Роль бизнес-процессов в управлении рисками проекта

Почему важно управлять рисками? Если рисками не управлять, то потом приходится сталкиваться с проблемами, а их решение обходится намного дороже и ставит под вопрос выполнение всего проекта. Любая методология, будь то PMI PMBOK, Prince2, или другие, имеет соответствующий раздел. Управление рисками представляет собой совокупность процессов по идентификации, анализу рисков и принятию решений, которые включают максимизацию положительных и минимизацию отрицательных последствий наступления рисковых событий. Всё это первоочередные задачи менеджера проекта. Решение этих задач может стать более быстрым и качественным. В этой статье мы поговорим о важности управления рисками в проектном управлении и роли BPM-системы в осуществлении этой деятельности.

Что делать? Способы управления рисками

В некоторых компаниях сотрудники коллективно определяют возможные риски, фиксируют их в виде списка и указывают в графе напротив способы решения проблем, чтобы в будущем в ходе проекта руководствоваться готовыми вариантами.

Простой пример: если во время строительства здания на объект вовремя не прибыла бригада рабочих из-за своей недельной занятости на другой площадке, теряется время, деньги, но гораздо хуже то, что сдвигается следующий этап работ и сроки всего проекта. Решением может стать привлечение на объект других рабочих.

Но можно находить выходы уже по мере наступления риска. Возьмем обратную ситуацию – рабочие выполнили всего за два дня работу, которая изначально была запланирована на всю неделю. При всей видимой позитивности такого исхода событий, это тоже риск. То есть можно было бы занять людей еще какой-то работой, чтобы не переплачивать, не терять в деньгах и не упускать человеческие ресурсы. Конечно, если есть возможность, то в такой ситуации необходимо всё-таки задействовать данную бригаду – как вариант, перевести ее на другой объект, где рабочая сила будет востребована.

Для предотвращения рисков также важно постоянно проверять текущую ситуацию по проекту.

Регулярно оценивать прогресс проекта и осуществлять мониторинг нужно для того, чтобы обнаружить отклонения от плана управления проектом, и вовремя провести корректирующие действия для достижения целей проекта.

Управление рисками включает в себя следующие задачи:

• планирование управления рисками, в результате которого должен сформироваться План управления рисками, который описывает общие подходы к управлению рисками в проекте, их классификацию, способы идентификации и реагирования.
  Можно предусмотреть максимум сложностей в рамках выполнения проекта, которые могут негативно повлиять на его ход, если риски проекта хранятся в едином списке на отдельной карточке, всегда на виду у менеджера. Каждому риску при создании выставляется определенный приоритет, подчеркивающий его важность и потенциальную опасность.
• идентификация рисков – это выявление тех рисков, которые могут повлиять на проект, и документирование их характеристик
• качественный анализ рисков заключается в расположении рисков по степени их приоритета с целью дальнейшего анализа или обработки, оценки и суммирования вероятности их возникновения и воздействия на проект
• количественный анализ рисков – проведение количественного анализа влияния рисков на цели проекта
• планирование реагирования на риски — разработка путей и действий по увеличению возможностей и снижению угроз для целей проекта
• мониторинг и управление рисками – процесс реагирования на риски, отслеживания выявленных рисков, контроля остаточных рисков, идентификации новых рисков и оценки эффективности управления рисками на всем протяжении проекта

Возможности BPM-системы позволяют контролировать соблюдение сроков, бюджетов и других ограничений проекта на основании реальных данных.

Что дает такой подход?

1. Гарантия готовности проекта к наступлению рисков
2. Тщательное документирование рисков

Когда риски и все действия по ним документируются, легко проанализировать, были ли проведенные мероприятия эффективными. Кроме того, сохраняются полученные ценные знания, которые и в будущем можно будет применять.

Предпринимая вовремя необходимые действия или мероприятия, минимизирующие негативный эффект, риски можно устранить.

Но кроме стандартных и общепринятых, есть другие эффективные меры по минимизации рисков. Например, описание риска в виде бизнес-процесса с указанием всех его особенностей, возможных последствий и способов реагирования.

Рассмотрим пример. Допустим, появился риск дефицита специалистов.

Запускаем соответствующий процесс и вносим описание риска: приоритет риска, вероятность риска, потенциальный ущерб, категорию, к какому проекту он относится, срок реагирования, возможные последствия и др.

Рис. 1. Идентификация нового риска

Рис. 2. Управление новым риском

Риск появляется в реестре рисков, закрепляется за ответственным, которому приходит оповещение или создается задача.

Таким образом, благодаря возможностям BPM-системы участники проекта могут вместе разобраться в ситуации, оперативно обсудить ее, регламентировать «проблемные» процессы, контролировать и осуществлять оценку эффективности управления рисками.

Инструменты мониторинга процессов позволяют видеть статусы рисков: высокие, срочные (которые требуют незамедлительной реакции) и не срочные (срок более полугода, например).

Рис. 3. Примеры фильтров по статусам рисков

Рис. 4. Реестр рисков

В любой момент при необходимости можно добавить показатели рисков и вести сбор данных в процессах, выделяя риски определенного типа.

