Показано с 1 по 11 из 11
-
06.02.2007, 15:29 #1
- Регистрация
- 06.02.2007
- Сообщений
- 1
Как поддерживать регламенты в актуальном состоянии?
Подскажите, пожалуйста, уважаемые консультанты, как поддерживать регламенты в актуальном состоянии. как бороться с их устариванием? Кто как решает эту проблему?
-
06.02.2007, 17:17 #2
- Регистрация
- 28.11.2005
- Сообщений
- 1,326
1. После описания ВСЕХ документов, регламентирующих деятельность предприятия, создать Регламент их пересмотра/утверждения/ввод в действие и т.д.
2. Назначить ответственного, кто будет отслеживать их актуальность.
по аналогии с учетной политикой в бух учете - т.е. если ВСЕ составляющие политики остаются актуальными - то пишем приказ, что действует та же самая.
Если нет - утверждаем новую редакцию.
Это позволит регулярно пересматривать действующие положения.
3. Служба внутреннего аудита должна отслеживать Соблюдение действующих регламентов. Выявлять случаи отклонений и (если это оправданно) - готовить предложения по внесению изменения/дополнения в сами регламенты.
-
25.05.2007, 20:51 #3
Тут есть еще одна сложность. Если документов очень много, процесс пересмотра и внесения изменений становится очень трудоемким и может превратиться в настоящую головную боль. И очень часты ошибки – в один документ внесена правка в соответствии с последними изменениями, а в другой – нет. Т.е. документы рассогласовываются. У себя мы решили эту проблему следующим образом: документы готовили не в Word, а генерировали из модели бизнес-процессов компании. В этом случае меняешь что-то в модели и запускаешь перегенерацию всех затронутых документов. Мы для себя свою систему разработали на базе Rational Rose и Rational Soda (ПОРЯДОК назвалиJ), но на рынке есть и готовые инструменты моделирования с такими функциями.
-
28.05.2007, 11:26 #4Сообщение от Олешко Виктория
-
28.05.2007, 16:54 #5
- Регистрация
- 24.11.2005
- Сообщений
- 3,432
Извиняюсь за мой французский
Из всех методов поддержания актуальности регламентов работает только один - исполнители должны работать по регламенту. В этом случае они сами инициируют изменение регламента, если процесс изменился.
Все остальные способы (внутренний аудит, автогенерация по модели и т.п.) - относятся не к актуальности регламентов, а к обеспечению поиска виноватых и прикрытию чьей-то задницы.
-
28.05.2007, 18:55 #6Сообщение от satca
-
28.05.2007, 19:12 #7
- Регистрация
- 24.11.2005
- Сообщений
- 3,432
Сообщение от Олешко Виктория
Но повторюсь еще раз: это не относится к поддержке актуальности регламентов. Просто ответьте себе хотя бы на 2 вопроса:
- Кто инициирует у вас изменения в модели, вызывающие генерацию нового регламента?
- Как гарантируется использование нового регламента исполнителем процесса?
-
28.05.2007, 19:32 #8Сообщение от Александр Болдин
1) что-то не так в регламенте, и нужно внести в него изменения;
2) с регламентом все ОК, но сотрудники исполнять его не могут или не хотят. Соответственно, нужно проверить: 1) ознакомлены ли сотрудники с регламентом, есть ли у них все необходимые знания? 2) есть ли у сотрудников все необходимые ресурсы для выполнения регламента? 3) если оба варианта не подходят, то речь, скорее всего, идет просто о нежелании исполнять регламент. Тогда встает вопрос об изменениях в системе мотивации и/или о соответствии сотрудника занимаемой должности.
Что же касается инициации изменений регламента со стороны сотрудников - здесь согласна полностью. Мы для этого запустили процедуру подачи рацпредложений.
-
30.05.2007, 22:25 #9
- Регистрация
- 22.11.2005
- Сообщений
- 26
Сообщение от Александр Болдин
Как отследить нарушение и кто отвечает за это отследить?
-
31.05.2007, 02:40 #10
- Регистрация
- 24.11.2005
- Сообщений
- 3,432
Сообщение от Тишкин Михаил
Регламент не может быть догмой. Ведь даже в стандарте ИСО 9000 написано, что "стандарт не поваренная книга".
-
31.05.2007, 12:49 #11
- Регистрация
- 28.11.2005
- Сообщений
- 1,326
Сообщение от Тишкин Михаил
- все лица, прямо или косвенно связанные с этим процессом
- служба внутреннего аудита