Особенности учета в проектных институтах

[sergeebus]

Уважаемые Коллеги!
Две недели назад я устроился работать финансовым контролером в проектный институт, до этого работал в другой сфере.
Я столкнулся со следующей проблемой: в проектном институте, по итогам 2008 года получен значительный убыток. При детальном рассмотрении оказалось, что убыток во многом является техническим, т.е. произошло следующее: заказчик оплатил аванс проектному институту; институт выполнил работу и передал акт выполненных работ на подписание заказчику; заказчик, чтобы отодвинуть период последнего платежа несколько месяцев не подписывал акт (под видом доп. проверки); в результате акт без изменений был подписан в 1 кв. 2009 года, таким образом, выручка была отнесена к периоду 2009 года, а затраты по данным проектным работам к 2008-му г.
Т.е. в рамках одних и тех же проектных работ в 2008 году получен убыток, а в 2009 году прибыль.
Учитывать затраты в незавершенке и списывать их на фин.рез. вместе с выручкой в том же периоде, также не представляется возможным, т.к. основные затраты это ФОТ и аренда, для данного случая - постоянные затраты. Их трудно привязать к конкретным проектам и даже если проектов не будет совсем, - данные затраты все равно будут понесены.

Уважаемые Коллеги!
Если кто-то сталкивался с данными вопросами, или располагает ссылкой на какие-нибудь нормативные документы (учетную политику для проектных институтов), пожалуйста, окажите содействие.
Большое спасибо.
С уважением,
sergeebus

[knagaev]

Так как у вас проекты долгосрочные, Вы можете попробовать использовать в учётной политике начисление выручки по стадии завершённости (освоенному объёму).
Или если договоритесь с заказчиком, ввести поэтапную оплату (что почти то же самое, но денежные потоки будут ближе к начислению.

[sergeebus]

для knagaev:
большое Вам спасибо за ответ, при данной схеме выручка может быть слишком виртуальной, поскольку трудно оценить степень готовности в деньгах (слишком большое допущение). В части поэтапной оплаты: выручка фиксируется по начислению, механизм оплаты авансовый, но фиксировать выручку по поступлению д/с рисковано, т.к. возникает обратная ситуация, описанной выше, при которой затрат еще нет а выручка уже есть - т.е. завышение прибыли. Вы не могли бы посоветовать, где можно посмотреть как прописаны подобные вещи в учетной политике, с точки зрения самих формулировок.
Спасибо.

[Genn]

Учитывать затраты в незавершенке и списывать их на фин.рез. вместе с выручкой в том же периоде, также не представляется возможным, т.к. основные затраты это ФОТ и аренда, для данного случая - постоянные затраты. Их трудно привязать к конкретным проектам и даже если проектов не будет совсем, - данные затраты все равно будут понесены.

Единственный способ - вводить учет рабочего времени сотрудников, потраченного на проекты и другие виды работ и формировать незавршенку. По мере учета выручки - списывать ее на фин.результат.
Лучшие умы думали - и ничего другого не придумали.

[sergeebus]

Единственный способ - вводить учет рабочего времени сотрудников, потраченного на проекты и другие виды работ и формировать незавршенку. По мере учета выручки - списывать ее на фин.результат.
Лучшие умы думали - и ничего другого не придумали.

Спасибо, Genn!
Я полагаю это очень дорого - стовить учет времени для каждого сотрудника. Нужен специальный софт и наверное группа учета с програмером во главе. Они и так балансируют на грани убытка, а эти затраты помогут им уйти в минус. Я полагал, что Лучшие умы что-то поэффектнее придумали. Но, видимо, не всё так просто...

[knagaev]

для knagaev:
...возникает обратная ситуация, описанной выше, при которой затрат еще нет а выручка уже есть - т.е. завышение прибыли.

Уточните, пожалуйста.

Мне кажется, что Вы имеете в виду не выручку, а денежные поступления.
Выручка - это один из видов доходов.
По определению
Доходы – это увеличение экономических выгод в форме получения (или прироста) активов (или уменьшения обязательств), результатом чего является увеличение капитала (без учета вкладов собственников).
Когда вам платят аванс, до того момента как вы его заработаете (понеся расходы), это не выручка, это ваша кредиторская задолженность.
Чтобы совсем уж было понятно, если вы не станете делать работу, то этот аванс придётся вернуть, то есть к выручке его отнести будет нельзя.

Уважаемый Genn, а почему нельзя обойтись без учёта рабочего времени сотрудников?

[sergeebus]

Для knagaev:

На самом деле я, наверное, Вас неправильно понял - мой ответ имеет отношение к Вашей фразе: "Или если договоритесь с заказчиком, ввести поэтапную оплату (что почти то же самое, но денежные потоки будут ближе к начислению".
Я думал Вы предлагаете приравнять выручку к поступлениям д/с (условно, конечно, для целей управленческого учета) ?
Здесь я четко разделяю начисленную выручку от поступлений д/с - конечно это разные вещи...

[Genn]

Но, видимо, не всё так просто...

Можно сделать следующее - для каждого проекта в момент его запуска определять плановую себестоимость, формировать эту плановую себестоимость в учете в виде незавершенки попроектно в течение срока реализации проекта и затем списывать против дохода по мере признания дохода. Посмотрите учет в строительных компаниях по договорам подряда - логика примерно та же.

[Genn]

Уважаемый Genn, а почему нельзя обойтись без учёта рабочего времени сотрудников?

Без учета рабочего времени сотрудников это будет абстракция. Реально сразу же возникнут вопросы - а какой проект сколько прибыли/убытков нам принес, и т.д. Учет рабочего времени вкупе с передачей ответственности за управление финансовым результатом на уровне проекта менеджеру проекта позволяют решить (до какой-то степени) вопросы реального управления и выхода в безубыточность.

[Andruxa]

Я полагаю это очень дорого - стовить учет времени для каждого сотрудника. Нужен специальный софт и наверное группа учета с програмером во главе.

Есть, если поискать, и бесплатный софт. Например, Outreach Project Tool.

Трудно приучить сотрудников отмечать часы по проектам. Но по-другому действительно никакого управления проектами-то и нет.

[Snark13]

Я полагаю это очень дорого - ставить учет времени для каждого сотрудника. Нужен специальный софт и наверное группа учета с програмером во главе.

Можно попытаться просто разнести, кто над каким проектом работает, ни или какие отделы. По крайней мере, в нулевом приближении это позволит более точно видеть картину с формированием себестоимости.

Что же касается основного вопроса, тут, как мне кажется, все-таки, вариант только один, как было вышу сказано, - это введение дополнительных этапов работ, которые должны закрываться заказчиком по актам. А то, что заказчик не подписывает акт, не выдвигая никаких замечаний, так это надо решать заранее при подписании договоров.

Предусматривайте обязательства для заказчика в течение каких дней с момента получения документации необходимо предоставить замечания в письменном виде и т.д. и т.п.
Заодно оговаривайте с субподрядчиками, если они есть, что окончательное подписание акта и окончательный расчет будет осуществлено после подписания акта со стороны заказчика.