Excel и его возможности

[Ольга_482]

В Excel есть таблица, строки которой раскрываются по уровням, всего 4-5 уровней и 3-4 крупных группы, каждая из которых содержит в себе такие строки с такими уровнями. Как можно сформировать выборку и выложить ее на отдельный лист по данным только определенного уровня с итогами по группе? Можно в Excel формировать запросы на подобие Access?
Хотела прокодировать строки, но не знаю как лучше это сделать (т.е. как сделать потом выборку, если код будет, к примеру, вида х.хх.ххх.хххх.ххххх ?)
Сводные таблицы не нахожу пока что удобными, т.к. для них нужны данные в столбцах, а у меня все в таблицах, которые нужно потом в эти столбцы переформировывать...

(пока писала сообщение пришла идея: а если сделать коды с буквами, каждый уровень имеет уникальную букву, а потом фильтровать по этой букве? А макросы пишутся для фильтров? К тому же, у кого есть несложный для понимания материал по использованию макросов?)

[Vladimir_В]

Ольга!
Возможности Excel ограничиваются только возможностями пользователя
Все что Вы написали - возможно. Только файл нужно выложить. Есть сайт энтузиастов по Excel где конкретно отвечают на вопросы
http://www.planetaexcel.ru/forum.php?
По макросам же и кодировке можете взглянуть:
http://www.management.com.ua/bpr/bpr027.html

Но, мне почему то кажется , что у Вас несколько другая проблема.

[nchuvakhin]

Возможности Excel ограничиваются только возможностями пользователя

И размерностью таблицы (64K строк / 1K столбцов)...

[DEF]

Расположите каждый уровень в своем столбце и берите данные по любому столбцу как Вам этого хочется... Или я не понял проблему?

[Vladimir_В]

И размерностью таблицы (64K строк / 1K столбцов)...

Николай! Вы ошиблись в меньшую сторону
На ближайшие лет 5 эту проблему уже отменили

[Ольга_482]

для понятности вопроса прикрепляю файлик

[Ольга_482]

Расположите каждый уровень в своем столбце и берите данные по любому столбцу как Вам этого хочется... Или я не понял проблему?

Хочу, чтобы эти данные выводились во всевозможных разрезах на отдельных листах.

[kurchatov]

"Сводные таблицы не нахожу пока что удобными, т.к. для них нужны данные в столбцах, а у меня все в таблицах, которые нужно потом в эти столбцы переформировывать..."


Ольга, а что значит "все в таблицах"???... Через сводную таблицу должно все получиться.

[Ольга_482]

Выслал.
"Звездочка" рядом и на небесах...

Это Вы о чем?

По поводу Вашего файла по почте - не стану отрицать, интересно, я бы закончила такие курсы по обучению в Excel (вроде не юзер, но системное видение хромает).

[Vladimir_В]

Это Вы о чем?

По поводу Вашего файла по почте - не стану отрицать, интересно, я бы закончила такие курсы по обучению в Excel (вроде не юзер, но системное видение хромает).

Ольга! По большому то счету и Excel здесь ни при чем.
Тут вот у Вас в постинге 2-е составляющих: "Вы о чем?" и "юзер - хромает".
И мне кажется, Вы не догадыветесь что между ними есть связь
Главное, чтобы меня не понесло сейчас "как Остапа".

За последнее время Вы на этом форуме "закидали" всех своими разноплановыми вопросами. Но связь то между всеми ими таки есть.
Их объединяет единое - состояние "есть" и состояние "хочу чтобы было так". И между ними небольшая прокладка - "как".
Вот именно "как" перейти из одного состояния стабильности в другое состояние тоже стабильности. Пусть время этой стабильности мимолетное, как говорят стремится к нулю. Но оно есть.
И далее "как" перейти из одного состояния в другое, желательно за минимальное время и не потеряв при этом суть.
Вот у Дмитрия, который не поленился изучить моих 39 сообщений, всё просто. Он считает что в тексте сообщения должен быть КОНКРЕТНЫЙ ответ. Конкретный ответ может быть только на конкретный вопрос, и причем размер конкретики должен стремиться также к нулю. То есть сам вопрос необходимо разбить на такое количество составляющих при которых совокупность всех примитивных ответов должна быть правильной и привести к ответу на "глобальный" вопрос.
Кто, где и как может гарантировать что один из примитивных ответов не будет правильным?

