Показано с 1 по 30 из 38
Тема: Затраты какого ЦФО?
-
13.10.2011, 12:45 #1
Затраты какого ЦФО?
Коллеги, пожалуйста, помогите практическим советом.
Предположим, что компания разрезана на ЦФО на основе отделов. Понятно, некоторые отделы обслуживают друг друга. Давайте рассмотрим такой пример. Отделу «Бухгалтерия» требуется новый принтер. Обычно закупкой такого оборудования занимается отдел «Системные администраторы». Вопрос: в чьем ЦФО должна присутствовать покупка принтера?
Если в ЦФО «Бухгалтерия», то как руководитель ЦФО может запланировать покупку в деньгах, если совершенно ничего не понимает в технике и ценах?
Если в ЦФО «Системные администраторы», то… Мне это не кажется правильным.
-
13.10.2011, 13:22 #2
- Регистрация
- 21.02.2007
- Сообщений
- 2,056
Делается заявка на ИТ, но затраты падают на бухгалтерию в бюджете.
-
13.10.2011, 14:36 #3Сообщение от Andruxa
1. Как руководитель ЦФО "Бухгалтерия" может повлиять на размер затрат, если в общем-то непосредственно приобретением принтера занимается ИТ?
2. Как мотивировать руководителя ИТ на оптимизацию затрат, если принтер не включается в его бюджет (другими словами, ему плевать на то сколько он будет стоить)?
-
13.10.2011, 15:09 #4
- Регистрация
- 21.02.2007
- Сообщений
- 2,056
Сообщение от lirik2. Как мотивировать руководителя ИТ на оптимизацию затрат, если принтер не включается в его бюджет (другими словами, ему плевать на то сколько он будет стоить)?
Смысл следующий. Затратам присваиваются метки: ИТ, бухгалтерия.
ИТ отвечает за то, чтобы всё ИТ в компании было как можно дешевле в совокупности (вместе со стоимостью обслуживания). Бухгалтерия отвечает за то, чтобы её затраты по ИТ были как можно ниже.
Если же говорить о сервис-ориентированном подходе, то принтер является частью сервиса "бесперебойная на X% работа бухгалтерского ПО и оборудования". Вокруг этой стоимости должны договариваться подразделения. А ИТ отвечает, чтобы сервисы были клиентоориентированными и оптимизированными.
Ну еще и лимитировать можно вдобавок. При желании
Распространяя подход в общем.
Подразделение заказывает в другом подразделении продукт или услугу. Внутренняя стоимость - область ответственности поставщика. Совокупный бюджет выбранного подразделения - его область ответственности. Бухгалтерия на крайний случай может заказать аутсорс - такое бывает.
-
13.10.2011, 23:37 #5
- Регистрация
- 10.07.2009
- Сообщений
- 240
Сообщение от lirik
1. А почему руководитель ЦФО "Бухгалтерия" должен вообще думать о покупке принтера, если эта покупка не является его зоной ответственности?
2. С другой стороны, в связи с чем бухгалтерия думает о мотивации руководителя ИТ? Это раз.
Два: вам Andruxa, очень хорошее предложение дал - лимитирование. Даже не так, я бы предложил нормирование.
Если вы про планирование, неплохая идея взять текущее состояние закупок и зафиксить с каким-то коэффициентом. (Пример, по результатам года, средняя стоимость принтера составила 2500 руб., на следующий год фиксим 3000 руб.) Хотя есть небольшой минус в этом подходе, если расходы были не самыми разумными, а их фиксить и устанавливать на новый период = тащить неэффективность из прошлого в будущее.
Соответственно руководитель бухгалтерии может повлиять на размеры только на этапе формирования лимита/норматива. Вопрос обслуживания должен лежать в пределах компетенции закупщиков. Пусть рекоммендуют более дорогие агрегаты, при меньших расходах на сервис. Это их ипархия.
Если вы про фактическое исполнение. То руководителю ЦФО "Бухгалтерия" не то что вредно, не нужно суваться в вопросы ЦФО "ИТ".
А фактическое исполнение нужно отражать так, как оно возникло.Последний раз редактировалось folio; 14.10.2011 в 08:19.
-
17.10.2011, 19:53 #6
- Регистрация
- 29.05.2008
- Сообщений
- 359
Как уже сказано выше, принтер не входит в сферу ответственности бухгалтерии. Если дать им волю, то завтра они скажут, что печатать хотят не на белой бумаге, а на голубенькой, типа по фен шую.
