Постановка управленческого учета

[vitaff]

Добрый день, уважаемые форумчане!

Передо мной стоит задача поставить управленческий учет у нас в компании (малый бизнес). Компания занимается розничной торговлей оконной продукции, имеет 5 офисов продаж, склад. На текущий момент все управленческие отчеты делались в excel. Это ситуация из-за своей негибкости перестала устраивать.
Вопросы следующие:
1. В какой последовательности предпринимать действия(какой порядок действий?
2. Какой программный продукт выбрать, с возможностью построения отчетов?
3. Какую литературу прочитать, чтобы понять, как решать данную задачу?

Заранее огромное спасибо за ответы!

[Сергей А. Степанов]

Для начала определитесь с бюджетом проекта постановки УУ, тогда многие вопросы отпадут сами собой. Затем сформулируйте свои требования к системе УУ компании в целом и к решению по автоматизации в частности. При формулировке требований можете начать «плясать» от «негибкости» текущей ситуации. По крайней мере, дальнейшая беседа будет более предметной.

[vitaff]

Что понимается под бюджетом, покупка какой-то системы, внедрение консалтинг? Почему легче плясать от этого, а не от поставленных задач?
Есть ли какая-то стандартная методика организации УУ в розничном малом бизнесе?

[Сергей А. Степанов]

В данном случае под бюджетом по большей части подразумевалась согласованная статья на автоматизацию, раз основной посыл — «… все управленческие отчеты делались в excel. Это ситуация из-за своей негибкости перестала устраивать». Но раз уж Вы заговорили об этом, можете заодно дать и свой расклад по увеличению штатки, расходов на поддержку, обучение, по операционным рискам и пр. :-)
«Плясать» от бюджета проще хотя бы потому, что для «малого бизнеса» это является основным ограничивающим фактором, и многие «хотелки» просто придётся «спрятать в стол». Что касается «стандартных методик», то для «стандартного розничного малого бизнеса» многие поставщики предлагают свои стандартные типовые решения :-)
Полюбопытствуйте у той же 1С и партнёров, составьте перечень того, что устраивает / не устраивает и будем двигаться дальше…

[Рафаэль]

Передо мной стоит задача поставить управленческий учет у нас в компании (малый бизнес). Компания занимается розничной торговлей оконной продукции, имеет 5 офисов продаж, склад. На текущий момент все управленческие отчеты делались в excel. Это ситуация из-за своей негибкости перестала устраивать.

Я бы сначала выяснил, что именно не устраивает в текущей ситуации руководство? (большая трудоемкость и низкая скорость получения отчетности, аналитики отчетности, методология учета, и т.п. и т.д.).

[vitaff]

Я бы сначала выяснил, что именно не устраивает в текущей ситуации руководство? (большая трудоемкость и низкая скорость получения отчетности, аналитики отчетности, методология учета, и т.п. и т.д.).

Не устраивает:
1. Не возможность построить оперативно отчеты ни по каким показателем, т.е., например, чтобы посмотреть прибыль по определенному товару за период, нужно дать задачу экономисту и он будет считать минимум час.
По следующему показателю еще час и т.д.
2. Задержка по периоду анализа, т.е. сегодня 24 августа, корректные отчеты только за июнь.
3. Невозможность оперативно отслеживать движение денежных средств, дебиторскую и кредиторскую задолженности. Т.е. для того чтобы оценить эти показатели опять-таки экономист будет считать 1 час. За прошедший период руководитель без экономиста не может вообще посмотреть эти показатели, т.е. каждый раз нужно просить построить отчет экономиста в ручную.

Это главные моменты которые не устраивают, также руководитель должен иметь возможность самостоятельно в реальном времени строить те или иные отчеты.

[Сергей А. Степанов]

Рафаэль, по собственному опыту типичная позиция руководства в «малом бизнесе» по данному вопросу такова: «чего хочу — не знаю, чего знаю — не хочу!» Поэтому ищется человек, который: «уж наверняка знает как надо», в результате вопрос просто в очередной раз спускается на самотёк. А далее «счастливчика» просто со временем «переключат» на более плодотворные задачи, если конечно вдруг он не успеет «родить» что-то действительно стоящее

[AndreyZh]

Добрый вечер!

