Excel и его возможности

[Филимонихин Александр]

[COLOR=black][FONT=Verdana]У этих понятий разная ликвидность, или говоря проще, отличаются степенью удовлетворенности от нового знания и количеством времени (усилий), потраченным на ее достижение.

Правильно ли я понял, что пытливость это больше удовлетворенности и усилий?

[Ольга_482]

Я всё равно не понимаю...

Не могу увязать этот пример с моим. В данном примере ФИО в одной ячейке, в моем - каждый новый уровень открывается в следующей ячейке.

[Ольга_482]

... для примера направю Вам на мэйл Ваши данные в виде сводной таблицы.

Как Вы сформировали данные на листе Date?
(кстати, правильнее было бы Data - припомнилось Ваше дискриминационное по половому признаку сообщение )

[GRIG]

Правильно ли я понял, что пытливость это больше удовлетворенности и усилий?

В общем да… а в частности нет… их нельзя сравнивать … есть наличные в кассе, и есть вложения в фундаментальные исследования, и там и там по балансу может быть одна стоимость, а по сути разные вещи – одно на потребу дня, другое – замысел деятельности. Есть И. Кобзон и есть LED ZEPPELIN, и там и там кумиры толпы, но записи одних есть у каждого, уважающего себя меломана (и регулярно прослушиваются), а записи другого, в частных фонотеках, даже закоренелые любители «субботних вечеров» не держат. Финансисты для измерения этого «небольшего» (а по балансу так и вовсе никакого) различия в сущностях ввели понятие ликвидность. Чтобы понимать, как быстро Вы свои истинные ценности можете перевести в общепринятый кэш. Так и в этом случае у любопытства ликвидность выше, оно вездесуще, а вот пытливость ума это уже не для каждого, это актив специфический…

[Филимонихин Александр]

Я всё равно не понимаю...

Не могу увязать этот пример с моим. В данном примере ФИО в одной ячейке, в моем - каждый новый уровень открывается в следующей ячейке.

Да, это пример другой структуры.
Ваша структура - отчего она именно такая? ЭТо что неизменная данность? Возможно, Ваш первоисточник изначально можно преобразовать показанным способом в базу для сводной таблицы.

[Филимонихин Александр]

В общем да… а в частности нет… их нельзя сравнивать … есть наличные в кассе, и есть вложения в фундаментальные исследования, и там и там по балансу может быть одна стоимость, а по сути разные вещи – одно на потребу дня, другое – замысел деятельности. Есть И. Кобзон и есть LED ZEPPELIN, и там и там кумиры толпы, но записи одних есть у каждого, уважающего себя меломана (и регулярно прослушиваются), а записи другого, в частных фонотеках, даже закоренелые любители «субботних вечеров» не держат. Финансисты для измерения этого «небольшего» (а по балансу так и вовсе никакого) различия в сущностях ввели понятие ликвидность. Чтобы понимать, как быстро Вы свои истинные ценности можете перевести в общепринятый кэш. Так и в этом случае у любопытства ликвидность выше, оно вездесуще, а вот пытливость ума это уже не для каждого, это актив специфический…

Меня всегда удивляло, как люди умеют простые выводы облекать в такие сложные формы?

[kurchatov]

В сводной таблице в таком случае высвечивается код, а не элемент, который ему соответствует. Как с этим быть?

Название каждого столбца кода нужно привязать к названию самого признака, например, столбцы кода назвать "Признак фирма", "Признак вид расхода" и т.д.

Прикрепляю файл с отображенной строкой названий столбцов (я ее в первом письме скрыл, т.к. она техническая)

[Ольга_482]

Да, это пример другой структуры.
Ваша структура - отчего она именно такая? ЭТо что неизменная данность? Возможно, Ваш первоисточник изначально можно преобразовать показанным способом в базу для сводной таблицы.

На самом деле я тоже думала о том, чтобы вести данные в такой структуре, как мне будет удобно. Но форма, которую я изначально пыталась преобразовать в сводную таблицу ведется на предприятии давно, она долго создавалась (понятное дело, что мой пример - это небольшая выдержка из файла) и уже привычна для руководства.
Единственный выход, который я вижу - заполнять две формы. Естественно, это дополнительное время (хотя, первый вариант у меня будет консолидированный из различных подразделений, а, значит, заполнение данных в старую форму уже можно значительно автоматизировать!)

