поэтому бюджет оснащения и оборудования отдела из расчета на одного работника составляет 10 тыс. долл. Еще раз отметим, что в данном отделе считают, что имеет смысл закладывать в бюджет все суммы из расчета на рабочую нагрузку в часах. Поэтому они рассчитывают бюджетную ставку по оснащению и оборудованию по каждой должности: для кредитных офицеров и для менеджера отделения. Бюджетная ставка по оборудованию рассчитывается путем деления общей бюджетной ставки оснащения и оборудования из расчета на одного работника (10 тыс. долл.) на количество отработанных часов (табл. П9).

Таблица П9. Расчет бюджетной почасовой ставки отдела кредитных офицеров
Должность Бюджетная ставка аренды помещений
из расчета на одного
работника, долл.
Количество
часов
в бюджете
Бюджетная
почасовая
ставка, долл.
Кредитный офицер 10 00020005,00
Менеджер отделения 10 00021004,76

Таким образом, бюджетные суммы затрат на аренду могут быть прослежены вплоть до видов деятельности данного отдела. На основе этой бюджетной информации можно рассчитать бюджетную почасовую ставку для отдела кредитных офицеров следующим образом. На каждого работника отдела кредитных офицеров в бюджете предусматривается сумма в 10 тыс. долл. на оснащение и компьютер этого работника. Поэтому делим 10 тыс. долл. на 2000 часов работы кредитного офицера и получаем бюджетную почасовую ставку затрат на оснащение и компьютер для кредитных офицеров в размере 5 долл. Та же процедура используется для расчета бюджетной почасовой ставки затрат на оснащение и оборудование для менеджера отделения. Полученный бюджет затрат на оснащение и оборудование отдела кредитных офицеров представлен в табл. П10.

Таблица П10. Бюджет затрат на оснащение и оборудование
отдела кредитных офицеров
Вид деятельностиРабочая
нагрузка, час
Почасовая ставка, долл.Общий бюджет, долл.
кредитный
офицер
менеджер
Ответы на телефонные звонки 7505  3750
Прием кредитных заявок 17505  8750
450  4,762143
Оценка:        
ипотечных кредитов 10005  5000
кредитов на покупку автомобиля 5005  2500
ипотечных кредитов 500  4,762381
кредитов на покупку автомобиля 250  4,761190
Продажа:        
стандартной ипотеки 200  4,76952
ипотеки в крупных размерах 300  4,761428
Управление кредитными офицерами 200  4,76953
Управление специалистами по обработке кредитов 200  4,76953
Общий бюджет затрат на оборудование отдела кредитных офицеров 6100    30 000

Бюджет материалов и запасов будет составлен лишь для вида деятельности «Прием кредитных заявок». По оценкам отдела, каждая кредитная заявка обходится в 1 долл. При этом другие материалы используются в минимальном количестве, и бюджет по ним рассчитываться не будет. Поэтому 1 долл. на заявку, умноженный на бюджетное количество заявок, равное 1100, дает 1100 долл. затрат на материалы и запасы для вида деятельности «Прием кредитных заявок» (табл. П11).

Таблица П11. Бюджет материалов и запасов отдела кредитных офицеров
Вид
деятельности
Объем Затраты
на единицу,
долл.
Общая сумма по бюджету, долл.
Ответы на телефонные звонки      
Прием кредитных заявок 110011100
Оценка кредитов      
Продажа ипотеки      
Управление кредитными
офицерами
     
Управление специалистами
по обработке кредитов
     
Общая сумма бюджета затрат
на материалы
    1100

Расчет бюджета затрат на телефонную связь. И, наконец, банк EZ Money должен рассчитать бюджет затрат на телефонную связь. Бюджет затрат на телефонную связь для данного отдела составляет 600 долл. на человека. Еще раз отметим, что в этом отделе полагают, что имеет смысл рассчитывать все бюджетные суммы исходя из количества отработанных часов. Поэтому они рассчитывают ставку затрат на телефонную связь по каждой должности: для кредитных офицеров и для менеджера отделения. Эта ставка затрат на телефонное оборудование рассчитывается путем деления общей бюджетной суммы затрат на телефонное оборудование из расчета на человека (600 долларов) на бюджетное количество отработанных часов (табл. П12).

Таблица П12. Расчет бюджетной ставки на телефонное оборудование
Должность Бюджетная ставка аренды из расчета на одного работника, долл. Количество
часов
по бюджету
Бюджетная почасовая ставка, долл.
Кредитный офицер 60020000,30
Менеджер отделения 60021000,286

Бюджет затрат на оборудование телефонной связи отдела представлен в табл. П13.

Таблица П13. Бюджет затрат на оборудование телефонной связи отдела кредитных офицеров
Вид
деятельности
Рабочая нагрузка, час Бюджетная почасовая ставка кредитного офицера, долл. Бюджетная почасовая ставка менеджера, долл. Общий
бюджет, долл.
Ответы на телефонные звонки 7500,30  225
Прием кредитных заявок 17500,30  525
450  0,286128
Оценка:        
ипотечных кредитов 10000,30  300
кредитов на покупку автомобиля 5000,30  150
ипотечных кредитов 500  0,286143
кредитов на покупку автомобиля 250  0,28672
Продажа:        
стандартной ипотеки 200  0,28657
ипотеки в крупных размерах 300  0,28686
Управление кредитными офицерами 200  0,28657
Управление специалистами по обработке кредитов 200  0,28657
Общий бюджет затрат на оборудование отдела кредитных офицеров 6100    1800

Затраты на междугородние разговоры относятся в основном на общекорпоративные виды деятельности и вид деятельности по продаже ипотеки. Исходя из опыта прошлых периодов следует ожидать ежедневных звонков, относящихся к общекорпоративным видам деятельности, в среднем на сумму 10 долл. в день в течение 240 дней на общую сумму в 2400 долл. Будут еженедельные звонки инвесторам, затраты на которые оцениваются также в среднем в сумме 10 долл. на звонок на общую сумму в 500 долл. В таблице П14 представлены данные по средней продолжительности звонков для различных видов деятельности, выполняемых в отделе.