Такой подробный мониторинг помогает руководителю найти ответственных за процесс – владельцев и обнаружить «зоны безответственности» – процессы, за которые, по сути, никто не отвечает.

Вообще, для качественной организации процесса управления рисками необходимо составить описание ролевой структуры всех участников и подробно перечислить функции каждой «роли»:

• специалист по календарному планированию и контролю заносит мероприятия по управлению рисками в календарный план, обеспечивает контроль выполнения мероприятий по управлению рисками.
• специалист по управлению рисками – организует и сопровождает процесс управления рисками, формирует отчетность по рискам.
• руководитель компании координирует работу участников процесса управления рисками, утверждает календарный план предприятия.

Операционные риски

Отдельное внимание следует уделить операционным рискам, которые возникают из-за ошибок во внутренних системах, процессах, действиях персонала или из-за внешних событий, таких как стихийные бедствия и др. Операционными рисками всегда считались неизбежные издержки ведения бизнеса.

Система управления операционными рисками намного сложнее остальных, так как операционный риск является внутренним риском. Сложно создать универсальный перечень причин возникновения такого риска. К тому же, его крайне сложно оценить количественным методом.

Операционные риски связаны напрямую с ошибками персонала, системы и технологий компании. У каждой организации своя оргструктура, система, технологии. Операционные риски тоже имеют свои особенности. Именно поэтому, основываясь на теоретических знаниях, нельзя выработать стратегию по снижению уровня операционного риска. Необходим тщательный анализ всех составляющих в конкретной компании.

Целый спектр событий может повлечь за собой убытки, как прямые (к примеру, из-за кражи), так и косвенные (снижающие репутацию компании).

Рассмотрим такой операционный риск, как кража персоналом торгово-материальных ценностей со склада. Чтобы минимизировать данный риск, необходимо отразить в процессах:

• четкое разграничение транспортных и пешеходных потоков,
• технологическую планировку,
• проведение выборочных проверок автомобилей и других контрольных мероприятий,
• учесть кадровую политику (отбор персонала, условия приема),
• контроль управления доступом.

Чтобы предупредить некоторые операционные риски, возникающие при работе с проектами, создаются шаблоны типовых процессов, потом их можно совершенствовать и дополнять данными. Каждый следующий исполнитель работает с готовым шаблоном и практически не имеет шансов на ошибку.

В любом проекте можно найти какие-то закономерности, процессы, или цепочки процессов, повторяющиеся по несколько раз. Многие процедуры можно унифицировать и автоматизировать типовые процессы, что позволит избежать негативных последствий и ускорить работу по проекту.

В строительной отрасли еще на Подготовительной стадии проекта могут возникнуть некоторые риски: удаленность от транспортных узлов и инженерных сетей, отношение местных властей, доступность подрядчиков на месте, наличие альтернативных источников сырья.

Строительная стадия может сопровождаться рисками, связанными с платежеспособностью заказчика, непредвиденными затратами, недостатками проектно-изыскательских работ, несвоевременной поставкой комплектующих и т.д.

Риски на стадии функционирования – неустойчивость спроса, появление альтернативного продукта.

Все эти факторы прямо или косвенно оказывают отрицательное влияние на ожидаемую прибыль.

Снизить бюджетные и организационные риски позволяет унификация закупочных процедур (рис. 5) и автоматизация процессов закупки.

Кликните по изображению мышкой, чтобы увеличить его

Рис. 5. Унификация процедуры закупки в виде единого бизнес-процесса

Через процессы также осуществляется контроль исполнения обязательств поставщиков по договорам и управление работами проекта.

Представим еще одну стандартную повторяющуюся процедуру как бизнес-процесс – с конкретным владельцем и заданным регламентом. К примеру, процесс приема заявок в службу техподдержки.

Во-первых, запрос в службу поддержки регистрируется из различных источников. Это позволяет не упустить из вида и обработать каждое обращение. Во-вторых, чтобы рабочее время сотрудников использовалось рационально, все запросы типизируются. Риск возникновения путаницы между отделами или сотрудниками сводится к нулю. Так, в IT-компании адресатом может выступить и тестировщик, и разработчик.

Рис. 6. Процесс обработки заявки в Службу поддержки

Все действия прописаны и отлажены с учетом специфики компании. Совершить ошибку и спровоцировать тем самым наступление риска очень сложно. Значит, описанная как бизнес-процесс, эта процедура будет работать на более быстрое и качественное достижение результата. Аналогичная ситуация и с другими процессами.

Даже новый сотрудник сразу сможет приступить к работе с проектом, если перед ним будет открыта вся актуальная информация и удобные инструменты для работы.

Вывод: Управление рисками с помощью бизнес-процессов позволяет быстрее реагировать на изменения в проекте и контролировать ситуацию, при этом видеть все отклонения и статистику.

Классические методы управления рисками эффективны и проверены временем, но использование современных инструментов, в частности, решений на основе BPM-системы, поможет укрепить «слабые места» в управлении проектами и сделать продвижение проекта к цели более стабильным и уверенным.

Версия для печати