Библиотека управления

Разумный подход к автоматизации управленческого учета

Ольга Феклисова Руководитель консалтинговой группы УЧЁТ ЧЁТКО

О том, что бизнесу нужен управленческий учет рано или поздно задумывается любой предприниматель.

О том, что бизнесу нужна автоматизация управленческого учета рано или поздно задумывается тот предприниматель, в компании которого процедуры ведения управленческого учета в том или ином виде уже разработаны.

Говоря о том, что вашей компании необходима автоматизация управленческого учета, для начала нужно определиться: что именно вы под автоматизацией подразумеваете?

Зачастую, собственники или топ-менеджеры не разграничивают для себя два понятия: комплексную автоматизацию бизнеса и автоматизацию именно управленческого учета.

Отсутствие такого четкого разграничения не позволяет им правильно сформулировать свои ожидания от автоматизации.

В нашем понимании, комплексная автоматизация бизнеса – это автоматизация всех ключевых бизнес-процессов, включая ведение управленческого учета, на базе одного программного продукта.

Комплексная автоматизация бизнеса проводится на базе ERP-систем. Самые известные ERP-системы зарубежных разработчиков - это SAP, SUN, ORACLE, продукты компании Microsoft: MS Dynamics Axapta, Navision. Или отечественные решения, в частности, 1С «Управление производственным предприятием».

Независимо от производителя, любая ERP-система – это дорогостоящий продукт, внедрение которого занимает длительное время. К такому внедрению нужно подходить подготовленным. Это значит, что любую автоматизацию надо начинать тогда и только тогда, когда есть, что автоматизировать.

Комплексную автоматизацию имеет смысл начинать тогда, когда в компании отработаны все ключевые бизнес-процессы, включая ведение управленческого учета.

О комплексной автоматизации думать рано, если:

  • в компании под управленческим учетом понимается составление отчетов в Excel без соблюдения основных принципов (для бюджета движения денежных средств – по оплате, для бюджета доходов и расходов – по начислению),
  • управленческий учет НЕ ведется в детализации по центрам ответственности или направлениям бизнеса,
  • управленческий учет ведется в детализации по центрам ответственности или направлениям бизнеса, но при этом структура центров ответственности четко НЕ закреплена в регламенте или регламент не поддерживается в актуальном состоянии,
  • в компании нет регламентов и инструкций, в которых закреплены основные бизнес-процессы, в первую очередь, связанные с управлением финансами,
  • в компании регламенты и инструкции есть, но они не работают,
  • в компании отсутствует система планирования и имеющиеся отчеты составляются только по факту.

Даже если все вышеперечисленное реализовано, но реализовано так, что у собственника бизнеса нет уверенности в достоверности получаемой информации - это означает одно: управленческий учет в вашей компании до конца еще не выстроен, значит, об автоматизации управленческого учета говорить можно, но вот о комплексной автоматизации пока нет.

До комплексной автоматизации ключевые бизнес-процесссы, включая управленческий учет, могут быть отработаны в разрозненных программах. Это не очень удобно, но в ряде случаев, особенно для молодого бизнеса, эффективно с точки зрения экономии финансов.

В практике многих российских компаний до сих пор распространен вариант так называемой «лоскутной» автоматизации, когда разные бизнес-процессы автоматизированы в нескольких, зачастую, несвязанных между собой программных продуктах.

Например, для учета закупок, отражения прихода товара на склад и его реализации используется 1С «Торговля и склад», для учета производства - 1С «Управление производственным предприятием», для учета полученной выручки розничных точек - программа R-Keeper, управленческий учет ведется вообще в обособленном программном продукте - и все это в рамках одного Холдинга.

Хотя недостатки «лоскутной» автоматизации очевидны, через нее проходит практически каждый бизнес. Более того, при всем своем желании и финансовых возможностях замахнуться сразу на ERP-систему, вы не всегда оправдаете такой вариант. Я даже не знаю примеров, когда приобретение ERP-системы без отработанных на более простых программных продуктах бизнес-процессов, было бы оправдано.

В «лоскутной» автоматизации нет ничего страшного, но и приятного тоже мало. Одним из недостатков является то, что управленческую отчетность для собственника приходится вручную сводить в Excel, беря данные из разных учетных программ. На это требуется много времени и все равно достоверность данных вызывает сомнения.

