Проведение предпроектного обследования перед внедрением системы электронного документооборота

Предположим, что руководство организации созрело для внедрения СЭД. А что же дальше? Какие шаги компания должна предпринять и должна ли?

Самый простой способ – сразу обратиться в организацию, которая будет осуществлять внедрение системы электронного документооборота, другими словами, занять позицию «проблемы будем решать по мере их поступления». Однако простой способ не всегда менее затратный. Прежде всего, организация-заказчик должна оценить масштаб внедрения СЭД. А потому до его начала нужно проанализировать состояние дел. Для этого необходимо изучить процессы, которые будут автоматизированы, иными словами, выполнить предпроектное обследование.

Предпроектное обследование с точки зрения организации-исполнителя

С позиции организации-исполнителя предпроектное обследование является полноценным первым этапом внедрения любой информационной системы и включается в договор оказания услуг по внедрению. И СЭД не является исключением.

В этом случае предпроектное обследование включает:

• диагностику существующей в организации системы
• делопроизводства;
• анализ соответствия фактического состояния работы с документами внутренним нормативным документам организации, регламентирующим документационное обеспечение;
• оптимизацию документопотоков и делопроизводства;
• внесение соответствующих изменений во внутренние нормативные документы;
• выявление рисков при внедрении СЭД;
• определение границ автоматизации, аудит существующей IТ-инфраструктуры организации, предложение конкретного IТ-решения СЭД;
• оценку работ по интеграции СЭД в существующую IТ-инфраструктуру.

Результатом предпроектного обследования станет документ «Функциональные требования», либо «Отчет об обследовании», либо проект «Технического задания» (в зависимости от сложности проекта и условий договора). Эти документы будут содержать следующие результаты обследования:

• описание изученных бизнес-процессов и документопотоков организации в части делопроизводства и документационного обеспечения;
• перечень документов и отчетных форм, использующихся в организации для систематизации рассмотренных процессов;
• описание ролей пользователей;
• технический аудит существующей в организации IТ-инфраструктуры;
• оценка готовности организации к внедрению СЭД;
• предложения по оптимизации рассмотренных бизнес-процессов с учетом внедрения СЭД;
• план проекта (разработка и настройка СЭД, обучение работников, опытно-промышленная эксплуатация СЭД, промышленная эксплуатация СЭД) с оценкой необходимых затрат (человеческих и финансовых);
• спецификации на необходимое оборудование;
• предложения по организации повышения квалификации работников.

Иногда организации-исполнители предлагают провести предпроектное обследование бесплатно. Это делается для привлечения организации в качестве заказчика,

однако практикуется нечасто.

Также некоторые организации-исполнители бесплатно предоставляют демонстрационную версию программы для работы (как правило, на месяц). Это позволяет освоиться в программе, оценить все ее плюсы и минусы, привыкнуть к интерфейсу.

Предпроектное обследование с точки зрения организации-заказчика

С позиции организации-заказчика предпроектное обследование – это аудит: анализ процессов документационного обеспечения управления для понимания текущей ситуации и выявления моментов, наиболее проблемных с точки зрения управления потоками документов. Организации-заказчику в полной мере сложно будет самостоятельно выполнить подобное полноценное обследование по нескольким причинам. В первую очередь – из-за отсутствия опыта и информации о том, как именно проводится подобное обследование. Возникает резонный вопрос: если это так сложно, то зачем изобретать велосипед? Не проще ли сразу обратиться к организации-исполнителю? Можно, но проще не значит дешевле…

Рассмотрим, что дает организации-заказчику обследование процессов документационного обеспечения.

