Затраты какого ЦФО?

[lirik]

Коллеги, пожалуйста, помогите практическим советом.

Предположим, что компания разрезана на ЦФО на основе отделов. Понятно, некоторые отделы обслуживают друг друга. Давайте рассмотрим такой пример. Отделу «Бухгалтерия» требуется новый принтер. Обычно закупкой такого оборудования занимается отдел «Системные администраторы». Вопрос: в чьем ЦФО должна присутствовать покупка принтера?

Если в ЦФО «Бухгалтерия», то как руководитель ЦФО может запланировать покупку в деньгах, если совершенно ничего не понимает в технике и ценах?

Если в ЦФО «Системные администраторы», то… Мне это не кажется правильным.

[Andruxa]

Делается заявка на ИТ, но затраты падают на бухгалтерию в бюджете.

[lirik]

Делается заявка на ИТ, но затраты падают на бухгалтерию в бюджете.

Хорошо. Два вопроса:

1. Как руководитель ЦФО "Бухгалтерия" может повлиять на размер затрат, если в общем-то непосредственно приобретением принтера занимается ИТ?

2. Как мотивировать руководителя ИТ на оптимизацию затрат, если принтер не включается в его бюджет (другими словами, ему плевать на то сколько он будет стоить)?

[Andruxa]

1. Как руководитель ЦФО "Бухгалтерия" может повлиять на размер затрат, если в общем-то непосредственно приобретением принтера занимается ИТ?

Ему IT выдает совокупную стоимость обслуживания в разбивке. Над этим они вместе борются.

2. Как мотивировать руководителя ИТ на оптимизацию затрат, если принтер не включается в его бюджет (другими словами, ему плевать на то сколько он будет стоить)?

Совокупную стоимость пусть подсчитывает и показывает.

Смысл следующий. Затратам присваиваются метки: ИТ, бухгалтерия.
ИТ отвечает за то, чтобы всё ИТ в компании было как можно дешевле в совокупности (вместе со стоимостью обслуживания). Бухгалтерия отвечает за то, чтобы её затраты по ИТ были как можно ниже.

Если же говорить о сервис-ориентированном подходе, то принтер является частью сервиса "бесперебойная на X% работа бухгалтерского ПО и оборудования". Вокруг этой стоимости должны договариваться подразделения. А ИТ отвечает, чтобы сервисы были клиентоориентированными и оптимизированными.

Ну еще и лимитировать можно вдобавок. При желании

Распространяя подход в общем.
Подразделение заказывает в другом подразделении продукт или услугу. Внутренняя стоимость - область ответственности поставщика. Совокупный бюджет выбранного подразделения - его область ответственности. Бухгалтерия на крайний случай может заказать аутсорс - такое бывает.

[folio]

Хорошо. Два вопроса:

1. Как руководитель ЦФО "Бухгалтерия" может повлиять на размер затрат, если в общем-то непосредственно приобретением принтера занимается ИТ?
2. Как мотивировать руководителя ИТ на оптимизацию затрат, если принтер не включается в его бюджет (другими словами, ему плевать на то сколько он будет стоить)?

Пара вопросов:
1. А почему руководитель ЦФО "Бухгалтерия" должен вообще думать о покупке принтера, если эта покупка не является его зоной ответственности?

2. С другой стороны, в связи с чем бухгалтерия думает о мотивации руководителя ИТ? Это раз.
Два: вам Andruxa, очень хорошее предложение дал - лимитирование. Даже не так, я бы предложил нормирование.

Если вы про планирование, неплохая идея взять текущее состояние закупок и зафиксить с каким-то коэффициентом. (Пример, по результатам года, средняя стоимость принтера составила 2500 руб., на следующий год фиксим 3000 руб.) Хотя есть небольшой минус в этом подходе, если расходы были не самыми разумными, а их фиксить и устанавливать на новый период = тащить неэффективность из прошлого в будущее.

Соответственно руководитель бухгалтерии может повлиять на размеры только на этапе формирования лимита/норматива. Вопрос обслуживания должен лежать в пределах компетенции закупщиков. Пусть рекоммендуют более дорогие агрегаты, при меньших расходах на сервис. Это их ипархия.