Как понял НЕТ производства, а только продажи с нескольких филиалов плюс хранение части товара (изделий из пластика на складе). Т.е. имеется набор обычных розничных торговых операций:

1. Приход изделий от поставщика, оплата поставки (кредиторка);
2. Отгрузка покупателю, оплата (дебиторка);
3. Услуги по монтажу;
4. Прочие товарные (списания, инвентаризации и т.д.) и финансовые операции (затраты, расчёты с бюджетом и т.д.).

Сейчас это может делать ЛЮБАЯ торговая программа. При этом не каждая даст необходимую аналитику, т.е. Вам нужно выбирать не с позиции оперативного учёта, а с позиций анализа данных. Попробую ответить на Ваши вопросы с позиций возможностей бесплатной универсальной системы КИС Lack/УС Land, которая к слову используется в производстве и торговле пластиковыми окнами и другими изделиями из ПВХ профиля.

1. В какой последовательности предпринимать действия(какой порядок действий?

1. Определите состав необходимой отчётности и видов первичной документации и оформите список в виде рабочей таблицы.
2. Разошлите список потенциальным продавцам программ пусть заполнят и предоставят коммерческое предложение с ценами и сроками.
3. Выберите пару вариантов для демонстрации возможностей программного решения для вашей специфики бизнеса и организационной структуры. Причём это ИХ, а не Ваши проблемы - они должны будут сами понимать Ваши сложности, иначе потратите много времени на ИХ обучение за свои деньги.
4. Начинайте работать... Хорошо, если продавцы дадут Вам "пробный период".

2. Какой программный продукт выбрать, с возможностью построения отчетов?

КИС Lack (шутка?). Что есть из нужного Вам:
1. Анализ приходов, продаж, остатков, в том числе динамический.
2. Конечно дебиторки/кредиторки.
3. CRM анализ покупателей.
4. Затраты в срезе статей и центров (филиалов). Рентабельность, как по группам изделий, покупателей, филиалов, так и в течении времени.

3. Какую литературу прочитать, чтобы понять, как решать данную задачу?

У Вас довольно простая задача и "такую мелочь" не описывают в монографиях... Где взять - на сайтах производителей программ детально описываются возможности, в том числе аналитические. Например на сайте ФОЛИО приведены структуры множества торговых и производственных отчётов. Просто, для общего развития можно почитать статьи об автоматизации бизнеса на http://www.zhsoft.nm.ru/art.html

Не устраивает:
1. Не возможность построить оперативно отчеты ни по каким показателем, т.е., например, чтобы посмотреть прибыль по определенному товару за период, нужно дать задачу экономисту и он будет считать минимум час.

Наверное только ДОХОД (без учёта отнесения затрат на номенклатуру), хотя для КИС Lack и это "обычная" задачка. НО если вести учёт продаж в Excel, то "экономист" тратил бы 10 минут максимум.

2. Задержка по периоду анализа, т.е. сегодня 24 августа, корректные отчеты только за июнь.

Это зависит от оперативности внесения данных об оплатах и продажах с филиалов - если они будут поступать с задержками, то программа не поможет ИЛИ придётся приобретать "распределённые" программные решения (довольно дорогие).

[Стас]

Не устраивает:
1. Не возможность построить оперативно отчеты ни по каким показателем, т.е., например, чтобы посмотреть прибыль по определенному товару за период, нужно дать задачу экономисту и он будет считать минимум час.

Для нестандартных отчетов это вполне нормально. Прибыль по определенному товару еще далеко не все умеют считать.

2. Задержка по периоду анализа, т.е. сегодня 24 августа, корректные отчеты только за июнь.
3. Невозможность оперативно отслеживать движение денежных средств, дебиторскую и кредиторскую задолженности. Т.е. для того чтобы оценить эти показатели опять-таки экономист будет считать 1 час. За прошедший период руководитель без экономиста не может вообще посмотреть эти показатели, т.е. каждый раз нужно просить построить отчет экономиста в ручную.