• Формулирование целей внедрения СЭД.
• Определение задач и функций, которые в последующем СЭД должна будет выполнять (определение границ внедрения). Зачастую вместо четких целей и задач организация-заказчик начинает перечислять проблемы, которые необходимо решить посредством внедрения СЭД. Но это не одно и то же. Поэтому организация должна ясно представлять, что она хочет получить в итоге от внедрения СЭД, и поставить организации-исполнителю конкретные задачи.
• Оценка реальной картины жизни организации (ее организационная структура, функции, взаимодействие подразделений и т.д.). Такую возможность дает анализ внутренних нормативных документов организации на предмет того, как они реализуются на практике. В ходе анализа положений структурных подразделений, должностных инструкций, регламентов взаимодействия выясняются любопытные факты. Например, может оказаться, что должностные инструкции тех или иных работников безнадежно устарели либо отсутствуют вовсе. А структурные подразделения выполняют не свои функции или, наоборот, не выполняют тех, что обязаны, и т.д.
• Описание существующих процессов документационного обеспечения. Здесь тоже может быть масса неожиданностей.
• Возможность оптимизации обследованных и описанных бизнес-процессов. Если в этом есть необходимость. После подобного анализа может потребоваться актуализация внутренних регламентов.
• Оценка собственных ресурсов (человеческих и технических). До внедрения системы необходимо понять, какой объем участия в реализации проекта потребуется от специалистов и насколько они готовы этому. Если говорить о специалистах-исполнителях, то им достаточно дать поручение. А вот с руководителями дело обстоит гораздо сложнее. Участие управленческого аппарата во внедрении СЭД необходимо обсудить еще до начала процесса. Также не лишним будет анализ собственной IТ-инфраструктуры, чтобы выяснить, достаточно ли компьютеров, не устарело ли программное обеспечение и т.д.
• Выявление рисков и способов их преодоления при внедрении СЭД. Выявление рисков перед внедрением системы позволит их свести к минимуму. Какие это могут быть риски? Какие угодно:
  • риск отсутствия либо неактуальности необходимых нормативных документов;
  • риск недостаточной технологической оснащенности организации;
  • риск некорректной финансовой оценки внедрения и поддержки СЭД и т.д.

Кака провести предпроектное обследование самостоятельно

Этап 1: назначаем руководителя проекта. Руководитель проекта должен разбираться в вопросах документооборота и хорошо знать IТ-инфраструктуру организации. Далеко не в каждой организации найдется специалист, отвечающий этим требованиям, поэтому чаще всего руководят проектом два работника – начальник канцелярии и IТ-директор.

Этап 2: анализируем нормативную базу. На этом этапе необходимо изучить локальные нормативные акты организации в части документационного обеспечения. Речь идет не только об инструкции по делопроизводству. Также потребуется изучить внутренние нормативы в части управления договорами, оборота бухгалтерской документации и т.д.

Этап 3: проводим интервью. Для проведения интервью необходимо определить круг респондентов. Поможет в этом изучение локальных нормативных документов. В списке опрашиваемых могут быть, например, руководители структурных подразделений, их заместители и потенциальные ключевые пользователи СЭД (специалисты, ответственные за создание, согласование документов, и др.). Для интервью необходимо подготовить перечень вопросов (см. Пример).

Перечень вопросов опросного листа для руководителя канцелярии и примерные ответы на них

1. Опишите функции, выполняемые вашим структурным подразделением.

Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, а также работы по формированию дел и их сдаче на хранение.

Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

Разработка и внедрение инструкций по ведению делопроизводства.

Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях.

Контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.

Обеспечение внешнего и внутреннего документооборота.

Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.

Обеспечение установленного режима доступа к документации.

Внедрение новых методов и средств работы с документами.

2. Опишите структуру и количественный состав подразделения.

Секретариат – 4;

экспедиция – 1;

приемная – 2;

архив – 2.

3. Какие функции выполняете непосредственно Вы?

Руководство канцелярией.

4. Какой на данный момент объем документооборота в подразделении (количество документов в день, их размер в страницах или Мб). Как вы думаете, какой объем документов будет в следующем году (увеличится или уменьшится)?

Входящие документы – 14 000 ед.;

исходящие документы – 13 500 ед.;

внутренние документы – 4 ед.

Скорее всего, объем документооборота не изменится в следующем году.

5. Используете ли Вы сейчас в вашем подразделении для автоматизации текущих задач информационную систему (системы)? Если да, то какую? Какие функции в ней выполняются?

Нет.