[Ольга_482]

Название каждого столбца кода нужно привязать к названию самого признака, например, столбцы кода назвать "Признак фирма", "Признак вид расхода" и т.д.

Прикрепляю файл с отображенной строкой названий столбцов (я ее в первом письме скрыл, т.к. она техническая)

Я открывала эту строку в первом файле, видела ее, но ведь в отчетах на 2 и 3 листах в сводных таблицах отображается вид расходов - 1, 2, 3 а не например ФОТ, ГСМ и т.д...

[Филимонихин Александр]

Единственный выход, который я вижу - заполнять две формы. Естественно, это дополнительное время (хотя, первый вариант у меня будет консолидированный из различных подразделений, а, значит, заполнение данных в старую форму уже можно значительно автоматизировать!)

Если смотреть философски, то из любой ситуации есть как минимум два выхода.
Если практически, то ведение паралельного документооборота - тупиковое направление. Попробуйте преобразовать старую форму. Иногда это можно сделать совсем незаметно. Можно попытаться ввести новую форму, если сможете показать, что теперь всем будет удобнее, а не только Вам.

[Ольга_482]

Если практически, то ведение паралельного документооборота - тупиковое направление...

Абсолютно с Вами согласна.

Попробуйте преобразовать старую форму. Иногда это можно сделать совсем незаметно. Можно попытаться ввести новую форму, если сможете показать, что теперь всем будет удобнее, а не только Вам.

Старая форма очень громоздкая с множеством листиков с различными срезами. Суть формы - есть несколько базовых листов, которые заполняются, все остальные формируются ссылками и формулками из этих листов. Она также позволяет "моделировать" ситуацию (громко, конечно, сказано) - элементарный пример - вводишь меньшее значение определенной статьи расходов и видишь как увеличивается прибыль (на примере простейшей формулы "доходы - расходы = прибыль"). Сводные таблицы не допускают корректировки внутри себя.
В то же время они могут позволить сократить количество листов, которые формируются автоматически, не загромождать файл и быстро формировать выборку под конкретный запрос, а не лопатить гору информации, "катаясь" по листам.

[Филимонихин Александр]

Старая форма очень громоздкая с множеством листиков с различными срезами. Суть формы - есть несколько базовых листов, которые заполняются, все остальные формируются ссылками и формулками из этих листов. Она также позволяет "моделировать" ситуацию (громко, конечно, сказано) - элементарный пример - вводишь меньшее значение определенной статьи расходов и видишь как увеличивается прибыль (на примере простейшей формулы "доходы - расходы = прибыль"). Сводные таблицы не допускают корректировки внутри себя.
В то же время они могут позволить сократить количество листов, которые формируются автоматически, не загромождать файл и быстро формировать выборку под конкретный запрос, а не лопатить гору информации, "катаясь" по листам.

Теперь понятно в чем суть проблемы.
Даже если файл один, структурно он разделяется на данные, сводные формы, отчеты, анализ. Это если уже все правильно делать.
Вам нужны данные. Попробуйте вывеси их для своих целей в отдельный блок. И дальше с ними работать.
Вывести - это возможно скопировать или посмотреть откуда они попадают. Не может же один человек все держать в голове и все знать. Кто-то же дает фактические данные для наполнения. Вот этот поток можно формализовать под свои потребности.
Если в файле построена бюджетная модель, я бы не рекомедновал туда всовывать еще и сводную таблицу.

[Михаил_Шустер]

Я думаю, мне полезнее будет разобраться со сводными таблицами и формулами в Эксель, нежели постигать новые программы

Из выше и ниже сказанного ясно вытекает, что Вы хотите OLAP
Я показал, как его получить.
В Экселе Вы его не получите.

[Ольга_482]

Если в файле построена бюджетная модель, я бы не рекомедновал туда всовывать еще и сводную таблицу.

Что Вы здесь подразумеваете под "бюджетной моделью"?

[Ольга_482]

Из выше и ниже сказанного ясно вытекает, что Вы хотите OLAP
Я показал, как его получить.
В Экселе Вы его не получите.

Просто интересно - сколько стоит эта программа в Украине?

[Филимонихин Александр]

Что Вы здесь подразумеваете под "бюджетной моделью"?

