Библиотека управления

Документальное оформление в транспортной логистике: основные направления оптимизации

Алиса Муратова бизнес-аналитик Synerdocs

Оглавление

По прогнозам специалистов, рынок внутрироссийских грузоперевозок в 2017 году ожидает определенный передел в пользу крупных компаний. Введение нового налога, так называемого «Платона», в совокупности с повышением тарифов на топливо, транспортным налогом и введением тахографов послужило отправной точкой всероссийской забастовки дальнобойщиков. Дополнительные поборы вынуждают водителей большегрузов, ИП и малые компании, имеющих собственный транспорт, уходить с рынка транспортных услуг и даже менять род деятельности. В таких условиях крупному бизнесу необходимо искать новые пути снижения издержек, которые не окажут влияния на качество оказываемых услуг и позволят укрепить свои позиции на рынке. Один из вариантов – автоматизация документооборота между участниками отрасли и их клиентами.

Рынок транспортных услуг

Грузоперевозки – это огромная инфраструктура со своими правилами, законами и особенностями. Главная цель бизнеса здесь это своевременная доставка продукции с минимальными издержками. Оперативность и качество доставки груза зависят и от грамотного и правильно организованного процесса перевозки.

В России сегодня нет единой общепризнанной классификации игроков рынка логистики. Клиент, которому необходимо перевезти груз, может запутаться как в терминологии, так и в предоставляемых услугах. Даже сами компании, порой называя себя «транспортно-логистическими», предоставляют только услуги по перевозке. Чтобы легко ориентироваться в терминах, используемых представителями рынка логистики, давайте наведем в них порядок.

Логистика – часть экономической науки и экономической деятельности, основная задача которой состоит в продвижении товара и услуг от производителя к потребителю. Включает в себя подбор упаковки, упаковывание товара, выбор транспорта, выстраивание оптимального маршрута, организацию промежуточного хранения и многое другое.

Экспедирование предполагает сопровождение перевозимого груза, поиск подходящей спецтехники, оформление необходимых документов. Иначе говоря, экспедиторы – это, в первую очередь, люди, которые отвечают только за доставку груза (например, водители).

Транспортная логистика – это управление транспортировкой грузов, то есть изменением местоположения материальных ценностей с использованием транспортных средств с минимальными затратами, выстраиванием оптимального маршрута и подбором складов на пути следования груза.

Внутренняя транспортная логистика занимается внутрипроизводственными перевозками, а внешняя транспортная логистика занимается снабжением предприятий и сбытом их продукции. При традиционном подходе к транспортировке, информационный поток движется вместе с материальным потоком от грузоотправителя, через экспедитора по транспортным средствам, и далее от экспедитора к грузополучателю.

При таком подходе как транспортная логистика, к системе добавляется ещё один элемент – единый оператор интермодальных перевозок, который управляет информационным потоком и координирует действия.

Основными логистическими посредниками (третьей стороной - 3PL) для фирмы-производителя или торговой компании являются: перевозчики, экспедиторы, грузовые терминалы, склады общего пользования и другие юридические или физические лица, осуществляющие основные логистические функции или комплекс таких функций.

К вспомогательным логистическим посредникам обычно относят страховые и охранные фирмы, таможенных брокеров, сюрвейеров, банки и другие финансовые учреждения, осуществляющие расчеты за логистические функции/операции, предприятия информационно-компьютерного сервиса и связи и т.д.

Основные игроки на российском рынке

Условно на рынке логистики можно выделить три группы игроков:

  1. Транспортные компании (ТК) – чаще всего это региональные или оказывающие услуги на внутренних и международных направлениях компании, занимающиеся перевозкой грузов. Их задача – доставить груз в указанное клиентом место в заранее оговоренные сроки.
  2. Транспортно-экспедиционные компании (ТЭК) также занимаются организацией перевозок грузов. Являются посредниками между клиентом и перевозчиком, помогают в поиске исполнителя и транспорта, удовлетворяющих критериям перевозки груза, оказывают экспедиционные услуги. Сюда же мы можем отнести онлайн-площадки для поиска водителей и груза.
  3. Логистические компании оказывают услуги по транспортировке, обработке и, самое главное, по хранению грузов. Логистическая компания может стать выгодным партнером для тех организаций, которые планируют расширять рынки сбыта, снижать себестоимость товара за счет минимизации затрат на доставку, потому как в отличие от предыдущих игроков могут проводить в интересах клиента распределение товара до конечного потребителя. Данный вид услуги может в себя включать складирование, распределение товара по торговым точкам, поиск клиентов и др. Хорошая логистическая компания может заменить аналогичную службу предприятия и обеспечить полную логистическую цепочку от производителя до потребителя.

