постановка упр.учета

[milkinz]

Добрый день!

Пытаюсь поставить управленческий учет в компании, занимающейся логистикой, опыта постановки упр. учета с нуля не имею. Я к Вам за советами.

На данным момент, никакого контроля платежей не ведется, их отправляет гл. бухгалтер по своему усмотрению , базы по договорам нет, ДЗ и КЗ то же никак не учитывается и не контролируется. Бюджетирования нет, анализа тоже нет.

Что я сделала:
Попросила заполнить таблица по КЗ и ДЗ по каждому контрагенту
Так же сделали таблицу платежи факт ,что бы определить ,статьи расходов, такую же табличку сделали по приходу.
Попросила заполнить таблицу по договорам со всеми условиями.
Вот.
Что скажете, я в правильно направлении двигаюсь или нет?
Буду рада любым конкретным советам.

[Denp]

Не ситуация, а малина) чтоб не делал, все только к лучшему)
Ну в общем да, сначала наладить тотальный учет факта, потом класификация, потом анализ и планирование

[balabol]

да уж...тема сладенькая глаза просто разбегаются.
то что вы уже делаете это казначейство +учет договоров. можно соединить под одной службой

появится казначей который будет
обрабатывать заносить в базу /у вас кстати 1С? / факты платежей и контролировать ДЗ и КЗ

желательно я бы даже сказал остро необходимо на этапе ввода в систему разделять денежные потоки по видам .Но это на будущее когда будете автоматизировать УУ

вначале базис т.е. регламент и бюджет платежей.
Регламент устанавливает по каким контрикам нужна виза, а по каким казначей платит на основе договора.
я бы посоветовал сделать три платежных дня в мес -по одному в декаду.

Что конкретно за логистика? складская? какие основные проблемы и чуть подробнее про бизнес /численность прибл. и т.д./

у вас кстати поставить УУ будет не так сложно потому что нет многообразия номенклатуры и вообще)

[kurchatov]

Я бы посоветовал, в первую очередь:
а. уточнить у топ-менеджеров (как минимум), какая информация им нужна для управления
б. в нововведениях исходить из уровня сложности предприятия и бизнес процессов
в. - вытекает из б.: затраты на администрирование учета и фин.менеджмента должны быть к выгоде от его ведения с каким-то дисконтом, например 0,7 Это считается очень условно конечно, но нужно зарабатывать на этом

[Елена И.]

в правильном направлении двигаетесь ))

только я бы еще добавила - отслеживание по срокам ДЗ и КЗ (т.е. когда по условиям договора должен наступить срок платежа)- чтобы отслеживать просроченную ДЗ - с целью недопустить в балансе наличие безнадежной ДЗ
и вообще с ней плотно работать

при этом надо будет учесть - что в рамках рамочных договоров каждая поставка будет иметь свой срок платежа
________
и можно себе жизнь не усложнять - а организовать сначала РСБУ правильно. В том числе - с учетом потребностей в информации по Упр учету (вести его в разрезе договоров корректно, в разрезе поставок и тд)
(сначала организовать - и продумать, как проверять будете - какие-либо из элементов внутреннего аудита можно внедрить)

в идеале - если это есть в функционале Вашей программы - то сразу из нее можно получать ДЗ и КЗ по срокам наступления платежей - о которых писала выше

если нету - то эксель

[Елена И.]

а дальше - взять баланс и Форму 2 - и идти по каждой статье (группе статей) - налаживая процессы, описывать их, наладить систему внутреннего контроля и тд

Начинать, естественно, с самого наболевшего.

[milkinz]

Спасибо за дельные советы!
balabol, да у нас 1С!Денежные потоки уже разделяю,спасибо! А вот казначей я думаю не скоро появится. Логистика- экспедирование грузов. Плюс вэд.
Елена И., да сейчас занимаюсь ДЗ и КЗ для этого хочу поднять все договоры, посмотреть сроки. Сделала таблицу по КЗ и ДЗ из тех данных,что имелись отправила управляющему,что бы он откорректировал, так как только он знает, на каких условиях с кем работает, какая отсрочка и т.д. т.п.
kurchatov, я попыталась уточнить,что конкретно они хотят видеть.Но услышала только ,мы хотим в любой день знать ,где мы находимся....Я так понимаю в плане прибыльности. Показала "сырые" управленческие формы, которые сделала, вроде понравилось.Смысл форм был понятен.