Если вы про фактическое исполнение. То руководителю ЦФО "Бухгалтерия" не то что вредно, не нужно суваться в вопросы ЦФО "ИТ".

А фактическое исполнение нужно отражать так, как оно возникло.

[Филимонихин Александр]

Как уже сказано выше, принтер не входит в сферу ответственности бухгалтерии. Если дать им волю, то завтра они скажут, что печатать хотят не на белой бумаге, а на голубенькой, типа по фен шую.
функционирование компьютерной техники - задача ИТ. Именно они разрабатывают оптимальную схему информационного обеспечания, в том числе сколько и где принтеров должно быть, чтобы обеспечить все потребности работников предприятия. Не факт, что при этом принтера должны стоять в каждом кабинете. На практике, глав.бух, скорее всего, захочет, чтобы у него лично стоял принтер в силу статуса его должности. Это относится не исключительно к бухгалтерии.
ИТ собирают информацию о потребностях и затем подают бюджет на расходы, но исходя из своего виденья. По умолчанию они в этом лучше разбираются, чем бухгалтер.
А вот если их подход не обеспечивает выполнение функций подразделениями, тогда к ним и вопросы. Но именно функций, а не хотелок.

[Bend]

А создать ЦФО ИТ?

[lirik]

Пара вопросов:
1. А почему руководитель ЦФО "Бухгалтерия" должен вообще думать о покупке принтера, если эта покупка не является его зоной ответственности?

2. С другой стороны, в связи с чем бухгалтерия думает о мотивации руководителя ИТ?

1. Покупка принтера, конечно, не является зоной ответственности ЦФО "Бухгалтерия". Именно поэтому он обращается к ИТшникам, а не покупает принтер сам. Т.е. сначала внутри Бухгалтерии рождается потребность, транслируется в ИТ, а дальше уже ИТшники рулят - либо покупают новый, либо дают что-то со склада, либо еще как-то решают проблемы бухгалтеров.

2. А где я сказал, что именно бухгалтерия должна думать о мотивации руководителя ИТ?

[lirik]

Как уже сказано выше, принтер не входит в сферу ответственности бухгалтерии. Если дать им волю, то завтра они скажут, что печатать хотят не на белой бумаге, а на голубенькой, типа по фен шую.
функционирование компьютерной техники - задача ИТ. Именно они разрабатывают оптимальную схему информационного обеспечания, в том числе сколько и где принтеров должно быть, чтобы обеспечить все потребности работников предприятия. Не факт, что при этом принтера должны стоять в каждом кабинете. На практике, глав.бух, скорее всего, захочет, чтобы у него лично стоял принтер в силу статуса его должности. Это относится не исключительно к бухгалтерии.
ИТ собирают информацию о потребностях и затем подают бюджет на расходы, но исходя из своего виденья. По умолчанию они в этом лучше разбираются, чем бухгалтер.
А вот если их подход не обеспечивает выполнение функций подразделениями, тогда к ним и вопросы. Но именно функций, а не хотелок.

Разумеется.
Я же спрашиваю, скорее, о другом. Я исхожу из некоей идеальной ситуации (для простоты понимания) когда и руководитель бухгалтерии, и руководитель ИТ действуют разумно, без дурацких хотелок. Меня интересует процедура - кто куда должен обратиться и в какой бюджет включить.
Пока, насколько я понимаю, мы все сходимся на том, что бухгалтерия подает заявку (в натуральных показателях) в ИТ, а дальше ИТ включает (или не включает) эту заявку в свой бюджет. При этом в конечном итоге затраты упадут все же в ЦФО Бухгалтерия.

[lirik]

А создать ЦФО ИТ?

А я ж говорил в первом посте, что есть ЦФО СА - ну, по сути ИТ.

[Andruxa]

бухгалтерия подает заявку (в натуральных показателях) в ИТ, а дальше ИТ включает (или не включает) эту заявку в свой бюджет. При этом в конечном итоге затраты упадут все же в ЦФО Бухгалтерия.

