Суммы в подотчет в БДДС

[Socrat]

Здравствуйте, уважаемые коллеги. Хотелось бы услышать ваше мнение по поводу следующего вопроса: в подотчет на предприятии ежемесячно выдаются суммы, на которые закупаются материалы, оплачиватся ремонтные работы и т.д. Когда разношу в БДДС, разбиваю эти суммы в зависимости от направления использования ДС, т.е. если лицо потратило их на материалы, заношу их в статью "Оплата материалов (конкретизирую по номенклатуре). Но по факту получается следующее: БДДС веду помесячно, но под.лицо не тратит деньги и на конец месяца у них висит какая-то ДЗ.Эти суммы я отражаю по строке "Выдано в подотчет". на следующий месяц лицо их тратит, и я сталкиваюсь соответственно с проблемой - если я отражу направление использования денег, то учту дважды эту сумму. Поэтому я корректирую остаток ДС на нач. мес. по мере расходования "прошлой" задолженности. Это опять же не очень удобно, потому что остаток ДС становится величиной "переменчивой". Как еще можно выйти из такой ситуации?

[Denp]

суммы, выданные под отчет (т. е. именно деньги на руках), никоим образом не должны учитываться в БДДС. Вы отражаете факт физической выдачи денег и факт физического возврата денег. Суммы на руках учитываются в балансе - задолженность подотчетных лиц.

Исключите эти суммы из остатков.

[Socrat]

Но если с расчетного счета деньги перечислены на карту сотруднику для покупки последним для предприятия мат.ценностей - как же не отражать это в БДДС??? эти деньги выданы для покрытия конкретных нужд. Но так сложилось, что на последнее число месяца они по факту еще на "руках" - на карт.счете, возврата нет. То есть, получив чеки от сотрудника, я сразу же поставлю эти суммы в соответствующие статьи расходования.но вот как быть с теми, что на руках????я их показываю в остатках ДС на начало след.месяца и ставлю примечание, что расхождения остатка с реальной суммой на расч.счетах связано именно с этими суммами "на руках"???

[Сергей А. Степанов]

Denp, Вас послушать так из БДДС сейчас и остатки денежных средств «на начало» и «конец» периода люди бросятся исключать Socrat, если я правильно понимаю Ваше затруднение, рассмотрите следующий вариант:
1) в БДДС справочно приводите сальдо подотчетной задолженности на начало и конец;
2) в отдельном разделе «оборотов» БДДС – изменение сальдо подотчетной задолженности.
Таким образом в отчете всегда будут фактические остатки ДС, сальдо подотчетной задолженности и их изменение.

[Genn]

В отчете о движении денежных средств есть строчки - входящее сальдо и исходящее сальдо. Вам необходимо в отчет включать расшифровку этих строчек - расчетные счета, касса(ы) подотчетные лица и т.д.

[Denp]

дело, конечно, Ваше, но я бы не стал включать подотчетные суммы в ден. сальдо. Чревато.

Если карты фирменные, тогда это не оформлять это как выдача под отчет. Если карты личные, то не включать это в остаток ДС. Как то так.

[Финансовый профан]

Но если с расчетного счета деньги перечислены на карту сотруднику для покупки последним для предприятия мат.ценностей - как же не отражать это в БДДС??? эти деньги выданы для покрытия конкретных нужд. Но так сложилось, что на последнее число месяца они по факту еще на "руках" - на карт.счете, возврата нет. То есть, получив чеки от сотрудника, я сразу же поставлю эти суммы в соответствующие статьи расходования.но вот как быть с теми, что на руках????я их показываю в остатках ДС на начало след.месяца и ставлю примечание, что расхождения остатка с реальной суммой на расч.счетах связано именно с этими суммами "на руках"???

А что такое карта сотрудника? Это корпоративная карта? Если это карта корпоративная, то это "перечисление на другой счет организации" и не отражается в БДДС. А вот, когда он деньги тратит (этот факт - слипы), тогда стоит и отразить. Если же это не корпоративная карта, то тогда, по правде сказать, не понимаю, как предприятие переводит туда деньги, если это не з/п...
Как правило "Выдача под отчет" и "Возврат ден средств от подотчетного лица" отражаются, как "Прочие платежи/поступления по текущим операциям". Если же у Вас существенная часть поступлений/оплат производится за наличные ("оптимизируете" налогообложение), то может быть стоит рассмотреть вариант отдельного учета ден. средств выданных под отчет и выдачу под отчет не показывать, как движение ДС (хотя это, конечно, неправильно, но мы ведь рассматриваем и вариант, когда ваше предприятие работает не совсем правильно...), а отражать в бюджете фактическую оплату (по авансовым отчетам)?

