Планирование платежей

[Alya.Fin]

Исторически на предприятии сложилось так, что планирование платежей в БДДС происходит следующим образом: исполнители бюджетов передают бюджеты по своим подразделениям фин.директору, который, в случае нехватки плановых поступлений, урезает их круглыми суммами (т.е. не звонит руководителю ЦФО и не спрашивает - а что вам можно урезать? вместо этого срезает n тыс., на свое усмотрение). Таким образом, руководитель ЦФО получают определенную сумму бюджета, в которую ему нужно уложиться. По факту получается каритина: в начале месяца могут происходить оплаты платежей, не столь значимых для предприятия, но поскольку по бюджету лимит не исчерпан такие платежи особо не контролируются и пропускаются. В конце месяца могут возникать платежи, особо необходимые, и лимит по статье может быть превышен.
А как происходит планирование на вашем предприятии? Согласуете урезание платежей с руководителями ЦФО или уменьшаете бюджет исключительно по своему усмотрению?
И еще вопрос - как сппланировать платежи в условиях неопределенности поступлений?

[Андрей В.]

Добрый день!

Чтобы не превышать лимиты, можно предусмотреть механизм резервирования средств по статьям. Заключили договор – зарезервируйте сразу платежи под него на год вперед (тут же теоретически можно отклонить договор, если он не укладывается в бюджет). Зарезервированные средства становятся «неприкасаемыми» для нецелевого использования или урезания.

Согласуете урезание платежей с руководителями ЦФО или уменьшаете бюджет исключительно по своему усмотрению

Бюджет не урезаем, тк нет смысла в существующей системе управления платежами. Каждый платеж по договору или без, нужный или ненужный, оформляется заявкой на расходование, которую смотрит начальник департамента финансов и визирует финдиректор (так что отклонить расходы на тренинг по командообразованию в тяжелые времена в состоянии сам). По окончании периода все неизрасходованные средства перебрасываются на следующий месяц, а по некоторым статьям «убиваются».

[Стас]

А как происходит планирование на вашем предприятии? Согласуете урезание платежей с руководителями ЦФО или уменьшаете бюджет исключительно по своему усмотрению?
И еще вопрос - как сппланировать платежи в условиях неопределенности поступлений?

http://www.forum.cfin.ru/showpost.ph...77&postcount=2

[Лилу]

У нас бюджетирование ежемесячное, поэтому планируются все поступления и расходы. Никаких зарезервированных или непредвиденных расходов не существуют. Не заложил, так заложишь в следующем месяце. Но если все таки необходимочто - то срочно оплатить, то оплачиваем за счет экономии по другой статье, все это оформляется.

[Alya.Fin]

Чтобы не превышать лимиты, можно предусмотреть механизм резервирования средств по статьям. Заключили договор – зарезервируйте сразу платежи под него на год вперед (тут же теоретически можно отклонить договор, если он не укладывается в бюджет). Зарезервированные средства становятся «неприкасаемыми» для нецелевого использования или урезания.

По договорам? Объясните, пожалуйста, подробнее.

Добрый день!
Бюджет не урезаем, тк нет смысла в существующей системе управления платежами.

В какой системе вы работаете?

[Alya.Fin]

У нас бюджетирование ежемесячное, поэтому планируются все поступления и расходы. Никаких зарезервированных или непредвиденных расходов не существуют. Не заложил, так заложишь в следующем месяце. Но если все таки необходимочто - то срочно оплатить, то оплачиваем за счет экономии по другой статье, все это оформляется.

Мы тоже планируем на месяц, но (как я уже начинаю понимать по факту работы) некоторые подразделения привыкли недопланировать зная, что их оплаты важны для работы предприятия и все равно такие оплаты пройдут.

[Alya.Fin]

А что делать, если план поступлений ТУПО не выполняется? Откладывать все платежи после обязательных? (налогов, %% и т.п.). Это не выход

[Андрей В.]