Есть у меня еще вопрос, меня гонят с постановкой У.У и хотят к началу октября, все видеть, но заполнение таблиц и получение какой либо информации идет с большим трудом.Осложняется еще тем, что гл.бух увольняется,компания не полностью белая. Опираться на данные в 1С я не могу.
Это же не реально наладить все за месяц....как можно обосновать, то что это не реально поднять и переварить ,за период 10 лет.

[balabol]

девушко пропала)

ДЗ контролируется простым отчетом который формируется даже не программистом а просто экономистом со знанием СКД.
такой отчет будет выдавать и дату отгрузки и дней просрочки если отсрочка типовая

если по каждому клиенту отсрочка разная причем сильно то тоже можно найти выход

а формы 1 и 2 для упр учета непригодны...совсем. как и форма 4 для бддс

[Елена И.]

Какой у Вас вид деятельности?
сколько человек в Компании?
сколько проводок примерно в месяц?
какой программный продукт? 1 С - бухгалтерия или там есть еще Склад, 1С-бюджетирование и тд?
каков бюджет и тд

Есть у меня еще вопрос, меня гонят с постановкой У.У и хотят к началу октября, все видеть, но заполнение таблиц и получение какой либо информации идет с большим трудом.Осложняется еще тем, что гл.бух увольняется,компания не полностью белая. Опираться на данные в 1С я не могу.
Это же не реально наладить все за месяц....как можно обосновать, то что это не реально поднять и переварить ,за период 10 лет.

Управление проектами (PMBOK) - Вам в помощь. Сходите на недельные курсы.
Или посмотрите книгу "Управление проектами. Корпоративная система шаг за шагом." Вадим Богданов (выпуск 2012 года)

Начните с ПЛАНА.
ШАГ 1) - четкое формирование ПОТРЕБНОСТИ - в двух сферах:
1) УУ - это то, как мы будем получать ФАКТ
2) бюджетирование - это то, как мы будем делать ПЛАН
в связи с тем, что одно является зеркалом другого - то это нужно рассматривать вместе.

ШАГ 2) - Описать текущее положение дел.
1) как ведется РСБУ
2) как ведется НУ
3) чем отличается информация, нужная для УУ от РСБУ?

можно ли добавить аналитики в РСБУ и получить УУ? Или можно ли убрать "пустышки" и получить УУ? (зависит от Вашего вида бизнеса - если это услуги - то одно, а если это стройка - то ситуация гораздо сложнее)

каким способом технически будет осуществляться УУ - двойной учет или учет в той же системе и тд

3) в любом случае должна быть база для УУ - соответственно - если две бухгалтерии содержать не будете - то нужно РСБУ максимально адаптировать для целей УУ
(тут возникает сложность с НУ - т.к. возникнет больше разниц с НУ, если будете вести РСБУ правильно (т.е. так, как надо для принятия решений в УУ)
т.е. решаете - как технически будут формироваться все 3 вида отчетности

ШАГ 3) описываете учетную политику по РСБУ, уч политику про НУ и уч политику по УУ
и разрабатываете формы отчетности по всем трем видам учета

для того - чтобы получить mapping - какой счет куда будет попадать (в какую строку отчетности) в каждом виде отчетности

(можно создать эксель под названием План счетов - и его постоянно поддерживать в актиуальном состоянии

ШАГ 4) - прописываете Регламент по внесению изменений в учетные политики, План счетов и формы отчетности - назначаете отвествтенного
прописываете ПРОЦЕДУРУ
запрещаете программистам или кому-либо (бухгалтерам) вносить несакнкционированные изменения в программу, добавлять несогласованные счета и тд

Прописываете РОЛИ (делаете матрицу) - кто за что отвечает. Даете эти роли в 1С - чтобы не получилось, что те, у кого не должно быть доступа на внесение изменений в план счетов - его имели.