Почти весь бизнес подходит к комплексной автоматизации через «лоскутную», а к «лоскутной» - через Excel. Вообще, нужно понимать, что бизнес автоматизироваться будет постоянно. По мере развития бизнеса и усложнения ваших бизнес-процессов вы будет вынуждены переходить с одной программы на другую.

На начальном этапе развития любого бизнеса - это практически всегда Excel, затем - специализированная программа или программы, которые позволяют автоматизировать один или несколько бизнес-процессов («лоскутная» автоматизация), затем комплексная автоматизация. Многие компании до комплексной автоматизации вообще не доходят, годами работая в нескольких программах.

Схема. Эволюция бизнеса и автоматизация

Отличительные признаки:

Excel «Лоскутная» автоматизация Комплексная автоматизация

Временное решение для небольшой компании с простыми и понятными бизнес-процессами и с очень небольшим объемом операций по небольшому количеству юридических лиц и касс.

На очень короткое время, пока бизнес не наберет силу.

Это, как правило, происходит быстрее, чем представляется.

  • Разрозненные программные продукты для автоматизации отдельно взятых бизнес-процессов
  • Не все ключевые бизнес-процессы компании отработаны и автоматизированы
  • Относительно быстрое внедрение
  • Невысокая стоимость решения

Главные недостатки:

  • Разрозненность информации
  • «Двойной» ввод
  • Потеря данных в учете
  • Низкая достоверность данных
  • Подготовка отчетности вручную
  • ERP-система
  • Отработанные бизнес-процессы
  • Существенно больше времени на внедрение
  • Высокая стоимость внедрения и последующего сопровождения

Говоря о том, что вашей компании необходима автоматизация управленческого учета, для начала нужно честно ответить себе на вопрос: каково текущее состояние управленческого учета в моей компании? Есть что автоматизировать?

Автоматизацию управленческого учета надо начинать тогда, когда в компании разработаны процедуры ведения управленческого учета или вы «с нуля» можете написать четкое ТЗ (техническое задание) программистам под выбранный вами программный продукт.

Автоматизацию управленческого учета можно проводить поэтапно.

Самое простое - начать с автоматизации учета движения денежных средств. Составление бюджета движения денежных средств в детализации по центрам ответственности и статьями поступлений и расходов – самый понимаемый и контролируемый процесс в управленческом учете.

Именно такой подход: от простого к сложному - мы рекомендуем нашим клиентам, у которых управленческого учета либо нет вообще, либо он есть в зачаточном состоянии и его надо развить.

Однако чтобы грамотно выстроить управленческий учет движения денежных средств вам потребуется, как минимум, сделать следующее:

Это довольно значимая и существенная работа.

Для автоматизации управленческого учета не обязательно нужна дорогостоящая ERP-система. На рынке программных продуктов существует множество решений, учитывающих отраслевые особенности бизнеса. Эти решения позволяют прекрасно автоматизировать отдельно взятые бизнес-процессы, в том числе управленческий учет.

Если в вашей компании для ведения управленческого учета не приобретена 1С, для начального этапа автоматизации управленческого учета мы рекомендуем взять программный продукт, который позволит недорого, а, главное, очень быстро, автоматизировать тот блок, который будет понятен всем ключевым сотрудникам компании, а именно: учет движения денежных средств.

Да, есть программы, которые могут сразу покрыть больше вопросов, чем просто управленческий учет движения денежных средств.

Но, прежде чем делать выбор в пользу недешевого программного продукта, здесь вот что надо учитывать:

  1. чем шире будет функционал программы, тем дороже она будет стоить. А вы уверены, что вам понадобится весь функционал?
  2. Чем больше бизнес-процессов надо автоматизировать, тем больше времени потребуется на настройку программы под вас. Если управленческий учет в зачаточном состоянии, то вы вряд ли сможете написать четкое ТЗ консультантам.
  3. Стандартные решения, которые будут предлагать консультанты, возможно, не подойдут под ваши бизнес-процессы. И тогда у вас есть 2 варианта: либо ломать свои бизнес-процессы под логику программы, а это не всегда возможно и нужно делать, либо перенастраивать логику под вас. Не во всех программах это можно сделать в принципе. А если и можно, то это снова деньги. И время.

Хочу предостеречь еще от одного очень распространенного заблуждения. Некоторые компании считают, что если они найдут поставщика программного продукта с большим опытом реализованных проектов, зарекомендовавшего себя на рынке, с хорошими отзывами клиентов, что само по себе неплохо, и выделят большой бюджет на проект автоматизации, то в совокупности эти два фактора: хороший поставщик + деньги - сами по себе гарантируют им успешную автоматизацию управленческого учета.