Alya.Fin
1. По договорам. Если договор расходный, за ним ведь следуют поступления товаров / услуг и оплатные движения ДДС, верно? Заводится документ типа "Спецификация", где указывается план платежей, уже в привязке к статье, бюджету, дате и прочим аналитикам принятым у Вас. Созданный документ, подписанный финдиром, резервирует в бюджете средства по этой статье, таким образом если кто-то захочет еще израсходовать средства из этой статьи - для него будет доступным только "Свободный остаток". Для Вашей ситуации когда только открывается месяц, при такой системе часть средств уже будет "забронирована" за важными расходами (эту ответственность несут ЦФО), на "неважные" останется тратить свободный остаток...
2. По поводу системы я имел в виду заявочную систему с возможностью отклонения "по ходу", без урезания бюджета.

[*Евгений*]

Мы тоже планируем на месяц, но (как я уже начинаю понимать по факту работы) некоторые подразделения привыкли недопланировать зная, что их оплаты важны для работы предприятия и все равно такие оплаты пройдут.

Наверное таким образом (см.цитату) =)))

[Alya.Fin]

2. По поводу системы я имел в виду заявочную систему с возможностью отклонения "по ходу", без урезания бюджета.

В какой программе Вы работаете с платежами?

[*Евгений*]

В какой программе Вы работаете с платежами?

видимо sap r3

[Андрей В.]

1С: УПП 8.0 + клиент-банки

[Alya.Fin]

Поделитесь практическим опытом: как налажен документооборот на вашем предприятии? т.е получили товар/услугу - кому несут счет на оплату? в бухгалтерию?
(например у нас - счет (в большинстве случаев) приносят в фин.отдел. там оператор забивает его в бюджет (БДДС ведется в эксель), такой счет попадает в график оплат, и постоянно отодвигается (представляете, в эксель вручную, сколько тупого труда) если не хватает денег на оплату. когда счет утверждается на оплату его передают в бухгалтерию и та проводит в 1С. таким образом, некоторые статьи не зависают в кредиторке (т.к. счета, если они несвоевременно оплачиваются, хранятся в папочке у оператора из фин.отдела). Как это все дело отладить?

[Андрей В.]

Когда получили товар или услугу, куратор договора в ЦФО заносит документ "Поступление товаров и услуг" в 1С, проводит по УУ, не трогая БУ. Таким образом меняется состояние взаиморасчетов и получаем оперативную отчетность по БДР (бухгалтера проводят по БУ позже, при закрытии периода).

Счет в фин отдел не несут, кураторы статей в ЦФО создают заявку в 1С, прикрепляют к ней отсканированный счет / другое основание, и проводят. Заявка проводится только если в бюджете есть деньги на эту статью по этому ЦФО (разумеется, чужие ЦФО куратору недоступны), иначе - запрос на корректировку бюджета в финотдел.

Затем заявка утверждается всеми отв лицами (проверяют статью, аналитики, основание, договор, окончательное решение выносит финдиректор), после этого попадает в казначейство. Только они знают состояние р/с, и вносят в платежный календарь когда будет возможность оплатить (в 1С меняют заявке дату оплаты так, чтобы сбалансировать платежи и поступления каждый день).

Как видите, весь документооборот построен под 1С...
Систему, похожую на Вашу встречал на другой работе, но изменить там так ничего и не удалось, финансисты вешались.

[Alya.Fin]

Когда получили товар или услугу, куратор договора в ЦФО заносит документ "Поступление товаров и услуг" в 1С, проводит по УУ, не трогая БУ.

Куратор договора - например, кто это?

Затем заявка утверждается всеми отв лицами (проверяют статью, аналитики, основание, договор, окончательное решение выносит финдиректор), после этого попадает в казначейство. Только они знают состояние р/с, и вносят в платежный календарь когда будет возможность оплатить (в 1С меняют заявке дату оплаты так, чтобы сбалансировать платежи и поступления каждый день).

Предположим, денег катастрофически не хватает и уже выстроилась целая очередь платежей. Кто в таком случае определяет приоритетность? (Хотя, наверное, если с поступлением д/с все в порядочке это не есть проблема для предприятия, верно?)