Транспортные компании чаще всего владеют транспортом и сдают его в аренду транспортно-экспедиционным и логистическим организациям, а также могут осуществлять перевозки самостоятельно.

Основные перевозчики на рынке – именно транспортно-экспедиционные компании. Неудивительно, что именно они являются лидерами рынка логистики. ТЭК работают со множеством ТК и имеют возможность предоставить необходимый транспорт в тот момент, когда это бывает необходимо. Соответственно, ТЭК имеют возможность оказывать широкий спектр услуг, включая страхование, сопровождение, охрану груза, а также хранение и оформление необходимых документов.

Логистические компании также могут выступить в роли арендатора транспорта у ТК, однако это не означает то, что у них не может быть своего транспорта.

Оптимизация процессов

Основная задача транспортной логистики состоит в обеспечении технической, технологической и экономической сопряженности участников транспортного процесса.

Кроме этого, транспортная логистика имеет следующие задачи:

  • Создание транспортных систем в транспортной логистике, в том числе транспортных коридоров и цепей;
  • Совместное планирование транспортных процессов на различных видах транспорта;
  • Совместное планирование транспортного процесса со складским и производственным процессом;
  • Выбор вида транспортного средства;
  • Выбор типа транспортировки;
  • Определение рационального маршрута.

Принципы транспортной логистики – основная цель минимизация издержек на транспортировку и в том числе:

  • максимально полное использование грузоподъемности подвижного состава в логистике;
  • кратность транспортируемой партии груза, единицам заказа, отправки и складирования;
  • стандартизация тары;
  • экономия от масштаба и дальности перевозок содержит транспортная логистика;
  • концентрация грузопотоков на отдельных каналах - распределение и отказ от неэкономичных товаров;
  • доставка грузов точно в срок.

Для оптимизации логистики могут использоваться принципы «бережливого производства» LEAN и минимизации потерь на всех этапах и во всех процессах.

Lean Logistics – это комплекс методов и инструментов, направленных на создание вытягивающей системы в общей цепи логистики, но с акцентом на оптимизацию и улучшение процессов управления закупками и запасами, включая транспортную и складскую логистику.

Основной результат внедрения данных технологий – это оптимизация совокупной логистической стоимости в цепи поставок с одновременным повышением показателя дисциплина поставок.

По данным исследовательского агентства MA-Research.ru рынок в 2018-2019 гг. будет иметь слабо положительную динамику, в реальностях которой компаниям придется работать над оптимизацией процессов.

Среди конкурентных преимуществ, позволивших целому ряду компаний в 2015—2016 гг. не только достаточно успешно работать в условиях экономической рецессии, но и усилить свои позиции на рынке ТЛУ, следует отметить наличие диверсифицированной клиентской базы, компетенций в организации перевозок сборных грузов, в обслуживании e-commerce и экспортного грузопотока. Большое значение имеют быстрая реакция на изменение спроса и географии грузопотоков, способность предложить эффективные решения для снижения логистических издержек и оптимизации процессов.

Направлениями оптимизации аналитиками указываются повышение уровня профессионализма и клиентоориентированности компаний, а также использование технологических решений для оптимизации процессов и повышения их управляемости.

Документальное оформление в транспортной логистике

Одним из направлений оптимизации процессов и применения современных технологических решений является переход на электронные документы. Логистические процессы априори имеют территориальную распределенность. Точное документальное подтверждение всех хозяйственных операций на всем протяжении логистической цепи – залог дисциплинированности и контролируемости процесса. Часто в этом процессе связаны несколько организаций, документальное подтверждение требуется для исполнения договорных обязательств. Таким образом, документационное обеспечение процесса очень важно, повышение эффективности даже на некоторых операциях и этапах может дать конкурентные преимущества и выигрыш не только во времени, но и в денежном выражении.

Кратко процесс заказа работ по транспортировке выглядит следующим образом: выбор транспортной компании –> оформление доверительного/гарантийного письма (подтверждение и соглашение о цене услуги) –> получение счета на оплату –> поступления денежных средств (предоплата) –> доставка товара –> оплата услуг транспортной компании при получении товара (постоплата) –> получение комплекта документов.