Вместе с тем, процедура внесения изменений должна быть простая и отлаженная - т.к. если это будет черезчур бюрократично и долго - то люди могут начать разносить проводки как бог на душу положит, чтобы только не усложнять себе жизнь

тут возникает Система мотивации..

ШАГ 5) когда приблизительно появилась ясность - с помощью какого программного продукта (продуктов) и каких учетных политик все это будем настраивать - то создаете План проекта.
где прописывается бюджет, сроки, ответственные за каждый этап и тд


По моему опыту - если Вы будете писать уч политику по РСБУ первый раз в жизни - то это займет минимум 1 месяц. И это будет НЕдетализированная Уч политика. Т.е. там не будет норм, нужных для УУ.

Т.к. надо будет перелопатить все ПБУ, метод рекомендации и тд
и подумать, как потом это все будет стыковаться с НУ и РСБУ.

Вам нужны эксперты по всем трем областям - тк. принимать такие решения самостоятельно - очень сложно. (если разбираетесь в УУ и РСБУ - то вряд ли разбираетесь в НУ на нужном уровне - и наоборот)

т.е. Вам нужна команда, распределение ролей и тд.....

В общем - Удачи!

[Елена И.]

Потом - Вам же надо создать Стандарты учета (это более детализированная учетная политика) - где описать все Ваши стандартыне операции и проводки к ним (с нужной аналитикой)

В большой компании - это занимает примерно 6 месяцев.
(описание бизнес-процесса и проводка под него - что рождается в каждом из видов учета)

чтобы бухгалтера им пользовались и не придумывали ничего "своего".

Чтобы обеспечить приемственность учета - и быть независимыми от смены глав бухов.

прописать процедуру - что делаем, если возникли нестандартные проводки. и тд

Короче,вывод: вам нужна я )))))))), но я стою дорого и вообще живу не в РФ ))).
________
потом - если у Вас много юр лиц - то сначала все это для юр лиц, а потом - правила консолидации.
Надеюсь, знания МСФО у Вас есть.

[balabol]

balabol, да у нас 1С!Денежные потоки уже разделяю,спасибо! А вот казначей я думаю не скоро появится. Логистика- экспедирование грузов. Плюс вэд.

вэд это плохо))
вэд экспедирование импорта-экспорта?

kurchatov, я попыталась уточнить,что конкретно они хотят видеть.Но услышала только ,мы хотим в любой день знать ,где мы находимся....Я так понимаю в плане прибыльности. Показала "сырые" управленческие формы, которые сделала, вроде понравилось.Смысл форм был понятен.

ЛОЛ я понял что им нужно) это не УУ как система, а управленческая информация. Просто узнайте что им нужно конкретно, какие показатели.

ДЗ/КЗ это понятно, а каким они хотят видеть отчет доходы/расходы и нужен ли отчет по деньгам приход/расход?. дальше согласовываете формы и нанимаете программера 1С.

ПРОФИТ
)

[Gwendolyn]

Доброго дня!
Столкнулась с ситуацией как у автора темы, только во-первых фирма занимается одновременно строительно монтажными работами и продажей стройматериалов, во-вторых, опыта у меня в управленческом учете нет вообще. Знания впитываю быстро, но с чего начать пока не соображу, т.к. у фирмы помимо этого еще и несколько юр.лиц., и кривая старая 1с Предприятие. Может быть посоветуете, кого еще почитать на эту тему? Или где взять упомянутые выше "Сырые" формы УУ? Заранее спасибо.

