Хронометраж и планирование в Excel
В условиях современных реалий сложно представить себе какую-либо систему управления, не привязанную к компьютеру. Но практически все существующие программы для управления временем и задачами построены на идеологии жесткого планирования. Если же в вашей деятельности выполнение многих задач не привязано к четкому времени, такое планирование становится неудобным. Универсальным средством, не требующим при этом глубоких технических знаний, может стать редактор электронных таблиц Microsoft Excel. В частности, программа подходит для ведения ежедневника. Возможности Excel позволяют не только удобно планировать день, но и сортировать задачи, вести архив и следить за затрачиваемым временем.
Вместе с питерским журналистом Алексеем Федоровым мы работали над наглядными примерами обзорных графиков в Excel. Учет времени в таких графиках осуществлялся с помощью специально созданных граф, включающих в себя типичные виды затрат времени (чтн – чтение, рбт – работа, док – ведение документов, быт – решение бытовых задач, лчн – личное время, рзвл – развлечения, дв – движение, нчг – ничего, потери времени). (Крайний левый столбец, см.рис. 1).
График выглядел следующим образом:
Рис.1
На рисунке каждый час (верхняя строка обозначает часы) разбит на 4 графы, то есть точность учета времени составляет 15 минут. Большая точность делает неудобным ведение учета, меньшая – допускает слишком большие потери при учете.
В течение дня прошедшие промежутки времени заполняются. Для упрощения подсчетов в качестве заполнителя используется цифра «1». Тогда с помощью введенных в соответствующие графы формул Excel автоматически рассчитает время, затраченное на тот или иной вид деятельности.
К концу дня лист учета времени выглядит так:
Рис.2
Такая схема при желании позволяет восстановить весь день (проспал, быстро собрался, поехал на работу, поработал, поболтал с коллегой, поработал, пообедал, поработал, поехал на встречу, подождал опаздывающего партнера, провел рабочую встречу, вернулся в офис, отчитался перед шефом, поехал домой, поужинал и т.д).
Но на практике это требуется редко, поэтому от большинства дней остаются краткие резюме затраченного времени. Выглядят они так:
Такие резюме позволяют трезво оценить, сколько времени затрачивается на тот или иной вид деятельности, и, кроме того, вывести среднее по итогам недели или месяца. Далее при желании можно сделать выводы о необходимости уделить тому или иному виду деятельности большее либо меньшее время.
Чем удобен Excel?
Главное преимущество редактора – возможность работать сразу с несколькими вкладками (переключаться с одной на другую очень удобно), а также возможность вставлять в Excel любые таблицы, тексты, списки, картинки, гиперссылки и прочую полезную электронную информацию. При этом программа не требует наличия каких-то специальных навыков. Она понятна даже чисто интуитивно, и любой человек, немного потренировавшись, без труда сможет работать с ней.
Планирование в Excel
Наиболее гибкой и удачной методикой работы в Excel является планирование задач по схеме «день – неделя – месяц (год)». В такое системе все задачи делятся на три вида (или статуса):
- задачи, которые нужно решить сегодня,
- задачи, которыми планируется начать заниматься в течение ближайшей недели,
- задачи, на которые нужно будет обратить внимание в более долгосрочной перспективе.
Первый и второй список просматриваются и обновляются в начале каждого рабочего дня (или в конце предыдущего), третий – еженедельно.
Важные пункты:
- Бюджетирование времени, деление задач на день на жесткие (привязанные к конкретному времени), гибкие (которые можно выполнять в течение дня) и бюджетируемые (гибкие задачи с выделением на них определенного количества времени).
- Контекстное планирование, использование кайросов – случайным образом возникающих моментов, благоприятствующих для решения некоторых проблем.
- Все вновь возникающие задачи записываются в общий список по мере появления.
При этом кроме самой задачи указывается ее статус (день, неделя или месяц-год), а также, в случае необходимости, – ответственный за выполнение сотрудник, дата, к которой приурочено задание, время, предполагаемый день завершения задания (обычно для проектов), кайрос.
- Ежедневно в конце рабочего дня на основе этого общего списка происходит планирование следующего рабочего дня. Составляется список заданий на день с разбивкой их на жесткие, гибкие и бюджетируемые, при необходимости указываются ответственные за исполнение сотрудники, время, другие пометки.
- В течение дня рабочий план находится перед глазами, происходит его корректировка: внесение пометок об исполнении и новых срочных заданий.
Рассмотрим для примера страницу дневного (оперативного) планирования:
Рис.3
Страница разделена на 8 основных областей заголовками, которые для удобства выделены серой заливкой соответствующих ячеек. Между колонками оставлены пустые столбцы, заполненные пробелами. Это не только улучшает обзор, но и позволяет использовать в качестве указателей на задачи достаточно длинные записи – «снаружи» видно только начало строки, а все остальное «прячется», чтобы не закрывать записи следующей колонки (для этого в свойствах ячейки, меню «Формат ячеек / Выравнивание», должна быть снята галочка «Переносить по словам»). При этом когда курсор стоит на соответствующей ячейке, ее содержимое читается целиком в строке ввода на панели задач Excel. Это бывает удобно для задач типа: «Отослать NN документы по учебному органайзеру; напомнить ему про тренера; могу выделить почтовый ящик на Improvement». Таким образом реализуется своеобразная форма «гипертекста» – в верхнем, видимом «слое» страницы видны только первые 2-3 слова длинной записи, являющиеся указателем на задачу, которые простой установкой курсора (аналог перехода по гиперссылке) могут превращаться в более подробные описания этих задач.
Проще простого
Часто люди испытывают стресс и ощущение неуправляемости времени только из-за того, что не имеют ясного обзора всего, что предстоит сделать. Причем иногда в этом бывают виноваты слишком сложные системы планирования, затрудняющие обзор. Например, один из моих клиентов, управляющий директор группы производственных компаний, в ходе консультаций пожаловался на неудобство работы с задачами в Outlook:
«Задач много, штук 100-150, они где-то там сидят, иногда дают о себе знать напоминалками. Нет ощущения подконтрольности ситуации, есть какой-то «черный ящик», в содержании которого я не уверен».
Было найдено достаточно простое решение. Полный список задач был скопирован в Excel, и составлена табличка следующего вида:
Рис. 4. «Упрощенный график Гантта»
«Галочками» в таблице директор пометил примерные сроки исполнения задач. Вся таблица в распечатанном виде заняла две-три страницы А4. Это представление можно назвать «упрощенным графиком Гантта» – по аналогии с хорошо известным в проектном менеджменте инструментом планирования. Замечу, что такое представление задач можно было настроить и непосредственно в Outlook, но в той конкретной ситуации Excel был удобнее. О полезности таблички клиент отозвался так:
«Благодаря этой форме обзора я ощутил, что задач не так уж много, и самое главное – что они выполнимы, причем в достижимые сроки».
Подытожим:
Для кого и для чего подходит планирование в Excel?
- Для тех, кто не хочет работать со сложными программами
- Для индивидуального планирования. Если же речь идет о корпоративном тайм-менеджменте, то здесь лучше воспользоваться планировщиком Outlook.
- Для ведения ежедневника, для фиксации долгосрочных целей и т.д.
- Для создания и хранения открытых обширных списков, ведения статистики.
- Для ресурсного планирования и управления затратами