Таблица П14. Затраты на междугородние телефонные разговоры
отдела кредитных офицеров
Вид деятельности Рабочая нагрузка, час Затраты кредитного офицера, долл. Затраты менеджера отделения, долл. Общая сумма по бюджету, долл.
Ответы на телефонные звонки        
Прием кредитных заявок        
Оценка кредитов        
Продажа ипотеки 50 звонков10  500
Управление кредитными
офицерами
240 звонков10  2400
Управление специалистами по обработке кредитов        
Общая сумма бюджета затрат на междугородние телефонные разговоры отдела кредитных офицеров       2900

Теперь, когда составлен бюджет по различным категориям затрат по каждому виду деятельности, отдел может сложить все эти бюджетные суммы затрат для получения общей бюджетной суммы затрат по каждому виду деятельности. Он также может рассчитать общую бюджетную сумму затрат по всем видам деятельности отдела (табл. П15).

Таблица П15. Бюджет отдела кредитных офицеров по видам деятельности

Вид деятельности
Рабочая нагрузка, час Зарплата
/премии, долл.
Аренда, долл. Оборудо-
вание, долл.
Матери-
алы, долл.
Телефонная связь, долл. Между-
городняя телефонная связь, долл.
Итого, долл. Всего, долл.
Ответы на телефонные звонки 750 15 000 1500 3750   225   20 475 20 475
Прием кредитных заявок 1750 35 000 3500 8750 1100 52   48 875  
450 10 714 857 2143   128   13 842  
                62 717
Оценка:                  
ипотечных кредитов 1000 20 000 2000 5000   300   27 300  
500 11 905 953 2381   143   15 382  
                42 682
кредитов на покупку автомобиля 500 10 000 1000 2500   150   13 650  
250 5952 476 1190   72   7690  
                21 340
Продажа ипотечных кредитов:                  
стандартных 200 4762 381 952   57 400 6552  
в крупных размерах 300 7143 571 1428   86 100 9328  
                  15 880
Управление специалистами по обработке кредитов 200 4762 381 953   57 2400 8553 8553
Управление кредитными офицерами 200 4762 381 953   57   6153 6153
Всего 6100 130 000 12 000 30 000 1100 1800 2900   177 800

Менеджер отделения принимает решение распределить вторичные виды деятельности исходя из рабочей нагрузки кредитных офицеров и специалистов по обработке кредитов. Рабочая нагрузка двух специалистов по обработке кредитов составляет 2000 часов в год на каждого, т. е. всего 4000 часов. Поэтому менеджер отделения делит общую сумму затрат на вторичный вид деятельности «Управление кредитными офицерами» (6153 долл.) на количество часов работы кредитных офицеров, равное 4000 часов, и получает ставку распределенных затрат в 1,54 долл. из расчета на бюджетную рабочую нагрузку кредитного офицера. Таким образом, распределение затрат по этому вторичному виду деятельности рассчитывается следующим образом (табл. П16).

Теперь отделение банка может использовать показатели рабочей нагрузки по каждому виду деятельности для расчета удельных бюджетных затрат по виду деятельности. По некоторым видам деятельности, таким как «Ответы на телефонные звонки» и «Прием кредитных заявок», следует использовать одни и те же показатели рабочей нагрузки в часах, независимо от видов кредитов. По другим видам деятельности, таким как «Оценка кредитов» и «Продажа ипотеки», время выполнения может быть больше или меньше, в зависимости от вида кредита. Например, для оценки ипотечного кредита — стандартного или в крупных размерах — требуется 0,893 часа, а для оценки кредита на покупку автомобиля требуется всего 0,463 часа. Рассчитаем удельные бюджетные затраты на 560 ипотечных кредитов и 540 кредитов на покупку автомобиля (табл. П17).

Таблица П16. Распределение бюджетных вторичных видов деятельности по
бюджетным первичным видам деятельности отдела кредитных офицеров
банка EZ Money
Вид
деятельности
Рабочая
нагрузка, час
Первичные виды деятельности, всего, долл. Вторичные виды деятельности, долл. Итого с учетом вторичных видов деятельности, долл.
Ответы на телефонные звонки 75020 475115421 629
Прием кредитных заявок 175062 717269265 409
Оценка:        
ипотечных кредитов 100042 682153844 220
кредитов на покупку автомобилей 50021 34076922 109
Продажа ипотечных кредитов:        
стандартных 2006552  6552
в крупных размерах 3009328  9328
Управление специалистами по обработке кредитов 2008553  8553
Управление кредитными офицерами 2006153(6153) 
Всего   177 800  177 800

Таблица П17. Удельные бюджетные затраты по видам деятельности
отдела кредитных офицеров
Вид
деятельности
Рабочая нагрузка, час Общая
сумма, долл.
Бюджетный объем Измеритель выходного результата Удельные затраты, долл.
Ответы на телефонные звонки 75021 6293000Звонки с целью наведения справок7,21
Прием кредитных заявок 220065 4091100Заявки59,46
Оценка:          
ипотечных кредитов 150044 220560Заявки78,96
кредитов на покупку автомобилей 75022 109540Заявки40,94
Продажа ипотечных кредитов:          
стандартных 20093284Партии2332
в крупных размерах 300655210Партии655
Управление специалистами по обработке кредитов 2008553     
Управление кредитными офицерами     
Всего 177 800   

Бюджет будет представлен для рассмотрения менеджеру процесса, а также старшему руководству. Менеджер отделения банка также должен проанализировать виды деятельности отдела для того, чтобы проверить, являются ли виды деятельности, которые они осуществляли в прошлом году, частью того же бизнес-процесса. В этом отделе все виды деятельности рассматриваются как часть бизнес-процесса «Привлечение клиентов на кредитное обслуживание».

Подготовка бюджета отдела обработки кредитных заявок. Отдел обработки кредитных заявок состоит из двух человек. В отделе выполняются два вида деятельности: заказ отчетов и выплата денег.

По ипотечным кредитам они заказывают четыре вида отчетов:

1) кредитную историю;

2) подтверждение права собственности;

3) экспертный отчет;

4) оценку стоимости активов.

По кредитам на покупку автомобиля заказывают два вида отчетов: кредитную историю; справку об автотранспортном средстве.

Подготовка бюджета по виду деятельности «Заказ отчетов». Вид деятельности «Заказ отчетов» имеет свои особенности для ипотечных кредитов и для кредитов на покупку автомобиля. По ипотечным кредитам банк заказывает четыре отчета. По кредитам на покупку автомобилей банк заказывает всего два отчета.