Ну и правильно, потому что потребитель - бухгалтерия, и должна платить за свои потребности. Вот правда когда она счета начнет выставлять подразделениям - это будет сильно. Поэтому бухгалтерию именно отдельно не выделять, а скорее некий Корпоративный Центр.

Короче финансовая структура - это тот еще орешек.

[lirik]

Вот правда когда она счета начнет выставлять подразделениям - это будет сильно.

Мы уже через нечто подобное прошли - PSF (professional service firm) называется. Хватило...

[folio]

пару моментов, снизу вверх:

1. выставление счетов бухгалтерией, да и вообще, любым сервисом - это собственно не экзотика. Есть достаточно контор, работающих в таком формате. И бухгалтера выставляют счета (самые такие обычные), и маркетороги и т.д.
В определенный момент, такой формат является не просто нужным, а необходимым.

2.

Пока, насколько я понимаю, мы все сходимся на том, что бухгалтерия подает заявку (в натуральных показателях) в ИТ, а дальше ИТ включает (или не включает) эту заявку в свой бюджет. При этом в конечном итоге затраты упадут все же в ЦФО Бухгалтерия.

Ну уж нета, если ИТ приняло решение о включении, значит, это их.

3.

1. Как руководитель ЦФО "Бухгалтерия" может повлиять на размер затрат, если в общем-то непосредственно приобретением принтера занимается ИТ
2. Как мотивировать руководителя ИТ на оптимизацию затрат, если принтер не включается в его бюджет (другими словами, ему плевать на то сколько он будет стоить)?

2. А где я сказал, что именно бухгалтерия должна думать о мотивации руководителя ИТ?

Как читаю, так и пою.

4. Ну и final. Вопрос:

Меня интересует процедура - кто куда должен обратиться и в какой бюджет включить.

Здесь вопрос, на который только вы сами можете дать ответ, ну либо поделиться доп.материалами, чтобы можно было что-нибудь сказать.
Вы уж лучше сами пофантазируйте.
Как например, допустим: у каждого свой кошелёчек, за который каждый несёт ответственность. Это ваши отделы-ЦФО. Оки.
10 отделов захотели купить себе по принтеру. Это начало. Т.е. бюджет ИТ можно будет сформировать, только после того, как эти 10 отделов скажут, "да так оно и было". Потом бедному ИТ, надо будет ещё прикинуть износ остальных принтеров, их замену. А потом, задуматься о вариантах поставщиков (он же не будет зоопарк разводить). Будет брать только одну модель. Потом прикинуть расходы на сервисное обслуживание и ремонт, потом подумать из натуральных единиц сколько же уйдёт денех на заправки картриджей. Потом ему нужно будет это раздать всем! чтобы они таки не забыли включить в свои бюджеты. ))) хыхых. Хорошее такое глумление...
Оки. А теперь усложним ситуацию.... И в какой-то весенний, хороший день бухгалтера (с барского плеча) пожертвует принтёр бедному ИТ. Где "затраты" будут, куда бежать, куда метаться? ;) Вроде бы выход..

Поэтому бухгалтерию именно отдельно не выделять, а скорее некий Корпоративный Центр.

И это хорошая, такая нормальная дорога к созданию - совсем неплохой, средних размеров "чёрной дыры"

p.s. с другой стороны, если мы ответственность развешиваем по отделам, то как минимум ожидаем получить что-то. А что Вы хотите получить? Осмысленный P&L - будет полная ерунда, движение денег с привязкой к ответственности? - тоже будет ну совсем не совсем. Осмысляемый баланс отдела? Или всё это в воспитательных целях?


Паэтаму, нужно сначала поставить цель, а под неё придумывать варианты решений.

"чтобы быстро бегать, нужно знать, куда бежать".

