Показано с 1 по 30 из 69
-
03.05.2011, 17:38 #1
- Регистрация
- 23.03.2010
- Сообщений
- 126
Документирование деятельности
Уважаемые коллеги, хотелось бы услышать ваше мнение о проблеме документирования управленческой деятельности. Под «документированием» в данном случае я подразумеваю разработку внутренней организационно-распорядительной документации (приказы, регламенты, стандарты, положения, инструкции и т.д.), хотя, как мне кажется, и в действующем законодательстве / ведомственной документации республик б.СССР грабли примерно те же.
Проблема по большому счету одна – не читают/не знают/не применяют/не соблюдают/(хотел написать «не уважают»). Причины, лежащие на поверхности:
1. Документы (процедуры) разрабатываются «теоретиками», без привлечения тех, кто ими будет руководствоваться в дальнейшем.
2. При разработке новых документов (процедур) делается допущение, что все остальные актуальны и реально работают (что далеко не всегда соответствует действительности – см. п. 9).
3. Документы пишутся на канцелярите, который непосредственными адресатами воспринимается плохо.
4. Удобство использования документа приносится в жертву удобству разработки – для того, чтобы понять, как действовать в конкретной ситуации, исполнителю необходимо продираться сквозь массу не относящегося к его проблеме текста.
5. Мало внимания уделяется разделу «термины и определения», причем в области базовых понятий («Если имена неправильны, то слова не имеют под собой оснований»).
6. Бездумно применяется заглушка «в установленном порядке» (зачастую «порядок» не устанавливается долгие годы после принятия документа) .
7. Утверждение документа считается моментом, после которого можно выдыхать. Предполагается, что документ внедрится сам собой, достаточно лишь сделать массовую рассылку/ознакомление.
8. Остаются лазейки и обходные пути, зачастую более удобные для исполнителя, нежели документированная процедура (см. п.1).
9. Регулярный аудит исполнения документов не осуществляется, все разборки начинаются лишь по факту существенного отклонения. Более того, нарушение процедуры, если оно не привело к непоправимым последствиям (вернее к последствиям, которые невозможно скрыть) считается допустимым и не наказывается.
Вопросы же у меня следующие:
1. Что еще?
2. Если все вышеперечисленное устранить – заколосится? Или «здесь всю систему нужно менять»?
-
03.05.2011, 19:00 #2
Сколько документов приходится на одного человека?
Пишутся, чтобы писаться или для исполнения?
-
03.05.2011, 19:43 #3
- Регистрация
- 21.02.2007
- Сообщений
- 2,056
Сообщение от Sergey K.
1. Что еще?
2. Если все вышеперечисленное устранить – заколосится? Или «здесь всю систему нужно менять»?
И добавить - ссылаться на пункты положений на планерках каждый раз (с напоминанием содержания конечно, и объяснением, почему). Тогда они точно в голову входят намертво.
Добавить могу избыточное количество шаблонов, в которых черт ногу сломит.
-
03.05.2011, 22:40 #4Сообщение от Sergey K.
Если устранить причины, лежащие на поверхности без устранения корневых причин, ничего не изменится...
Ваш подход к документированию в корне менять надо...
-
03.05.2011, 22:58 #5
- Регистрация
- 28.11.2005
- Сообщений
- 1,326
у каждого документа должен быть владелец_ который отвечает за его
1) интеграцию в общую систему документов
2) поддержание его в актуальном состоянии
должна быть четко установленная процедура разработки_ согласования и внедрения всех выпускаемых регламентов_ положений и прочихх
и вообще_ определение слово документ нужно))
и документооборот - само собой (также имеющий владельца)
-
03.05.2011, 23:23 #6
- Регистрация
- 23.11.2005
- Сообщений
- 2,178
Главное должно быть желание у руководства установить вместо бардака - порядок, вместо витееватой отчетности, которую можно под любую хотелку подстроить, внедрить прозрачную систему, ясную и понятную всем, которую можно затем просто автоматизировать и на этом с бардаком покончить раз и навсегда. И всего-то одно лишь желание
-
04.05.2011, 00:05 #7Сообщение от Равиль
Нужна еще энергия, скажем так, для перемен...
+ то, что, в 90-е было как принцип первого звена", а в ИСО 9000 как лидерство руководства...
Сообщение от Елена И.
Сообщение от Елена И.
Сообщение от Елена И.
Владелец документооборота --топ...
Именно он заказчик и потребитель системы управления документами, а как ее строить см. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2006Последний раз редактировалось alex9994; 04.05.2011 в 00:12.
