Система финансового учета

[Ann]

Возникла проблема и очень надеюсь на вашу помощь.
Вся база данных по приходу/расходу ведется в экселе. При этом существует множество внутрикорпоративных перетоков между фирмами, входящими в холдинг. Проблема состоит в том, что руководство хочет видеть движение каждой суммы отдельно. Как наиболее оптимально возможно это все автоматизировать? А то у меня за неделю мозги так ничего умного не придумали.

Приведу наглядный пример:
Существуют внутренние структуры, назовем их Иванов, Петров, Сидоров, Николаев, Азаров.
От внешнего контрагента заходят деньги на Иванова, от Иванова часть денег отправляется на Сидорова, а часть на Петрова, От Петрова на азарова, а от сидорова на николаева, дальше идут на внешних контрагентов. Подобных прогонок может быть несколько в течение дня.

С нетерпением жду идей

[Стас]

Возникла проблема
Приведу наглядный пример:
Существуют внутренние структуры, назовем их Иванов, Петров, Сидоров, Николаев, Азаров.
От внешнего контрагента заходят деньги на Иванова, от Иванова часть денег отправляется на Сидорова, а часть на Петрова, От Петрова на азарова, а от сидорова на николаева, дальше идут на внешних контрагентов. Подобных прогонок может быть несколько в течение дня.

С нетерпением жду идей

А проблема-то в чем собственнно? Берите 1С и развертывайте в рамках своего холдинга ИвановПетровСидоровСотоварищи.

[Ann]

Проблема в том, что
1. это невозможно сделать в 1с по ряду причин;
2. необходимо сделать в экселе, либо импортировать в эксель из какой либо программы;
3. нужно, чтобы на 1 листе в итоге были видны все прогонки, с суммами, с пониманием с какой фирмы вышли и на какую зашли.

[Стас]

Проблема в том, что
1. это невозможно сделать в 1с по ряду причин;

И в чем, собственно, этот ряд заключается?

2. необходимо сделать в экселе, либо импортировать в эксель из какой либо программы;

1C, Access, постановщик задачи и программист. У вас есть этот коктейль?

3. нужно, чтобы на 1 листе в итоге были видны все прогонки, с суммами, с пониманием с какой фирмы вышли и на какую зашли.

А входов заходов-то много? 8-)

[Ann]

описывать ряд причин не вижу смысла, поскольку это неинформативно. Скажу просот, что в 1с это сделать невозможно. Кроме того и чисто технически 1с не может выдать тот результат, который необходим.

Следовательно 1 с отсутствует, аксесс есть, постановщик задач я, а програмист отсутствует, посему его роль отдается мне. С аксессов работала, создавала базы, запросы, отчеты, но сейчас не могу придумать сам механизм отслеживания

Входов/заходов достаточно и они идут не по четкой схеме, а через день схема может меняться, т.е. сегодня Сидоров стоит в цепочке первым, а Иванов вторым, а завтра сидоров окажется вторым, а иванов последним.
Из-за этого и возникла проблема структуризации отчета.
Я в этом направление работаю всего неделю, раньше все схемы вбивались в эксельручками, но хочется автоматизировать.
Но опять повторюсь, необходимо четкое прослеживание цепочки каждого перетока.
Подскажите идею, как это осуществить

[Genn]

Четкий переток с одной компании на другую отслеживается введением специального кода - номера транзакции и последующего присвоения его каждой следующей операции в цепочке.

В случае, если у Вас для каждой транзакции указаны Источник и Получатель - то вытащить все цепочки тоже не составляет труда. Но все это и есть реальный опыт программирования и постановки задач, за который и платятся денежки специалистам. :-)

[Elephant]

описывать ряд причин не вижу смысла, поскольку это неинформативно. Скажу просот, что в 1с это сделать невозможно. Кроме того и чисто технически 1с не может выдать тот результат, который необходим.

адаптированный силами ИТ компании 1С

[Osimka]

А нельзя это сделать просто в виде шахматной таблицы? По горизонтали - приходы, по вертикали - расходы, контрагенты повторяются по вертикали и горизонтали.

[Ann]

Genn, каждой транзакции присвоены коды и все прочее, проблема не в вытаскивание, а скорее в виде, предоставления информации
Как вытащить я знаю, а вот в каком виде это лучше представить пока не представляю
Чтобы вид был универсальным, и чтобы нужно было лишь формулы протащить.

[Ann]

Osimka, в виде шахматки отразить пыталась, но там не видно четкое движение по каждому перетоку.
Или я может чего-то непонимаю...так сказать глаза замылились

[Andruxa]

Анна, а Вы молодец Мою работу делаете. Вывесьте какой-нибудь ексель-файл, может подскажу чего, доводилось описывать системы контроля фин. потоков.

Насчет схемы. Согласен с Геннадием, насчет идентификаторов транзакций + все связанные с ней поля (идентификаторы источника, получателя и статуса, сумма, дата, и ещё что-нибудь). Плюс форма в access + отчет.

Насчет отчета. Смотрите по потребителям, какая информация интересует. Всегда можно организовать нужный отчет при наличии всей информации, к тому же в Access можно сделать несколько отчетов.

