Результаты опроса: Нужны ли заявки на оплату (служебные записки)?
- Голосовавшие
- 17. Вы ещё не голосовали в этом опросе
-
Да, нужны
14 82.35% -
Нет, не нужны
3 17.65%
Показано с 1 по 30 из 30
-
01.06.2012, 13:05 #1
Кому нужны заявки на оплату (служебки), и важны ли они?
Вот расскажите мне коллеги, а чем важны - в практическом плане - заявки на оплату (или служебные записки). Сколько пользы они приносят? Ведь все визы можно проставить непосредственно на счете, кто что принес - и так понятно, а заполнение "заявки" или написание служебки отнимает массу драгоценного времени и бумагу переводит...
Мне нужно "отстоять" введение заявок. В условиях роста компании, увеличения числа служб и удаленных подразделений я предвижу необходимость уже на сегодняшнем этапе вводить процедуру согласования платежей. Ведь по сути, заявка установленного образца, является "листом согласования", кроме того, в ней могут быть добавлены фразы "Соответствие счета условиям договора подтверждаю", что увеличивает ответственность визирующего.
Беседовала с коллегами: для одних служебки на оплату - само собой разумеющееся, и работают с ними "потому что так надо", у других "нет - и не надо" (организации примерно одного масштаба, более скажу - структурные подразделения одного и того же Холдинга)
А какие поводы в пользу заявок на оплату можете привести Вы?
-
01.06.2012, 14:45 #2
- Регистрация
- 29.05.2008
- Сообщений
- 359
Если в заявке вводится доп. информация. - они нужы.
Обычно это в рамках бюджетного процесса. Например - заявитель указывает по какой статье расходов - платеж, а тот кто оплачивает контролирует, чтобы не было перерасхода.
Если ваша компания растет - что-то подобное должно быть, иначе сложно контролировать денежные потоки
Но Вы правы. Действительно это много бумажной волокиты, т.к. нужно заполнять, согласовывать, утверждать и пр.
Вообще эта задача легко автоматизируется, если у вас есть хотя-бы 1С 7-ка. На 8-ке это уже заложено в базовый функционал.
-
01.06.2012, 21:01 #3
- Регистрация
- 03.12.2011
- Сообщений
- 10
у нас насколько я помню заявка используется исключительно для указания управленческих аналитик ( статья, отдел (Отделы), дата оплаты, очень важна ( необходима) когда покупает один отдел, а затраты летят на другой....),
а также если внебюджет то уже руководство вызывает зачинщика счета к себе и интересуется почему?.......ставит на заявке подпись, ( чтоб потом бюджетного контролера не сильно били , когда планируемого результата не получится )
заявки хранятся месяц ( если чего не так, то не нужно по архивам бегать счета искать, а поднял заявки и нашел (или отдел\статью не так указали или внебюджет не согласовали, или еще чего не так).
И кстати по поводу траты времени ( сделать шаблон, разослать всем, чтоб только пару слов только писали) зато съэкономит кучу времени при разборках что что-то не так.
-
05.06.2012, 07:58 #4Сообщение от Филимонихин Александр
Вообще опыт бывает не только полезен, но и вреден: когда многие годы работаешь в экселе и с бумажками бегаешь, так и забываешь что живешь в век высоких технологий
-
09.06.2012, 12:18 #5
Хотелось бы услышать еще больше доводов ЗА и ПРОТИВ. Новые участники, присоединяйтесь к дискуссии!
-
09.06.2012, 12:42 #6
- Регистрация
- 01.02.2012
- Сообщений
- 207
а что тут обсуждать
Заявка нужна для:
1) фиксирования аналитики платежа, информации о наличии в бюджете, желаемой даты платежа, ответственного лица
2) фиксирования факта утверждения платежа (визирования)
3) сохранение истории для последующих разборок.
можно, конечно, конечно на счете писать, но это будет та же служебка, и объем писанины не уменьшится
-
15.06.2012, 08:54 #7
- Регистрация
- 23.12.2011
- Сообщений
- 5
На моем прежнем месте работы мы не вводили доп. служебку.
Просто на оборотной стороне счета при его регистрации ставился штамп с указанием ЦФО, ответственного, кода и наименования затраты, примечания (если нужно доп. обоснование). Здесь же было место для подписи согласующих и утверждающих данный счет.
-
18.06.2012, 03:01 #8
- Регистрация
- 25.11.2005
- Сообщений
- 1,138
Сообщение от Ekaterina Ivanova
На далеком западе заявок нет - там счет сам выпрыгивает к казначею и проводится оплата, причем казначей в оплату некоторых счетов даже не вмешивается.
-
18.06.2012, 11:21 #9
- Регистрация
- 12.05.2006
- Сообщений
- 2,180
Сообщение от Стас
-
21.06.2012, 00:25 #10
- Регистрация
- 25.11.2005
- Сообщений
- 1,138
Сообщение от Genn
Неоднократно встречал аналоги этого документа, например в Калифорнии.