Имеется 560 заявок на получение ипотечных кредитов. По каждой заявке необходимо получить четыре отчета: кредитную историю, подтверждение права собственности, экспертный отчет и отчет об оценке стоимости активов. На то, чтобы заказать и ознакомиться с каждым из этих отчетов, уходит примерно 15 минут. Таким образом, рабочая нагрузка по заказу отчетов по ипотечным кредитам составит: 560 ипотечных заявок, умноженные на 15 минут на один отчет и умноженные на четыре отчета на ипотечный кредит, что в результате дает 560 часов работы специалиста по обработке кредитов.

Имеется 540 заявок на получение кредитов на покупку автомобиля. По каждой заявке необходимо иметь два отчета: кредитную историю и справку об автотранспортном средстве. На то, чтобы заказать и ознакомиться с каждым из этих отчетов, уходит примерно 15 минут. Таким образом, рабочая нагрузка по заказу отчетов по ипотечным кредитам составит: 540 ипотечных заявок, умноженные на 15 минут на один отчет и умноженные на два отчета на кредит на покупку автомобиля, что в результате дает 270 часов работы специалиста по обработке кредитов.

Таким образом, общая величина рабочей нагрузки на заказ отчетов представляет собой сумму 560 часов работы специалиста по обработке ипотечных кредитов и 270 часов работы специалиста по обработке кредитов на покупку автомобиля, составляющую 830 часов работы специалиста по обработке кредитов.

Специалисты по обработке кредитов зарабатывают 24 тыс. долл. в виде зарплаты плюс 6 тыс. долл. (25 % от размера зарплаты) в виде премий, что в общей сложности составляет 30 тыс. долл. В качестве альтернативы расчету почасовой ставки, этот отдел решает рассчитать бюджет на основе эквивалента полной занятости в полных рабочих днях. Они рассчитывают эквивалент полной занятости в полных рабочих днях, которое требуется для заказа отчетов, путем деления 830 бюджетных часов, которые будут потрачены на заказ отчетов, на 2000 часов в год, что в результате дает 0,415 эквивалента полной занятости, выраженного в полных рабочих днях.

Далее умножают 0,415 эквивалентов полных рабочих дней на сумму годовой зарплаты и премий специалиста по обработке кредитов в 30 тыс. долл., что в результате дает бюджетную сумму в 12 450 долл. зарплаты и премий специалиста по обработке кредитов по виду деятельности «Заказ отчетов».

На основе представленного выше расчета составляется следующий бюджет по виду деятельности (табл. П18).

Таблица П18. Бюджет по виду деятельности «Заказ отчетов»
Вид
деятельности
Рабочая
нагрузка, час
Эквивалент
полной занятости,
полные рабочие дни
Зарплата, долл.

Заказ отчетов

8300,41512 450

Подготовка бюджета по виду деятельности «Заказ отчетов с учетом особенностей». Еще одним способом расчета бюджета по этому виду деятельности является использование концепции особенностей. В примере делается допущение, что на заказ каждого вида отчетов требуется примерно одинаковое количество времени. Поэтому если на заказ отчета уходит 15 минут, то на ипотечный кредит уйдет 1 час (4 отчета умножить на 15 минут на отчет), а на кредит на покупку автомобиля полчаса (2 отчета умножить на 15 минут на отчет). Средняя продолжительность времени, требующегося для ипотечного кредита (1 час) и кредита на покупку автомобиля (полчаса) составляет 45 минут. Следующим шагом является расчет величины отклонения в процентах бюджетного времени от его среднего значения. Например, бюджетное время по ипотечному кредиту составляет 1 час, а его среднее значение по ипотечному кредиту и кредиту на покупку автомобиля составляет 45 минут. Поэтому бюджетное время по ипотечному кредиту, равное 1 час, на 33 % больше, чем средняя пПродолжительность времени по кредиту (60 минут разделить на 45 минут равно 133 %) (табл. П19).

Таблица П19. Расчет величины отклонения бюджетного времени
от его среднего значения
Вид кредита Кол-во
отчетов
Среднее
время/отчет
Бюджетное время Среднее время % отклонения бюджетного времени от среднего

Ипотечные кредиты

415 минут1 час45 минут1,3333

Кредиты на покупку автомобиля

215 минут1/2½ часа45 минут0,6667

Зная, что средняя продолжительность времени составляет 45 минут, а также зная отклонение от него, выраженное в процентах, банк EZ Money может рассчитать рабочую нагрузку. Специалисты банка умножат количество кредитных заявок (560) на среднюю продолжительность времени в 45 минут и на процентную величину отклонения от средней продолжительности времени в большую или меньшую сторону:

560 ипотечных заявок x 45 минут в среднем x 1,333 = 560 часов + 540 заявок по кредитам на покупку автомобиля x 45 минут
в среднем x 0,6667 = 270 часов.

Всего — 830 часов.

Очевидно, что применение концепции особенностей позволяет организации использовать только один вид деятельности — «Заказ отчетов». Это дает организации более глубокое понимание того, какие именно особенности приводят к тому, что организация тратит больше времени и денег на заказ отчетов. Учет особенностей может дать организации различные идеи о сути процессов. Может возникнуть вопрос о том, почему на заказ отчетов по одному виду кредитов требуется больше времени, чем по другому. В данном примере мы знали ответ заранее. Однако если бы мы не знали ответа, то особенности могли бы дать нам более глубокое понимание особенностей различных продуктов и услуг, влияющих на наши затраты.

Расчет бюджета по виду деятельности «Выплата денег». Вторым видом деятельности отдела по обработке кредитов является выплата денег заемщикам по оформленным кредитам. Банк EZ Money заложил в бюджет в общей сложности 1000 кредитов, из которых 500 — кредиты на покупку автомобиля, 400 — стандартные ипотечные кредиты и 100 — ипотечные кредиты в крупных размерах.

