Распорядительный документ по проекту

[Tib]

Добрый день,
Давно с интересом читаю Ваш форум.
У меня следующая ситуация.
В нашей компании назрела необходимость в новом виде деятельности-Ремонт и Утилизация тракторов.
Структура компании - функциональная.
Учитывая необходимость координации различных функц.подразделений, не обойтись без создания проекта.
В то же время, в компании пока не готовы к выделению проекта по различным причинам, не буду засорять тему.
Поэтому, нужно обойтись распорядительным документом, типа приказ, распоряжение. Что должно быть в этом приказе, представляю смутно. Предполагаю, что необходимо отразить следующие крупные моменты:
- распределение обязанностей руководителей функц.подразделений (производство, продажи, финансы, юр.служба, бухгалтерия)
- основные вехи проекта.
Неясно, стоит ли описывать: цели проекта (без/с количественными показателями), план мероприятий, матрицу ответственности.
В общем, снова чувствую, что запутываюсь....
Поделитесь, пожалуйста, своими соображениями - что включать в приказ, насколько глубоко расписывать...
Спасибо за внимание.

[Равиль]

Посмотрите PMBOK-2004 и прекратите фантазировать

[Константин Тютюнов]

Строго говоря, таким документом Вами оформляется запуск проекта.

Его содержание зависит от содержания проекта, критериев его успешности и условий осуществления. "Универсальные" документы, как мне кажется, в такой постановке вопроса бессмысленно обсуждать.

[Евгений_Кс]

Приказ должен быть коротким.
В нем должны быть ссылки на приложения - те несколько документов, которые зафиксируют (опишут) проект и его основные параметры (цели, сроки, ответственность, график работ и т. д). Насколько детально все там описывать - Вам на месте виднее.
Смелее, коллега!
Если хотите получить от Форума что-то более содержательное - потрудитесь немного, сделайте первый вариант и выложите на суд форумчан.

[Tib]

Обязательно выложу структуру документа, который получится для обсуждения. Пока спасибо за содержательные ответы.

[Константин Тютюнов]

Если говорить о приказе об открытии проекта

Приказ имеет смысл создавать если:
- В связи с появлением проекта, серьезно меняется привычный ход работы. Т.е специальным документом за подписью гендиректора указываем некоторым сотрудникам, что они должны сделать вещи не входящие в их обязанности по должности (должностную инструкцию) или выходящую за рамки утвержденных оперативных планов. Кроме того, такой приказ регламентирует временное изменение отношений подчинения - менеджеру проекта в границах проекта подчиняются «чужие» сотрудники. Об этом и следует в нем написать.
- В некоторых случаях к приказам может быть привязан управленческий учет компании. Т.е. приказом сигнализируют финансистам, что в организации появился проект. На его основе финансисты могут выделить денежные средства в бюджет проекта (из аванса заказчика или собственных средств). Тогда в приказе имеет смысл привести хотя бы грубый прогнозный бюджет по доходам/расходам. На основе этого приказа также будет создана особая статья, куда будут учитываться доходы и расходы проекта.
- Бывает, что приказ дает основание для осуществления особого финансового стимулирования участников (доплат, премий и т.п.). Тогда это тоже следует указать в приказе.

Но поскольку большинство проектов осуществляется в условиях высокой неопределенности и изменчивости, то имеет смысл идея, что

Приказ должен быть коротким.

Тогда Основные параметры проекта можно отразить в описании содержания и уставе проекта. Детальное описание различных аспектов дается в многочисленных операционных планах (календарном, финансовом, по персоналу и т.д.). Это позволяет при изменении ситуации не менять приказ (компетенция генерального директора, тяжелая артиллерия), а менять документацию, которая в компетенции менеджера проекта.

Регламентирующий документ в этой ситуации может и не быть приказом/распоряжением. Это может быть, например, методика выполнения работ, если задача документа пояснить, как выполнять необычные для участников работы.

Т.е. содержание документа зависит от того, как Вы планируете его использовать, его цели.