-
21.06.2012, 10:26 #11
- Регистрация
- 01.02.2012
- Сообщений
- 207
я бы не брал иноТЭКи в РФ за образец. Я немного сталкивался, у них своя специфическая, очень регламентированная и совершенно не гибкая система УУ. Для них, наверно, такая и нужна, для 99% компаний в РФ -
нет.
Контроль - за платежной дисциплиной: кто и когда подал заявку, кто утвердил, учтено ли наличие в плане.
А счет обычно приносят с визой рук-ля, если потом будут вопросы, то вообще непонятно, кто, как и зачем его подал в оплату. А если эти моменты фиксировать, то будет та же заявка, только на одном листе со счетом.
-
21.06.2012, 11:13 #12
- Регистрация
- 12.05.2006
- Сообщений
- 2,180
Сообщение от Стас
Работа любой крупной компании встроена вокруг бизнес-процесса. Процесс авторизации платежа может быть запрограммирован в ERP или в виде последовательности подписей на служебке.
-
21.06.2012, 11:59 #13
- Регистрация
- 29.05.2008
- Сообщений
- 359
Работая в западных компаниях, постоянно изпользовал Request for payment - по стандартам, принятым в компании. В каждой свои, но принципы одинаковы.
Можно из любопытства набрать это выражение в Гугле. Жизни не хватит, чтобы прочитать все что про это написано.
Вполне логично, что сейчас это должно быть в электронном виде, но сути это не меняет.
-
21.06.2012, 12:03 #14
- Регистрация
- 29.05.2008
- Сообщений
- 359
Сообщение от Стас
-
23.06.2012, 00:29 #15
- Регистрация
- 25.11.2005
- Сообщений
- 1,138
Сообщение от Denp
Кроме того, их как раз и имеет смысл брать за пример, т.к. 1) очень старая, 2) богатая, 3) и поэтому более развитая отрасль.
А система уу наоборот гибкая.
контроль - за платежной дисциплиной: кто и когда подал заявку, кто утвердил, учтено ли наличие в плане.
А счет обычно приносят с визой рук-ля, если потом будут вопросы, то вообще непонятно, кто, как и зачем его подал в оплату. А если эти моменты фиксировать, то будет та же заявка, только на одном листе со счетом.
-
23.06.2012, 00:35 #16
- Регистрация
- 25.11.2005
- Сообщений
- 1,138
Сообщение от Genn
UPD: подпись кладовщика с количеством и качеством при проведении платежа тоже не нужна
Работа любой крупной компании встроена вокруг бизнес-процесса. Процесс авторизации платежа может быть запрограммврован в ERP или в виде последовательности подписей на служебке.Последний раз редактировалось Стас; 23.06.2012 в 00:52.
-
23.06.2012, 00:44 #17
- Регистрация
- 25.11.2005
- Сообщений
- 1,138
Сообщение от Филимонихин Александр
Теперь о целевом использовании денег. Деньги - следтвие потребления ресурсов (производственных материалов, услуг, зарплаты, кап.влож) это все затраты "по начислению", которые, вне всякого сомнения, необходимо контролировать, в том числе на целевое использование. Поэтому, этот контроль происходит раньше, контроль платежей - дублирует контроль предыдущего уровня.
-
23.06.2012, 13:49 #18
- Регистрация
- 12.05.2006
- Сообщений
- 2,180
Сообщение от Стас
И 2.7 (про целесообразность использования скидки)?
Оплата фактуры без подписи мат.ответственного лица о приемке по качеству и количеству - простой и удобный способ попила бюджета, aka воровства.
-
25.06.2012, 10:09 #19
- Регистрация
- 01.02.2012
- Сообщений
- 207
Сообщение от Стас
Что касается иноТЭК, то возможно, глубоко не лазил. Но отличительной чертой показалось глубокая и жесткая регламентированность, экономисты делают свой участок работы из месяца в месяц, ни единого шага в сторону. Если при этом еще сохраняется гибкость, то замечательно
ЗЫ Для меня УУ - очень широкое понятие Примерное определение: "УУ - это все, чем я занимаюсь"
-
25.06.2012, 12:03 #20
- Регистрация
- 29.05.2008
- Сообщений
- 359
Сообщение от Стас
П.С. И где сейчас церковь?
П.П.С. И в каком месте сейчас эффективно контролируемая экономика?
-
25.06.2012, 12:29 #21
- Регистрация
- 29.05.2008
- Сообщений
- 359
Сообщение от Denp
Это, конечно шутка, не обижайтесь.
Если серьезно, то удручает общая закостенелость в понимании бюджетирования как управленческого инструмента. Это очень классный инструмент, но он должен развиваться так же динамично, как окружающие нас технологии. Любая догма сдерживает развитие. То как трактуется бюджет в большинстве случаев (в СНГ по крайней мере) - является сдерживающим фактром для развития. В лучшем случае - бюджет ограничивает "распил". Это тоже неплохо, но это только первая ступенька.
И сам бюджет и подходы к его использованию должны быть гибкими. Подразумевая достижение целей бизнеса, а не удовлетворение амбиций неких менеджеров. По моему скромному мнению, можно ВСЕ! Если это способствет развитию и достижению поставленных целей бизнеса.
