Управление затратами

[polkij]

Добрый день,
Поставлена задача по управлению и контролю затрат на предприятии.
Предлагаемые мной решения:
- контроль все закупок
- договорные отношения
- контроль инвестиционных затрат на этапе планирования
- установление лимитов
- установление норм расхода
.....
впринципе еще много всего, меня больше интересует, есть ли у кого разработанные процедыру и регламенты...Особенно интересует процедура планирования инвестиционных затрат, их обоснование и оценка...

[Вселенский разум]

На правах рекламы, я так понял? ;-)
Мне прочтенное по ссылке напомниает "письмо счастья".

polkij , начните с описания бизнеса. Нарисуйте (буквально) схемы бизнеса:
1. По бизнес-процессам
2. По документообороту
3. По материальным потокам
4. По финансовым потокам (с цыферками)

Что это даст? Наглядно увидите, где у вас в бизнесе задублированы функции подразделений, где процедурные вопросы тормозят процесс.
Отсюда вытекает оптимизация процедур и сокращение штата. Параллельно формируете рабочую группу по поиску "крыс".

Кроме того, схема по п.3 раскроет вам глаза на общую картину состояния запасов, структуру снабжения и собственно материлаьно сырьевой баланс.

Т.о. по п.п.1-3 вы устанавливаете контроль на входе и на выходе. Т.е. исключаете возможность исчезновения мат. ресурсов за счет внутренних факторов.
Далее берете в оборот договорную базу на предмет соответствия фактических поставок и платежей договорным условиям.

Далее... доскажу завтра.

[И.Иванов]

По-моему Вселенский разум - теоретик, мало сталкивающийся с реальной практической ситуацией на предприятии.
Очень уж похоже на строчки из учебников.

[hobo]

Добрый день!

- -контроль всех закупок
Очень важно! Причем затраты должны быть разделены на (в первом приближении):
- Рассходы на офис / склады что там у вас есть.. ТЕ административные, назовем их так. Они нормируются, и далее план/факт. Желательно, контролировать все счета на оплату. Так же возможна система, регламентирующая своеобразный тендер на закупку от определенной суммы (если не позволяет время контролировать каждую заявку на оплату)
- Расходы на сырье / материалы/ готовую. Здесь вам потребуется платежный календарь + контроль закупщиков по .... тут много всего, посмотрите управление запасами.

- - договорные отношения
тема тоже достаточно широкая. Начиная от конкретной проверки всей первички, договоров и до систем управления дебиторки/кредиторки.

-- контроль инвестиционных затрат на этапе планирования
Тут не стану коментировать, будет слишком долго и нудно, а написано очень много и так.

-- установление лимитов
см п1

-- установление норм расхода
см п1

И мой совет, одному все это тянуть очень сложно, разработать регламенты да, а все отследить...
Готовых регламентов Вам тоже не посоветую, думаю они будут сильно зависеть от специфики каждой организации.

[Вселенский разум]

По-моему Вселенский разум - теоретик, мало сталкивающийся с реальной практической ситуацией на предприятии.
Очень уж похоже на строчки из учебников.

Маленькая подсказка-маячек: "Не все учебники одинаково бесполезны" ;-)
Я скорее не очень сильный теоретик. То, что я перечислил - первоочередные дейстивя любого управленца. Старнно, что Вам это кажется эффимерным. Хотя, возможно вы рассуждаете исключительно с точки зрения исполнителя, которому просто влом что-либо делать. Это распространенный случай. Лечится при ясном понимании менеджером стркутуры бизнеса с использованием схем расрывающих узкие места и источники злоупотребелений. Не обязательно вмешиваться в деятельность каждого подразделения и ежеминутно его контролировать. Определяете ключевые точки контроля у вперед. а-то знаете ли некоторые любят не зваработав/растратив пару миллионов кичиться сэкономленными 50 тысячами на канцтоварах.