Это не так. Почему?

Потому что в любом случае вам потребуется составлять ТЗ для специалистов компании-поставщика. Специалисты поставщика, даже если и возьмутся за написание ТЗ под ваши бизнес-процессы, вряд ли смогут учесть всю специфику, поэтому ваши специалисты должны будут вычитать ТЗ и согласовать. И сделать это с понимаем. Как выдумаете, сколько на это уйдет времени?

Если в вашей компании нет отработанных процедур и бизнес-процессов, в том числе по управленческому учету, то для написания, либо согласования, ТЗ вам потребуется прорабатывать все вопросы буквально на ходу. С нуля. При таком подходе не исключено, что вы не только будете пробуксовывать буквально на каждом шаге, но и многое упустите. Это, как минимум, серьезные затраты времени. И если вы выбираете такой вариант, вы должны отдавать себе отчет, что время консультантов – это ваши деньги.

При таком подходе главное – не ошибиться с выбором внедренца.

Если вы выбираете этот вариант, вам нужно изучить вашего поставщика вдоль и поперек, составить абсолютно понятный и прозрачный договор, получить письменные гарантии под обозначенные сроки и стоимость.

Не исключено, что при проработке договора, вы сами увидите, что поставщик «плавает» по многим вопросам, что уже на данном этапе не вселяет в вас уверенность, что вы получите тот результат, который еще недавно казался вам таким достижимым.

В своей практике я встречала компании, которые, невзирая на все предостережения, пошли по такому пути. Будьте готовы, что еще одним побочным эффектом такого подхода будут переработки ваших сотрудников, которые вынуждены будут выполнять свои прямые обязанности после окончания рабочего дня, потому что большую его часть они будут отвлечены на рабочие сессии с поставщиком.

Как я уже говорила, мы рекомендуем начинать любую автоматизацию только тогда, когда в компании отработаны все основные бизнес-процессы.

Это означает, что в компании есть инструкции и регламенты, которые работают, есть форматы отчетов, которое понятны всем пользователям, все в компании понимают, что автоматизация необходима, поскольку позволит сократить затраты ручного труда на получение отчетов и повысит их достоверность. Если вы замахнулись на автоматизацию без всего этого, будьте готовы к тому, что времени ваша автоматизация займет больше, чем вы рассчитывали, и вы потратите точно больше той суммы, которая первоначально обозначена в договоре.

Разумный подход к автоматизации заключается в постепенной отработке всех ключевых бизнес-процессов, в постепенном выстраивании системы управленческого учета и в осознанном переходе от «лоскутной» автоматизации к комплексной.

При этом варианте вашими основными затратами будет время, которое потребуется на отработку ключевых бизнес-процессов, в частности, процедур управленческого учета, их внедрение и адаптацию. Стоимостная оценка затрат будет равна зарплате ваших специалистов, которые будут выстраивать бизнес-процессы и систему управленческого учета.

Вы должны понимать, что внедряя управленческий учет, вы будете вводить в компании принципиально новые принципы работы для всех. В этой работе будут задействованы не только сотрудники финансовой службы, но и сотрудники других подразделений компании, каждый из которых должен будет освоить принципиально новый для него функционал. Потребуется проводить разъяснительную работу, возможно, преодолевать сопротивление, отрабатывать новые процедуры, корректировать, развивать и дополнять их.

В общем, должно пройти время, прежде чем все начнет работать так, как надо. И вы обязательно должны это учитывать. И это касается всех бизнес-процессов.

Наш совет:

внедряйте управленческий учет и отрабатывайте ключевые бизнес-процессы постепенно. Дайте себе время на то, чтобы новые процедуры прижились в компании. Разъясните сотрудникам, какие преимущества получит компания от нововведений. Заручитесь если не абсолютной поддержкой ключевых топ-менеджеров, то хотя бы пониманием с их стороны, что это необходимо владельцу бизнеса для повышения управляемости деньгами, для контроля над затратами, для понимания итогового финансового результата.

Тем самым вы заложите фундамент для успешной адаптации не только первых шагов по постановке управленческого учета, но и других бизнес-процессов и всех последующих новшеств, которых, по мере развития бизнеса, будет немало.

Какой бы подход к автоматизации вы не выбрали, мы желаем вам удачи!