6. Перечислите действующие нормативные документы, регламентирующие документационное обеспечение организации, подразделения (инструкция по делопроизводству, должностные инструкции, регламенты работ и т.п.). Какие из них Вы используете в своей работе, а какие считаете неактуальными?

Стандарт организации:

Распорядительные документы. Приказы и распоряжения. Порядок разработки, согласования, подписания, регистрации и отмены.

Входящие документы. Порядок приема, рассмотрения, передачи на исполнение и оперативное хранение.

Исходящие документы. Порядок подготовки, согласования, подписания, регистрации и отправки.

Номенклатура дел. Хранение, использование и уничтожение документов организации.

7. Регламентировано ли взаимодействие с другими подразделениями компании?

Взаимодействие со всеми структурными подразделениями, кроме административно-хозяйственного отдела (АХО), регламентируется внутренними нормативными документами компании. Взаимодействие с АХО не регламентировано (заявки на курьера, заявки на отправку корреспонденции экспресс-почтой и т.д.).

8. Какие функции, на Ваш взгляд, должна выполнять СЭД?

Управление документами в электронном виде. Создание и хранение различных документов в электронном виде (в форматах MS Word, MS Excel, MS Visio); поиск документов; хранение версий документов; структурирование документов по папкам; назначение прав доступа на документы; история работы с документами.

Управление процессами документационного обеспечения. Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях; выдача поручений и контроль их исполнения.

Регистрация бумажных документов; ведение номенклатуры дел; контроль местонахождения бумажных документов.

Управление договорами. Организация процесса согласования и регистрации договоров.

Управление совещаниями. Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки); формирование и рассылка протокола; контроль исполнения решений, вынесенных на совещаниях.

9. Перечислите, какие виды работ Вы производите с документами всех типов.

Входящие документы (документы, поступившие в организацию):

• прием и обработка;
• рассмотрение руководителем (резолюция);
• регистрация;
• исполнение;
• контроль исполнения;
• текущее хранение и использование;
• передача на архивное хранение.

Исходящие документы (документы, созданные в организации и отправляемые дочерним и зависимым обществам организации, сторонним организациям или физическим лицам):

• составление проекта;
• согласование проекта документа;
• проверка правильности оформления;
• подписание;
• утверждение (если необходимо);
• регистрация корреспонденции;
• отправка документа адресату;
• подшивка второго экземпляра в дело.

Внутренние документы (приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная записка, пояснительная записка, заявка):

• составление проекта документа;
• согласование проекта;
• проверка правильности оформления;
• подписание;
• регистрация;
• передача документа исполнителям;
• исполнение документа;
• контроль исполнения документа;
• подшивка исполненного документа в дело.

10. Опишите порядок экспедиционной обработки и регистрации входящих документов.

Вся поступающая корреспонденция принимается и регистрируется в канцелярии.

Корреспонденция с отметкой «лично» вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденцию, имеющую пометку «конфиденциально», обрабатывает ответственный за ведение конфиденциального делопроизводства.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить подтверждением времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан.

Порядок регистрации входящих документов

Все документы, адресованные руководству организации, подлежат регистрации (кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов).

На полученных документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Если есть приложение к документу, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу.

Порядковые номера фиксируются в журнале учета регистрационных порядковых номеров.

На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа.

При регистрации должен соблюдаться принцип однократности: каждый документ регистрируется в канцелярии только один раз.

11. Опишите порядок рассмотрения руководством входящих документов и выдачи резолюций.

Документы, требующие рассмотрения руководителем, передаются ему после регистрации.

При необходимости секретарь подбирает дополнительные материалы (контракты, письма, акты и т.д.) и передает их руководителю вместе с поступившими документами.

Решение руководителя по документу отражается в резолюции.

В резолюции указывается исполнитель, прописывается, что и к какому сроку он должен сделать, затем проставляется дата и подпись руководителя.

Получив документы от руководителя, секретарь вносит сведения из резолюции в журнал регистрации входящей корреспонденции.

После этого документ передается исполнителю, указанному в резолюции.

Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях (используют ксерокопирование).

12. Опишите порядок постановки документов на контроль.