Возвращаясь к сабжу и автору. Определяете ключевые точки контроля в контурах (финансовом, снабженческом, производственном коммерческом) и постоянно их контролируете по финансовым и нефинансовым показателям. Т.е. собственно по значимым и динамичным стьям затрат. Остальных на жесткий бюджет с расстрелами за перерасход, саботаж предоставления отчетности и вымораживание решения поставленных задач.

[Cedric]

Аналогичная задача (бууквально "Предложить инструмент по управлению затратами") поставлена и у нас на предприятии.

При этом на предприятии "внедрена" в ручном режиме (Excel) система бюджетирования.

При план-факт анализе по некоторым статьям отклонения, могут быть настолько значительны, что вызывают недоумения (более 5%).

Как это выглядит со стороны: "план" живет своей жизнью, "факт" своей.

Финансовая отчетность составляется вручную и долго (до конца месяца, следующего за отчетным).

О системе контроля говорить пока не приходится.

Вопрос: возможно ли, как средство выбрать некую "прогрессивную" (по соверменным меркам) систему учета-управления (ABC-costing, BSC), комплексно, методично строить такую систему, кончено, не бесконечно долго.
Т.е. основной критерий - "реальность" получения эффекта в данных условиях.

Ваше мнение ???

[Стас]

Вопрос: возможно ли, как средство выбрать некую "прогрессивную" (по соверменным меркам) систему учета-управления (ABC-costing, BSC), комплексно, методично строить такую систему, кончено, не бесконечно долго.
Т.е. основной критерий - "реальность" получения эффекта в данных условиях.

Ваше мнение ???

Зачем Вам прогрессивная, если Вы еще с простой толком-то не разобрались?

[Cedric]

Зачем Вам прогрессивная, если Вы еще с простой толком-то не разобрались?

Прогерссивная - чтоб на перспективу!
Чтоб давжды разные системы не строить (простую, затем прогрессивную).

Да и простая, что-то не очень работает ....

[hobo]

ABC-costing

Это достаточно сложная система, учитывая, что у вас план/факт определяется с опозданием в месяц, то учет по этой системе у вас займет на много больше. В результате вы будите анализировать и пытаться влиять на период, который уже никому не нужен.
Доведите до ума то "простое" что у вас уже есть.

[Вселенский разум]

Доведите до ума то "простое" что у вас уже есть.

ППКС
А еще можно вбухать пол-бюджета фирмы в консалтеров и внедрятовров ЕРП-систем. ;-) Но зато получите НАСТОЯЩУЮ систему. Потому что одновременное занятие методологией и текучкой ведет в сторону обратную цели в обоих случаях. Так что, юзайте эксель. Не изобретайте прогрессивных систем. Пусть будут простые и эффективные инструменты, позволяющие добиться стратегических целей не взирая на тактические неудачи, как АК-47 в руках вьетнамского партизана.

[hobo]

Причем Excel лучше всего вам покажет, каие форматы вам нужны, и затраты на их притирку и обновления будут минимальны.

[Елена И.]

Причем Excel лучше всего вам покажет, каие форматы вам нужны, и затраты на их притирку и обновления будут минимальны.

План - в Экселе.

Тока сделайте одолжение всем остальным людям, которые потом будут пользоваться Вашей информацией и ФАКТ - отражайте с 1С.

Никаких экселей для Факта!

[hobo]

Никаких экселей для Факта!

Естественно, вся первичка сначала в 1 С или им подобным. А дальше выгружать в эксель.

[Елена И.]

Естественно, вся первичка сначала в 1 С или им подобным. А дальше выгружать в эксель.

а ЧТО выгружать в эксель?

Я понимаю - если на основании оборотно-сальдовой в 1С делается итоговая таблица о финансово-хозяйственных результатах ,

или Вы планируете в экселе еще что-нибудь "дописывать", корректировать и т.п.?

Я так настойчиво спрашиваю - потому что пришлось с этим столкнуться.

Получается каша, которую не разберешь.