[Bend]

Я думаю так: ИТ исходя из амортизации должен запланировать в бюджете расходы на обновление и обслуживание основных фондов, которые относятся к ИТ - принтеров, компьютеров, программ и так далее. Связь ИТ->отделы
Все операционные расходы (заправка картриджей например) и расходы по незапланированному обновлению и ремонту - это связь отделы->ИТ. Все расходы планировать в бюджете ИТ, получается одна часть - это плановые расходы (которые можно посчитать - плановое обновление и обслуживание ИТ), вторая часть - вне плановые расходы ("примерные").
Есть несколько моментов: такой бюджет может быть недоосвоен (если вне плановых меньше) или недостаточен (если внеплановых больше, чем было заложено в бюджете).
В Вашем примере нужно брать одну модель, создавать реестр поставщиков. Что нужно раздавать всем?

[lirik]

Ну уж нета, если ИТ приняло решение о включении, значит, это их.

Простите, прокомментирую только этот момент…

С одной стороны, Вы правы, с другой – не совсем, ведь принтер покупается на нужды бухгалтерии все же, поэтому списываться на расходы должен именно там, а не у ИТшников. В этой ситуации мы придумали такое решение:

1. Есть ЦФО Бухгалтерия.
2. Есть ФЦ (функциональный центр) ИТ.
3. Есть ЦФО ИТ

Все три объекта имеют собственный бюджет. Далее порядок такой (для простоты представим, что кроме покупки принтера в компании нет больше никаких расходов вообще, даже з/п).

1. Бухгалтерия делает заявку на покупку принтера
2. ФЦ ИТ включает приобретение принтера в свой бюджет.
3. Бюджет ЦФО Бухгалтерии автоматически формируется по данной конкретной статье на основании показателей бюджета ЦФ ИТ – т.е. данные из ФЦ ИТ сгружаются в ЦФО Бухгалтерия.
4. В ЦФО ИТ ничего не происходит, так как принтер не их.
5. Происходит покупка, принтер падает на расходы компании (упростим и предположим, что целиком).

Что имеем в итоге:

1. ЦФО Бухгалтерия – расходы по статье «орг.техника» на стоимость принтера. Бюджет освоен.
2. ФЦ ИТ - расходы по статье «орг.техника» на стоимость принтера. Бюджет освоен.
3. ЦФО ИТ – ноль – ничего не произошло.

Возможно, это сложноватая система, но по крайней мере нам она кажется логичной. Что скажете?

[Bend]

1. ЦФО Бухгалтерия – расходы по статье «орг.техника» на стоимость принтера. Бюджет освоен.
2. ФЦ ИТ - расходы по статье «орг.техника» на стоимость принтера. Бюджет освоен.
3. ЦФО ИТ – ноль – ничего не произошло.

Возможно, это сложноватая система, но по крайней мере нам она кажется логичной. Что скажете?

имно, нормальная система, я тоже думал о таком варианте.
В примере бюджет осваивается и ЦФО Бухгалтерия и ФЦ ИТ, "фактические" расходы будут отражены в бюджете ЦФО Бухгалтерия, а в бюджет ИТ будет запись - сумма покупки принтера.
Зачем разделять на ФЦ ИТ и ЦФО ИТ?

[folio]

Простите, прокомментирую только этот момент…
Возможно, это сложноватая система, но по крайней мере нам она кажется логичной. Что скажете?

А что тут говорить? Кураторство по статьям достаточно часто используется.
Здесь какой минус, когда во всей цепочке не один участник, а несколько.
Применительно к вашему примеру, ЦФО Бухгалтерия и ЦФО ИТ - каждый хотят по принтеру. ИТ обращается к поставщику, счёт на принтеры на общую сумму. Соответственно, кто говорит, что нужно оплатить - ИТ (как куратор). А теперь тонкости - счёт общий, допустим ИТ уже выскочило за запланированную сумму, а Бухгалтерия - нет. Вопрос: оплачивать или не оплачивать счёт? Ну превышение может быть не у ИТ, а у другого отдела. Он не планировал, но ему ну очень нужно. Пока согласовываются суммы превышения, ждёт и страдает бухгалтерия.
Другой момент: оплатили, на уровне функционального центра - нормально. А вот чтобы опустить суммы до ЦФО нужно - счёт разбить на составляющие. Это, кто-то должен делать. Другая каверза. Часто нормальные закупщики выбивают отсрочки. Т.е. оплата части, остаток по истечению какого-то периода. При спускании с уровня функционального центра до ЦФО к кому относить оплату части? (пропорционально, а это рождение трудностей на ровном месте).
Ну и т.д., и т.п. использовать раньше, чем запланировали, отказаться от чего-то в пользу чего-то, нагенерить заявок больше, чем общая сумма. Да, что это я? Да всё сами выясните в процессе.

ps мне просто интересно, а чем у вас обусловленно шатание из одного варианта в другой?