функционирование компьютерной техники - задача ИТ. Именно они разрабатывают оптимальную схему информационного обеспечания, в том числе сколько и где принтеров должно быть, чтобы обеспечить все потребности работников предприятия. Не факт, что при этом принтера должны стоять в каждом кабинете. На практике, глав.бух, скорее всего, захочет, чтобы у него лично стоял принтер в силу статуса его должности. Это относится не исключительно к бухгалтерии.
ИТ собирают информацию о потребностях и затем подают бюджет на расходы, но исходя из своего виденья. По умолчанию они в этом лучше разбираются, чем бухгалтер.
А вот если их подход не обеспечивает выполнение функций подразделениями, тогда к ним и вопросы. Но именно функций, а не хотелок.
-
18.10.2011, 00:33 #7
-
18.10.2011, 13:56 #8Сообщение от folio
2. А где я сказал, что именно бухгалтерия должна думать о мотивации руководителя ИТ?
-
18.10.2011, 13:59 #9Сообщение от Филимонихин Александр
Я же спрашиваю, скорее, о другом. Я исхожу из некоей идеальной ситуации (для простоты понимания) когда и руководитель бухгалтерии, и руководитель ИТ действуют разумно, без дурацких хотелок. Меня интересует процедура - кто куда должен обратиться и в какой бюджет включить.
Пока, насколько я понимаю, мы все сходимся на том, что бухгалтерия подает заявку (в натуральных показателях) в ИТ, а дальше ИТ включает (или не включает) эту заявку в свой бюджет. При этом в конечном итоге затраты упадут все же в ЦФО Бухгалтерия.
-
18.10.2011, 14:03 #10Сообщение от Bend
-
18.10.2011, 14:03 #11
- Регистрация
- 21.02.2007
- Сообщений
- 2,056
Сообщение от lirik
Короче финансовая структура - это тот еще орешек.
-
18.10.2011, 14:30 #12Сообщение от Andruxa
-
18.10.2011, 23:56 #13
- Регистрация
- 10.07.2009
- Сообщений
- 240
пару моментов, снизу вверх:
1. выставление счетов бухгалтерией, да и вообще, любым сервисом - это собственно не экзотика. Есть достаточно контор, работающих в таком формате. И бухгалтера выставляют счета (самые такие обычные), и маркетороги и т.д.
В определенный момент, такой формат является не просто нужным, а необходимым.
2.
Сообщение от lirik
3.
Сообщение от lirik
4. Ну и final. Вопрос:
Сообщение от lirik
Вы уж лучше сами пофантазируйте.
Как например, допустим: у каждого свой кошелёчек, за который каждый несёт ответственность. Это ваши отделы-ЦФО. Оки.
10 отделов захотели купить себе по принтеру. Это начало. Т.е. бюджет ИТ можно будет сформировать, только после того, как эти 10 отделов скажут, "да так оно и было". Потом бедному ИТ, надо будет ещё прикинуть износ остальных принтеров, их замену. А потом, задуматься о вариантах поставщиков (он же не будет зоопарк разводить). Будет брать только одну модель. Потом прикинуть расходы на сервисное обслуживание и ремонт, потом подумать из натуральных единиц сколько же уйдёт денех на заправки картриджей. Потом ему нужно будет это раздать всем! чтобы они таки не забыли включить в свои бюджеты. ))) хыхых. Хорошее такое глумление...
Оки. А теперь усложним ситуацию.... И в какой-то весенний, хороший день бухгалтера (с барского плеча) пожертвует принтёр бедному ИТ. Где "затраты" будут, куда бежать, куда метаться? ;) Вроде бы выход..
Сообщение от Andruxa
p.s. с другой стороны, если мы ответственность развешиваем по отделам, то как минимум ожидаем получить что-то. А что Вы хотите получить? Осмысленный P&L - будет полная ерунда, движение денег с привязкой к ответственности? - тоже будет ну совсем не совсем. Осмысляемый баланс отдела? Или всё это в воспитательных целях?
Паэтаму, нужно сначала поставить цель, а под неё придумывать варианты решений.
"чтобы быстро бегать, нужно знать, куда бежать".Последний раз редактировалось folio; 19.10.2011 в 00:54.
-
19.10.2011, 13:14 #14
Я думаю так: ИТ исходя из амортизации должен запланировать в бюджете расходы на обновление и обслуживание основных фондов, которые относятся к ИТ - принтеров, компьютеров, программ и так далее. Связь ИТ->отделы
Все операционные расходы (заправка картриджей например) и расходы по незапланированному обновлению и ремонту - это связь отделы->ИТ. Все расходы планировать в бюджете ИТ, получается одна часть - это плановые расходы (которые можно посчитать - плановое обновление и обслуживание ИТ), вторая часть - вне плановые расходы ("примерные").
Есть несколько моментов: такой бюджет может быть недоосвоен (если вне плановых меньше) или недостаточен (если внеплановых больше, чем было заложено в бюджете).
