KPI для рекрутера

Измерение и оценка результативности — обязательное условие успешного функционирования системы управления персоналом. С помощью каких инструментов можно эффективно управлять деятельностью HR-службы, в частности, оценивать ее работу? Этот вопрос в равной степени волнует как руководителей, так и самих сотрудников службы персонала. Один из путей, приводящих к успеху, — использование системы ключевых показателей эффективности (KPI).

Потребность в разработке KPI возникла у нас в 2003 году. В это время наша компания вошла в стадию стремительного роста. Постоянно открывались новые филиалы в регионах, существенно возросла значимость функции подбора персонала. Кроме того, компания взяла курс на управление бизнесом и его эффективностью через грамотное целеполагание. Отдел по подбору персонала стал одной из первых ласточек по внедрению новой технологии управления эффективностью. Именно в этот период возникли естественные предпосылки для того, чтобы задуматься об организационной эффективности в рекрутменте.

Наша справка

ОАО «Вымпелком» — один из крупнейших операторов сотовой связи в стране. Компания основана в сентябре 1992 г. Отдел по подбору персонала состоит из начальника отдела и шести сотрудников, в том числе одного специалиста по массовому рекрутменту. В цели отдела входит закрытие вакансий, возникающих в штаб-квартире компании. Численность сотрудников штаб-квартиры составляет около 6300 человек. Большинство вакансий составляют одиночные позиции. Основная позиция массового рекрутмента — специалист call-центра. Особенность массового рекрутмента: в регионах функции подбора персонала закреплены за сотрудниками call-центра.

Расскажем о KPI, во-первых, с точки зрения оценки эффективности процесса рекрутмента, во-вторых, с точки зрения оценки результативности работы рекрутеров.

Начинаем работу

Процесс разработки и использования KPI как инструмента для измерения эффективности рекрутмента (как любой другой процесс в организации) не может и не должен возникать ниоткуда и существовать изолированно. Именно поэтому так важно представлять себе его взаимосвязи с другими процессами.

Любая организация ставит перед собой определенные стратегические цели. Для их реализации необходимо стратегические цели представить в виде более конкретных тактических целей и задач. Это можно сделать с помощью выделения так называемых критических факторов успеха. Они и должны стать основой для разработки KPI. Критическими факторами успеха практически для всех компаний являются: предоставление высококачественных услуг/продукта (в зависимости от специфики), высококвалифицированный и мотивированный на достижение результата персонал.

Создаваемые показатели эффективности должны быть измеримыми и сравнимыми. Для этого каждый показатель должен иметь название, определение, установленный метод для измерения и сравнения и собственно целевой показатель. Необходимо помнить, что KPI нужны для того, чтобы иметь возможность управлять процессом и вносить в него изменения. Дополнительно KPI являются инструментом для организации и оценки работы сотрудников и помогают сфокусировать их внимание на достижении организационных целей, стоящих перед компанией.

Методика разработки показателей

Как оценить эффективность процесса? Что на нее влияет? Это, конечно, соотношение материальных затрат и времени на тот или иной процесс, а также количественные и качественные результаты процесса. Соответственно, эффективность любого процесса можно измерить через некоторую комбинацию затратного, временного, количественного и качественного показателей (индексов). Как же построить измерительную систему? Это не так сложно, как кажется на первый взгляд.

Словарь HR-a

KPI (Key Perfomans Indicators) — ключевые показатели эффективности — показатели, по которым оценивается эффективность действий, процессов и функций управления, по отношению к достижению поставленных целей (могут применяться в любой сфере деятельности).

CSF (Critical Success Factor) — критические факторы успеха — факторы, являющиеся ключевыми для достижения компанией стратегических целей (термин был впервые использован Джоном Ф. Рокартом и его группой из школы бизнеса Слоана Массачусетского технологического института в конце 1970-х годов).

Существуют четыре класса переменных, которые могут быть введены в измерительную систему (см. схему).

На первом этапе разработки KPI для рекрутинга вы анализируете процесс подбора персонала, выделяя его составляющие, и классифицируете их. Например:

• класс «Люди»: рекрутер и соискатель;
• класс «Вещи»: компьютер, заявки на подбор, резюме соискателей и т. д.;
• класс «Процессы»: процесс проведения интервью;
• класс «Результаты»: принятие решения о приеме на работу соискателя.