-
04.05.2011, 10:46 #8Сообщение от Елена И.
-
04.05.2011, 11:19 #9
- Регистрация
- 23.03.2010
- Сообщений
- 126
Благодарю за ответы. Наверное следовало об этом написать сразу – я не решаю конкретную проблему, просто хочу услышать мнение участников форума на заданную тему.
Сообщение от Bend
Сообщение от Andruxa
Вот, сформулировал вопрос, который на самом деле хотел задать – как одновременно обеспечить удобство разработки (а также поддержания актуальности) документов и удобство их использования (т.е. п.4 первого сообщения в теме)? Некоторое движение в этом направлении я наблюдаю на портале «госуслуг», но пока не очень понимаю, как будет обеспечиваться синхронизация разных представлений документов? К примеру, в перечне обязательных документов для прохождения техосмотра до сих пор фигурирует медицинская справка (не нужна с 27 ноября прошлого года).
-
04.05.2011, 11:36 #10
- Регистрация
- 24.11.2005
- Сообщений
- 3,432
Сообщение от Sergey K.
Хотел бы предложить еще пункт для полноты счета:
10. Смешение стилей. Нет четкого и понятного разграничения между документами "законодательными", "стандартизирующими" и "разъясняющими". Это сбивает как разработчиков документов, так и читателей.
Чтобы "заколосилось" достаточно выполнения 3 любых пунктов. Главное конечно же - вовлеченность руководства. Если топ-менеджеры-небожители будут иметь возможность игнорировать правила ... бесполезно вообще что-либо предпринимать.
-
04.05.2011, 11:53 #11
- Регистрация
- 19.12.2005
- Сообщений
- 1,108
Добавлю:
Сообщение от Елена И.
В этом случае документ должен быть написан разработчиком так, чтобы он облегчал жизнь потребителя или снимал какой-либо риск.
С уважением Виталий.
-
08.05.2011, 12:09 #12
- Регистрация
- 25.11.2005
- Сообщений
- 2,723
Все едино
Богатая тема. Только сначала нужно по ленински размежеваться, уж больно скользкое само слово "документ". Рубль-тоже документ, хотя всяк Елиферов поправит, что запись
Я бы предложил новый подход к классификации документов, опираясь на иерархию должностей в структуре управления. Примем условно, что 1 уровень-это замы первого лица и оно само, 10-й уборщица в заводской столовой без права совмещения обязанностей.
Новизна подхода не в иерархии документов, а в оценке с позиции того, кто может их нарушить. Имхо, с этой позиции и нужно принимать решения о том, сколько и каких документов нужно, с какой детализацией и в каком стиле их писать и (очень важный п. 9) кто способен их аудировать и стоит ли.
Утрируя: в налаженной организации, когда каждый знает, что должен делать и всегда делает, что должен, документы вообще не нужны. Но:
1) всякая организация склонна считать, что у нее все нормально
2) всякий индивидуум с шилом в заднице (ИШЗ) склонен считать наоборот
Итого получается два потока: один генерит документы, второй-противодействует ему по закону сохранения. В результате имеем некую результирующую. Если ИШЗ энергичный, то документов много, а степень их исполнения, соответственно, никакая. При отсутствии ИШЗ, документов минимум, но этим никто не парится.
На нулевом уровне документации, никаких письменных следов нет, это уровень договоренностей и понятий. Участники понимают, где чья область, кто где хозяин, который никого в свою область не пускает.
1) со временем рамки становятся тесными, а люди склонны нарушать границы. Так проще достигать желаемого, каким бы оно ни было.
2) документы могут использоваться как одно из средств укрепления своей зоны контроля и проникновения в чужие
Лакуны и противоречия на верхних уровнях, т.е. отсутствие договоренностей и неурегулированные конфликты, являясь вершиной пирамиды правил, естественно проявляются на следующих уровнях и наслаиваются в веках.
ЗЫ. Встретив объявление "требуется технический писатель", я аж хрюкнул от умиленияПоследний раз редактировалось Михаил_Шустер; 08.05.2011 в 16:59.
-
08.05.2011, 12:50 #13
- Регистрация
- 25.11.2005
- Сообщений
- 2,723
Акцент 1
Бессмысленно говорить о документировании в отрыве от общих управленческих проблем: документы сопровождают изменения, как ветер пароход (тире здесь пропущено не случайно).