[Vladimir_В]

Давайте немного абстрагируемся.
Что имеет человет на входе в систему "самостоятельная жизнь" один из производных которой можно озвучить как "возможность принимать решения"?
Мне так кажется, что он имеет ряд несвязанных между собой параметров, называемых "знания". Задача то заключается в том, чтобы установить между этими НЕСВЯЗАННЫМИ параметрами гармоничную самогенирирующую СВЯЗЬ. Вот только то и всего

Вот именно "связь" только и нужна для того чтобы "как есть" превратить в "то что хочу". И называется это связь простым словом - "навыки".

Поэтому то и задача дать ответ не виде формул, каждая из которых отвечает на примитивный вопрос, а предоставить (прошить) методологогию генерации этих примитивных формул для перехода из одного состояния в другое.
Научить этому можно, но, к великому сожалению, далеко не всех.

Кажется ответил
Если что то уж простите за навязчивость.

[kurchatov]

Vladimir_B
Во-первых, вы показываете свою невоспитанность.
Во-вторых, мешаете нормальному общению на форуме.
В-третьих, сказать что все дураки кроме вас - самое простое.
Вывод: просьба на mail.ru

[kurchatov]

Ольга, я сделал кое-что, вроде работает, если интересно, скиньте пожалуйста в личку Ваш e-mail, вышлю.

[GRIG]

Попробуйте так:
Данные- Импорт внешних данных - создать запрос. Выберите импорт из Excel, и подключитесь к своей же таблице.
Иногда это бывает удобнее, чем все остальное.

[kurchatov]

Ольга, я отправил, посмотрите... в книге 3 листа.

[Ольга_482]

Попробуйте так:
Данные- Импорт внешних данных - создать запрос. Выберите импорт из Excel, и подключитесь к своей же таблице.
Иногда это бывает удобнее, чем все остальное.

Не получается После того, как выбираю книгу, появляется сообщение "Данный источник не содержит видимых таблиц". В чем может быть причина?

[GRIG]

Не получается После того, как выбираю книгу, появляется сообщение "Данный источник не содержит видимых таблиц". В чем может быть причина?

В параметрах запроса проставить отображение не только таблиц, но и системных таблиц. Но вообще говоря (посмотрел Примерчик) это не Ваш случай. Вам надо просто аккуратно вывести итоги по нужным статьям: Данные - Итоги. Возможно понадобиться удалить Вашу "самодельную" структуру, так как при подведении итогов структура задается автоматически.

[Филимонихин Александр]

Сводные таблицы не нахожу пока что удобными, т.к. для них нужны данные в столбцах, а у меня все в таблицах, которые нужно потом в эти столбцы переформировывать...

А в чем проблема сделать таблицу сразу в таком формате, чтобы было удобно обрабатывать сводной таблицей. Ваш случай классический для использования Pivot Table. Зачем изобретать велосипед. Потратьте один день - разберитесь и потом не будете мучаться с заумными решениями

[Ольга_482]

А в чем проблема сделать таблицу сразу в таком формате, чтобы было удобно обрабатывать сводной таблицей. Ваш случай классический для использования Pivot Table. Зачем изобретать велосипед. Потратьте один день - разберитесь и потом не будете мучаться с заумными решениями

Посоветуйте материал по теме сводных таблиц, чтобы было написано понятным для обычного пользователя языком (в Excelевской справке не могу разобраться, не могу определить ее системный подход и материал для меня выглядит кусочками).
Кстати, еще при запуске макросов появляется сообщение "Невозможно получить свойство PivotTables класса Worksheet". Этот вопрос к системщику??