[milkinz]

balabol , они хотят и доходы и расходы и приход выплаты,единственное не особо понимают, что деньги могут быть ,а вот прибыли нет....
На сегодняшний день сделано заполнена и заполняется ежедневно таблица по текущим платежам с достаточно детализировано ,прописаны статьи затрат ,что бы разнести в бюджет движения денежных средств. И потихотьку заполняется таблица по договорам.
А вот ДЗ и КЗ встали намертво никто не знает никто не помнит, что кому мы должны...я прибываю в шоке. Нашла таблицу по неоплаченным счетам , оставшуюся от бух-ра. В 1С нечего смотреть так как компания "серая" и никакой достоверной информации я там не найду. А что делать ,сверки проводить с каждым поставщиком и клиентом???

[Елена И.]

Проведите инвентаризацию по всем счетам. Почитаите приказ минфина о. 90х годов, как правилно провести инвентаризацию и здес на форуме поиском можно восползоватся.
Запросите у всех контрагентов акты сверки - ето само собои надо сделать в первую очередь. При етом поменьше их посвящаите в дела фирмы, и просто обясните если спросят, что пока нет бухгалтера у вас в компании не могут распечатать акты сверок, поетому сначала запрашицваете у контрагентов.
Позвоните бывшему главбуху и поговорите, как из учета можно понят, какова дз и кз по каждому контрагенту.
Как правило, если фирма серая, то ето не значит, что по реалным поставщикам дз и кз показана от балды. Ето просто значит, что есть ненастаящая кз - образованная за счет конкретных сливных контор. Спросите перечен таких контор. Далше - главбухи без передачи дел не уволняются обычно, так что смело звоните и все спрашиваите. Если человек адекватныи, то все покажет и расскажет. Либо предложите приехать в офис и все рассказать, при етом вы заплатите еи как за консултацию.
И что за бред - что глав бух уволился и не передал никому дела в компании.

[Елена И.]

. Может быть посоветуете, кого еще почитать на эту тему? Или где взять упомянутые выше "Сырые" формы УУ? Заранее спасибо.

Начните с вопроса - зачем вам нужнауу-отчетность? После ответа на етот вопрос можно будет двигаться далше.
Если проблема в сером учете - то тогда в качестве уу- отчетности делаите нормалную белую рсбу- отчетность. Как толко достигнете етого - можно будет двигаться далше

[milkinz]

Елена И. , спасибо сверки уже делаем.

[balabol]

атомная война хахаха

тут не "сырые формы УУ" нужно искать, а белый саван, в него заворачиваться и ползти на кладбище.

Руководство по всей видимости полный неадекват. Оцените финансовое положение и если оно проблемное то бегите. Если задерживают вашу серую з/п или кормят завтраками, то тем более бегите.

беги milkinz беги

[Никодимов]

"мы хотим в любой день знать ,где мы находимся" - это разговор ни о чем. Нужна конкретика, что именно им необходимо будет видеть чтобы понять где они находятся. О вообще что им нужно: Просто набор отчетов с теми или иными фактическими данными или полновесный УУ? Судя по тому, что выше было упомянуто слово "бюджет", то второе. А раз так, то начинать надо с него родимого с бюджета, а еще точнее с управленческой финансовой структуры организации. Только после этого будет ясна аналитика и разрезы бюджета, а сл-но и требования к УУ. А это общение в первую очередь с менеджерами, нудное перетирание тем сфер ответственности, определение бизнес-процессов и т.д. По своему опыту знаю - без реальной поддержки руководителя здесь не обойтись.
Если не секрет - как Ваша должность назывется и давно ли Вы там работаете?

[V_Pikuza]

Рекомендую пойти к Аккулисту неФормального профиля с целью выписки очкОв. Рекомендую Елену И. не приглашать, будет испанское косоглазие
Пусть он Вам выпишет Очки, чтобы Вы отличали кое-что от Того, типа КУДА.

И никогда и никому не нужно рассказывать - чего Вы хотите, тем более как. Только Ваше мнение.
Если его нет, то:
"Каждый индивидуум растет до уровня своей некомпетентности"
или следующее:
"Тот кто не знает куда направляется очень удивится попав не туда".