[Denp]

Если же у Вас существенная часть поступлений/оплат производится за наличные ("оптимизируете" налогообложение), то может быть стоит рассмотреть вариант отдельного учета ден. средств выданных под отчет и выдачу под отчет не показывать, как движение ДС (хотя это, конечно, неправильно, но мы ведь рассматриваем и вариант, когда ваше предприятие работает не совсем правильно...), а отражать в бюджете фактическую оплату (по авансовым отчетам)?

в этом случае возможен еще вариант, когда выдача под отчет сразу строго разносится по статьям, а возврат идет по одной статье. Тоже не айс, но хоть потоки и сальдо помесячно не исказятся

[Финансовый профан]

в этом случае возможен еще вариант, когда выдача под отчет сразу строго разносится по статьям, а возврат идет по одной статье. Тоже не айс, но хоть потоки и сальдо помесячно не исказятся

Да, кто его знает, что у них там в учете. Может они одному подотчетнику выдают средства, который их расходует по разным статьям... Да, неинтересно все это...

[Denp]

мне, например, эта интересно) Если кто подскажет грамотное решение по корректному разнесению по статьям средств ДДс, выданных под отчет, для сложных случаев, то буду благодарен

[Финансовый профан]

мне, например, эта интересно) Если кто подскажет грамотное решение по корректному разнесению по статьям средств ДДс, выданных под отчет, для сложных случаев, то буду благодарен

Да, я не уверен, что в этом есть смысл. Ведь существует же еще бюджет доходов и расходов. Если предприятие небольшое (а в рассматриваемом случае похоже, что это так) и работает "в черную", то, может быть к БДР применить кассовый метод? НДС-то, я так понимаю, "оптимизируется". да мы и не знаем является ли предприятие плательщиком НДС. Тогда там все будет видно - когда, сколько и куда было потрачено. Ну будут это не статьи движения ДС, а статьи доходов и расходов, информативность, мне кажется, не потеряется, а взаимосвязь между бюджетами сохранится. И ничего изобретать не надо относительно подотчетных средств в ДДС. Как думаете?

[Socrat]

Как правило "Выдача под отчет" и "Возврат ден средств от подотчетного лица" отражаются, как "Прочие платежи/поступления по текущим операциям". Если же у Вас существенная часть поступлений/оплат производится за наличные ("оптимизируете" налогообложение), то может быть стоит рассмотреть вариант отдельного учета ден. средств выданных под отчет и выдачу под отчет не показывать, как движение ДС (хотя это, конечно, неправильно, но мы ведь рассматриваем и вариант, когда ваше предприятие работает не совсем правильно...), а отражать в бюджете фактическую оплату (по авансовым отчетам)?[/quote]

Раньше, до меня именно так и отражалось в БДДС - Выдача подотчетных сумм, Возврат подотчетных сумм. сейчас сложилось так, что суммы это довольно значительные и глядя на прежний вариант БДДС возникает у меня большой вопрос - куда столько денег дели???и сейчас мне "неинтересно" видеть эти суммы в таком ключе, поэтому я отказалась от этого варианта и пришла к выводу, что информативнее выдачу подотчетных сумм разбивать именно по направлениям расходования средств в соответствии с аванс.отчетами. Остаток ДЗ под.лиц склоняюсь показывать справочно в составе остатка ДС на нач.след.периода
Что касается перечислений ДС с расчетного счета на карты подотчетным лицам и почему сложилось именно так - ответа на этот вопрос у меня нет. такая практика. это зарплатная карта, но лицо ведь деньги с нее сняло в полном объеме и фактически на счете предприятия их нет.как же не отражать этот факт????К сожалению, на данный момент предельные сроки отчета лицом за подотчетные суммы не утверждены, в перспективе постараюсь это сделать, чтобы навести порядок в этом хаосе.

[Socrat]

Да, я не уверен, что в этом есть смысл. Ведь существует же еще бюджет доходов и расходов. Если предприятие небольшое (а в рассматриваемом случае похоже, что это так) и работает "в черную", то, может быть к БДР применить кассовый метод? НДС-то, я так понимаю, "оптимизируется". да мы и не знаем является ли предприятие плательщиком НДС. Тогда там все будет видно - когда, сколько и куда было потрачено. Ну будут это не статьи движения ДС, а статьи доходов и расходов, информативность, мне кажется, не потеряется, а взаимосвязь между бюджетами сохранится. И ничего изобретать не надо относительно подотчетных средств в ДДС. Как думаете?

На самом деле предприятие немаленькое, есть производство. Кассовый метод применять совсем неудобно. И характер расходования средств подотчетниками совершенно разнообразен - это и покупка материалов, и ГСМ, и оплата услуг ремонта инструментов и т.д. Почему удобнее платить по безналу - не знаю, это другой регион, вся кухня мне неизвестна.