Скажем, имярек не устраивает, как долго оформляются его договоры. В бутылочном горлышке сидит баба, к которой для пользы дела имяреку следует ходить на поклон. Но он же ИМЯРЕК, а имяреки бабам не кланяются. А имярековых подчиненных баба шлет, как бетонная дамба утренний бриз. Что делать?-интриговать, конечно.
В итоге появляется некий документ, нашлепка, закрепляющая механизм, по которому имярек может оформлять свои договоры в обход бабы. Директор согласился, имярек выиграл, баба и ее начальник проиграли, остальным по фиг. Система документации усложнилась и потеряла стройность, которая в ней, предположим, была. Но все только начинается.
Никакая победа и никакое поражение не бывают последними. Баба и ее начальник не пальцем деланы (иначе кто б им власть дал?) и, несмотря на документ, договоры имярека в обход все же не идут. Интрига, в основе которой лежит справедливое желание имярека не унижаться перед бабой, продолжается, порождая совещания, протоколы, приказы, аудиты и прочая, и прочая.
Проходит несколько лет. Пока никто не уступил (бойцы!), логика документов расплывается вместе с бабиной фигурой. Уйдя на пенсию в один день, имхо с бабой закапывает свои Должностные инструкции на огороде, но это ничего не меняет т.к. в описанной ситуации нет ничего уникального. Конфликт-основа прогрессу. Потом приходят новые имхи и плодят новые документы, сначала в святой простоте, затем в порядке борьбы со своими бабами
Зададимся вопросом, почему утвержденный документ нарушался и бабе за это ничего не было? Очень просто: уловка была проведена в обход первого уровня, т.е. прошла мимо верхних понятий и договоренностей. Документ оказался того уровня, который имеет возможность безнаказанно нарушить начальник бабы, который ее и прикрывает ибо это священный долг любого начальника. Так конфликт "баба-имярек" переходит на более высокий уровень, где и растворяется в массе прочих, неинтересных этому уровню конфликтов.
Правило 1. Описанный тип документов классифицируем, как "документы борьбы" (ДБ). Отметим, что не слишком сложно провести выгодный тебе ДБ в обход верхнего уровня. Но надо быть готовым к тому, что он будет работать не весь, не долго и не так, как ты хочешь.
ЗЫ 1. Причинно-следственные связи ДБ в примере следует рассматривать, как учебные, в жизни они много сложнее. Также следует учитывать число конфликтов и численность каждого.Последний раз редактировалось Михаил_Шустер; 08.05.2011 в 13:41.
-
08.05.2011, 14:18 #14
- Регистрация
- 25.11.2005
- Сообщений
- 2,723
Тезисы
-Документы нужно писать для тех, кто их читает и наоборот (не нужно...)
-Если документ можно не исполнять, совершенно все равно, как он написан
-На совещаниях и разборках побеждают не документы и аргументы, а эмоции и меткое слово. Женская истерика, вовремя исполненная, сильнее любого протокола
-Документы, в которых нет конфликта, не нужны или устарели (документ, который объясняет человеку, как сделать работу, называется "инструкция" и к теме не относится)
-Если в конфликтном документе учесть три замечания коллег, его можно выбрасывать
-При согласовании документа, подобно Вицыну из Операция Ы, всяк норовит выдернуть нижний горшок
-Детали того, что начальник делегировал, его не интересуют. Документы с деталями используют подчиненные для интриг и науськивания начальников на себе подобных
-Чтоб начальнику поссориться с себе подобным, нужна действительно серьезная причина, находящаяся вне логики породившего ее процесса. Например, удачный комментарий тоста.
-Нарушение требований документа-один из многих аргументов, которыми обмениваются стороны конфликта. Очень слабый, кстати
-Если руководитель не считает необходимым действительно что-то менять, писать документы не стоит. Но если считает - тоже не факт
-Нет ни возможности, ни необходимости, растолковать многим людям свое понимание системы и тем более - делать это документально
-Каждый человек должен читать и понимать только то, что его касается. Понимать большее нужно единицам, причем он не должен быть умнее первого лица
-Невозможно в одном документе сказать все, что хочешь. А если смог-все равно не поймут
-На каждый момент времени, в организации реально действует только один документ. Ссылаться на него нужно всегда, даже (особенно!) не зная, что там написано. Потом его сменит другой. Главное-четко знать, что сейчас "на слуху"
-По ходу разработки сложного документа, автор меняет подходы и запутывается. Лишь не очень умный человек в конце получает то же, что хотел в начале.
-Документ любой гениальности, написанный теоретиком, документом не является. Как морская свинка: и не морская, и не свинка.