Какие советы?
Из серии: "НиХрена не знаю и тп, но бабла хочу, а для этого:"Люди добрые, мы сами не местные/необразованные/неопытные ... и я вам тут настрою, хрен разберетесь"

[Ирина Чаевская]

Если руководство не представляет, что хочет видеть, можно подумать за них. Это, как минимум, более увлекательно, чем внедрять абстрактные пожелания, хоть и страшно эгоистично )

Я бы мыслила в следующем направлении:

I. МАРЖИНАЛЬНОСТЬ УСЛУГ + ОРЕХ (по начислению)
1. Существующие и будущие направления доходов (ближайшее будущее)
2. Себестоимость в разрезе данных направлений (в целях определения маржинальности каждого из направлений услуг)
3. Прибыльность/убыточность каждого из направлений
4. Административные расходы (можно собрать по факту)
5. Коммерческие расходы (здесь может быть динамика разная)

II ДЕНЕЖНЫЕ ПОТОКИ
1. Анализ ДЗ и КЗ
2. Кредитная политика (поставщики) и работа с дебиторкой
3. Внешнее финансирование и условия его предоставления
4. ОДДС
5. Аналитика в 1С
6. Контроль платежей

III АНАЛИТИКА НА СИСТЕМНОМ УРОВНЕ
1. Разработка форм PL и ДДС (тут главное - не закопаться в аналитике, лучше сначала меньше, потом при необходимости расширить) + согласование с бухгалтерией и менеджментом
2. Составление и внедрение в 1С справочников статей доходов, расходов и статей ДДС
Остальную (внесистемную аналитику) нужно придумать, как собирать.

А дальше пишите )) До бюджета пока далеко )

[V_Pikuza]

Если руководство не представляет, что хочет видеть, можно подумать за них. Это, как минимум, более увлекательно, чем внедрять абстрактные пожелания, хоть и страшно эгоистично )

Я бы мыслила в следующем направлении:

Ох Ирина, давненько Вас не было и мне кажется что это Вам пошло на пользу.
Во всяком случае написанное Вами выше соответствует нормальному ЗДОРОВОМУ душей и духом человеку.
Но просто хочется чуточку подправить.
Руководство и владельцы = это абсолютно разные люди.
И если "руководство" не знает, то уж про владельцев молчу.
И если ты мыслишь "чуть лучше" чем эти два звена, то почему два ответа:
- тебя должны держать наемным;
- посему ты не владелец этого "руководителя" (не нужно отнекиваться отсутиствием капитала)?
И первое что нужно делать - это уметь быстро бегать от таких тренеров в ту точку, в которой хоть догадываются об этом (ну, типа куда).

Увлекательность абстрактного воображения зависит только от ширины стены спины, которой обладает муж. Женщинам с этим проще

[V_Pikuza]

Остальную (внесистемную аналитику) нужно придумать, как собирать.

А дальше пишите )) До бюджета пока далеко )

Ирина! Всё написанное, извините, сплошной бред. Каждая указанная Вами статья.
Не принимай мой ответ близко к сердцу.
Попробуй вернуться к реальной жизни, хотя не рекомендовал бы

[For Olga]

Интересно, все так делают, не разбираясь в теме что-то вводят и пото на форуме консультируются, что делать и правильно ли я делаю???

[balabol]

Интересно, все так делают, не разбираясь в теме что-то вводят и потом на форуме консультируются, что делать и правильно ли я делаю???

речь про управленческий учет Ольга. Вы много знаете специалистов в нем разбирающихся?

[Николай Бен]

На мой взгляд ситуация у milkinz более или менее типовая. Компания как-то худо-бедно (а скорее всего нормально) жила и управлялась. Руководство все главное держало в голове. Гл. бух делал то, что ему положено. На определенном этапе, расчетов и понятийных соглашений стало слишком много. «Мы хотим знать где находимся» - это нормальная формулировка – беда только в том, по ряду причин быстро ответить на него не получится:
1 причина: у руководства, скорее всего, нет опыта чтения управленческой отчетности, соответственно впереди долгий путь создания отчетных форм, которые должны быть не только точны, релевантны и пр., но и главное (!) понятны данному конкретному начальству;
2 причина: проблематично собрать достоверную информацию, рассеянную среди кучи по-разному настроенного народа, в совершенно разных форматах, неполную или задвоенную и пр.
3 причина: еще более проблематично наладить систему регулярного сбора нужной и достоверной информации (с элементами внутреннего контроля (сопоставления) и пр.)