[Михаил_Шустер]

В дополнение к ЦФО введите сущность ЦПР (центр планирования расходов). Это ему ЦФО дают лимит по статьям. А он дерибанит лимит по подразделениям и высочайше согласовывает их заявки. Он, помимо непревышения лимита, отвечает за вопросы целесообразности, обоснованности, очередности и всякое такое
Подразделения же подают заявки в рамках своего лимита и пытаются его расширить, конечно
В Вашем случае, ЦПР-айтишники, бухгалтерия-просто заказчик, один из многих. Еще есть закупщик. А ЦФО-это кто-то в финансовой службе с задачами ФИНАНСОВОГО планирования и мониторинга, а не производственного.

Я в Ваш огород со своим уставом не лезу, но, имхо, бухгалтерия не должна быть ЦФО. Это чисто операционное подразделение. Хотя бывает по всякому, конечно.

[lirik]

Зачем разделять на ФЦ ИТ и ЦФО ИТ?

Ну, как раз потому, чтобы приобретенный принтер не повис на затратах ЦФО ИТ.

[lirik]

ps мне просто интересно, а чем у вас обусловленно шатание из одного варианта в другой?

Да вроде не шатаемся пока - просто продумываем варианты. Еще ничего не утвердили и не запустили.

ЗЫ. Спасибо за примеры, есть над чем подумать.

[lirik]

В дополнение к ЦФО введите сущность ЦПР (центр планирования расходов). Это ему ЦФО дают лимит по статьям. А он дерибанит лимит по подразделениям и высочайше согласовывает их заявки. Он, помимо непревышения лимита, отвечает за вопросы целесообразности, обоснованности, очередности и всякое такое

В приведенном мною выше примере ФЦ (функциональный центр) не является ли аналогом ЦПР?

Я в Ваш огород со своим уставом не лезу, но, имхо, бухгалтерия не должна быть ЦФО. Это чисто операционное подразделение. Хотя бывает по всякому, конечно.

Бухгалтерия - просто пример. С окончательным набором ЦФО мы пока не определились - у меня пока нет ясности с этим вопросом.

[Bend]

Ну, как раз потому, чтобы приобретенный принтер не повис на затратах ЦФО ИТ.

Если хотите выделить бюджет ФЦ и ЦФО ИТ, что будет отражаться в затратах ЦФО ИТ?

[Михаил_Шустер]

С окончательным набором ЦФО мы пока не определились - у меня пока нет ясности с этим вопросом.

Вот Вы с этого и начните, ато заварите такую кашу, что не разгрести.
ЦПР формирует и исполняет производственную программу, ЦФО - финансовую.
Это очень разные потоки и, соответственно, совершенно разные приемы оптимизации и способы оценки. При этом ежики никогда не станут ужами: финик-это финик, технарь-технарь, твоя моя не понимать.

Производство создает небаланс, а ЦФО управляют им. В том числе, разводят кредиторов так, чтобы они продолжали кредитовать, при этом не дохли и не стреляли в руководство. Покупать товары и платить за них-две большие разницы.

[lirik]

Если хотите выделить бюджет ФЦ и ЦФО ИТ, что будет отражаться в затратах ЦФО ИТ?

Зарплата ИТшников, орг.техника, которая покупается на собственные нужды ИТшников, сервера всякие, аренда помещений под нужды ИТшников и пр. - т.е. то, что либо потребляется самими ИТшниками либо то, работу чего они обеспечивают на постоянной основе - те же сервера, средства коммуникаций (сеть) и пр.