[Вселенский разум]

или Вы планируете в экселе еще что-нибудь "дописывать", корректировать и т.п.?
Я так настойчиво спрашиваю - потому что пришлось с этим столкнуться.
Получается каша, которую не разберешь.

2С: Белая и черная бухгалтерия

[hobo]

а ЧТО выгружать в эксель?

Как Вселенский разум говорит, учесть ВСЕ движения (и белые и ...).
Учет у всех построен по разному, к примеру у многих, 1С бухгалтерия это налоговая примочка, скажем так. Даже дело не в белости и пушистости. Дело в отсутствии встроенных аналитик для управленческого учета. Поэтому и приходится варить кашу из торговли бухгалтерии в экселе.
Да и план факт анализ проводить. Хотя я может погорячился, назвав перенос руками данных из одной программы в другую выгрузкой.

[Владимир Киев]

Давайте начнем с конца.

> Поставлена задача по управлению и контролю затрат на предприятии

Невозможно «поставить» то, что «не стоит». Это я к самому термину «Поставлена задача». Ну а если уж есть умельцы, которые могут этого добиться, то по всей вероятности нужно начинать с самого конца – контроля.
От конца переходим к анализу.
От анализа – к созданию модели, отражающей сам смысл слова «контроль».
Далее корректировка/приближение к жизни. Надстройка на реалии.
Попытка управления, затем анализ и контроль.

И совсем неважно на чем именно эта игрушка будет настроена. Тут уж играет сама толщина бумажника акционеров/владельцев.

[Дмитрий Рыжков]

Не парьтесь!

Для начала вспомните знаменитое правило Паретто.

Разбейти всю структуру затрат.
Выберите те 20%, которые, как правило, составляют около 80% всех затрат.
Вот с их то и надо начинать.
Их бейте все мельче и мельче, и ищите, где можно сэкономить.

Дальше логика подскажет)

[Владимир Киев]

Дмитрий!
Мы с Вами разными словами сказали одно и то же.

[Cedric]

СПАСИБО ВСЕМ ЗА ЖИВЕЙЩИЙ ИНТЕРЕС!

Даже затрудняюсь описать то, как это у нас происходит - очень много писать придется.
У нас есть ERP.
План (только в стоимостных показтелях) - сначала в Excel - затем (после утверждения) в ERP
Факт - Excel - ERP - Excel.
План-Факт - ERP - Excel.
Reporting в ERP отсутствует.

Куча вспомогательных программ в различных подразделениях, дублирующих функций, несоответствий и элементарных ошибок.

"Гребемся" в этом всем ..... с опозданием в месяц ...

При этом пытаемся использовать надстройку над ERP - OLAP сервер (кубы с различными срезами информации, просто представление) ......

Извините, это конечно, мало информативно, но просто наболело.

[Владимир Киев]

Попрубуй у коровы, кроме молока, получить хорошее потомство. Если он ПАСЕТСЯ как хочет!

Выбирай.
Корова .......... с быками.
Или 30л. молока в день.
Или ,,,,,,,,,,,,,,,

[LES]

Можно расширить понятие "управление затратами".
Функции управления - планирование, учет, контроль, анализ, мотивация.

Про методы контроля (как пост-, так и пред- на этапе планирования) сказали достаточно. Но ключевые решения (сколько ресурсов будет потрачено и на что) принимаются в процессе составления плана. Контроля ошибочных решений недостаточно.

При выстраивании системы бюджетирования решается - кто имеет права по распоряжению ресурсами, выстраивается система ответственности, определяются показатели управления (например, связанные с затратами) - на них завязывается мотивация менеджеров высшего уровня. Иначе термин "управление затратами" сводится лишь к контролю.

Про классификацию затрат уже говорили. Можно добавить - чтобы связать в единую цепочку план-учет-анализ и отобразить экономическую сущность затрат, возникающих на предприятии, необходимо использовать несколько сквозных справочников - статьи затрат (цель использования ресурса), элементы затрат (сами ресурсы), носители затрат, места возникновения затрат.
Также не обойтись без оптимизации процедур калькуляции себестоимости продукции (особо если характер деятельности - производственный).

