Удобство каждого — забота всех
- Сущность бюджетного управления заключается в конкретизации целей развития компании в целом и каждого ее подразделения в отдельности на установленный период; определении средств (материальных, трудовых и финансовых ресурсов), хозяйственных задач и сроков их реализации.
Описываемый в статье метод планирования с использованием графика погашения обязательств позволяет прогнозировать хозяйственную деятельность предприятия с более высокой степенью точности.
График погашения обязательств (далее — ГПО), формирующий данные в специальном формате, определенном положением о бюджетировании (см. табл.), позволяет планировать возникновение обязательств (доходов и расходов) и их погашение (поступление и выплаты) в соответствии с поставленными целями, нормативами, договорными обязательствами, имеющейся переплатой или задолженностью, а также контролировать состояние дебиторской и кредиторской задолженности.
ГПО представляет собой целостную картину взаимосвязей между возникновением и погашением обязательств и служит для формирования оборотов по статьям бюджета доходов и расходов и бюджета движения денежных средств. Возможность использования данных ГПО в том или ином бюджете зависит от особенностей финансовой модели предприятия, отражающей специфику его бизнес-процессов, деятельности, стратегических целей, информационных потребностей менеджмента, размера и системы управления.
ГПО могут создаваться в разрезе бюджетных статей, подразделений, контрагентов, контрактов; содержать справочную информацию о показателях объема. ГПО рекомендуется составлять ежемесячно для получения гибкого плана (предполагающего по истечении некоторого времени пересмотр и формирование нового плана, учитывающего поступившие данные). Фактические сальдо и обороты берутся из учетной системы. Автоматизация, т. е. настройка информационной системы, позволяет получать весь спектр необходимых отчетов с минимальными трудозатратами.
Отрицательные значения денежных обязательств (см. табл.) в ГПО по расходной статье свидетельствуют о наличии авансов поставщикам или остатков на 60-м, 97-м, 100-м и других счетах; в ГПО по доходной статье — о полученных авансах от покупателей. Соответственно, положительные значения денежных обязательств в ГПО по расходной статье говорят о наличии задолженности перед поставщиками, по доходной — о задолженности покупателей перед организацией.
Нередко бюджетным планированием занимаются сотрудники финансово-экономического отдела, а сами исполнители даже не подозревают о существовании каких-либо планов. В такой ситуации менеджер обычно заявляет: «Откуда мне знать, что тут группа бюджетирования напланировала! Я не понимаю этих цифр!» Поддержка руководства и включение самих менеджеров в процесс планирования являются ключевыми факторами успеха. ГПО должны заполнять сотрудники, отвечающие за их исполнение. Эти работники должны быть обеспечены необходимой информацией, соответствовать требованиям методологической подготовленности и компетентности. Введение ответственности руководителей за стоимостные параметры процессов, как и любое другое организационное изменение, может вызвать недовольство персонала и даже противодействие с его стороны. Разработав методику составления и утверждения форматов операционных и финансовых бюджетов, следует прописать в бюджетном регламенте аналитические разрезы, в рамках которых заполняются ГПО, порядок их составления и ответственных за этот процесс; необходимо также обучить персонал работать в соответствии с бюджетным регламентом.
Например, ГПО по статьям доходов и поступлений от реализации продукции должна составлять служба продаж, ответственная за сбыт продукции, совместно с финансовой службой, заинтересованной в своевременном получении денег.
Что касается мотивации, то для управленческого персонала целесообразно ввести два показателя, влияющих на премирование: качество бюджетного процесса и выполнение показателей по доходам и расходам. Зависимость размера вознаграждения от исполнения бюджета является хорошим стимулом для достижения заданных показателей и улучшения качества планирования.
ГПО удобно использовать при согласовании планов между компаниями одной структуры (дочерними организациями).
При ежемесячном заполнении данные ГПО наряду с функцией планирования являются хорошей основой, в том числе, для факторного анализа исполнения бюджета.
Следует отметить, что график погашения обязательств призван увеличить точность планирования и исключить различного рода допущения. В результате менеджеры обеспечиваются максимально достоверной информацией, что сводит потери от принятия неправильных решений к нулю.