Рассмотрим детально бизнес-процессы с акцентом на их документирование и выявление проблемных мест.

Транспортировка

Ввиду большого количества необходимых документов на грузоперевозки целесообразно разбить их на 4 блока:

  1. Документы на груз (со стороны заказчика/грузоотправителя).
  2. Документы на автомобиль и водителя для осуществления грузоперевозки (со стороны транспортной компании).
  3. Документы для оформления грузоперевозки (договор и заявка).
  4. Договор на страхование груза (на грузоперевозку с учетом погрузки и выгрузки).

Для перевозки товара по территории Российской Федерации необходимы следующие сопроводительные документы:

  • Товарно-транспортная накладная – главный документ перевозки, выписывается грузоотправителем. В транспортном разделе указывается маршрут, данные автомашины и водителя. В товарном разделе – перечень, количество, вес и стоимость перевозимого груза, а также перечень дополнительных документов на груз. ТТН должны быть заверены оригинальными печатями и выписывается в 4 экземплярах (один остается на загрузке у грузоотправителя, второй для грузополучателя, третий для перевозчика, четвертый является основанием для расчета оплаты за перевозку и прилагается транспортной компанией к счету на оплату заказчику).
  • Путевой лист. Необходимый документ со стороны перевозчика. Выписывается автопредприятием.
  • Договор между грузоотправителем (грузополучателем) и перевозчиком (экспедитором). Или копия договора, заверенная одной из сторон. Договор является основанием для транспортировки груза данным перевозчиком. Может быть заменен Доверенностью на перевозку груза, выписанную на водителя грузоотправителем/грузополучателем, также с оригинальными печатями.

Также дополнительными документами могут быть:

  • Товарная накладная, прилагается, в случае, если в товарном разделе ТТН не указан полный перечень перевозимого груза
  • Сертификат соответствия и качества, паспорт (прилагаются в зависимости от характера груза)
  • Счета-фактуры и договор между поставщиком и покупателем (не являются обязательными, но часто делаются в дорогу, для избегания недоразумений с сотрудниками ГИБДД).

Хранение, размещение, отпуск

Состав документов, сопровождающих и регламентирующих порядок приемки, размещения на хранение и отпуск продукции:

  1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.
  2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.
  3. Товарная книга
  4. Заказ-заявка
  5. Договор поставки
  6. Журнал регистрации заказов покупателей
  7. Карточки неудовлетворительного спроса
  8. Сводный отборочный лист на комплексную отборку
  9. Счет-фактура
  10. Упаковочный ярлык
  11. Журнал передачи продукции со склада в экспедицию
  12. Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям
  13. Товарно-транспортная накладная
  14. Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия
  15. Заявки на автотранспортные перевозки
  16. Журнал учета использования автомобильных транспортных средств
  17. Карточка учета инвентарной тары
  18. Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и завоз продукции
  19. Карточка учета исполнения договоров поставки
  20. Книга оперативного учета поставки продукции покупателям

Посредничество в логистической цепи

Документальное оформление происходит и в процессе получения посреднических услуг, таких как

  • подбор автотранспорта
  • расчет маршрута
  • подбор и заключение договора с перевозчиком

Для этого используются документы: счет-фактура (СФ), акт, ТТН, ТОРГ 12 (только между ТК и грузоотправителем).

Бизнес-процессы и документальное оформление

Классическая схема бизнес-процесса грузоотправления

  1. Между грузоотправителем и ТЭК заключается договор на оказание услуг или договор разовой поставки.
  2. На стороне ТЭК определяется перевозчик, автомобиль, выстраивается маршрут, как итог присваивается фрахт– соглашение, предусматривающее перевозку грузов за оговоренную в договоре с перевозчиком оплату.
  3. ТЭК забирает груз и сопроводительные документы, в том числе ТТН (3 экземпляра).
  4. Осуществляется поставка.
  5. Грузополучатель ставит необходимые подписи на ТТН и отметки в пункте 16.
  6. Есть 2 варианта развития событий:
    1. Водитель ТЭК сообщает менеджеру о том, что груз доставлен, и если нет изменений, то формируется акт (на основании скана ТТН) и СФ.
    2. Водитель привозит все подписанные ТТН в офис компании, менеджер на их основании формирует акт и СФ и выставляет тем числом, когда была осуществлена выгрузка товара.
  7. Для наиболее быстрого получения оплаты все документы сканируются и отправляются грузоотправителю электронной почтой. Оригиналы документы отправляются чаще всего «Почтой России», или службами экспресс доставки документов (что получается достаточно накладно).
  8. Грузоотправитель осуществляет оплату, подписывает акт и отправляет его почтой в ТЭК.