Выплата денег включает в себя выполнение всех задач, связанных с выплатой денег заемщикам по ипотечным кредитам. В среднем на закрытие операций по ипотечному кредиту специалисту по обработке кредитов требуется 3,2 часа, независимо от того, является ли ипотечный кредит стандартным или крупным. На закрытие операций по кредиту на покупку автомобиля специалисту по обработке кредитов требуется один час. Это время необходимо для подготовки документов после закрытия операций по кредиту. На выплату денег по ипотеке уходит больше времени, чем по кредиту на покупку автомобиля в связи с большим количеством документов по ипотечным кредитам. Например, по кредиту на покупку автомобиля требуется лишь оформление права залогового удержания. По ипотечному кредиту необходимо оформить закладную на недвижимость, право залогового удержания, страховой полис в отношении права собственности на объект недвижимости, а также подготовить для хранения отчет об оценке объекта недвижимости, экспертный отчет, закладную и документ, подтверждающий право залогового удержания.

Таким образом, рабочая нагрузка специалиста по обработке кредитов по выплате денег по ипотечным кредитам рассчитывается путем умножения количества ипотечных кредитов, равное 560, на 3,2 часа из расчета на один ипотечный кредит, что в результате дает 1600 часов работы специалиста по обработке кредитов.

Специалисты по обработке кредитов любят анализировать свою работу в эквиваленте рабочего времени, выраженном в полных рабочих днях. Этот подход отличается от подхода отдела кредитных офицеров, которые рассматривают все затраты с позиций количества проработанных часов.

Специалисты по обработке кредитов пересчитывают рабочую нагрузку по выплате денег заемщикам, равную 1600 часам работы специалиста по обработке кредитов, путем деления ее на 2000 предусмотренных бюджетом часов работы одного специалиста по обработке кредита, что в результате дает эквивалент полной занятости специалиста по обработке кредитов, равный 0,8.

Затем они умножают коэффициент 0,8 на предусмотренную бюджетом среднюю сумму зарплаты и премий специалистов по обработке кредитов, равную 30 тыс. долл., и получают бюджетную сумму зарплаты и премий, относящуюся к выплате денег по ипотечным кредитам, равную 24 тыс. долл.

Рабочая нагрузка по выплате денег по кредитам на покупку автомобилей будет 500 кредитов на покупку автомобилей, умноженные на 1 час на кредит, или 500 часов работы специалиста по обработке кредитов.

Специалисты по обработке кредитов пересчитывают рабочую нагрузку, равную 500 часам работы специалиста по обработке кредитов, путем деления ее на 2000 заложенных в бюджет часов работы специалиста по обработке кредита из расчета на одного работника, что в результате дает эквивалент полной занятости специалиста по обработке кредитов, равный 0,25.

Затем они умножают коэффициент 0,25 на предусмотренную бюджетом среднюю сумму зарплаты и премий специалистов по обработке кредитов, равную 30 тыс. долл., и получают бюджетную сумму зарплаты и премий, относящуюся к выплате денег по ипотечным кредитам, равную 7500 долл.

Рассчитанные таким образом бюджетная нагрузка, эквивалент полной занятости нагрузки в полных рабочих днях, зарплата и премии представлены в табл. П20.

Таблица П20. Бюджет по виду деятельности «Выплата денег»
Вид
деятельности
Рабочая
нагрузка, час
Эквивалент
полной занятости, рабочие дни
Зарплата
и премии, долл.
Выплата денег по ипотечным кредитам 16000,824 000

Выплата денег по кредитам на покупку автомобиля

5000,257500

Было принято решение разбить работу по выплате денег на два вида деятельности, так как время на выплату денег по ипотечным кредитам отличается от времени, необходимого на выплату денег по кредитам на покупку автомобиля. При использовании средней величины по этим двум видам кредитов затраты по ипотечным кредитам и кредитам на покупку автомобилей будут искажены. Поэтому в отделении банка разделили этот вид деятельности на два подвида деятельности: «Выплата денег по ипотеке» и «Выплата денег по кредитам на покупку автомобилей».

Подготовка бюджета по виду деятельности «Оформление частного ипотечного страхования». Одной из особенностей стандартных ипотечных кредитов является то, что заемщики, размер первоначального платежа которых небольшой, должны оформлять частное ипотечное страхование. На условиях малых первоначальных платежей банк работает только со стандартными ипотечными кредитами. Малые первоначальные платежи по ипотечным кредитам в крупных размерах банком не допускаются. По оценкам кредитных офицеров, оформлять частное ипотечное страхование придется по половине из 400 стандартных ипотечных кредитов, т. е. по 200. Специалисты по обработке кредитов планируют, что на оформление частного ипотечного страхования по одному кредиту потребуется два часа. Поэтому в результате умножения 200 стандартных ипотечных кредитов, по которым требуется оформление частного ипотечного страхования, на два часа, требующихся для оформления частного ипотечного страхования по одному кредиту, получим бюджетную рабочую нагрузку в размере 400 часов, необходимых для оформления частного ипотечного страхования.

Затем они рассчитывают эквивалент полной занятости в полных рабочих днях, которые будут потрачены специалистами по обработке кредитов на оформление частного ипотечного кредитования. Они делят 400 часов работы специалистов по обработке кредитов на 2000 часов на одного работника при полной занятости и получают эквивалент полной занятости в полных рабочих днях, равный 0,2.

Затем они умножают количество полных рабочих дней в эквиваленте на предусмотренную в бюджете годовую сумму зарплаты и премий специалистов по обработке кредитов, равную 30 тыс. долл., и получают бюджетную сумму зарплаты и премий специалистов по обработке кредитов, равную 6 тыс. долл., приходящуюся на оформление частного ипотечного страхования.

Таким образом, общая рабочая нагрузка в эквиваленте рабочего времени в полных рабочих днях отдела обработки кредитов составляет:

0,415 полного рабочего дня на заказ отчетов + 0,80 полного рабочего дня на выплату денег по ипотечным кредитам + 0,25 полного рабочего дня на выплату денег по кредитам на покупку автомобилей + 0,2 полного рабочего дня на оформление частного ипотечного страхования = 1,665 полного рабочего дня на заказ отчетов.

В бюджете будет учтена рабочая нагрузка, составляющая 1,665 полного рабочего дня. Специалисты по обработке кредитов считают, что они выполняют различные другие виды деятельности, на которые у них уходит оставшаяся часть времени. Менеджер отделения и специалисты по обработке кредитов будут учитывать в бюджете эти 0,335 полного рабочего дня в качестве видов деятельности, относящихся к категории «Разное». Полученные результаты представлены в табл. П21.