Разные переменные влияют на определение разных показателей. Например, переменные класса «Люди» влияют практически на все показатели в рекрутинге, например на качество подбора. Переменные класса «Вещи» влияют на показатели затрат на рекрутинг. Переменные класса «Процессы» также влияют на большинство процессов в рекрутинге, например на скорость закрытия вакансий, если речь идет об интервью. Переменные класса «Результаты» — это переменные, по которым мы, собственно, и определяем показатели, которые будем измерять, которые признаем ключевыми, исходя из того, насколько для нас важны те или иные результаты работы.

На втором этапе вы выделяете те показатели, которые хотели бы измерить. Например, вы решили, что для вашей компании важно определить качество закрытия вакансий, и хотите, чтобы эффективность рекрутеров оценивалась по этому показателю.

На третьем этапе последовательно сравниваете переменные друг с другом таким образом, чтобы выявить их зависимость. Например, вы выявляете, по каким переменным можно определить качество закрытия вакансий. В процессе участвуют переменные: «Люди» (рекрутер и соискатели), «Вещи» (компьютер), «Процессы» (проведение интервью) и «Результаты» (статистические данные о количестве принятых на работу и прошедших испытательный срок и т. д.). Путем их сравнения выявляем переменные для формулы: количество принятых сотрудников и количество прошедших испытательный срок.

На четвертом (последнем) этапе вам предстоит построить уравнение для выполнения измерений. В нашем примере это:

Качество закрытия вакансий = количество прошедших испытательный срок / количество принятых сотрудников × 100%

Пример

В апреле рекрутером было закрыто десять вакансий. Из десяти принятых на работу прошли испытательный срок восемь человек. Качество закрытия вакансии будет равно:

8 : 10 × 100 = 80%.

То есть показатель качества закрытия вакансий рекрутером составил 80%.

В процессе рекрутмента задействованы три параметра: стоимость подбора, время подбора и соответствие нанятых сотрудников профилю должности. И каждый раз именно эти составляющие влияют на успех. Так что при разработке KPI не обходите их стороной!

Однако не забывайте, что от составления KPI до их внедрения — долгий путь. Наберитесь терпения. Нельзя сразу вводить нормативы. Необходимо проанализировать значения в динамике. Для сбора статистики самым приемлемым является годовой цикл, можно использовать и полугодовой. Считается, что необходимо наблюдать динамику показателя от одного года до пяти лет в зависимости от сложности показателя, чтобы иметь возможность поставить реальные, выполнимые задачи. Только после этого вы сможете окончательно определить нормативы, поставить цели и сможете контролировать их исполнение!

Первый блин — не комом

При запуске проекта по разработке KPI мы решили собрать как можно больше материала по методике «управления по целям», даже направили представителя на международную конференцию. Далее полученный материал проанализировали с точки зрения потребностей бизнеса, размера организации, специфики и возможностей рекрутмента.

Мы определили для себя критически важный фактор: привлечение необходимых специалистов в рамках установленных временных и материальных затрат. Далее выделили пять направлений, по которым можно оценивать эффективность рекрутмента. Это стоимость закрытия вакансии, время работы над вакансией, количество закрытых вакансий, качество подбора, удовлетворенность бизнес-менеджеров нанятыми специалистами. Все эти направления еще раз подтверждают значимость обозначенных ранее параметров: стоимость подбора, время и качество отбора.

В итоге на обсуждение были выдвинуты следующие ключевые показатели эффективности (индексы):

• индекс привлечения ERcR (external recruitment rate) — индекс, отражающий интенсивность рекрутмента;
• стоимость вакансии CPH (cost per hire) — показатель, позволяющий вычислить затраты на подбор;
• индекс времени работы над вакансией TTA (time to accept) — индекс, позволяющий как оценить время, затрачиваемое рекрутером на подбор, так и планировать загруженность сотрудников;
• индекс принятых кандидатами предложений о работе AR (acceptance rate) — индекс, отражающий эффективность рекрутинга, а также привлекательность работодателя;
• индекс дополнительного привлечения EAR (external addition rate) — индекс подбора по новым вакансиям;
• индекс замен — ERpR (external replacement rate) — индекс подбора на место уволившихся сотрудников.

Мы рассмотрели понятие KPI, методику его создания применительно к рекрутингу. В следующем номере мы продолжим рассказ о разработке KPI для рекрутера, дадим формулы их расчета, а также расскажем о разработке ключевых показателей эффективности для рекрутеров, специализирующихся в массовом подборе.