Вобщем пишите как идут дела, слежу с интересом.

[Стас]

описывать ряд причин не вижу смысла, поскольку это неинформативно. Скажу просот, что в 1с это сделать невозможно. Кроме того и чисто технически 1с не может выдать тот результат, который необходим.

1. А какой результат необходим?
2. Вы не совсем правы, в 1С все это сделать возможно и вытаскивается это по контрагенту в купе с проводкой по конкретному счету в любых разрезах, которые сможете придумать.

Из-за этого и возникла проблема структуризации отчета.

А чем конкретно не устраивает существующий? И что Вы имеете ввиду, когда говорите о структуризации?

[Genn]

Представление очень сильно связано с вопросами обработки - целями и задачами.

Попробуйте проанализировать представление в виде таблицы, где каждая строчка одна длинная транзакция. А в столбцах даты и суммы поступлений (или платежей).

Альтернативный вариант - просто список дебетовых и кредитовых операций по всем счетам с одним номером транзакции.

[Ann]

Попробуйте проанализировать представление в виде таблицы, где каждая строчка одна длинная транзакция. А в столбцах даты и суммы поступлений (или платежей).

В таком виде и хочется, но поскольку движение средств в каждом конкретном случае не одинаково (порядок юр.лиц на которые заходят деньги), как я уже писала, похоже без Access обойтись... А хотелось для начала по-быстрому это сделать в экселе, а со временем постепенно перевести все в Access, настроив все отчеты, запросы, формы и пр.

[Andruxa]

Ну как вариант могу предложить вот чего - первое что в голову пришло.

Вы бы кстати как-нибудь конкретизировали задачу - что есть, что с этим делается, как хочется показать (или в данном случае кому и зачем). Тогда можно будет поискать точный ответ. Вместе.

Вы действительно, какие запросы, выборки к отчетности хотите делать? Вас что больше всего интересует? У кого когда сколько денег, или какие-то другие вопросы? С какой целью учет, неясно.

[Genn]

В таком виде и хочется, но поскольку движение средств в каждом конкретном случае не одинаково (порядок юр.лиц на которые заходят деньги).

Ну так сделайте поле "номер вагона в транзакции" и выводите его рядом с именем компании. В одной строчке Пупкин будет 1, в другой - 3.
Делов то.
Главное - чтобы было ярко видно - ушло все наружу, или еще нет.

[Ann]

Andruxa , вложеный файл открывается абракадаброй, а посмотреть очень хочется

Вы действительно, какие запросы, выборки к отчетности хотите делать? Вас что больше всего интересует? У кого когда сколько денег, или какие-то другие вопросы? С какой целью учет, неясно.

Прогонки денег - это малая часть в океане информации, которую нужно структуризировать. В расзрезе заданного вопроса необходимо понимать От кого деньги и когда зашли, где, когда и насколько зависали и когда вышли или сколько еще осталось на выход.

Genn,

Ну так сделайте поле "номер вагона в транзакции" и выводите его рядом с именем компании. В одной строчке Пупкин будет 1, в другой - 3.

В том то и проблема, что подобный вывод инфы руководство не устраивает, не хочет оно каждый раз свотреть на верх в строчку номера транзакции, а хочет видеть все в цепочке: вход-1-2-...- выход

[Шурик]

Интересно....
А что мешает создать транзитные счета?! В том же 1С. (вообще туго соображаю - как Вы ведёте бухгалтерию в EXCEL).
Все внутренние транзакции совершаются с использованием транзитных счетов, конечный выход средств за пределы группы - с использованием предусмотренных планом счетов типовых. Хм....
Например:
Иванов-Сидорову:
Запись Иванова: "Внутригрупповая операция - Сидоров"ДТ - "Ден.средства"КТ
Запись Сидорова: "Ден.средства"ДТ - "Внутригрупповые операции - Иванов"КТ

А по счёту операции можно спокойненько выбрать, классифицировать. К тому же этот счёт не принимается во внимание при формировании отчёта группы и тем самым не задваивает обороты.

[Andruxa]

Анна, попробуйте через правую кнопку мыши и "сохранить объект как...".
У меня браузер мог накосячить. Если не получится - там ничего супер-умного не придумано, кроме как

..............Источник...дата1......дата2.....дата3.
.................Банк1
Иванов....................+5000......+3000....+3000
Петров..................................+2000.....-2000
Сидоров..................................................... .
.................Клиент1.................................... .
Иванов......................................................
Петров.....................+7000....+1000..............
Сидоров...............................+6000...............

Ну и т.д., возможны вариации, приходящие деньги можно цветом выделять.
Нечто наподобие БДДС с той разницей, что ЦФУ это и есть сами компании.

[Ann]

Шурик, а кто вам сказал, что я веду бухгалтерию???

[Шурик]

"Внутрикорпоративные перетоки".....
Источники данных - бухгалтерские записи.
"База данных по приходу/расходу" - это тоже типо имеет отношение к бухгалтерии.
Вывод:
а) или Вы сами ведёте бухгалтерию в екселе
б) или бухгалтерия себе отдельно, Вы ведёте отдельно, что нелогично и ресурсозатратно.