После рассмотрения и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату), которая может являться основанием для взятия документа на контроль, документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются дополнительные копии документа.

Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым.

При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым (ответственный исполнитель). Остальные исполнители (соисполнители) обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки.

Отчет об исполнении должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции.

13. Опишите процесс контроля исполнения документов, порядок учета документов, поступивших на исполнение, порядок снятия документов с контроля.

а) Исполнение каких документов (поручений) подлежит обязательному контролю?

• Распорядительные документы (приказы, распоряжения);
• документы (протоколы, письма, служебные записки, планы и т.д.), содержащие конкретные указания по работе с ними и сроки исполнения; требующие подготовки ответа, проведения мероприятий, доклада и т.д.;
• поручения, содержащиеся в оформленных резолюциях (в том числе в электронном виде) по рассмотренным документам (письмам и др.);
• отдельные, не относящиеся к какому-либо документу, поручения руководителя, оформленные документально (в том числе в электронном виде).

б) В каких случаях документы (поручения) считаются исполненными?

• Подготовленные по ним итоговые документы не возвращаются на доработку, и по ним принято соответствующее решение;
• завершено согласование и подписание проектов документов, подготовленных во исполнение поручений.
• исходящие письма, подготовленные во исполнение документа (поручения), зарегистрированы и отправлены;
• договорные документы зарегистрированы;
• руководитель, в обязанности которого входит контроль исполнения поручений (контролер), подтверждает их выполнение по существу поставленных в них вопросов.

в) Каковы права ответственного исполнителя и соисполнителей?

• Давать поручения своим непосредственным подчиненным и контролировать исполнение ими поручений;
• запрашивать у работников необходимую для исполнения документа (поручения) информацию;
• определять порядок исполнения документа (поручения) (в том числе порядок подготовки и согласования материалов по исполнению поручения, сроки и форму участия соисполнителей в работе по исполнению поручения);
• координировать работу соисполнителей;
• созывать соисполнителей для проведения коллегиального обсуждения и решения вопросов исполнения документа (поручения);
• принимать мотивированное решение о включении или отказе от включения в проект итогового документа представленных соисполнителями предложений и замечаний;
• готовить предложения о продлении срока исполнения документов (поручений) с указанием объективных причин продления и планируемой даты исполнения.

г) За что несет ответственность исполнитель?

• Качество подготовки (полнота и достоверность информации, использованной при подготовке итогового документа), правильность оформления документов, подготовленных во исполнение документа (поручения);
• полноту и корректность отражения замечаний и предложений соисполнителей и согласующих лиц (организаций) в новой редакции документа (поручения);
• соблюдение установленных сроков исполнения документа (поручения);
• сохранность подлинника документа (в случае передачи ему подлинника документа).

д) Каковы сроки исполнения документов (поручений)?

В документе или поручении (резолюции), как правило, устанавливается срок (календарная дата) его исполнения.

Если в тексте резолюции вместо даты или периода времени имеется определение срока в словесном выражении, поручение подлежит исполнению в соответствующий срок:

• «очень срочно», «незамедлительно» – в течение одного рабочего дня;
• «срочно» – в срок не более трех рабочих дней;
• «оперативно» – в срок не более 10 рабочих дней.

Если срок исполнения поручения не указан, поручение должно быть исполнено в срок не более 30 календарных дней либо в соответствии со сроком, указанным в документе, к которому относится поручение (резолюция).

е) Каковы права контролера?

• Запрашивать информацию о ходе исполнения документа (поручения);
• возвращать документы, оформленные с нарушением требований локальных нормативных актов организации, на доработку;
• снимать документы (поручения) с контроля.

14. Опишите порядок регистрации и экспедиционной обработки исходящих документов.

Подписанные руководством документы в тот же день должны сдаваться в канцелярию для регистрации и отправки.

Перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяется правильность его оформления:

• наличие элементов бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;
• наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;
• правильность адреса получателя;
• наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо);
• наличие печати в тех случаях, когда она полагается.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

Если документ направляется по нескольким адресам, исполнитель сдает столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и один экземпляр копии.

После проверки оформления документ регистрируется в журнале и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку.