[Филимонихин Александр]

Посоветуйте материал по теме сводных таблиц, чтобы было написано понятным для обычного пользователя языком (в Excelевской справке не могу разобраться, не могу определить ее системный подход и материал для меня выглядит кусочками).
Кстати, еще при запуске макросов появляется сообщение "Невозможно получить свойство PivotTables класса Worksheet". Этот вопрос к системщику??

Действительно в справке офиса непросто понять что они хотели сказать. Попробуйте для начала сами разобраться. Как пример - Ваш файл в обработке с тремя отчетами - каждый на отдельном листе. Можно сделать хоть 50, но это для шефа которому нужно только на кнопки нажимать. А вообще, как для себя, 3-4 базовых отчета, в которых основные параметры, а потом меняя переменные смотреть новые отчеты.
По поиску литературы - тот же planetaexcel.ru очень неплохой ресурс, не помню что там про сводные таблицы есть - посмотрите сами.

[Ольга_482]

Попробуйте для начала сами разобраться. Как пример - Ваш файл в обработке с тремя отчетами - каждый на отдельном листе. ..

Александр, у меня проблема с этой ссылкой, не могу скачать файл (страница перезагружается после ввода контрольных цифр), пожалуйста, отправьте мне файл на e-mail (есть в анкете).

[Филимонихин Александр]

Александр, у меня проблема с этой ссылкой, не могу скачать файл (страница перезагружается после ввода контрольных цифр), пожалуйста, отправьте мне файл на e-mail (есть в анкете).

Странно, у меня все открывается, выслал.
Там еще такой момент есть неприятный, если данные в базе будут меняться, то таблицы надо принудительно обновлять. Это в общем то нажатие одной кнопки, но для некоторых пользователей это уже лишняя кнопка. Поэтому такие таблицы для руководства лучше давать в статичном виде.

[Михаил_Шустер]

Ольга, попробуйте скачать демку Камша или Контур Корпорация
Строят ОЛАП на любых данных, в т.ч. Эксель
Позанимаетесь Data Mining и тогда сами решите, нужно ли Вам решать ту задачу, что Вы перед собой поставили. На первых порах - впичатляить

[GRIG]

Поупражняюсь в умении быть понятным.
Ольга.
В обычной базе данных у Вас одной записи соответствует одно поле. Например, ФИО записывается целиком, как Иванов Иван Иванович.
В реляционных базах данных одному элементу соответствует одно поле, а набор полей связывается между собой ключами (для сохранения целостности данных).
Т.е. Иванов отдельно, Иван отдельно, Иванович отдельно и соответственно ключ (еще одно поле) объединяющий всю эту комбинацию в единое целое (на самом деле ключей больше, но с ключами отдельная тема – сейчас не об этом).
Дальше Вы строите список всех сотрудников в виде таблицы из трех столбцов: столбец с Фамилиями, столбец с именами, столбец с Отчествами. Теперь, в отличие от обычной базы данных вы теперь можете фильтровать сотрудников не только по ФИО целиком, но и по каждому столбцу отдельно. Например, выделить всех Иванов, или всех Сидоровых, или всех Петровичей, или любую их комбинацию, в зависимости от целей анализа.
Если вместо штатного расписания поставите управленческий план счетов, то получите мощный инструмент для многомерного анализа хозяйственной деятельности, он же Pivot table, он же OLAP, он же многомерный анализ и т.п..
Данные для такого рода анализа должны быть построены по определенным правилам, например если у Вас идет столбец с Фамилиями, то не нужно в этот столбец пихать зарплаты, ну и т.п.
Я конечно понимаю что у женщин любопытство превалирует над пытливостью, но если уж Вы выбрали (или выбираете для себя эту стезю - умственно дисциплинированного человека), то надо больше рассчитывать на собственные силы в познании нового, нежели на советы «бывалых». В данном случае все шансы разобраться с темой у Вас были. (это по- доброму, ничего личного).
Вот вкратце и все, для примера направю Вам на мэйл Ваши данные в виде сводной таблицы.