Обязанности продавца и покупателя при обращении в ТЭК

Обязанности продавца Обязанности покупателя
Представление товаров в соответствии с договором (на основании договора купли-продажи должен предоставить СФ и др.документы, которые могут потребоваться) Уплата цены. Покупатель обязан уплатить предусмотренную договором купли-продажи цену товара.
Лицензии, свидетельства и иные формальности (Продавец обязан за свой счет и на свой риск получить любую экспортную лицензию или другое официальное свидетельство, а также выполнить, если это потребуется, все таможенные формальности для экспорта товара.) Лицензии, свидетельства и иные формальности. Покупатель обязан за свой счет и на свой риск получить любую импортную лицензию или другое официальное свидетельство, а также выполнить, если это потребуется, все таможенные формальности для импорта товара и для его транзитной перевозки через третьи страны.
Договоры перевозки и страхования
А) Договор перевозки. Продавец обязан заключить за свой счет на обычных условиях договор перевозки товара до согласованного пункта в названном месте назначения по обычному маршруту и обычно принятым способом. (Если предусмотрено)
Б) Договор страхования (если необходим)
Договоры перевозки и страхования
а) Договор перевозки. Нет обязательств
б) Договор страхования. Нет обязательств
Поставка. Продавец обязан предоставить товар перевозчику, с которым заключен договор перевозки, в соответствии с договором перевозки, а при наличии нескольких перевозчиков первому из них для транспортировки в названное место в установленную дату или в пределах согласованного срока. Принятие поставки. Покупатель обязан принять поставку товара сразу после его доставки и получить товар от перевозчика в названном месте.
Переход рисков. Продавец обязан нести все риски потери или повреждения товара до момента его поставки. Если иное не оговорено сторонами. Переход рисков. Покупатель обязан нести все риски потери или повреждения товара с момента его поставки. Товар должен быть надлежащим образом идентифицирован, то есть определенно обособлен или иным образом обозначен как товар, являющийся предметом данного договора.
Распределение расходов
Продавец обязан
- нести все расходы, связанные с товаром, до момента его а также оплатить фрахт и все расходы, включая расходы по погрузке товара и выгрузке его в месте назначения, которые согласно договору перевозки возлагаются на продавца
- оплатить, если это потребуется все расходы, связанные с выполнением таможенных формальностей для экспорта, как и другие пошлины, налоги и прочие сборы, подлежащие оплате при экспорте товара, и расходы, связанные с его транзитной перевозкой через третьи страны, в случаях, когда эти расходы согласно договору перевозки возлагаются на продавца.
Распределение расходов
Покупатель обязан
- нести все расходы, связанные с товаром, с момента его доставки
- нести все расходы, связанные с товаром во время его транзитной перевозки до прибытия в согласованное место назначения, за исключением случаев, когда они согласно договору перевозки возлагаются на продавца, и- оплатить расходы по выгрузке товара, за исключением случаев, когда они согласно договору перевозки возлагаются на продавца, и
- нести все дополнительные расходы вследствие невыполнения им обязанности дать надлежащее извещение с момента исчисления согласованной даты или с окончания согласованного срока для поставки. Условием, однако, является надлежащее соответствие товара договору. Это значит, что товар должен быть надлежащим образом идентифицирован, то есть определенно обособлен или иным образом обозначен как товар, являющийся предметом данного договора, и
- оплатить, если это потребуется, все пошлины, налоги и другие сборы, а также расходы на выполнение таможенных формальностей, подлежащие оплате при импорте товара, и, в случае необходимости, для его транзитной перевозки через третьи страны, если они не включены в расходы договора перевозки.
Извещение покупателю
Продавец обязан известить покупателя достаточным образом о том, что товар поставлен, а также направить покупателю любое другое извещение, требующееся ему для осуществления обычно необходимых мер для получения товара.
Извещение продавцу
В случае, если покупатель вправе определить срок отправки товара и/или пункт назначения, он должен надлежащим образом известить об этом продавца.
Доказательства поставки, транспортные документы или эквивалентные электронные сообщения.
Продавец обязан предоставить покупателю за свой счет обычный транспортный документ или транспортные документы (например, оборотный коносамент, необоротная морская накладная, доказательство о перевозке внутренним водным транспортом, воздушная накладная, накладная железнодорожного или автомобильного сообщения или накладная смешанной перевозки).В случае, если продавец и покупатель договорились об использовании средств электронной связи, упомянутые выше документы могут быть заменены эквивалентными электронными сообщениями (EDI).
Доказательства поставки, транспортные документы или эквивалентные электронные сообщения
Покупатель обязан принять предусмотренный транспортный документ, если он соответствует условиям контракта купли-продажи.
Проверка - упаковка - маркировка
Продавец обязан нести расходы, связанные с проверкой товара (например, проверкой качества, размеров, веса, количества), необходимой для поставки товара. Продавец обязан за свой счет обеспечить упаковку, (за исключением случаев, когда в данной отрасли торговли принято обычно отправлять обусловленный контрактом товар без упаковки), необходимую для организуемой им перевозки товара. Упаковка должна быть маркирована надлежащим образом.
Осмотр товара
Покупатель обязан нести расходы, связанные с любым предпогрузочным осмотром товара, за исключением случаев, когда такой осмотр требуется властями страны экспорта.
Другие обязанности
Продавец обязан по просьбе покупателя оказать последнему за его счет и на его риск полное содействие в получении любых документов или эквивалентных им электронных сообщений. Продавец обязан обеспечить покупателя всей информацией, необходимой для осуществления страхования.
Другие обязанности
Покупатель обязан нести все расходы и оплачивать сборы, связанные с получением документов или эквивалентных им электронных сообщений, а также возместить расходы продавца, понесенные последним вследствие оказания им помощи покупателю.

