Управление и учет
Почему распадаются социализмы?
Честно говоря, не знаю. Больше того, я вообще не уверен, что они распадаются. Во всяком случае, нашему-то еще жить, да жить, если судить по происходящему.
Какое отношение социализм имеет к проблемам внедрения? Никакого. Просто, вспомнил сакраментальное: “Социализм – это, прежде всего, учет и контроль”. А в предыдущей статье мы говорили о некоем цикле управления, в котором, правда, не было фазы “Учет”, но и фаз было не две, а больше. А еще говорилось, что если фаз управления меньше, чем должно быть, то объект неуправляем, а значит, врежется наверняка! Вспомнили?
Продолжаем работать, или Сначала был план
В предыдущей статье мы рассмотрели пример автоматизации фазы планирования. Следующая за ней фаза – выполнение. Вернемся к примеру из предыдущей статьи о планировании расходов и выплат. Пришёл черёд выполнять план – ремонтировать оргтехнику. Алгоритм действий пользователей в КИС (напомню, в качестве платформы была выбрана система “1С:Предприятие 7.7”) в рассматриваемом случае был следующим:
- Подчинённый IT–менеджера (или он сам) должен был ввести в систему заявку на выплату, допустим, 630 USD (а запланировано было, как вы помните, 600), указать статью – поддержание оргтехники, и способ оплаты – безналичный (тоже бывает).
- Он сразу же видел перерасход – 30 USD (в общем случае – величину неизрасходованного остатка по статье). Если он человек мужественный, в системе была возможность послать такую заявку финансовому директору (типа, нажми кнопку "Отправить по маршруту"). Иначе – надо было корректировать сумму выплаты.
- Финансовый директор получал сообщение о новой заявке от IT–менеджера, видел перерасход по ней и текущий остаток денежных средств на том счёте, с которого она будет уплачена.
- Если финансовый директор был согласен, он утверждал заявку и, тем самым, продолжал её движение по маршруту. Если не согласен – отклонял, что означало возврат заявки к её отправителю с указанием причины отвода.
- В случае утверждения заявка попадала к бухгалтеру, который, после получения необходимых документов (счета, акта, счета-фактуры и т.д.) ставил свою визу – "проведено".
- Дальше - бухгалтеру по банку, который одним движением на основании заявки печатал платёжное поручение. Заявка получала статус – "удовлетворена".
Нелишний комментарий. И в случае автоматизации процесса планирования, и сейчас, – без организации документооборота КИС просто …, ну непродуктивна, что ли? Для каждого документа, если с ним работает несколько сотрудников в определенной временной и логической последовательности, просто необходимо разработать маршрут. То есть, необязательно строить КИС на базе системы документооборота типа Notes, но, что по своим возможностям она должна быть круче MS Outlook, это факт.
Заметим, что необходимым элементом документооборота является доступность ответственным лицам информации о том, кто и как долго обрабатывал заявку, и в какой стадии она в данный момент находится. Естественно, на практике было много нюансов. Например, если заявка удовлетворяла плану, то этап 3 мог и отсутствовать.
Я специально начал с конкретного примера, дальше я попытаюсь систематизировать сказанное. А сейчас, увы, должен прерваться на внесение терминологической ясности.
Что такое Учет, или Стоит ли говорить о второстепенном?
Мы говорим выполнение, подразумеваем… Что и говорить, термин “учет” пользуется чрезвычайной популярностью. На мой взгляд, он имеет пусть важное, но достаточно подчиненное значение в системе управления предприятием. К сожалению, то исключительное внимание, которое ему уделяют большинство внедренцев, чревато - на практике это означает недооценку других аспектов внедрения КИС. Предупреждаю, глава будет очень скучной и говориться будут вещи ТРИВИАЛЬНЫЕ. Ниже я покажу, что они действительно второстепенны, а пока, что делать, – придется потерпеть. Итак, учет бывает бухгалтерским и управленческим.
Бухгалтерский учёт – система сбора и хранения информации о хозяйственно-финансовых операциях с целью получения фискальной отчётности.
Фискальная отчётность – регламентированная государством, фондами и прочими похожими на них инстанциями отчётность о хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, используемая для исчисления налогов и сборов этим инстанциям с этого предприятия.
Управленческий учёт – система сбора и хранения первичных данных о хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, используемая для получения информации, необходимой для принятия менеджерами управленческих решений.