-Раздел "Термины и определения" никто никогда не читает и используют только при наездах на автора. Всякий новый термин трактуется в наихудшем смысле или во всех мыслимых
-Нет никакой разницы между новым документом и программным обеспечением. Второе лучше т.к. его трудно обойти незаметно. Обратная сторона - трудность внедрения, конечно
-Добавить документ к многим имеющимся - то же, что изменить функционал ERP: сложно, дорого и не будет работать. Иногда хочется все развалить и начать по новой, но это и неправильно, и невозможно
-Всегда найдется молодой кто-то, кто в пылу самореализации пытается все развалить и начать по новой. Возможно, эта глупость движет мир. Эволюция, имхо,-миф. Но больноПоследний раз редактировалось Михаил_Шустер; 08.05.2011 в 18:38.
-
08.05.2011, 19:04 #15
- Регистрация
- 20.03.2011
- Сообщений
- 6
Сообщение от Михаил_Шустер
Вот красивый пример с anekdot.ru
Мой коллега, бывший летчик, рассказал про своего дотошного
сослуживца. Оказывается при увольнении из рядов непобедимой
и легендарной офицеру полагается куча выплат, подъемных и проч.
Так вот, увольняющийся перерыл архивы и наизусть знал все пункты
и правила аж от сотворения РККА. Среди этих документов попался
один приказ от лохматого года, гласящий, что увольняющемуся офицеру
положена лошадь и двести кг сена. Весь прикол в том, что никто
за последующие годы не потрудился отменить сей приказ. И как
законопослушный гражданин он потребовал причитающуюся коняшку.
Говорят дело дошло да министра, после чего приказ отменили,
но компенсацию за лошадь все же выдали.
-
09.05.2011, 00:49 #16
- Регистрация
- 14.02.2011
- Сообщений
- 912
Сообщение от Михаил_Шустер
Цикл. do ... while
-
09.05.2011, 01:09 #17
- Регистрация
- 19.12.2005
- Сообщений
- 1,108
Не поправит...
Сообщение от Михаил_Шустер
А рубль - это документ.
Платежное поручение - документ, а счет-фактура - запись.
-
09.05.2011, 11:05 #18
- Регистрация
- 25.11.2005
- Сообщений
- 2,723
Сообщение от eliferov
А рубль-он железно документ
-
09.05.2011, 23:24 #19Сообщение от eliferov
Согласно которого, запись это документ, содержащий свидетельства осуществленной деятельности. Запись это только особый вид документа...
Сообщение от eliferov
Платежное поручение документ и запись учета операций по расчетному счету
счет-фактура - документ и запись учета операций с НДС
-
10.05.2011, 10:45 #20
- Регистрация
- 24.11.2005
- Сообщений
- 3,432
Михаил Михайлович, браво! Президиум съезда аплодирует стоя в течение 10 минут.
Лет эдак *надцать назад группа товарищей из заграничных университетов придумала теорию уровней зрелости компании:
1 уровень (начальный - эпоха героев) - отсутствие документирования деятельности, распределение ответственности "по понятиям", успех достигается исключительно благодаря личным качествам руководства.
2 уровень (повторяемость) - документируется часть процессов основной деятельности (где есть опыт), распределение ответственности все еще "по понятиям", успех достигается благодаря наличию у компании опыта предыдущих проектов.
3 уровень (определенность) - документируются основная деятельность, распределение ответственности формализовано, успех достигается благодаря наличию регламентов и системы контроля.
4 уровень (управляемость) - документируется вся деятельность, процессы оцифрованы, работает система мотивации менеджмента в зависимости от показателей деятельности, успех достигается благодаря наличию стандартов и стратегии.
5 уровень (оптимизируемость) - от документирования и стандартизации компания перешла к системной оптимизации процессов, успех достигается благодаря управленческому превосходству над конкурентами.
Однако, тут есть пара нюансов:
1. Ни одну из известных мне компаний нельзя четко отнести к какому-либо уровню. Они все - где-то между.
2. Ни одна компания не может сама корректно оценить свой уровень зрелости. Внешние же "оценщики" никогда не знают истинного состояния дел в оцениваемой компании. То есть - оценивать некому.
3. На современном уровне понимания систем управления четко понятно, что связывать уровень зрелости с уровнем регламентации бизнес-процессов ... по меньшей мере наивно.
...
Следовательно, приведенный метод оценки уровня зрелости компаний не работает ... но другого-то нет. Парадокс господа-товарищи.