Проблемы работы с документами


Процесс Ответственный за процесс Проблемы
Обмен документами с перевозчиками. ТК: Руководитель отдела логистики, коммерческий департамент, Диспетчер погрузочно-разгрузочных работ, бухгалтерия. Потеря документов, длительная доставка документов при их исправлении, увеличение сроков взаиморасчётов с перевозчиком.
Обмен документами с грузоотправителями или грузополучателями (в зависимости от того, кто платит). ТК: Руководитель отдела логистики, коммерческий департамент, Диспетчер погрузочно-разгрузочных работ, бухгалтерия. Длительное доставка документов при корректировках, увеличение сроков поступления оплат за оказанные услуги.
Заключение договоров с новыми клиентами. Менеджеры по работе с клиентами. Оперативное подписание договоров. Повышение лояльности клиентов за счет оперативности. Менеджер быстрее получит профит о сделки.
Хранение документов Бухгалтерия, главный бухгалтер. Руководитель отдела логистики, коммерческий департамент, Финансовый департамент Сложность в подготовке в проверкам, сложность поиска документов в бумажном архиве.

Основные направления оптимизации

  • Ускорение обмена первичными документами и договорами c контрагентами (грузополучателями)и посредниками (интернет-магазины, торговые дома, станции ТО транспорта, магазины запчастей;
  • Снижение стоимости документооборота (экономия на расходах на почтовую отправку оригиналов документов, экономия на стоимости бумаги)
  • Перевод в электронный вид процессов отправки, получения, корректировки и контроля возврата документов – сокращение времени обработки входящих документов;
  • Возможность быстрого внесения корректировок в документы, сопровождающие поставку;
  • Сокращение потерь документов;
  • Обеспечение прозрачности внутреннего согласования и подписания документов;
  • Обмен электронными документами нестандартных форматов (Например, МХ-1, МХ-2, МХ-3 и др., если необходимо воспользоваться услугами логистического центра, оставить груз на временное хранение)
  • Обмен торговыми и логистическими документами с использованием EDI (транспортный документ или транспортные документы (например, оборотный коносамент, необоротная морская накладная, доказательство о перевозке внутренним водным транспортом, воздушная накладная, накладная железнодорожного или автомобильного сообщения или накладная смешанной перевозки).
  • Автоматизация работы с первичными финансовыми документами (Акт выполненных работ/оказанных услуг, Счет-фактура, договор на оказание услуг/договор на оказание разовой поставки).
  • Удобная подготовка налоговой отчетности и переход от бумажных архивов к электронным;
  • Обмен электронными документами между основными и вспомогательными логистическими посредниками (стандартный набор документов, акты, счета-фактуры, договоры, счета).