Более логичен первый вариант ибо второй - лишняя трата сил и времени (разве что исключение - Вы ведёте параллельно учёт по другим принципам, например МСФО).

К тому же тема - Система финансового учёта....
Гыг... И действительно, причём тут бухучёт к финансовому учёту...

[Genn]

В том то и проблема, что подобный вывод инфы руководство не устраивает, не хочет оно каждый раз свотреть на верх в строчку номера транзакции, а хочет видеть все в цепочке: вход-1-2-...- выход

Ann, это все упражнения по программированию. Lookup по номеру в цепочке и номеру строки.

[Ann]

Шурик, что нелогичного,в том, чтобы финансовый учет и анализ велся в финансовом управление, а не брались данные из бухгалтерии?
Бухгалтерский учет закрывается после 20го числа следующего месяца, а управленческий учет необходим ужедневно обновляемый свежими данными.
И я не знала, что ведение учета в системе МСФО - это большое исключение из правил

[Ann]

Ann, это все упражнения по программированию. Lookup по номеру в цепочке и номеру строки.

а можно об этом поподробнее? Где почитать? Научиться?
В программирование не слишком сильна Но прийдется в этом разобраться и научиться.

[Andruxa]

аналитик с трейдером застревают в лифте.
трейдер:
- ну что, куда теперь - вверх или вниз?

а можно об этом поподробнее? Где почитать? Научиться?
В программирование не слишком сильна Но прийдется в этом разобраться и научиться.

Я вот помню когда только начинал работать аналитиком, всегда добивался от интервьюируемых четких ответов на три вопроса
1. Что и где лежит (находится, чем является, откуда берется),
2. Что с этим делать (происходит, изменяется, попадает, хранится),
3. Как это показать (кому, зачем, какие фильтры и сортировки).
Если Вы себе ответите на эти вопросы, отдельно друг от друга,
отделите сущности от параметров (объекты от свойств) - скажем, агентов и счета от их размеров средств и состояний, нарисуете полную цепочку на бумаге... я думаю, Вы ответите на свои вопросы. Вот пока на том, что есть в теме, могу только подсказать так.

Научиться Access нетрудно, есть учебники на простых примерах. Там не совсем программирование, скорее программирование баз данных, просто нужно делать запросы к организованной нужным способом структуре данных. Попробуйте. Насчет 1С ничего не знаю толком, не смогу посоветовать. Всю жизнь занимался новыми разработками.

[Genn]

а можно об этом поподробнее? Где почитать? Научиться?
В программирование не слишком сильна Но прийдется в этом разобраться и научиться.

В принципе функции Excel и примеры описаны в help. Еще есть книжки по Excel. Надо ехать в магазин и листать их на месте - смотреть примеры функций и логику их использования. Функции не сложные - IF, SUMIF, LOOKUP, ...

Здесь важно представить логику работы функций в разрезе листа (ссылаться на соседние ячейки, анализировать их содержимое и т.д). Кое- какие вещи по программированию, учету и отчетности, в том числе и шаблоны документов - есть на сайте Микрософт. Там можно скачать готовые шаблоны на английском и творчески их интерпретировать.

Знание Excel является одним из вопросов при приеме на работу. Интерьвюер (молодой экспат) может написать пару функций и попросить рассказать - что это такое. Так что надо учить устав.

[Genn]

И еще. В моей последней реализации управленческого учета движения денежных средств фиксировалось только движение по денежным счетам.
Регистрация данных в Access - там проще сделать формы для выбора кода из списка.

Учет без двойной записи - проверка правильности по сопоставлению баланса на конец дня с выпиской.

Дальше данные перекачивались в Excel, и в excel уже делались отчеты. Отчеты делались с помощью sumif. За основу брался шаблон отчета о расходах, доступный на сайте Майкрософт.

CFF - Cash Flow Forecast
CFS - Cash Flow Statement
IAS 7 - стандарт подготовки CFS.

p.s. После того, как одна дамочка из региона выдавала на гора отчет о движении и называла его БДДС - к этому сокращению испытываю легкое подозрение.

[Ann]

...а как функция LOOKUP звучит по-русски?
поскольку функции, если и суммесли хорошосебе представляю, а вот эту...

[Ann]

Наверное я говорю с вами на разных языках, понимая, под одним и тем же понятием разное значение
Для меня "программирование" - это прописывание на языке программирования определенных макросов, не вложенных в программу изначально.
Воспользоваться вложенными формулами, макросами я могу. Чего никогда не делала, так это создания формы с кнопочками - не нужно было.
Вот, например, мне один знакомый несколько лет назад написал макрос для экспорта данных из таблицы экселя данных в аксесс, чтобы из нужного столбца инфа затягивалась в соответствующий. А сейчас проблема - знакомый этот очень далеко и недоступен, а макрос сохранился в формате офиса 95. Может кто-то подскажет, как решить эту задачу?
Запросы в экселе и отчеты уже создала, но лом по 100 платежей в день забивать в ручную

[Genn]

Не знаю. Пользую обычно английский.
Посмотрите функции поиска.