-
10.05.2011, 11:50 #21
- Регистрация
- 19.12.2005
- Сообщений
- 1,108
Не думаю, что нужно углубляться с казуистику...
Сообщение от alex9994
В контексте обсуждения под термином "документ" имелся в виду именно класс "процедурный документ".
С моей точки зрения именно им являтся рубль, поскольку пример процедурного документа: "Отпустить подателю сего из лавки колониальных товаров, продуктов на 1 (один) рубль", - является эквивалентом 1(одного) рубля.
В других контекстах обсуждения "1 рубль" можно назвать "выход процесса", "вход процесса", "Ресурс процесса" и т.д. Но это уже по Фонвизину: "Эта дверь, прилагательна, поскольку к месту приложена".
С уважением Виталий.
-
10.05.2011, 11:56 #22
- Регистрация
- 19.12.2005
- Сообщений
- 1,108
Сообщение от Александр Болдин
http://www.libclub.ru/books/psiholog...ovarnicyna-s-e
см. главу 17, - там все подробно написано...
-
10.05.2011, 13:36 #23
- Регистрация
- 24.11.2005
- Сообщений
- 3,432
Сообщение от eliferov
А ведь Грейнер публиковал результаты своих исследований когда авторы "Психологии бизнеса" еще наверное под стол пешком ходили. Потом они научный коммунизм в институте преподавали, потом чем-нибудь на рынке приторговывали ... но теперь-то это важные люди - всемирно известные консультанты. Книги пишут.
-
10.05.2011, 14:51 #24
- Регистрация
- 19.12.2005
- Сообщений
- 1,108
А с чего ты решил, чт я их рекламирую?
Сообщение от Александр Болдин
1. На прошлой неделе зашел в книжный магазин и в учебнике д.т.н. профессора Б. увидел списанную из моей с Репиным книги целую главу, полностью, без купюр, переработки и кавычек (правда в списке литературы упомянул).
2. А еще был случай, когда некий чиновник хотел купить первую мою с Репиным книгу "на корню", когда она еще не вышла в печать.
3. А авторы СММ, тоже должны ссылаться на Адизеса?
Степени развития процессов по стандарту СММ (или ISO 15504):
- Неполный (Incomplete),
- Выполняемый (Performed),
- Управляемый (Managed),
- Устоявшийся (Established),
- Предсказуемый (Predictable),
- Оптимизируемый (Optimizing).
С уважением Виталий.Последний раз редактировалось eliferov; 10.05.2011 в 15:58.
-
10.05.2011, 16:31 #25
- Регистрация
- 24.11.2005
- Сообщений
- 3,432
Сообщение от eliferov
Сообщение от eliferov
2. CMM(I) применяют компании из отрасли Software Development... Кстати, я как-то участвовал в проекте перевода софтверной компании с 3-го уровня на 4-й.
3. В отраслях не связанных с IT, применяют собственные разработки, в основном на базе методик Carnegi Mellon University... Это - один из моих текущих проектов.Последний раз редактировалось А.Б.; 10.05.2011 в 17:36.
-
10.05.2011, 17:00 #26
- Регистрация
- 25.11.2005
- Сообщений
- 2,723
Сообщение от Александр Болдин
-
10.05.2011, 18:16 #27
- Регистрация
- 19.12.2005
- Сообщений
- 1,108
А разве их двое?
Сообщение от Александр Болдин
http://www.adizes.info/index.php/Об-...-16-47-51.html
С уважением Виталий.
-
10.05.2011, 19:38 #28
- Регистрация
- 24.11.2005
- Сообщений
- 3,432
Чудеса в решете
Сообщение от eliferov
Но вот есть же книга: Айзедис И. Анализ успеха фирмы и процедуры, связанные с банкротством. - М.: Изд-во "Магнит", 1998. На нее активно ссылаются ученые мужи разной степени остепенённости в своих диссертациях ... С другой стороны картинки в книгах уж больно похожи ... И кому после этого верить простому человеку? :-Р
-
10.05.2011, 19:51 #29
- Регистрация
- 14.02.2011
- Сообщений
- 912
Сообщение от Александр Болдин“Tony Bates has a great track record as a leader and will strengthen the Microsoft management team. I’m looking forward to Skype’s talented global workforce bringing its insights, ideas and experience to Microsoft,” Ballmer said.
http://www.microsoft.com/Presspass/p...orpNewsPR.mspx
-
10.05.2011, 21:56 #30
- Регистрация
- 19.12.2005
- Сообщений
- 1,108
Сообщение от Александр Болдин
.. И кому после этого верить простому человеку? :-Р