Планирование командировочных расходов (нормирование)

[Lue]

Доброе время суток!

Господа хорошие, подскажите кто чем может… очень надо!!
Поставлена задача определения нормативов и лимитов по расходам (для целей планирования).

Компания сферы услуг и по специфике услуг приходится постоянно разъезжать по всей нашей необъятной Родине. Отсюда – большие командировочные! Командировочные – это суточные, транспортные (на личный транспорт, такси, поезд, самолет), гостиницы… А как их запланировать без каких-то ориентиров и норм?.. Цены на гостиницу и такси могут в разных регионах отличаться в разы. Суточные в Москве и где-нибудь на Севере тоже отличаются существенно. Да и вообще, иногда сотрудники приезжая в «поселок городского типа» снимают гостиницу за 4000 руб в сутки, или говорят, когда их спрашиваешь сколько денег на транспорт нужно: «Ну может и в 1500р уложусь, а может и 4000р не хватит – дай 5000р». Вот! Как тут все это спланируешь!?..

Про нормы - Я думаю начать с определения средней стоимости гостиниц по наиболее посещаемым регионам (обзвон, Инет). С суточными сложнее, идея в том, чтобы для разных регионов в зависимости от дальности, «вредности» (север) определить корректирующие коэффициенты… В общем, пока все на стадии раздумий: КАКИЕ НОРМЫ И ГДЕ ИХ ВЗЯТЬ (КАК РАССЧИТАТЬ)?

Может у кого-то есть наработки по этой теме, или какие-нибудь соображения, поделитесь пожалуйста!

[Елена И.]

а что, разве гостиницу не секретари зранее бронируют?


а гостиница потом должна выставить официальный счет за свои услуги


точно также с самолетами/поездами

и принимать все эти расходы для налогов

преимущество - также наличие счета-фактуру

после этого Вам потребуется занормировать только все оставшиеся расходы:
- суточные (т.е. та сумма, кот. человек получает на жизь без всяких подтверждающих документов для организации (питание, транспорт)

- представительские - тут зависит от специфики

но если нужно в ресторан кого повести - то сами понимаете - чеки потом должны принести


Полагаю, что суточные должны быть достаточными для жизни - потому что иначе никто в командировки летать не будет

кроме того - это еще и одновременно компенсация сотрудникам за "вредность" - т.к. большое кол-во командировок обычно считается негатвными явлением, за которое доплачивают либо через более высокую з/п, либо через солидные суточные

[Алексей К.]

Lue, привет!
Задача хорошая, а самое главное очень важная и нужная - полностью с тобой согласен.
Совет первый - не делай все сама. Поручи кому-нибудь из менеджеров предоставить тебе всю необходимую инф. Ст-ть по гостиницам пусть соберет офис менеджер в детализации по нужным городам. Далее, нужно определиться для какого сотрудника (в зависимости от грейда или занимаемой должности), какой уровень комфорта положен в гостинице (3-5 звезд, люкс, и т. п.). Сильно не углубляйся - у всех гостиниц стандарты разные.

Суточные - рекомендую на начальном этапе не делать разделения на территории - замучаетесь с учетом по факту и врятли что это даст. Главное, вы определитесь, какой уровень затрат хотите покрыть этой суммой. Исходя из этого выведи норму для всех одинаковую.

Проезд - все достаточно просто. В зависимости от грейда или должности поделите кому положен поезд: купе, плацкарт или СВ. Самолет:бизнес-класс, эконом (тут можно завязаться на время перелета, напр. для руководителей при перелете более 2 часов бизнес-класс). Самолет разрешать определенным должностям, если время проезда на поезде занимает, например, более 12 часов.
Такси аналогично в зависимости от грезда и должности, если есть корпоративный транспорт, то пусть в основном пользуются им. Такси разрешать только для проезда от вокзала, аэропорта до места назначения и обратно.