А когда уважаемые коллеги пишут "ты сюда не ходи, ты туда ходи" хочется материться и напиться.
Причем, я подозреваю, что пишут молодые люди - по определению призванные менять этот мир, а не рассказывать кому нужно ставить подпись на бумажке и зорко стерегущие границы "зоны", которую они себе придумали.
-
27.06.2012, 22:18 #22
- Регистрация
- 25.11.2005
- Сообщений
- 1,138
Сообщение от Genn
Оплата фактуры без подписи мат.ответственного лица о приемке по качеству и количеству - простой и удобный способ попила бюджета, aka воровства.
-
27.06.2012, 22:23 #23
- Регистрация
- 25.11.2005
- Сообщений
- 1,138
Сообщение от DenpЦенрализованно и оперативно контролировать оплату гораздо легче, чем расходы, поэтому чаще всего ограничиваются контролем платежей.
Что касается иноТЭК, то возможно, глубоко не лазил. Но отличительной чертой показалось глубокая и жесткая регламентированность, экономисты делают свой участок работы из месяца в месяц, ни единого шага в сторону.
-
27.06.2012, 23:40 #24
- Регистрация
- 25.11.2005
- Сообщений
- 1,138
Сообщение от Филимонихин АлександрКто решил что платежи нельзя контролировать на уровне ЦФО? Это Вам было такое откровение свыше?
А как насчет управления оборотным капиталом? И почему руководитель ЦФО не можем быть к этому допущен?Само название ЦФО - Центр ФИНАНСОВОЙ ответственности Вам ни о чем не говорит? Финансы - это про деньги.
Между прочим, разве в западных компаниях ЦФО есть и это про финансы?
-
28.09.2012, 21:22 #25
Три месяца спустя
Поделюсь результатами. Ввела процедуру оформления Заявки на оплату Инициатором - руководителем ЦФО (это удаленные подразделения) и согласования руководителями Функциональных центров (центральный офис) частично в бумажном, частично в электронном (по эл. почте) виде. Решила - отладим процесс на бумаге, потом воспользуемся прикладными программными решениями (Заявки на оплату в 1с). И вот повезло же мне с руководителем ИТ. Я конечно же ставила вопрос автоматизации, и было мне сказано, что обязательно сделаем но не сейчас. НО, стоило ему вменить согласование по нескольким статьям и пару месяцев побегать ко мне с бумажками, и вот, быстренько так доработали программу и с октября запускаем систему электронного оформления и согласования платежей на базе 1с. Надеюсь, планирование и контроль план-факта в одной информационной оболочке не за горами.
-
01.10.2012, 19:40 #26
- Регистрация
- 29.02.2012
- Сообщений
- 238
айтишники все ленивые но вы его очень хорошо замотивировали) чувствую вырастите в очень крупного руководителя)
если у вас есть свой программист 1с, именно программист, то вопрос с план-фактом решить можно, нужно лишь знать как объяснить техническому спецу что делать. В бюджетировании они не шарят абсолютно /это не бухгалтерия/ а те задачки которые они решают при аттестации на специалиста 1с -чушь полнейшая.
совет бесплатный и оттого ценность его невелика, но ищите экономиста со знанием программного языка 1с или подготовьте специалиста. за три мес это абсолютно реально.
-
16.10.2012, 21:32 #27
- Регистрация
- 28.10.2011
- Сообщений
- 9
Заявки нужны не для увеличения документооборота (хотя можно и на счетах визы поставить), а для унификации работы и дальнейшего развития. Например, установленную форму можно присылать по электронной почте и сразу табличку копиравть в эксель. Это в случае, если нет автоматизированной системы, а если она есть, то тем более должны ходить заявки, тк. они формируются в системе и там же все участники процесса ставят свои птички (согласования) и заявка автоатически попадает во все отчетные документы.
-
22.10.2012, 14:04 #28
- Регистрация
- 22.10.2012
- Сообщений
- 1
Заявки нужны не только для контроля, не стоит забывать, что на основании заявок можно стоить точный платежный календарь... со всеми вытекающими)
-
22.10.2012, 22:44 #29
- Регистрация
- 29.02.2012
- Сообщений
- 238
заявки на оплату нужны в плане автоматизации ДО и бюджетирования.
в УТ есть заявка на расходование ДС...
можно в бух подписать такую же заявку с авто визированием
-
07.02.2013, 19:46 #30
- Регистрация
- 19.10.2012
- Сообщений
- 9
У меня решено всё таким образом. На каждом счёте/инвойсе ставиться подпись менеджера, заказавшего материал(услуги). Он идёт к руководителю своего департамента и берёт его подпись. Дальше счёт идёт в казначейство. Обязанностью руководителя департамента является определение статей расходов и прочая. Если есть плановые платежи, то раз в месяц присылается план платежей от руководителей департаментов. Все счета/инвойсы, которые идут согласно плану не имеют никаких подписей, т.к. они в плане.