2. Значительные у Вас задержки. Смотрю на свой процесс: закрытие на 2 день, соедуйющий за отчетным месяцем, на эту же дату скользящий прогноз доходов и расходов, кэш фло и прогнозного баланса на 9 месяцев вперед.
3. Отчетность у руководителя на смартфоне.

[vitaff]

Для нестандартных отчетов это вполне нормально. Прибыль по определенному товару еще далеко не все умеют считать.


2. Значительные у Вас задержки. Смотрю на свой процесс: закрытие на 2 день, соедуйющий за отчетным месяцем, на эту же дату скользящий прогноз доходов и расходов, кэш фло и прогнозного баланса на 9 месяцев вперед.
3. Отчетность у руководителя на смартфоне.

Стас, а в каком программном обеспечении Вы ведете учет?

[vitaff]

1. Приход изделий от поставщика, оплата поставки (кредиторка);
2. Отгрузка покупателю, оплата (дебиторка);
3. Услуги по монтажу;
4. Прочие товарные (списания, инвентаризации и т.д.) и финансовые операции (затраты, расчёты с бюджетом и т.д.).

Помимо этого, у нас очень большое количество(разновидностей) рекламных затрат по разным каналам сбыта и необходимо добавить учет затрат на конкретный канал сбыта(как следствия на заказ)

Сейчас это может делать ЛЮБАЯ торговая программа. При этом не каждая даст необходимую аналитику, т.е. Вам нужно выбирать не с позиции оперативного учёта, а с позиций анализа данных.

Я тоже начинаю, склоняться к мнению, что нужно выбирать с позиции анализа данных.
Промежуточный итог: Нужно решить две задачи:
1. Выбрать систему с нужным функционалом. Что посоветуете?
2. Создать регламент оперативного занесения информации в систему.

1. Определите состав необходимой отчётности и видов первичной документации и оформите список в виде рабочей таблицы.
2. Разошлите список потенциальным продавцам программ пусть заполнят и предоставят коммерческое предложение с ценами и сроками.

Можете подсказать несколько систем для примера, чтобы я понял, что примерно нужно искать?
Какие примерно бюджеты для хорошей системы УУ для "малого бизнеса"

КИС Lack (шутка?).

Почему шутка?



Может быть сходу посоветуете какую-нибудь систему(ы), на которую обратить внимание?

p.s. Спасибо за подробные ответы!

[FisheR]

2. Какой программный продукт выбрать, с возможностью построения отчетов?

Могу сказать, что наладить УУ и получать удовольствие от дальнейшей работы можно на базе 1С (7 или 8) или Инталев. Больше склоняюсь к 1С.
Если нужна помощь обращайтесь - есть опыт в ведении УУ неболього холдинга.

[AndreyZh]

Добрый вечер.

Помимо этого, у нас очень большое количество(разновидностей) рекламных затрат по разным каналам сбыта и необходимо добавить учет затрат на конкретный канал сбыта(как следствия на заказ)

Это простое разнесение затрат по статьям и более детально по заказу, т.е. обычные многоуровневые статьи затрат, которые рассчитываются как по "верхним", так и по любым другим уровням.

Я тоже начинаю, склоняться к мнению, что нужно выбирать с позиции анализа данных.
Промежуточный итог: Нужно решить две задачи:
1. Выбрать систему с нужным функционалом. Что посоветуете?
2. Создать регламент оперативного занесения информации в систему.

ИМХО - чуть не так:
1. Создать регламент занесения информации, её структуры и состав ключевых показателей хозяйственных операций.
2. Определить минимальный набор аналитических отчетов и примерно уровень их гибкости. Например - Вам нужны остатки по местам хранения, но возможно они нужны как в срезе товаров, так и их поставщиков, а возможно со сроками хранения и анализом параметра "минимальный товарный запас".
3. Полученое "типа ТЗ" Вы предоставляете продавцам программ и если их решения уже имеют данные возможности, то после получения коммерческого предложения (которое Вас устроит) приглашаете их к себе на презентацию. Их демонстрационные примеры должны 100% отражать Вашу специфику бизнеса и они должны продемонстрировать нужную Вам аналитику.

