Показано с 1 по 11 из 11
  1. #1
    Новый участник
    Регистрация
    06.02.2007
    Сообщений
    1

    Question Как поддерживать регламенты в актуальном состоянии?

    Подскажите, пожалуйста, уважаемые консультанты, как поддерживать регламенты в актуальном состоянии. как бороться с их устариванием? Кто как решает эту проблему?

  2. #2
    Член сообщества
    Регистрация
    28.11.2005
    Сообщений
    1,326

    По умолчанию

    1. После описания ВСЕХ документов, регламентирующих деятельность предприятия, создать Регламент их пересмотра/утверждения/ввод в действие и т.д.

    2. Назначить ответственного, кто будет отслеживать их актуальность.

    по аналогии с учетной политикой в бух учете - т.е. если ВСЕ составляющие политики остаются актуальными - то пишем приказ, что действует та же самая.
    Если нет - утверждаем новую редакцию.

    Это позволит регулярно пересматривать действующие положения.

    3. Служба внутреннего аудита должна отслеживать Соблюдение действующих регламентов. Выявлять случаи отклонений и (если это оправданно) - готовить предложения по внесению изменения/дополнения в сами регламенты.

  3. #3
    Член сообщества
    Регистрация
    24.05.2007
    Сообщений
    171

    По умолчанию

    Тут есть еще одна сложность. Если документов очень много, процесс пересмотра и внесения изменений становится очень трудоемким и может превратиться в настоящую головную боль. И очень часты ошибки – в один документ внесена правка в соответствии с последними изменениями, а в другой – нет. Т.е. документы рассогласовываются. У себя мы решили эту проблему следующим образом: документы готовили не в Word, а генерировали из модели бизнес-процессов компании. В этом случае меняешь что-то в модели и запускаешь перегенерацию всех затронутых документов. Мы для себя свою систему разработали на базе Rational Rose и Rational Soda (ПОРЯДОК назвалиJ), но на рынке есть и готовые инструменты моделирования с такими функциями.

  4. #4
    Член сообщества
    Регистрация
    24.04.2006
    Сообщений
    74

    По умолчанию

    Цитата Сообщение от Олешко Виктория
    но на рынке есть и готовые инструменты моделирования с такими функциями.
    структурное моделирование?..

  5. #5
    Член сообщества
    Регистрация
    24.11.2005
    Сообщений
    3,432

    По умолчанию Извиняюсь за мой французский

    Из всех методов поддержания актуальности регламентов работает только один - исполнители должны работать по регламенту. В этом случае они сами инициируют изменение регламента, если процесс изменился.

    Все остальные способы (внутренний аудит, автогенерация по модели и т.п.) - относятся не к актуальности регламентов, а к обеспечению поиска виноватых и прикрытию чьей-то задницы.

  6. #6
    Член сообщества
    Регистрация
    24.05.2007
    Сообщений
    171

    По умолчанию

    Цитата Сообщение от satca
    структурное моделирование?..
    Нет, мы используем скорее объектное, графоориентированое. Работаем в Rational Rose (но дописывали к ней свою программу-настройку). По поводу чужих продуктов сказать точно не могу. Но могу назвать сами продукты - тот же Business Studio, насколько я знаю, дает возможность автоматической генерации документов.

  7. #7
    Член сообщества
    Регистрация
    24.11.2005
    Сообщений
    3,432

    По умолчанию

    Цитата Сообщение от Олешко Виктория
    Но могу назвать сами продукты - тот же Business Studio, насколько я знаю, дает возможность автоматической генерации документов.
    Дело в том, что любое современное средство моделирования процессов имеет функции автоматической генерации документов. Это и ARIS, и Casewise, и упомянутая Business Studio и многие другие.
    Но повторюсь еще раз: это не относится к поддержке актуальности регламентов. Просто ответьте себе хотя бы на 2 вопроса:
    - Кто инициирует у вас изменения в модели, вызывающие генерацию нового регламента?
    - Как гарантируется использование нового регламента исполнителем процесса?

  8. #8
    Член сообщества
    Регистрация
    24.05.2007
    Сообщений
    171

    По умолчанию

    Цитата Сообщение от Александр Болдин
    Из всех методов поддержания актуальности регламентов работает только один - исполнители должны работать по регламенту. В этом случае они сами инициируют изменение регламента, если процесс изменился.

    Все остальные способы (внутренний аудит, автогенерация по модели и т.п.) - относятся не к актуальности регламентов, а к обеспечению поиска виноватых и прикрытию чьей-то задницы.
    Александр, не могу с Вами согласиться. Я написала о решении конкретной технической проблемы - как оперативно вносить изменения в большое количество документов. Что касается внутренних аудитов (речь идет, как я понимаю о моем посте на другой ветке форума), то их мы используем исключительно для контроля - работает регламент или нет. Если нет - возможны 2 варианта:
    1) что-то не так в регламенте, и нужно внести в него изменения;
    2) с регламентом все ОК, но сотрудники исполнять его не могут или не хотят. Соответственно, нужно проверить: 1) ознакомлены ли сотрудники с регламентом, есть ли у них все необходимые знания? 2) есть ли у сотрудников все необходимые ресурсы для выполнения регламента? 3) если оба варианта не подходят, то речь, скорее всего, идет просто о нежелании исполнять регламент. Тогда встает вопрос об изменениях в системе мотивации и/или о соответствии сотрудника занимаемой должности.
    Что же касается инициации изменений регламента со стороны сотрудников - здесь согласна полностью. Мы для этого запустили процедуру подачи рацпредложений.

  9. #9

    Question

    Цитата Сообщение от Александр Болдин
    Из всех методов поддержания актуальности регламентов работает только один - исполнители должны работать по регламенту. В этом случае они сами инициируют изменение регламента, если процесс изменился.

    Все остальные способы (внутренний аудит, автогенерация по модели и т.п.) - относятся не к актуальности регламентов, а к обеспечению поиска виноватых и прикрытию чьей-то задницы.
    А если исполнители не работают по регламенту. Точнее нарушает один или несколько пунктов - типа так удобнее.
    Как отследить нарушение и кто отвечает за это отследить?

  10. #10
    Член сообщества
    Регистрация
    24.11.2005
    Сообщений
    3,432

    По умолчанию

    Цитата Сообщение от Тишкин Михаил
    А если исполнители не работают по регламенту. Точнее нарушает один или несколько пунктов - типа так удобнее.
    Как отследить нарушение и кто отвечает за это отследить?
    Не люблю абстрактных рассуждений. В каждом конкретном случае надо разбираться: а вдруг так действительно удобнее и выгоднее для компании? А вдруг аналитик, рисовавший схему процесса чего-то недопонял или вообще поленился разбираться?
    Регламент не может быть догмой. Ведь даже в стандарте ИСО 9000 написано, что "стандарт не поваренная книга".

  11. #11
    Член сообщества
    Регистрация
    28.11.2005
    Сообщений
    1,326

    По умолчанию

    Цитата Сообщение от Тишкин Михаил
    А если исполнители не работают по регламенту. Точнее нарушает один или несколько пунктов - типа так удобнее.
    Как отследить нарушение и кто отвечает за это отследить?
    - непосредственный руководитель
    - все лица, прямо или косвенно связанные с этим процессом
    - служба внутреннего аудита

Ваши права

  • Вы не можете создавать новые темы
  • Вы не можете отвечать в темах
  • Вы не можете прикреплять вложения
  • Вы не можете редактировать свои сообщения
  •