Таблица П21. Бюджет по видам деятельности «Оформление частного ипотечного страхования»
Вид
деятельности
Эквивалент полной занятости специалистов по обработке кредита, рабочие дниГодовая зарплата и премии, долл.Зарплата
и премии по виду деятельности, долл.
Заказ отчетов 0,41530 00012 450
Выплата денег — ипотечные кредиты 0,8030 00024 000
Выплата денег — кредиты на покупку автомобиля 0,2530 0007500
Обработка документов по частному ипотечному страхованию 0,2030 0006000
Итого 1,66530 00049 950
Разное 0,33530 00010 050
Всего по отделу 2,000  60 000

Сотрудниками было принято решение в течение года изучать, какая именно работа выполняется в рамках этой категории «Разное», а затем определить, являются ли такие разнообразные виды деятельности наилучшим вариантом использования времени специалистов по обработке кредитов.

Подготовка бюджета затрат на офисные помещения, оборудование, материалы и телефонную связь отдела специалистов по обработке кредитов. Банк EZ Money оплачивает арендные платежи в сумме 20 долл. за квадратный фут занимаемых им помещений. В эту сумму входят все затраты на обслуживание. В банке EZ Money считают, что затраты на аренду помещений из расчета на квадратный фут площади следует учитывать в бюджете в привязке к конкретным отделам, а затем распределять затраты по аренде в рамках отделов в зависимости от часов рабочей нагрузки отдела. Площадь отдела по обработке кредитов составляет 400 квадратных футов на двоих специалистов по обработке кредитов, или 200 квадратных футов на специалиста. В результате умножения бюджетной суммы аренды в 20 долл. за квадратный фут на 200 квадратных футов на одного работника с полной занятостью, получится 4 тыс. долл. на человека.

Таким образом, бюджетная сумма аренды может быть прослежена до уровня двух специалистов по обработке кредитов следующим образом (табл. П22).

Таблица П22. Определение бюджетной суммы отдела обработки кредитов на аренду (помещений)
Вид
деятельности
Рабочая нагрузка в эквиваленте полной занятости Ставка аренды/эквивалент
полной занятости, долл.
Всего
по бюджету, долл.
Заказ отчетов 0,41540001660
Выплата денег:      
ипотека 0,8040003200
кредиты на покупку автомобилей 0,2540001000
Обработка документов по частному ипотечному страхованию 0,204000800
Разное 0,33540001340
Общая сумма бюджета затрат на помещения отдела по обработке кредитов 2,008000

Теперь, когда бюджет затрат на помещения подготовлен, перейдем к расчету бюджета затрат на оборудование и оснащение отдела обработки кредитов банка EZ Money. В бюджете затрат на оборудование и оснащение учитываются: стол, кресло, перегородки рабочего места и компьютер. Бюджет на предстоящий год предусматривает 20 тыс. долл. на амортизационные отчисления и затраты на обслуживание компьютеров.

В этих отделах используются компьютеры разных моделей и возраста. Есть полностью амортизированные компьютеры, есть совершенно новые. Банк EZ Money не видит необходимости в том, чтобы выделять более дорогие компьютеры в отдельную группу.

На основе такой бюджетной информации, рассчитывается бюджетная ставка затрат отдела обработки кредитов на оборудование из расчета на эквивалент полной занятости в рабочих днях следующим образом: на каждого работника отдела обработки кредитов бюджетом предусматривается 10 тыс. долл. (20 тыс. долл. делятся на двух специалистов по обработке кредитов). Бюджет затрат на оборудование и оснащение отдела обработки кредитов приведен в табл. П23.

Таблица П23. Бюджет затрат на оборудование и оснащение
отдела обработки кредитов
Вид
деятельности
Рабочая нагрузка в эквиваленте полной занятости Ставка аренды/эквивалент
полной занятости, долл.
Всего
по бюджету, долл.
Заказ отчетов 0,41510 0004150
Выплата денег:      
ипотека 0,8010 0008000
кредиты на покупку автомобилей 0,2510 0002500
Обработка документов по частному ипотечному страхованию 0,2010 0002000
Разное 0,33510 0003350
Общая сумма бюджета затрат на помещения отдела по обработке кредитов 2,00 20 000

Бюджет затрат на материалы (табл. П24) будет рассчитан только по виду деятельности «Выплата денег». Использование материалов на другие нужды минимально и будет учтено в бюджете отдельно. В бюджете затрат на материалы и поставки по виду деятельности «Выплата денег» заложена сумма 5 тыс. долл. (5 долл. на кредит, умноженные на 1000 кредитов).

Таблица П24. Бюджет затрат на материалы и поставки
отдела обработки кредитов
Вид
деятельности
Рабочая нагрузка, час Затраты по виду деятельности /эквивалент полной занятости Всего
по бюджету, долл.
Заказ отчетов
Выплата денег:      
ипотека 5005 долларов/ипотека2500
кредиты на покупку автомобилей 5005 долларов/ипотека2500
Разные виды деятельности
Общая сумма бюджета затрат на материалы 5000

И, наконец, банк EZ Money должен подготовить бюджет затрат на телефонную связь. Затраты на телефонную связь составляют 600 долл. на человека при наличии телефонных аппаратов на столе у каждого и с учетом местных звонков (табл. П25).

Таблица П25. Бюджет затрат на телефонное оборудование отдела обработки кредитов
Вид деятельности Рабочая нагрузка в эквиваленте полной занятости Ставка аренды/эквивалент полной занятости, долл. Всего
по бюджету, долл.
Заказ отчетов 0,415600250
Выплата денег:      
ипотека 0,80600480
кредиты на покупку автомобилей 0,25600150
Обработка документов по частному ипотечному страхованию 0,20600120
Разные виды деятельности 0,335600200
Общая сумма бюджета затрат на телефонную связь 2,001200

Теперь, когда различные категории затрат по каждому виду деятельности учтены в бюджете, отдел обработки кредитов может сложить все эти суммы затрат и получить общую бюджетную сумму затрат по каждому виду деятельности. Он может также определить общую бюджетную сумму затрат на ресурсы, необходимые для завершения всех видов деятельности в отделе (табл. П26).