Тут было уже много правильных советов дано, да похоже и сама milkinz нормально действует. Могу сказать только, что составление подробных (со всеми понятийными соглашениями соглашениями) таблиц дебиторки и кредиторки дает очень много полезной информации самому аналитику. С этой таблицей надо ходить по всем: от Гендира до последнего менеджера, кто имеет к этому хоть какое-то отношение (разумеется, не светя кому попало лишней инфы). Так что это должно быть одно из первых мероприятий (и регулярных в дальнейшем).

[Николай Бен]

На мой взгляд, специфика постановки УУ в небольших компаниях вообще как-то мало обсуждается.
Я имею ввиду компании, у которых портфель заказов дорос, например, до полусотни этих самых заказов. С одной стороны у руководства есть насущная потребность понять, каково реальное текущее положение дел, поскольку в голове всю «по-штучную» информацию удержать уже нельзя, а из бухгалтерских форм оно мало что видит и здраво подозревает, что где-то есть засады. А с другой стороны, когда приглашенный или нанятый спец начинает вещать, про маржинальность услуг, переменные и условно-постоянные расходы, структуру ДЗ и КЗ, оно (руководство) соображает, что это не совсем то, что оно хотело и даже совсем не то. Ему же конкретные решения принимать надо.
Это все очевидности, но именно в таких компаниях «спецы» сплошь и рядом (по моим наблюдениям) не могут найти общего языка с руководством. Со всеми вытекающими…
По моему мнению, для нормальной постановки УУ в таких компаниях экономисту нужен Excel (ну, и 1С, конечно), остальное от лукавого.
И в Excel:
- сквозная таблица всех договоров в работе, на любой стадии исполнения. Эту таблицу заполняют: «юрист» - отслеживает ход оформления/подписания договоров и актов; «бухгалтер» - отслеживает документооборот и деньги; «директор/менеджер» - вносит «понятийные» корректировки в сроки оплаты (которые из договоров заносит «юрист») и прочие поправки в таблицу исходя из имеющегося опыта и незадокументированных договоренностей; и конечно «экономист», сверяющий все с фактом и здравым смыслом. Хочу сразу пояснить, что «сквозная таблица» должна обеспечивать участникам процесса раздельный и ограниченный по тем или иным разделам доступ (например, это может быть несколько таблиц, данные из которых регулярно импортируются). «Юрист», «Бухгалтер», «Директор…» - это просто роли, функции которые в разных компаниях распределяются очень по-разному.
- на основании «сквозной таблицы» (и конечно цифр бухгалтерии по з/п, отчислениям, налогам и пр. и прогнозов экономиста на этот счет) составляются помесячные (на n-месяцев вперед) таблицы прогноза ликвидности и доходности (и, очень возможно - отдельная таблица по издержкам).
Постановка такого рода УУ – очень непростая, но вполне реальная задача. На выходе: так себе отношения экономиста с бухгалтерией и юристами, и конкретная, читаемая информация для руководства.

[balabol]

о господи....

[Bsir]

Для управленческого учета мы заносим в базу данных все спецификации всех договоров: на покупку и на продажу с ценами и объемами. Потом когда нужно какой-то товар проанализировать, кликаем на этот товар и из базы данных вынимается по каждому поставщику вся динамика цен поставщика на этот товар с прогнозом цен на сегодня. Цены прогнозируются на будущее и считаются когда цены пересекутся, т.е когда надо менять поставщика. Там же можно посмотреть сколько еще можно закупить у старого поставщика, на какую сумму, до какой цены терпеть его повышение цен и когда примерно планировать переключаться на другого поставщика.

[balabol]

Бсир в какой отрасли оперируете?

[Bsir]

В электрокабельной, а Вы в какой?