Как следует из определений, редко когда цели бухгалтерского учёта совпадают с целями управленческого учёта. Различие целей предполагает и различия в способах их достижения. Конкретно – используются разные алгоритмы обработки данных, разная периодичность и, наконец, разное множество документов. Общим для учетов является их объект – финансово-хозяйственная деятельность предприятия. А это означает, совершенно формально, что информация о регистрируемых в системе операциях принципиально может являться однократно вводимой. На практике это может реализовываться следующими способами.
Каждый первичный документ порождает одну из нескольких бухгалтерских (совокупности проводок) и управленческих операций. Список и содержание этих операций, естественно, подлежат определению и настройке внедренцем и заказчиком перед и в течение опытной эксплуатации. В общем случае, один хозяйственно-финансовый документ может порождать не одну операцию, а цепочку связанных бухгалтерских и управленческих операций. Опять же, совсем необязательна строгая синхронизация проведения соответствующих бухгалтерских и управленческих операций.
Если после сказанного вы решили, что фаза выполнения планов и “учет” – это синонимы, поздравляю, вы ошиблись. Кроме управленческого и бухгалтерского учета, ведь есть еще и маркетинг, и управление персоналом, и прочая, прочая, прочая… То есть, если строго, учет является лишь фрагментом фазы выполнения, и при автоматизации исключительно его, отдача от вложенных инвестиций в систему будет в несколько раз меньше, чем от инвестиций в создание полноценной АСУ. Все равно, что вкладывать деньги в менее надёжный банк под меньший процент.
Строгие определения, это, конечно, хорошо, но какая практика исчерпывающе описывается теорией? Просто перечислю часть того, с чем можно столкнуться на практике в многотрудном деле автоматизации фазы выполнения (давайте, все-таки, отдохнем от “учета”) – списком, не раскрывая:
- Необходимость одновременного ведения разных систем бухучета для одного предприятия (например, хозяйственного, бюджетного, в системе GAAP);
- Необходимость ведения нескольких “бухгалтерий” одного предприятия (мы имели ввиду холдинг, а вы что подумали?);
- Национальные особенности управленческого учета, как-то, бартер, взаимозачёт или расчёт закупочных цен и калькуляции производства в зависимости от цен продажи и фирм в составе холдинга, осуществивших реализацию, и т.д.;
- Необходимость стыковки с разнообразным периферийным оборудованием (кассовые аппараты, штрих-кодовое оборудование, АТС и т.д.)
- Построение территориально-распределенной системы автоматизации;
- Использование различных программных платформ…
И ТАК ДАЛЕЕ.
Undo (Отменить предыдущее)
Сосредоточились и продолжаем. Обобщением приведенного выше конкретного примера фазы выполнения планов (без лирики) является следующая схема:
Такая, и только такая, организация выполнения может обеспечить выполнение планов. Как видите, специфика решаемых задач действительно неважна. О чем я и предупреждал. Гораздо важнее другое.
Властелин Колец
А теперь о Главном. Если вы обратили внимание, в основе схемы фазы выполнения лежит тот же цикл управления, о котором мы говорили в предыдущей статье. Не надо сильно напрягаться для того, чтобы увидеть старых знакомых - Целеполагание, Планирование, Выполнение, Контроль, Корректировка, Формирование управленческого воздействия. Вы их видите? Парадокс? Да, нет же! Любая подсистема управляемой системы должна и может быть УПРАВЛЯЕМА! И коль скоро это так, цикл управления и методы его автоматизации принципиально одинаковы, идет ли речь о предприятии в целом, некоторой области его деятельности (маркетинг, закупка/продажа, производство, управление персоналом и т.д.) или конкретных бизнес-процессах, являющихся частью областей деятельности.
Если перенестись в мир геометрических аллегорий, то цикл управления является типичным фракталом – регулярным геометрическим элементом, часть или части которого могут в свою очередь являться исходным элементом, представляя собой зримый образ рекурсии. Узоров, являющихся комбинациями циклов-колец бесконечно много, и каждый конкретный узор может являться интерпретацией/описанием системы управления неким РЕАЛЬНЫМ объектом/предприятием. Или наоборот, любое управляемое предприятие является просто интерпретацией какого-то переплетения колец. Совершенный узор – совершенная система управления – совершенное предприятие. Любой изъян в узоре означает СОВЕРШЕННО РЕАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ в этой жизни.