Исходящий номер состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего ответ, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера.

На копии исходящего документа в левом верхнем углу ставится заверительный регистрационный штамп.

Корреспонденция сдается на отправку в отделение связи или доставляется с курьерами.

Заверенные копии отправленных документов в тот же день передаются в соответствующие подразделения исполнителям для подшивки в дела.

15. Опишите порядок разработки приказа (распоряжения).

До представления на подпись проект приказа (распоряжения) визируется заместителями генерального директора по направлениям деятельности, начальником правового управления и руководителями других заинтересованных структурных подразделений.

Юристы при визировании проекта документа проверяют его соответствие действующему законодательству, а также правильность ссылок на нормативные документы.

Визы проставляются на обороте последнего листа подлинника приказа.

Замечания по проекту приказа излагаются на обороте последнего листа или на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.

В случае внесения исполнителем поправок и дополнений проект приказа следует согласовать со всеми, кто визировал документ ранее.

Подписанные руководством приказы в день подписания передаются в канцелярию для регистрации в специальном журнале и тиражирования.

Приказы издаются в строго ограниченном количестве экземпляров и рассылаются только тем структурным подразделениям, которым они необходимы.

Ответственность за определение тиража и правильность составления рассылки документа возлагается на начальников структурных подразделений, подготовивших приказ.

Проекты приказов по личному составу готовятся отделом кадров.

В приказах по личному составу согласовательные визы фиксируются на лицевой стороне документа, ниже реквизита «Подпись».

Приказы по личному составу регистрируются, формируются в дела отдельно от других приказов и имеют самостоятельную нумерацию: к регистрационному номеру добавляется индекс «к».

Подлинники приказов по основной деятельности хранятся в канцелярии, а приказов по личному составу – в отделе кадров управления по персоналу.

Принятие управленческих решений и сами решения документируются протоколами производственных совещаний у руководства.

16. Каким образом необходимо, на Ваш взгляд, изменить порядок работы с документами?

В организации отсутствует локальный документ, регулирующий процесс исполнения и контроля исполнения документов (поручений). В процесс не включена канцелярия, однако контроль исполнения документов (поручений) является одной из ее функций.

17. Какие формы учета и регистрации документов применяются в организации?

18. Каков порядок подготовки дел для передачи их на архивное хранение?

Перед передачей дел в архив проводится экспертиза научной и практической ценности документов.

Экспертиза ценности документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией организации (ЭК).

Состав ЭК утверждается приказом генерального директора.

В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), нормативно-методическими документами Росархива.

ЭК организации осуществляет следующие функции:

• рассматривает проекты номенклатур дел структурных подразделений организации;
• организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;
• рассматривает описи на дела постоянного хранения, дела по личному составу и долговременного (свыше 10 лет) хранения;
• рассматривает и утверждает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
• рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями документальных материалов со сроками хранения, и выносит решения о представлении этих предложений на рассмотрение архивного учреждения;
• участвует в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других методических пособий по делопроизводству и работе архива организации.

Члены ЭК с участием других специалистов проверяют, насколько правильно был проведен отбор документов на хранение и уничтожение, путем просмотра описей, актов и документов. Непосредственный отбор документов производится работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и работниками архива.

Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом. Акты рассматриваются ЭК, подписываются председателем, ее членами и утверждаются руководством организации.

Передача дел в центральный архив организации.

В архив организации передаются дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения не ранее чем через год после завершения их в текущем делопроизводстве. Передача в архив дел временного срока хранения (до 10 лет) производится по усмотрению руководства и с учетом степени загруженности архивохранилища.

Архив принимает документы на хранение по сдаточным описям отдельно постоянного и временного сроков хранения в двух экземплярах.

Если отдельные дела необходимы какому-то структурному подразделению для текущей работы, архив оформляет выдачу ему этих дел во временное пользование.

Работник архива расписывается в приеме дел на всех экземплярах сдаточных описей, указывая дату приема и количество принятых дел.

Один экземпляр описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве организации.

Выдача дел во временное пользование работникам структурных подразделений организации производится на основании специального запроса.