Таблица П26 Бюджет по всем видам деятельности отдела обработки кредитов

Вид деятельности
Эквивалент полной занятости, рабочие дни Зарплата/
Премии, долл.
Аренда, долл. Оборудо-
вание, долл.
Мате-
риалы, долл.
Телефонная связь, долл. Всего, долл.
Заказ отчетов 0,415 12 450 1660 4150 250 18 510
Выдача денег:              
по ипотечным кредитам 0,80 24 000 3200 8000 2500 480 38 180
по кредитам на покупку автомобиля 0,25 7500 1000 2500 2500 150 13 650
Обработка документов по частному ипотечному страхованию 0,20 6000 800 2000 120 8920
Разное 0,335 10 050 1340 3350 200 14 940
Всего по бюджету 2,00 60 000 8000 20 000 5000 1200 94 200

Теперь отдел обработки кредитов может использовать размеры рабочей нагрузки по каждому виду деятельности для расчета бюджетных удельных затрат по виду деятельности. По виду деятельности «Заказ отчетов» специалисты по обработке кредитов пользуются следующим расчетом для определения объема работ по виду деятельности (табл. П27).

Таблица П27. Расчет бюджетных удельных затрат по виду деятельности
Вид кредита Количество кредитных заявок Количество
отчетов/кредит
Бюджетный объем, долл.
Ипотечный кредит 56042240
Кредит на покупку автомобиля 54021080
Всего3320

Теперь менеджер отделения банка должен распределить бюджетные суммы полученных издержек, относящихся ко вторичным видам деятельности, по первичным видам деятельности отдела обработки кредитов. Он делает это путем распределения вторичных видов деятельности по всем первичным видам деятельности на основе эквивалента полной занятости в полных рабочих днях, в том числе эквивалента полной занятости в полных рабочих днях по видам деятельности, относящимся к категории «Разное».

Общая сумма затрат на вторичный вид деятельности «Управление специалистами по обработке кредитов» составляет 8553 долл. Эта сумма выделяется из бюджета затрат отдела кредитных офицеров и учитывается в бюджете отдела по обработке кредитов. Она распределяется на двоих работников с полной занятостью. Менеджер просто делит 8553 долл. на двух работников с полной занятостью и получает сумму в 4276,5 долл. из расчета на одного работника при полной занятости (табл. П28).

Таблица П28. Распределение бюджетных затрат вторичных видов деятельности
Вид
деятельности
Эквивалент полной занятости, рабочие дни Всего, долл. Вторичные виды деятельности, долл. Всего с учетом вторичных видов деятельности, долл.
Заказ отчетов 0,41518 510177520 285
Выплата денег:        
по ипотечным кредитам 0,8038 180342141 601
по кредитам на покупку автомобиля 0,2513 650106914 719
Обработка документов по частному ипотечному страхованию 0,2089208559775
Разное 0,33514 940143316 373
Управление специалистами по обработке кредитов   8553(8553)0
Всего по бюджету 2,0094 2000102 753
          В т. ч. 8553

Бюджетные удельные затраты по видам деятельности отдела обработки кредитов приведены в табл. П29.

Таблица П29. Бюджетные удельные затраты отдела обработки кредитов по видам деятельности
Вид
деятельности
Эквивалент полной
занятости, рабочие дни
Всего, долл. Бюджетный объем, долл. Удельные затраты
Заказ отчетов 0,41520 28533206,11
Выплата денег:        
по ипотечным кредитам 0,8041 60150083,20
по кредитам на покупку автомобиля 0,2514 71950029,44
Обработка документов по частному ипотечному страхованию 0,20977520048,88
Разное 0,33516 3731
Всего
по бюджету
2,00102 753

Этот бюджет будет представлен на рассмотрение менеджеру процесса, а также старшему руководству. Менеджер отделения должен также проанализировать свои виды деятельности, чтобы определить, являются ли они все еще частью того же бизнес-процесса, что и в прошлом году. В этом отделе все виды деятельности рассматриваются в качестве части бизнес-процесса «Привлечение клиентов на кредитное обслуживание» (табл. П30).

Таблица П30. Проверка соответствия видов деятельности бизнес-процессу
Вид деятельности Бизнес-процесс
Ответ на телефонные звонки Привлечение клиентов на кредитное обслуживание
Прием кредитных заявок Привлечение клиентов на кредитное обслуживание
Оценка кредитов Привлечение клиентов на кредитное обслуживание
Продажа ипотечных кредитов Привлечение клиентов на кредитное обслуживание
Управление специалистами по обработке кредитов Привлечение клиентов на кредитное обслуживание
Управление кредитными офицерами Привлечение клиентов на кредитное обслуживание
Заказ отчетов Привлечение клиентов на кредитное обслуживание
Выплата денег Привлечение клиентов на кредитное обслуживание
Обработка документов по частному ипотечному страхованию Привлечение клиентов на кредитное обслуживание
Разное Привлечение клиентов на кредитное обслуживание

Отдел распределил вторичные виды деятельности «Управление специалистами по обработке кредитов» и «Управление кредитными офицерами» по каждому из первичных видов деятельности (табл. П31).

Таблица П31. Распределение вторичных видов деятельности
Отдел Первичные виды деятельности
Кредитных офицеров Ответы на телефонные звонки
Прием кредитных заявок
Оценка ипотечных кредитов
Оценка кредитов на покупку
автомобиля
Продажа ипотечных кредитов — стандартных
Продажа ипотечных кредитов —
в крупных размерах
Специалистов по обработке
кредитов
Заказ отчетов
Выплата денег — по ипотеке
Выплата денег — по кредитам
на покупку автомобиля
Обработка документов по частному ипотечному страхованию

Все виды деятельности связаны с одним и тем же бизнес-процессом, одним каналом дистрибуции и только одной группой услуг/продуктов (т. е. потребительскими кредитами).

Было принято решение считать виды деятельности, относящиеся к категории «Разное» неотслеживаемыми затратами. Эти затраты не будут суммироваться со стоимостью услуг, которые они оказывают. Вместо этого они будут учитываться как и прочие неотслеживаемые издержки, относящиеся к президенту банка, налоговому отделу, связям с общественностью и т. д. Если банк решит, что ему нужен учет всех затрат в полном объеме, то тогда виды деятельности категории «Разное» будут рассматриваться в качестве вторичных и затраты на них будут распределяться по первичным видам деятельности так же, как и по виду деятельности «Управление отделом обработки кредитов». Они могут быть распределены исходя из эквивалента полной занятости в рабочих днях, размеров затрат на первичные виды деятельности, логики.