Все остальное, что можно закрепить за каким-то конкретным сотрудником (комп, монитор, принтер, UPS и т.п.) должно попадать в ЦФО того отдела / подразделения, к которому этот сотрудник относится (будь то бухгалтерия, продажи, дирекция и пр.).

[Михаил_Шустер]

ЦПР - тот, кто решает, что, для чего, у кого и когда покупать
ЦФО - тот, кто решает, кому, когда и сколько платить

[Михаил_Шустер]

Вы еще одну сущность забыли - МВЗ, место возникновения затрат. Это цех, которому ЦПР дают лимиты в рамках своих лимитов (по своим статьям), полученных от ЦФО и которому ставят на баланс полученные активы.

Роли могут совмещаться: МВЗ@ЦПР, МВЗ@ЦФО... В некоторых сочетаниях теряется принцип независимости контроля (IT может купить себе пару лишних дивайсов), но это данность, на которую не стоит заморачиваться

[Стас]

Коллеги, пожалуйста, помогите практическим советом.

Предположим, что компания разрезана на ЦФО на основе отделов. Понятно, некоторые отделы обслуживают друг друга. Давайте рассмотрим такой пример. Отделу «Бухгалтерия» требуется новый принтер. Обычно закупкой такого оборудования занимается отдел «Системные администраторы». Вопрос: в чьем ЦФО должна присутствовать покупка принтера?

Если в ЦФО «Бухгалтерия», то как руководитель ЦФО может запланировать покупку в деньгах, если совершенно ничего не понимает в технике и ценах?

Если в ЦФО «Системные администраторы», то… Мне это не кажется правильным.

Эту тему обсуждали на форуме я, Genn и Елиферов, в ней было достаточно понятно все разложено, но вы плохо искали. Важно не в чьем бюджете, важно кто отвечает за отклонения. Сумма может быть в обоих бюджетах. И лишних сущностей типа ЦПР и проч. не надо.

[lirik]

Эту тему обсуждали на форуме я, Genn и Елиферов, в ней было достаточно понятно все разложено, но вы плохо искали. Важно не в чьем бюджете, важно кто отвечает за отклонения. Сумма может быть в обоих бюджетах. И лишних сущностей типа ЦПР и проч. не надо.

Не поделитесь ссылкой? Не смог найти...

[Игорь Сергеевич]

Поддерживаю идею с управлением по функциям. Мы делаем именно так. То есть в нашем бюджетировании есть три основных сущности: ЦЗ (центр затрат) = МВЗ; ЦфункО - центр функциональной ответственности; ЦФО - центр финансовой ответственности.
ЦфункО отвечает за выполнение какой-то функции (в данном случае обеспечение людей принтерами). У него есть бюджет, но это бюджет расходов (которые отражаются в PL). ЦФО отвечает за расходование денежных средств (которое отражается в CF). При планировании изначально планируется бюджет затрат (то есть бухгалтера могут отправить свою "хотелку" с обоснованием в ЦфункО "ИТ"). Далее ИТ решит дать принтер со склада или закупить новый. Если закупается новый, то ЦФО "ИТ" совершает оплату. Бюджет расходования денежных средств оказывается у ЦФО "ИТ". Затраты при этом можете списывать куда угодно - либо на ЦфункО, либо на бухгалтерию. Тут Вам необходимо это определить самим. Мы, например, сваливаем все на ЦфункО "ИТ". Но у Вас может быть все наоборот. В любом случае, детализация разбивки и группировки подразделений, как и весь управленческий учет, должна служить одной единственной цели - максимально удобному и гибкому управлению организацией с целью получения прибыли.
Единственное что не стоит делать - заставлять бухгалтеров определять поставщика принтеров и платить за него самим. У них функции другие. Если есть служба ИТ - пусть именно они этим и занимаются.
По поводу движения денег - опять же, не превращайте бухгалтерию в ЦФО в рамках закупки принтеров. Затраты можете списать на бухгалтеров, но не движение денег. Четко разграничьте кто отвечает за статьи PL (если затраты списывать на бухгалтерию - то они) и кто за статьи ДДС (однозначно ИТ).

[lirik]

Т.е. у Вас ЦФО не имеют собственных бюджетов расходов по начислению?