Выдача дел оформляется распиской работника организации и соответствующей записью в книге учета выдачи дел из архива.

Дела выдаются на срок не более одного месяца. Работники структурных подразделений несут ответственность за своевременный возврат документов, выданных архивом во временное пользование.

В течение делопроизводственного года на выданное при служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, номер дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

19. Приведите форму номенклатуры дел подразделения и опишите организацию хранения документов в подразделении.

В структурных подразделениях организации ежегодно разрабатываются номенклатуры дел по установленной форме.

Составляет их лицо, ответственное за делопроизводство, с привлечением специалистов.

На основании номенклатур дел структурных подразделений канцелярией составляется сводная номенклатура дел организации.

В номенклатуру дел структурного подразделения включаются все дела и документы, образующиеся в деятельности подразделения, а также все справочные картотеки, журналы и другие учетные формы.

Все дела должны иметь индекс, который состоит из условного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре.

В номенклатуре указываются наименования (заголовки) дел.

При составлении заголовка дела кроме наименования темы (предмета, вопроса) указывается род заводимого дела (материалы, переписка и т.д.), а также даты событий, данные о корреспондентах, делается отметка о том, является документ подлинником или копией, и т.д.

Сроки хранения дел и номера статей указываются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Сроки хранения дел, не указанных в Перечне, устанавливают специалисты структурных подразделений совместно с центральным архивом.

Дела, образовавшиеся в делопроизводственном году и не вошедшие в номенклатуру дел, вносятся дополнительно в соответствующий ее раздел.

Номенклатура дел ежегодно пересматривается: уточняются заголовки дел и сроки хранения, вносятся новые дела, заведенные в течение года.

Переходящие (незаконченные дела) структурного подразделения переносятся в номенклатуру дел следующего года с сохранением первоначального делопроизводственного индекса.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, отдельно постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения. Итоговая запись заверяется, и эти сведения передаются в архив.

Дела в текущем делопроизводстве формируются в соответствии с номенклатурой дел.

Все документы группируются в дела и хранятся до передачи в архив в структурных подразделениях организации.

В дело подшиваются только исполненные документы. Исполнитель списывает исполненные документы «В дело №____», подтверждая этим, что вопрос, поставленный в письме, решен.

Копии документов, подшиваемые в дела, заверяются.

Исполненные документы подшиваются в дело в порядке решения вопросов по хронологии, алфавиту, индексации (нумерации), причем документ-ответ должен следовать за документом-запросом.

В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел, которые имеют продолжительный, более одного года, срок формирования (например, перспективные планы, личные дела и т.п.).

Каждое дело должно содержать не более 250 листов (толщина дела 30–40 мм). При большом объеме документов производят либо хронологическое деление комплекса на самостоятельные дела, либо деление вопроса на подвопросы.

Изъятие документов из дел текущего делопроизводства производится с разрешения руководства структурного подразделения. Документы из дел выдаются под расписку в карточке-заместителе, которая хранится у работника канцелярии.

Лица, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают учет и сохранность документов. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения после завершения их делопроизводством запрещается.

20. Существует ли необходимость формирования истории работы с документами, отслеживания хода исполнения и процесса согласования?

Да.

21. Часто ли Вы сталкиваетесь с недоступностью сетевых ресурсов (общих дисков, принтеров)?

Да. Сбои происходят ежемесячно.

22. Можете ли Вы сказать, что Ваш компьютер работает медленно, а на жестком диске часто недостаточно места?

Нет.

23. Часто ли у Вас возникают сбои при работе с электронной почтой?

Очень редко.