Как видите, весь документооборот построен под 1С...

И это все восьмая версия?
Есть курсы, где быстро обучают работе в 1С? (С программой работаю, но на пользовательском уровне)

Систему, похожую на Вашу встречал на другой работе, но изменить там так ничего и не удалось, финансисты вешались.

Про "вешались" - как же это знакомо... Хочется упростить работу с бюджетом д/с, больше ответственности перенести на цфо, чтобы они сами следили за состоянием своих заявок (сейчас функция контроля полностью на фин.отделе, но ведь он не всегда может правильно определить приоритет платежей или проверить есть ли счет к оплате в целом ВОРОХЕ плановых платежей!)

Как у Вас получается планировать под договор, Андрей? Сколько в среднем за период на Вашем предприятии оформляется таких договоров? Могу предположить, что не очень много...

[Андрей В.]

Куратор договора - например, бухгалтер - по договорам с аудиторскими компаниями, юрист - по судебным платежам, сотрудник АХО - по уборке помещений ит.д.

Предположим, денег катастрофически не хватает и уже выстроилась целая очередь платежей.

Зарубают ненужные по их мнению платежи (зарплата например )
Скапливается очередь, но это редкость, заявки просто на ранних этапах не проходят до казначейства.

И это все восьмая версия?

Очччень сильно переделанная и долго обкатываемая под особенности компании (например, есть ВГО с упрощенной системой прохождения заявок). Строилась 1,5 года и еще продолжает дорабатываться (но не в части платежей, а больше с организацией проблемы и этим резервированием/бюджетированием). Штатные программисты. Воля руководства.

Как у Вас получается планировать под договор, Андрей

По-моему это очень просто.
А в чем трудность?
Договор и допсоглашение всегда имеют график платежей и поставок. Другое дело - доходные договоры, они очень приблизительно планируются и не контролируются в исполнении жестко как расходы. Количество я Вам скажу как на работе окажусь, честно говоря не задумывался никогда, сколько их там.

[Andrey-Chechako]

Обычно проблемы решаются понедельным планом-графиком работ и жесткими репрессивными мерами.
Ваше предприятие еще не созрело до месячного бюджетирования,
и,
что наиболее вероятно, планы работ по отделам не пишутся и не контролируются, не исполняются.

[Alya.Fin]

Хочу более точно сформулировать вопрос: как наладить систему управления платежами так, чтобы приоритетность платежей определяли руководители цфо, но при этом если ден.средств не хватает, то на утверждение платежей доходили только самые значимые? (фин.дир. может просто не знать что приоритетнее, а на обзвон всех цфо уходит довольно много времени)

[Alya.Fin]

Обычно проблемы решаются понедельным планом-графиком работ и жесткими репрессивными мерами.
Ваше предприятие еще не созрело до месячного бюджетирования,
и,
что наиболее вероятно, планы работ по отделам не пишутся и не контролируются, не исполняются.

планы работ действительно не пишутся, специфика бизнеса такова что сложно отладить бизнес-процессы (да какие там бизнес-процессы? здесь никак до нормирования и разделения затрат на FC и VC не доходит).
что можно почитать по теме бюджетирование по цфо?

[Andrey-Chechako]

ЦФО - центры финансовой ответственности определяются самостоятельно. То есть это человек-должность-группа действий-группа документов. Это и есть первый шаг внедрения бюджетного процесса - формализация ЦФО. Если этот шаг был надуман, то есть не было изначальной картинки "как есть", кто за что отвечает, будет буксовать и программная поддержка - значит сразу начали строить "как надо".
А читать про ЦФО, это набрать в поисковике "центры затрат" "центры доходов".
В какой-то теме я уже выкладывал табличкудля анализа в сводной таблице ситуации "как есть". В своих заметках по внедрению - поа не дошел до этой темы. Подробности - можно в личку.
Посмотрите мои сообщения - найдете экселевский файл.
С уважением

[Andrey-Chechako]

Кстати, по секрету, Михаил Шустер как раз "приоритетами" для руководителя крупного предприятия занимается.