В данном примере были выявлены виды деятельности, относящиеся к категории «Разное». В отделе обработки кредитов работают двое специалистов по обработке кредитов. 1,665 рабочих дней в эквиваленте полной занятости необходимы для выполнения прогнозируемого объема работ. Вероятность существования видов деятельности категории «Разное» имеется во многих отделах/центрах затрат. Для таких отделов организация должна принять решение, как лучше учитывать виды деятельности, относящиеся к категории «Разное». В некоторых случаях виды деятельности из категории «Разное» являются фактически замаскированными избыточными функциональными возможностями. В других случаях в бюджете будет предусмотрен целый ряд видов деятельности, на выполнение которых требуется небольшое по продолжительности время, и которые, возможно, не имеет смысла отслеживать по отдельности.

В результате такого бюджетного процесса банк EZ Money может теперь представить как бюджет с традиционными статьями затрат, так и процессно-ориентированный бюджет по видам деятельности. В бюджете с традиционными статьями затрат показываются затраты на зарплату, аренду, оборудование, материалы и поставки, телефонное оборудование и междугороднюю телефонную связь. Бюджет по видам деятельности показывает различные виды деятельности данного отдела/центра затрат.

Менеджеру процесса и/или старшему руководству будет представлен только бюджет по видам деятельности. Если у менеджера процесса или старшего руководства возникнут вопросы по бюджету по видам деятельности, им будет представлена методология составления бюджета по видам деятельности. Однако бюджет с традиционными статьями затрат им не предоставляется, за исключением тех случаев, когда они сами об этом попросят. Важным является то, что мыслить нужно в терминах видов деятельности и бизнес-процессов, а не в терминах статей затрат.

Подготовка процессно-ориентированного бюджета с исчислением затрат
на продукт/услугу

После того, как будут рассчитаны удельные затраты по каждому виду деятельности, осуществляемому для производства продукта или услуги, организация может составить по таким продуктам/услугам бюджетную ведомость видов деятельности. Мы подготовили часть бюджета банка EZ Money по бизнес-процессу «Привлечение клиентов на кредитное обслуживание» в части одного отделения банка. Бюджетная ведомость видов деятельности, пример которой приведен в табл. 4, показывает следующее:

  • все виды деятельности, относящиеся к продукту или услуге;
  • удельные затраты по бюджетному виду деятельности;
  • бюджетные объемы по каждому виду деятельности;
  • общие суммы затрат по каждому виду деятельности;
  • итоговую сумму.

Таблица 4. Бюджетная ведомость видов деятельности по бизнес-процессу «Привлечение клиентов на кредитное обслуживание» по 400 стандартным ипотечным кредитам
Вид
деятельности
Показатели
объема, используемые в бюджетном планировании
Удельные
затраты
бюджетных
факторов, долл.
Общие
бюджетные
затраты, долл.
Ответы на телефонные звонки 3/ипотечный кредит = 12007,218652
Прием кредитных заявок 1,125/ипотечный кредит = 45059,4626 758
Оценка кредитов 1,125/ипотечный кредит = 45078,9635 533
Продажа стандартной ипотеки 100/партия = 42332 (партия)9328
Заказ отчетов 4/заявка = 18006,1110 998
Выплата денег 1/кредит = 40083,2033 280
Обработка документов по частному ипотечному страхованию 50 % x 400 кредитов = 20048,889776
Общая сумма бюджетных затрат по стандартной ипотеке 134 325
Бюджетное количество стандартных ипотечных кредитов 400 кредитов
Бюджетные удельные затраты по стандартным ипотечным кредитам 336

Соответствующие бюджетные списки видов деятельности по бизнес-процессу «Привлечение клиентов на кредитное обслуживание» приведены в табл. 5 и 6.

Таблица 5. Бюджетный список видов деятельности по бизнес-процессу «Привлечение клиентов на кредитное обслуживание» по 100 ипотечным кредитам в крупных размерах
Вид
деятельности
Показатели
объема, используемые в бюджетном планировании
Удельные
затраты
бюджетных
факторов, долл.
Общие бюджетные затраты, долл.
Ответы на телефонные звонки 3/ипотечный кредит = 3007,212163
Прием кредитных заявок 1,1/ипотечный кредит = 11059,466542
Оценка кредитов 1,1/ипотечный кредит = 11078,968687
Продажа ипотеки 10/партия = 106556550
Заказ отчетов 4/заявка = 4406,112688
Выплата денег 1/кредит = 10083,208320
Обработка документов по частному ипотечному страхованию
Общая сумма бюджетных затрат по ипотеке в крупных
размерах
34 950
Общее количество ипотечных кредитов в крупных размерах по бюджету 100 кредитов
Бюджетные удельные затраты по ипотечным кредитам в крупных размерах 349

Таблица 6. Бюджетный список видов деятельности по бизнес-процессу «Привлечение клиентов на кредитное обслуживание» по 500 кредитам на покупку автомобиля
Вид
деятельности
Показатели
объема,
используемые
в бюджетном планировании
Удельные
затраты
бюджетных
факторов, долл.
Общие
бюджетные
затраты, долл.
Ответы на телефонные звонки 3/ипотечный кредит = 15007,2110 815
Прием кредитных заявок 1,08/ипотечный кредит = 54059,4632 109
Оценка кредитов 1,08/ипотечный кредит = 54040,9422 108
Продажа ипотеки
Заказ отчетов 2/заявка = 10806,116599
Выплата денег 1/кредит = 50029,4414 720
Обработка документов по частному ипотечному страхованию
Общая сумма бюджетных затрат по кредитам на покупку автомобилей 86 351
Общее количество кредитов на покупку автомобилей 500 кредитов
Бюджетные удельные затраты по кредитам на покупку автомобиля 173

Для проверки расчетов отделение банка складывает общие бюджетные затраты на продукт по всем трем видам кредитов: стандартной ипотеке, ипотеке в крупных размерах и кредитам на покупку автомобиля (табл. 7). Эта общая сумма совпадает с общей суммой затрат на ресурсы в двух отделах: отделе кредитных офицеров (177 800 долл.) и отделе обработки кредитов (94 200 долл.).