В Вашем примере нужно брать одну модель, создавать реестр поставщиков. Что нужно раздавать всем?
-
19.10.2011, 15:30 #15Сообщение от folio
С одной стороны, Вы правы, с другой – не совсем, ведь принтер покупается на нужды бухгалтерии все же, поэтому списываться на расходы должен именно там, а не у ИТшников. В этой ситуации мы придумали такое решение:
1. Есть ЦФО Бухгалтерия.
2. Есть ФЦ (функциональный центр) ИТ.
3. Есть ЦФО ИТ
Все три объекта имеют собственный бюджет. Далее порядок такой (для простоты представим, что кроме покупки принтера в компании нет больше никаких расходов вообще, даже з/п).
1. Бухгалтерия делает заявку на покупку принтера
2. ФЦ ИТ включает приобретение принтера в свой бюджет.
3. Бюджет ЦФО Бухгалтерии автоматически формируется по данной конкретной статье на основании показателей бюджета ЦФ ИТ – т.е. данные из ФЦ ИТ сгружаются в ЦФО Бухгалтерия.
4. В ЦФО ИТ ничего не происходит, так как принтер не их.
5. Происходит покупка, принтер падает на расходы компании (упростим и предположим, что целиком).
Что имеем в итоге:
1. ЦФО Бухгалтерия – расходы по статье «орг.техника» на стоимость принтера. Бюджет освоен.
2. ФЦ ИТ - расходы по статье «орг.техника» на стоимость принтера. Бюджет освоен.
3. ЦФО ИТ – ноль – ничего не произошло.
Возможно, это сложноватая система, но по крайней мере нам она кажется логичной. Что скажете?
-
19.10.2011, 16:20 #16Сообщение от lirik
В примере бюджет осваивается и ЦФО Бухгалтерия и ФЦ ИТ, "фактические" расходы будут отражены в бюджете ЦФО Бухгалтерия, а в бюджет ИТ будет запись - сумма покупки принтера.
Зачем разделять на ФЦ ИТ и ЦФО ИТ?
-
19.10.2011, 22:17 #17
- Регистрация
- 10.07.2009
- Сообщений
- 240
Сообщение от lirik
Здесь какой минус, когда во всей цепочке не один участник, а несколько.
Применительно к вашему примеру, ЦФО Бухгалтерия и ЦФО ИТ - каждый хотят по принтеру. ИТ обращается к поставщику, счёт на принтеры на общую сумму. Соответственно, кто говорит, что нужно оплатить - ИТ (как куратор). А теперь тонкости - счёт общий, допустим ИТ уже выскочило за запланированную сумму, а Бухгалтерия - нет. Вопрос: оплачивать или не оплачивать счёт? Ну превышение может быть не у ИТ, а у другого отдела. Он не планировал, но ему ну очень нужно. Пока согласовываются суммы превышения, ждёт и страдает бухгалтерия.
Другой момент: оплатили, на уровне функционального центра - нормально. А вот чтобы опустить суммы до ЦФО нужно - счёт разбить на составляющие. Это, кто-то должен делать. Другая каверза. Часто нормальные закупщики выбивают отсрочки. Т.е. оплата части, остаток по истечению какого-то периода. При спускании с уровня функционального центра до ЦФО к кому относить оплату части? (пропорционально, а это рождение трудностей на ровном месте).
Ну и т.д., и т.п. использовать раньше, чем запланировали, отказаться от чего-то в пользу чего-то, нагенерить заявок больше, чем общая сумма. Да, что это я? Да всё сами выясните в процессе.
ps мне просто интересно, а чем у вас обусловленно шатание из одного варианта в другой?Последний раз редактировалось folio; 19.10.2011 в 22:38.
-
20.10.2011, 00:12 #18
- Регистрация
- 25.11.2005
- Сообщений
- 2,723
В дополнение к ЦФО введите сущность ЦПР (центр планирования расходов). Это ему ЦФО дают лимит по статьям. А он дерибанит лимит по подразделениям и высочайше согласовывает их заявки. Он, помимо непревышения лимита, отвечает за вопросы целесообразности, обоснованности, очередности и всякое такое
Подразделения же подают заявки в рамках своего лимита и пытаются его расширить, конечно
В Вашем случае, ЦПР-айтишники, бухгалтерия-просто заказчик, один из многих. Еще есть закупщик. А ЦФО-это кто-то в финансовой службе с задачами ФИНАНСОВОГО планирования и мониторинга, а не производственного.
Я в Ваш огород со своим уставом не лезу, но, имхо, бухгалтерия не должна быть ЦФО. Это чисто операционное подразделение. Хотя бывает по всякому, конечно.Последний раз редактировалось Михаил_Шустер; 20.10.2011 в 00:21.