Для упрощения обработки результатов интервью их можно представить в следующем виде:

Этап 4: проводим анкетирование. Анкетирование проводится с целью получения более детальной информации о документообороте организации. Кроме того, конфиденциальное анкетирование позволит узнать истинное отношение работников к проекту по внедрению СЭД. Примерный перечень вопросов в анкете может выглядеть следующим образом:

• Ваше отношение к внедрению СЭД (положительное, отрицательное, двойственное и т.д.).
• Какие причины, на Ваш взгляд, могут помешать внедрению СЭД (очень сжатые сроки проекта, нежелание работников работать в СЭД, недостаточный уровень квалификации работников и т.д.)?
• Чего Вы ждете от внедрения СЭД (сокращение расходов, сокращение сроков согласования документов, повышение уровня контроля за исполнением поручений)?
• Каков, на Ваш взгляд, уровень обеспечения сохранности документов в организации (высокий, средний, низкий)?
• Какое количество времени Вы затрачиваете на поиск необходимого документа?
• Какова, на Ваш взгляд, скорость поиска необходимой информации в организации (высокая, удовлетворительная, низкая)?
• Какое количество времени затрачивается на согласование документа? (Уточнить по каждому виду согласуемых документов.)

Результаты анкетирования можно представить в таблице Excel (Таблица 2), а затем на основе этих данных построить диаграммы для наглядности.

Стоимость внедрения и владения СЭД

Многие организации, акцентируя внимание на стоимости внедрения СЭД, упускают из виду совокупную стоимость владения СЭД.

Одним из критериев выбора СЭД должна быть стоимость владения. Необходимые данные (по крайней мере, расчет внедрения и сопровождения) по запросу смогут предоставить потенциальные организации-исполнители. Стоимость владения складывается из капитальных и операционных расходов.

Приблизительная смета капитальных затрат на внедрение (CAPEX) может выглядеть следующим образом:

• оборудование (если требуется, например, более мощный сервер, дозакупка ПК): 300 000 руб;
• лицензии на внедряемое ПО (серверные и клиентские лицензии): 400 000 руб;
• работы (трудозатраты консультантов): 1 500 000 руб.

Итого: 2 200 000 руб.

Что касается операционных расходов (OPEX), то они могут быть следующими:

• обучение новых пользователей работе с системой: 100 000 руб;
• сопровождение информационной системы (в год): 500 000 руб;
• техническая поддержка пользователей (в год): 200 000 руб.

Итого: 800 000 руб. в год.

В примерах приведена приблизительная стоимость расходов, однако и она позволяет определить, что операционные расходы на СЭД могут составлять до 40 % от расходов на внедрение.

Поэтому, выбирая СЭД, необходимо обращать внимание на стоимость лицензий, возможность обучения новых пользователей, стоимость сопровождения и поддержки.

Обучить одного или двух специалистов можно и самостоятельно. А если их десять, да еще из разных структурных подразделений, значит, они будут выполнять разные задачи в СЭД… В этом случае может потребоваться проведение обучения специалистами организации-исполнителя. Что касается сопровождения и техподдержки, то, как правило, организации-исполнители предлагают несколько вариантов.

Не стоит сразу выбирать самое дешевое предложении по сопровождению – оно в итоге может дорого обойтись. Необходимо проанализировать все условия, а именно: время ответа на заявку (это может быть 24 часа, 36 часов и т.д.), время устранения неполадок (3–5 рабочих дней) и др.

Когда лучше отложить внедрение СЭД

На практике бывают ситуации, когда лучше не торопиться с внедрением СЭД и прежде провести организационные изменения, оптимизировать процессы работы с документами и т.д.

Лучше отложить внедрение СЭД в случаях, когда:

• инициатива внедрения исходит не от высшего руководства, а от руководителей структурных подразделений;
• в организации хаос с точки зрения регламентации процессов (автоматизированный хаос не перестанет быть хаосом);
• сотрудники по тем или иным причинам «бунтуют» против внедрения СЭД («работы много, людей мало, а тут еще внедрение»).

Резюме

1. Предпроектное обследование перед внедрением СЭД обязательно, и по сути оно представляет собой аудит документооборота.

2. Проводить предпроектное обследование своими силами, сразу обратиться к услугам организации-исполнителя или сделать и то и другое – решать организации-заказчику.

3. Предпроектное обследование позволяет оценить готовность организации к внедрению СЭД и сократить в дальнейшем при реализации проекта временные и финансовые затраты.

4. Иногда лучше отложить внедрение СЭД и провести организационные изменения, оптимизировать процессы работы с документами и т.д.