Это файл в котором собрана вся информация о финансах и операциях предприятия со связями и зависимостями. В итоге должно получаться то что Вы писали. Меняешь одну циферку и меняется размер прибыли в отчете о прибылях и убытках.

[Михаил_Шустер]

Просто интересно - сколько стоит эта программа в Украине?

А разве я советовал покупать?
Посмотрим в корень. У Вас есть предположение, что с помощью такого-то представления информации Вы получите такие-то выгоды. Это предположение нужно проверить. Для проверки есть разные пути. Через Эксель - трудоемко т.к. нужно много усилий, чтобы разобраться с ним самим и еще больше - с VBA чтоб писать макросы. Представьте, что пройдя этот путь Вы обнаруживаете, что хотели совсем другого.
То, что Вы хотите, достигается OLAP, который имеется в большинстве учетных и управленческих программ. Он позволяет не плодить множество выходных форм, а "играть" с данными, представляя их в разных разрезах. Результат импортируется в Эксель, доводится внешний вид - и опа! - из одних и тех же данных множество отчетов для разных случаев и людей.
Комша, Когнос, Контур-это программы-интеграторы данных. Вам даже задумываться не надо над их приобретением, просто из демо-версий можно поиграться и заценить возможность ОЛАП. Если это "то что надо" - тогда следует искать конкретно.

Насчет "сколько стоит" никто Вам ответа не даст. Покупать просто программу-выбрасывать деньги на ветер. Покупать нужно ... длинная это история ... в общем, перед покупкой нужно знать, чего именно ты хочешь получить в результате покупки и как сделать чтобы ЭТО работало.
Я не выпендриваюсь, это голая правда. По моей оценке, 90% купленного ПО людям не нужно или никогда у них работать не будет. Причина проста: сначала должно быть "зачем", "как" и т.п., и уже в самом конце - "за что" и "сколько"

[Филимонихин Александр]

Через Эксель - трудоемко т.к. нужно много усилий, чтобы разобраться с ним самим и еще больше - с VBA чтоб писать макросы. Представьте, что пройдя этот путь Вы обнаруживаете, что хотели совсем другого.

Михаил, по очень многим вопросам полностью с Вами согласен, но не пойму откуда появлась мысль о трудоемкости Екселя? Даже с ВБА, если речь не идет о написании кода, вполне реально разобраться.
Точно так же можно говорить о трудности английского языка и под этим предлогом отказать себе в возможности самостоятельного общения с иностранцами.

[Genn]

Ольга, вы знаете режим "авто-фильтр"? Этот режти позволяет из массива данных отбирать те данные, что вам нужно. По сути - это аналог фильтров отбора данных в Access.

А еще есть отличная функция sumif(), которая позволяет автоматически формировать таблицы нужного вида. Дальше управлением скрыть - открыть столбцы или строки можно управлять видом таблицы.

Все это позволяет сформулировать внешний вид отчета. И никаких макросов с VBA.

[Михаил_Шустер]

откуда появлась мысль о трудоемкости Екселя?

Имел в виду "трудоемко" не сам Эксель, а идти к ОЛАПу через Эксель.
Я только показал, как срезать путь.

[Ольга_482]

Ольга, вы знаете режим "авто-фильтр"? Этот режти позволяет из массива данных отбирать те данные, что вам нужно. По сути - это аналог фильтров отбора данных в Access.

А еще есть отличная функция sumif(), которая позволяет автоматически формировать таблицы нужного вида. Дальше управлением скрыть - открыть столбцы или строки можно управлять видом таблицы.

Все это позволяет сформулировать внешний вид отчета. И никаких макросов с VBA.

СУММЕСЛИ и Сервис -> Частичная сумма - одна и та же функция?
Кстати, а как эта функция позволяет формировать таблицы? Она, кажется, выводит лишь одно значение, удовлетворяющее истине в функции "ЕСЛИ".

[Ольга_482]

А разве я советовал покупать? ...

Где можно скачать демо-версию OLAP?

[Ольга_482]

Ольга, вы знаете режим "авто-фильтр"? Этот режти позволяет из массива данных отбирать те данные, что вам нужно. По сути - это аналог фильтров отбора данных в Access.

А еще есть отличная функция sumif(), которая позволяет автоматически формировать таблицы нужного вида. Дальше управлением скрыть - открыть столбцы или строки можно управлять видом таблицы.