Таблица 7. Бюджет затрат с разбивкой по продуктам
Вид кредита Затраты по продукту, долл.
Стандартная ипотека 134 325
Ипотека в крупных размерах 34 950
Кредиты на покупку автомобилей 86 351
Разное* 16 373
Всего 272 000
* Затраты по категории «Разное» рассматриваются в качестве неотслеживаемых затрат

Целью расчета бюджетных затрат на продукт является сверка этих сумм с суммой запланированных затрат организации. Рынок сообщает банку, сколько клиенты готовы заплатить за ипотечные кредиты и кредиты на покупку автомобиля. Руководство старшего звена информирует отделение, какую плановую прибыль они хотят получить. Плановые затраты — это просто рыночная цена минус установленная руководством старшего звена плановая прибыль. А рассчитать бюджет, удовлетворяющий требованиям руководства по величине плановых затрат, — дело самих работников.

Резюме

В примере 1 показана пошаговая процедура составления процессно-ориентированного бюджета ипотечным отделением банка. Разбивка бюджета данного отдела на виды деятельности и бизнес-процессы помогает руководству получить четкое представление о фактических затратах, связанных с этой частью их бизнес-процесса по привлечению клиентов на кредитование. Эти методы применимы к деятельности любого отдела или центра затрат. Нужно просто следовать описанным здесь процедурам.

Надеемся, что читатель должен закончить читать эту главу с пониманием того, что:

  • процессно-ориентированный бюджет является более логичным подходом к бюджетному планированию. Он определяется видами деятельности организации, а не просто ресурсами (зарплатой, арендой, оборудованием, запасами);
  • процессно-ориентированный бюджет рассчитывается исходя из рабочей нагрузки, в противовес традиционному бюджету, который зачастую основан на увеличении или уменьшении бюджетов по мере увеличения или уменьшения уровня продаж;
  • руководство должно рассматривать рабочую нагрузку в качестве ключа к успешному плану, нацеленному на создание стоимости.

После того, как руководство получит четкое представление о закладываемом в бюджет бизнес-процессе и затратах по видам деятельности, оно может уделить внимание тому, чтобы обеспечить интеграцию стратегии организации в бизнес-процессы и виды деятельности. Успешные организации нашли способы, как сделать роль каждого работника необходимой и неоценимой частью общей деятельности организации. Успех обеспечивается «каскадным» спусканием стратегии организации до уровня видов деятельности и бизнес-процессов. Такая философия утверждает, что все работники, занятые в процессе, выполняют важную работу. Они должны понимать, как их деятельность влияет на организационные цели.

Введение в концепцию характеристик клиента

В предыдущем примере мы сделали допущение, что для оценки всех ипотечных кредитов в крупном размере, стандартных ипотечных кредитов и кредитов на покупку автомобиля требуется в среднем одинаковое время. Такое предположение, возможно, не совсем правильно, если для оценки некоторых ипотечных кредитных заявок требуется больше времени, чем для оценки других. И хотя в общем и целом можно использовать среднюю продолжительность времени, требующегося для оценки ипотеки, могут иметься существенные характеристики клиентов, которые влияют на среднюю продолжительность времени.

Для иллюстрации этого рассмотрим снова пример с банком EZ Money, используя концепцию характеристик клиента. В банке проанализировали выборочные кредиты и определили, что на продолжительность времени, которое требуется для оценки ипотечного кредита, оказывают влияние две важные характеристики клиента: процентное соотношение размеров ежемесячных платежей по кредиту и ежемесячного дохода и процентное соотношение стоимости ликвидных активов и суммы кредита.

Меньше всего времени уходит на те ипотечные заявки, которые подают заемщики, тратящие на ежемесячное погашение кредита менее 25 % своих доходов и те, чьи ликвидные активы превосходят по размерам сумму кредита. И наоборот, кредитные заявки, на которые уходит больше всего времени и по которым чаще всего бывают отказы — это заявки, по которым ежемесячные платежи по погашению кредита составляют более 35 % месячного дохода и заявки, ликвидные активы по которым составляют менее 25 % от суммы ипотеки. Банк проанализировал эти факты и разработал следующую таблицу (табл. 8).

Таблица 8. Факторы, влияющие на время оценки кредита
Фактор Увеличение продолжительности времени
Процентное соотношение ежемесячных платежей по кредиту
и ежемесячного дохода
< 25 %
26–34 %15 %
> 35 %25 %
Процентное отношение ликвидных активов и суммы кредита
> 50 %
25–50 %10 %
< 25 %20 %

В таблице 9 приведен коэффициент потерь для различных сочетаний вышеуказанных факторов.

Таблица 9. Платежи по кредиту в процентном отношении к размеру дохода
Размер активов
в процентном
отношении
к размеру кредита
< 25 % 26–34 % > 34 %
> 50 %15 %> 34 %
25–50 %10 %20 %30 %
< 25 %20 %30 %35 %

Таблица 10 показывает, сколько кредитов в процентном отношении попадает в эти различные категории.

Таблица 10. Платежи по кредиту в процентном отношении к размеру дохода
Размер активов
в процентном
отношении
к размеру кредита
< 25 % 26–34 % > 34 %
> 50 %5 %8 %10 %
25–50 %6 %11 %23 %
< 25 %7 %10 %20 %

Лучше понимая то, что движет затратами, банк EZ Money может принимать более обоснованные решения. Например, если состав подающих заявки на получение кредитов изменится таким образом, что у большего их числа будут характеристики, требующие большего времени, то это увеличит затраты на привлечение клиентов на кредитное обслуживание. Такое изменение может также увеличить количество отказов, что приведет к росту затрат при уменьшении количества оформленных кредитов. Если эти характеристики будут существенными, то организация может выделить их в отдельную категорию в бюджете. Однако вместо выделения их в бюджете может оказаться достаточным определить эти характеристики и использовать их для планирования и изучения.

Характеристики помогают организациям лучше понять причины вариативности процессов. Одной из причин вариаций является то, что процесс плохо контролируется. К другим источникам вариативности относятся продукты, услуги, каналы дистрибуции и клиенты. Необходимо понять и эффективно управлять всеми причинами вариаций.


Издательство:«Вершина»
Год издания:2006
ISBN:5-9626-0255-2
Объем:336 c.
Формат:143x204