[Ольга_482]

Ольга, попробуйте скачать демку Камша или Контур Корпорация
Строят ОЛАП на любых данных, в т.ч. Эксель
Позанимаетесь Data Mining и тогда сами решите, нужно ли Вам решать ту задачу, что Вы перед собой поставили. На первых порах - впичатляить

Я думаю, мне полезнее будет разобраться со сводными таблицами и формулами в Эксель, нежели постигать новые программы (если это действительно программы - Камш, Контур Корпорация, да я о них ничего не слышала, и что такого?). Я всегда за то, чтобы изучить что-то новое, но сейчас задача ограничена во времени.

[Филимонихин Александр]

Я конечно понимаю что у женщин любопытство превалирует над пытливостью

оффтопик конечно, но не могу понять никак, чем пытливость отличается от любопытства. И уж никак не понятна гендерная привязка.

Что касается как практически перевести данные по заданным признакам из одной колонки в разные. (Это уже Ольге)
Я использую фильтры. Ставите на требуемые колонки автофильтр, а потом задаете условия отбора - например " Иван " (именно с пробелами) тогда в созданной Вами колонке Имя выделяете всю область и Проставляете там "Иван". и так далее. В случае и именами и фамилиями - это не удобно и лучше это сделать с помощью макроса. Но если у Вас небольшое количество агрегатов - то можно таким путем. А вообще я уже писал, если это система, то делайте сразу форму в таком виде, чтобы можно было обрабатывать потом. У меня такой подход, потому что часто приходится работать с чужой информацией и приходится как то изголяться чтобы систематизировать данные.

[kurchatov]

Филимохин Александр и GRIG, я например пошел другим путем: вместо того чтобы пересортировывать столбцы, каждой строчке присваивается код, каждая цифра кода соответствует определенному уровню аналитики и стоит в отдельном столбце. При создании сводной таблицы легко оперировать этим кодом, как целым рядом столбцов. Таким образом, 1.происходит систематизация информации (кодировка). 2.Экономится время на перетасовку данных. 3.Если выгрузка стандартная, то данный шаблон можно использовать как базу, загоняя туда инфу.

[GRIG]

оффтопик конечно, но не могу понять никак, чем пытливость отличается от любопытства. И уж никак не понятна гендерная привязка.

У этих понятий разная ликвидность, или говоря проще, отличаются степенью удовлетворенности от нового знания и количеством времени (усилий), потраченным на ее достижение. Гендерный диморфизм естественно для выведения собеседника из состояния равновесия… но чет не того вывел)))
По теме:
4 kurchatov – неплохой прием… многое зависит от структуры, типа и объема данных, режима работа с ними… ну и конечно от потенциала Исполнителя, чем больше у него приемов в запасе, чем выше уровень микротехники выполнения операций, тем выше вероятность того, что будет найдено наиболее эффективное решение в рамках выполнения конкретной задачи

[Ольга_482]

Филимохин Александр и GRIG, я например пошел другим путем: вместо того чтобы пересортировывать столбцы, каждой строчке присваивается код, каждая цифра кода соответствует определенному уровню аналитики и стоит в отдельном столбце. При создании сводной таблицы легко оперировать этим кодом, как целым рядом столбцов. Таким образом, 1.происходит систематизация информации (кодировка). 2.Экономится время на перетасовку данных. 3.Если выгрузка стандартная, то данный шаблон можно использовать как базу, загоняя туда инфу.

В сводной таблице в таком случае высвечивается код, а не элемент, который ему соответствует. Как с этим быть?

[Ольга_482]

У этих понятий разная ликвидность, или говоря проще, отличаются степенью удовлетворенности от нового знания и количеством времени (усилий), потраченным на ее достижение. Гендерный диморфизм естественно для выведения собеседника из состояния равновесия… но чет не того вывел)))

Цель гендерного диморфизма (как все сложно) понятна, но не понятна следующая цель - выведение из равновесия?...