Использование электронных документов и сервисов юридически значимого обмена

При использовании электронных документов и решаются многие вышеуказанные проблемы. Сервис обмена юридически значимыми документами (ЮЗЭД) позволяет избежать перечисленных издержек и оптимизировать процесс обмена документами между транспортной компанией и ее контрагентами.

Обмен электронными документами с заказчиком

Документооборот между транспортной компанией и отправителем груза представляет собой стандартный поток договорной и первичной документации. При этом документы по логистическим услугам (обработка и хранение грузов, таможенное оформление) также можно перевести в электронный вид.

С помощью сервиса обмена заказчик получает все документы в день выставления и может сразу же их подписать. Объем ручного труда на обработку сводится к минимуму — взаимодействие налаживается напрямую между учетными системами партнеров.

Схема обмена онлайн сервиса грузоперевозок с ТЭК, частными перевозчиками.

Сервис учитывает, что инициатором отправки груза может быть не производитель, а посредник, например, интернет-магазин или другая логистическая компания. Обмен документами с ними также возможен в электронном виде.

Схема обмена документами ТЭК с контрагентами

Обмен документами как часть сервиса транспортной компании

Каждая транспортная компания стремится обеспечить заказчикам сервис полного цикла: от доставки самого груза и до обеспечения всех сопутствующих процессов, включая хранение на складах. Обмен документами между заказчиками является отдельной услугой, которую можно осуществлять в электронном виде. В этом случае сервис обмена УЗЭД выступает платформой для новой услуги.

«Бумажные» тормоза

Сегодня огромное количество первичных учетных документов в области B2B переведены в электронный вид и с помощью операторов электронных счетов-фактур осуществляется их передача между контрагентами, однако о переводе ТТН в России пока ничего не слышно. На сегодняшний день с большинством грузополучателей, грузоотправителей и клиентов ТЭК уже обмениваются электронными счетами-фактурами, актами, накладными ТОРГ-12. Проблемной точкой остается только обмен ТТН – он происходит в бумажном виде. Тогда как, например, в соседней Белоруссии законодательство подстроилось под транспортную отрасль, и теперь ТТН передаются в электронном виде с помощью сервисов EDI с использованием электронной подписи.

Как известно, ТТН выписывается грузоотправителем как минимум в четырех экземплярах, каждый из которых подписывается. Водитель-экспедитор подписывает все экземпляры, тем самым соглашаясь с тем, что груз принят к перевозке и подтвержден факт передачи ответственности за сохранность груза ТЭК. Водитель-экспедитор забирает 3 экземпляра с собой, 4-ый остается у грузоотправителя. После сдачи груза водитель и грузополучатель подписывают 3 экземпляра ТТН, тем самым подтверждая факт доставки и приемки груза. Один экземпляр остается у грузополучателя, два остальных водитель увозит с собой. На основании ТТН ТЭК в свою очередь выставляет акт заказчику перевозки, а для водителя рассчитывается заработная плата.

И именно на этом моменте возникает основная сложность: грузоотправитель ожидает оригинала ТТН и акта, но если, предположим, водитель доставил груз во Владивосток из Москвы, ему необходимо время для того, чтобы довезти экземпляры ТТН до офиса компании, а если по пути следования будет взят следующий заказ – время осуществления взаиморасчетов между ТЭК и грузоотправителем значительно увеличивается.

В этой схеме присутствует еще одно заинтересованное лицо – клиент, обратившийся в транспортную компанию, которому необходимо осуществить отправку груза от грузоотправителя и доставить грузополучателю. В данном случае, клиенту, для подтверждения расходов на перевозку достаточно копии ТТН и оригинал акта выполненных работ по перевозке.

Оптимизируем процесс. Решение №1

Рассмотрим ситуацию. Если заказчик перевозки, грузоотправитель, грузополучатель и ТЭК уже обмениваются между собой электронными документами через сервис обмена, например, Synerdocs, то схема работы для них значительно не изменится.

Как и прежде, водитель заберет и доставит груз, все стороны подпишут соответствующие документы. Однако, существует возможность оптимизировать и ускорить процесс выставления акта за оказанные услуги.