Все это позволяет сформулировать внешний вид отчета. И никаких макросов с VBA.

И еще - конечно, я знаю режим авто-фальтр и функции Excel, и знаю неплохо, но ведь в чем задача - я делаю эту форму представления данных не для себя, а для руководства, а ему ой как не хочется отбирать информацию фильтрами да и вообще - делать лишние движения, в конце концов, это отнимает их дорогое время. Поэтому хочу чтобы из массива информации можно было выбрать нужные разрезы несколькими кликами мышки.

[Genn]

СУММЕСЛИ и Сервис -> Частичная сумма - одна и та же функция?
Кстати, а как эта функция позволяет формировать таблицы? Она, кажется, выводит лишь одно значение, удовлетворяющее истине в функции "ЕСЛИ".

SumIF() - это функция,
Сервис - частичная сумма - операция.

Таблица формируется созданием заголовков строк и столбцов и выбором значений с помощью sumif().

[Genn]

И еще - конечно, я знаю режим авто-фальтр и функции Excel, и знаю неплохо, но ведь в чем задача - я делаю эту форму представления данных не для себя, а для руководства, а ему ой как не хочется отбирать информацию фильтрами да и вообще - делать лишние движения, в конце концов, это отнимает их дорогое время. Поэтому хочу чтобы из массива информации можно было выбрать нужные разрезы несколькими кликами мышки.

Разрезы можно задавать представлениями таблицы. Еще один очень простой вариант - записать макросы по формированию каждого представления из чистого листа, а потом привязать эти макросы к кнопкам. Это очень элементарное программирование - особых знаний не надо. Можно разобраться интуитивно.

[Михаил_Шустер]

Где можно скачать демо-версию OLAP?

Спросите у яндекса. Например, "OLAP демо версии".
А по Экселю советую обращаться к Владимиру_В в личку.
Он добрый А вопросом владеет, как никто.

[Михаил_Шустер]

Ольга, вот Вам пример с ОЛАПом.
Вся эта ерунда строится легким движением мыши.
Число возможных отчетов на экране равно факториалу числа полей. Любой из них может быть сохранен в Экселе, остается только поправить дизайн. Спец может сделать кнопку с дизайнами.
Сам я не поклонник Data Mining, но у меня и работа другая
Но клиентам нравиццааа... особенно которые финики

[Ольга_482]

Ольга, вот Вам пример с ОЛАПом.
Вся эта ерунда строится легким движением мыши.
Число возможных отчетов на экране равно факториалу числа полей. Любой из них может быть сохранен в Экселе, остается только поправить дизайн. Спец может сделать кнопку с дизайнами.
Сам я не поклонник Data Mining, но у меня и работа другая
Но клиентам нравиццааа... особенно которые финики

Михаил, спасибо за пример!
По-моему, очевидно сходство со сводными таблицами, правда? С их помощью также можно выводить различные срезы данных.
Правильно ли я тогда понимаю: преимущество OLAP в том, что с его помощью можно собирать исходную информацию из любой базы данных и быстро ее преобразовывать, в то время как в Excel для построения сводной таблицы информация должна быть представлена в определенном виде и на ее построение уходит больше времени?

[Михаил_Шустер]

Правильно ли я тогда понимаю...

Да, правильно

[Филимонихин Александр]

Правильно ли я тогда понимаю: преимущество OLAP в том, что с его помощью можно собирать исходную информацию из любой базы данных и быстро ее преобразовывать, в то время как в Excel для построения сводной таблицы информация должна быть представлена в определенном виде и на ее построение уходит больше времени?

Говорят, что полуправда хуже чем ложь.
Дело в том что быстрое преобразование данных инструментами OLAP достигается путем довольно сложного и специфического программирования. И это оправдано при работе с действительно большими массивами данный. Например если Вы оператор мобильной связи и Вам надо обрабатывать данные по всем звонкам. Представляете себе объем такой базы данных?
Любой OLAP будет работать с информацией в определенном виде. Тут Вы не стройте себе иллюзий.
Pivot Table конечно же не справится с большими массивами и функционал там немного поменьше, но именно в Excel вы можете быстро преобразовывать данные и делать красивые наглядные отчеты для руководства на основе существующих данных из Вашей учетной системы.
А с полноценным OLAPом еще прийдется повозиться и денег это будет стоить.