-
20.10.2011, 14:11 #19Сообщение от Bend
-
20.10.2011, 14:13 #20Сообщение от folio
ЗЫ. Спасибо за примеры, есть над чем подумать.
-
20.10.2011, 14:17 #21Сообщение от Михаил_Шустер
Сообщение от Михаил_Шустер
-
20.10.2011, 14:29 #22Сообщение от lirik
-
20.10.2011, 14:49 #23
- Регистрация
- 25.11.2005
- Сообщений
- 2,723
Сообщение от lirik
ЦПР формирует и исполняет производственную программу, ЦФО - финансовую.
Это очень разные потоки и, соответственно, совершенно разные приемы оптимизации и способы оценки. При этом ежики никогда не станут ужами: финик-это финик, технарь-технарь, твоя моя не понимать.
Производство создает небаланс, а ЦФО управляют им. В том числе, разводят кредиторов так, чтобы они продолжали кредитовать, при этом не дохли и не стреляли в руководство. Покупать товары и платить за них-две большие разницы.
-
20.10.2011, 14:53 #24Сообщение от Bend
Все остальное, что можно закрепить за каким-то конкретным сотрудником (комп, монитор, принтер, UPS и т.п.) должно попадать в ЦФО того отдела / подразделения, к которому этот сотрудник относится (будь то бухгалтерия, продажи, дирекция и пр.).
-
20.10.2011, 14:56 #25
- Регистрация
- 25.11.2005
- Сообщений
- 2,723
Грубо говоря
ЦПР - тот, кто решает, что, для чего, у кого и когда покупать
ЦФО - тот, кто решает, кому, когда и сколько платить
-
20.10.2011, 15:04 #26
- Регистрация
- 25.11.2005
- Сообщений
- 2,723
Вы еще одну сущность забыли - МВЗ, место возникновения затрат. Это цех, которому ЦПР дают лимиты в рамках своих лимитов (по своим статьям), полученных от ЦФО и которому ставят на баланс полученные активы.
Роли могут совмещаться: МВЗ@ЦПР, МВЗ@ЦФО... В некоторых сочетаниях теряется принцип независимости контроля (IT может купить себе пару лишних дивайсов), но это данность, на которую не стоит заморачиватьсяПоследний раз редактировалось Михаил_Шустер; 20.10.2011 в 15:54.
-
23.10.2011, 18:43 #27
- Регистрация
- 25.11.2005
- Сообщений
- 1,138
Сообщение от lirik
-
24.10.2011, 14:52 #28Сообщение от Стас
-
04.11.2011, 23:11 #29
- Регистрация
- 01.08.2010
- Сообщений
- 15
Поддерживаю идею с управлением по функциям. Мы делаем именно так. То есть в нашем бюджетировании есть три основных сущности: ЦЗ (центр затрат) = МВЗ; ЦфункО - центр функциональной ответственности; ЦФО - центр финансовой ответственности.
ЦфункО отвечает за выполнение какой-то функции (в данном случае обеспечение людей принтерами). У него есть бюджет, но это бюджет расходов (которые отражаются в PL). ЦФО отвечает за расходование денежных средств (которое отражается в CF). При планировании изначально планируется бюджет затрат (то есть бухгалтера могут отправить свою "хотелку" с обоснованием в ЦфункО "ИТ"). Далее ИТ решит дать принтер со склада или закупить новый. Если закупается новый, то ЦФО "ИТ" совершает оплату. Бюджет расходования денежных средств оказывается у ЦФО "ИТ". Затраты при этом можете списывать куда угодно - либо на ЦфункО, либо на бухгалтерию. Тут Вам необходимо это определить самим. Мы, например, сваливаем все на ЦфункО "ИТ". Но у Вас может быть все наоборот. В любом случае, детализация разбивки и группировки подразделений, как и весь управленческий учет, должна служить одной единственной цели - максимально удобному и гибкому управлению организацией с целью получения прибыли.
Единственное что не стоит делать - заставлять бухгалтеров определять поставщика принтеров и платить за него самим. У них функции другие. Если есть служба ИТ - пусть именно они этим и занимаются.
По поводу движения денег - опять же, не превращайте бухгалтерию в ЦФО в рамках закупки принтеров. Затраты можете списать на бухгалтеров, но не движение денег. Четко разграничьте кто отвечает за статьи PL (если затраты списывать на бухгалтерию - то они) и кто за статьи ДДС (однозначно ИТ).
-
10.11.2011, 20:51 #30
Т.е. у Вас ЦФО не имеют собственных бюджетов расходов по начислению?