Можете подсказать несколько систем для примера, чтобы я понял, что примерно нужно искать?

Во первых есть тысячи решений на базе платформы 1С - дайте запрос на их форумах и получите десяток "продавцов". Из стандартных ИМХО Вам наиболее подходящее (меньше дорабатывать) "1С:Управление малым предприятием 8"
Во вторых имеются зарекомендовавщие себя системы Фолио, БЭСТ

Какие примерно бюджеты для хорошей системы УУ для "малого бизнеса"

Точно получите информацию из коммерческих предложений, но стоимость ИТОГО (удовлетворяющей Вас автоматизации) зависит от региона, архитектуры сети ПК, степени доделки "стандартного" решения, убедительности "продавца" и т.д. Могу предположить (не Москва) 1С:УМП8 (только программы и их внедрения) обойдуться от 34 000 до 200 000 руб (в расчёте на 3-5 рабочих мест).

Сообщение от AndreyZh
КИС Lack (шутка?).


Почему шутка?

Это моя бесплатная с открытым кодом универсальная учётная система малого бизнеса, которую можно изучить и взять абсолютно бесплатно (без всяких условий) на сайте http://www.zhsoft.nm.ru Сразу замечу бесплатна система, а не мои услуги по её внедрению и "допиливанию", но впрочем готов "конкурировать" с любыми альтернативами (исходные материалы от Вас описал выше).

P.S. Вам для определения, описания требований может пригодиться документ из вложения - "памятка по выбору программного обеспечения малого бизнеса", а посмотреть "в комплексе" возможности "1С:Управление малым предприятием 8" и сравнение с КИС Lack на не очень серьёзной странице http://www.zhsoft.nm.ru/myart/press_reliese.html

[Стас]

Стас, а в каком программном обеспечении Вы ведете учет?

Я учет не веду. Его ведет бухгалтерия в 1С в том числе.

[Шурик]

2. Значительные у Вас задержки. Смотрю на свой процесс: закрытие на 2 день, соедуйющий за отчетным месяцем

У вас что, документы всегда вовремя приходят в бухгалтерию?
Чтобы так закрываться наверное 50% записей в системе эджастменты всевозможные и начисления будут

[Рафаэль]

У вас что, документы всегда вовремя приходят в бухгалтерию?
Чтобы так закрываться наверное 50% записей в системе эджастменты всевозможные и начисления будут

Да, "в среднем по больнице" думаю 2 дня круто! Но надо работать не только в дни закрытия отчетности, но и между ними :-). А если серьезно, то 2-3 дня реально, по-моему мнению. Есть методы и приемы ускорения процесса закрытия периода.

[Сергей А. Степанов]

Методы и приёмы есть, вопрос цены закрытия на 2-3 день, ну и ценности соответственно для ключевых получателей отчетности

[Стас]

У вас что, документы всегда вовремя приходят в бухгалтерию?

Нет, не всегда. Но, если сравнить это "не всегда" с рядом российских компаний, то скорее всегда, чем нет.

Чтобы так закрываться наверное 50% записей в системе эджастменты всевозможные и начисления будут

Эджасменты для России - стандартаная практика, также как для Украины или Казахстана. В целом эджасментов не более, чем ранее делал аудитор. Начисления есть, отчетность аудитором подписывается.

[Aнастасия]

Здравствуйте,
мне необходимо поставить БУ, организовав собственный фин. отдел в 2 организациях (одна на упрощенке, другая на ОСНО), компании созданы недавно, до данного момента их вели аутсортинговая компания, работой которой остались недовольны.
Опыта работы гл. буха у меня нет, но до прихода в эту организацию я 2 года отработала помощником в аналогичной компании (естественно более крупной).
Подскажите с чего начать?
Курсы по бухгалтерии посещала, но не могу сказать, что они много дали.

[maxim_ch]

2 Aнастасия
хм.. с графика документооборота и построения начального баланса? - первое что приходит на ум...