  • Водитель, после подписания ТТН сторонами, вполне может сфотографировать оригинал документа и отправить в офис ТЭК.
  • В свою очередь, фото ТТН будет заверено усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – УКЭП) и отправлено вместе с актом и счетом на оплату в электронном виде заказчику перевозки через сервис обмена. Таким образом, гарантировано оперативное получение вознаграждения от заказчика перевозки.
  • Для того, чтобы обмен имел юридическую силу, должно быть выполнено важное условие, в договоре между грузоотправителем и транспортной компанией должно быть прописано использование документов по транспортировке в электронном виде, а именно то, что акт в электронном виде составляется на основании фото ТТН, которая в свою очередь является гарантом существования оригинала на бумажном носителе.
  • Чтобы защитить себя от рисков, стороны должны предусмотреть ситуацию невозврата оригинала ТТН, например, может производится возврат средств.

Еще одним преимуществом использования сервиса является возможность «отслеживания» груза отправителем. Когда грузополучатель подпишет товарную накладную или отправит уточнение по товарам, то отправитель будет уверен, что его груз доставлен, и это станет дополнительным основанием для выплаты вознаграждения ТЭК на основании копии ТТН.

Все документы на груз, такие как товарная накладная, счет-фактура, договоры, акты и многие другие могут быть отправлены в сервисе, с использованием квалифицированной электронной подписи за считанные минуты в соответствии с порядком обмена такими документами (обмен электронными счетами-фактурами утвержден Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 года №174н).

Использование электронного документооборота не только значительно бы ускорило процесс получения вознаграждения за выполненные работы, но и оптимизировало бы в целом взаимодействие с контрагентами.

Электронная ТТН. Решение №2

Не так давно, в интервью отделу новостей ИА "Клерк.Ру", представители бизнеса выразили свое мнение по переводу ТТН в электронный вид и даже поделились вариантами реализации. Специалисты считают, что вопрос перевода такого документа в электронный вид будет вопросом самого ближайшего времени.

Когда компания желает избавиться от бумажных ТТН и вести весь документооборот в электронном виде, то конечно же, вопрос изначально встает о законодательном регулировании. Попробуем разобраться.

Действующее законодательство РФ не содержит ограничений прав субъектов экономической деятельности в рамках гражданских отношений на использование при оформлении сделок любого формата документа в электронном виде, в том числе и документа, подтверждающего перевозку, если он содержит все необходимые сведения и реквизиты.

В целом, по моему мнению, схема работы значительно не поменяется, а на стороне каждого из участников будет оригинал ТТН в электронном виде со всеми необходимыми подписями.

  1. Водитель-экспедитор может иметь доступ к реестру электронных документов через планшет/смартфон, также имеет возможность подписывать документы в сервисе.
  2. В случае наличия веских оснований для дополнительного осмотра инспекторами ГИБДД, водитель может иметь возможность предъявить электронные ТТН, или имеет одну ТТН в бумажном виде, распечатанную из сервиса с отметками о подписании документа электронной подписью.
  3. К тому же, если в сервисах появится возможность создания таких документов как акт передачи, то можно значительно ускорить процесс урегулирования споров, если по пути следования товар был поврежден.

Как выяснилось, основные вопросы по переводу ТТН в электронный вид связаны только с реализацией и доверием новым технологиям.

Выводы

Организация процесса работы с ТТН с целью ускорения взаиморасчетов, конечно, в основном лежит на плечах самих ТЭК, однако любой контрагент нуждается в надежном, проверенном перевозчике и своевременном получении всех документов.

Несомненно, есть множество нюансов при заполнении товарно-транспортной накладной в электронном виде, но они есть и на бумаге.

Используя сервис обмена для передачи документов компания получает ряд неоспоримых преимуществ:

  • Вы можете работать в привычной вам информационной среде и готовить документы именно там;
  • Все документы, отправленные в сервисе надежно шифруются;
  • Заверенные УКЭП и отправленные документы любых форм имеют юридическую значимость;
  • Доставка осуществляется за считанный минуты, сокращаются сроки исправлений и корректировок;
  • И конечно, значительно сокращается время взаиморасчетов с контрагентами, не говоря о экономии на бумаге и почтовых отправках.

Автоматизация внешнего электронного документооборота транспортно-экспедиционным компаниям откроет массу возможностей для оптимизации всех процессов, начиная от своевременности расчетов с заказчиками, заканчивая оперативным выставлением счетов и значительной экономией на бумаге.