Вселенский разум

формируете рабочую группу по поиску "крыс".

Не могли бы пояснить термин?

[Вселенский разум]

Лес, "крыса" - это жаргонизм наиболее точно отражающий сущность ответственных товарищей. путающих "свою личную шерсть с государственной". Прежде всего, такое явлне наблюдается в подразделениях, ответственных за движение и перераспределение материальных потоков, как на входе, так и на выходе. Реже в подразделдениях внутреннего контура (напр. производство), хотя практически равнозначная зона внимания. Третья группа - ремонты. Это вообще бермудский треугольник, т.к проесс сей с трудом (но все же) поддается адекватному и своевременному контролю с упреждением злоупотреблений. Четвертыми идут вспомогательные службы - центры затрат связанные с потреблением услуг непроизводственного характера (мои любимцы - рекламщики\пиарщики\маркетологи и кадровики). И уже пятая группа - самая отвратительная из породы офисных грызунов - "кроты" (против реальных кротов ничего не имею). Эти не просто воры - это шпионы и предатели. Люди не просто обворовывающие хозяина или берущие откаты, но и имеющие свой интерес у конкурента.

Если не вести профилактики перечисленных выше явлений, с проведением показательных "расстрелов2 никакие меры по управлению затратами не принесут желаемого результата в полной мере.

[Елена И.]

2 Вселенский разум

У меня есть пожелание:

Неприятно читать такой "жаргон"

Не затруднит на форуме его не употреблять?..

Мерси

[Вселенский разум]

Елена, затруднит. Потому, что это профессиональный жаргон, такой же, как «быки» и «медведи» (или как там у биржевиков?), хотя и пришедший несколько из иных сфер. ;-) Можно конечно называть их корумпированными должностными лицами, но это слишком длинно. А как известно, именно длина терминов и определений, используемых в управленческих коммуникациях, свела на нет все японские достижения конца 30х - середины 40х. Однако, чтобы не травмировать неподготовленного читателя, я не добавляю в описание указанных индивидуумов сочной и яркой эмоциональной окраски. В то же время, считаю, что определение носит ясную ассоциативную нагрузку и вместе с тем не нарушает общепринятых норм общественной морали и деловой этики.

Плавно переходя к теме обсуждения могу сказать, что одним из источников финансирования безусловно является последовательная работа в области обеспечения экономической безопасности и вскрытия внутренних резрвов.

[LES]

2Вселенский разум.
Спасибо, обстоятельный ответ.
Термин жизненно-понятный, интересовали особенности его применения в экономической сфере .

Третья группа - ремонты. Это вообще бермудский треугольник, т.к проесс сей с трудом (но все же) поддается адекватному и своевременному контролю с упреждением злоупотреблений.

Ага, товарищи специфические...
Какая практика Вам кажется более обоснованной - централизованные закупки на предприятии через МТС, или ремонтники имеют право самостоятельно закупать специфическую номенклатуру?

[Cedric]

To: Вселенский Разум
(мои любимцы - рекламщики\пиарщики\маркетологи и кадровики).

Можно поинтересоваться, чем вызвана любовь именно к данным категориям??

[Вселенский разум]

Седрик, отношения указанных проф. групп можно сравнить с отношениями религиозных сект с титульными конфессиями.
Их методы непонятны, цели расплывчаты, результаты не очевидны и требуют денег, на любые претензии органов надзора (финики, например) реагируют болезненно. :-)

2 примера.
1. Маркетологи продвигали БРЭНД. Даже не посвященному человеку было ясно, что он просто не воспринимается покупателями (притом что продукт качественный). Денег было вбухано в него немеряно. ФОТ рекламно-маркетинговых ребят не снился даже успешным сэйлзам и тем же финикам. Пытаемся оценить эффект от этой бури в стакане воды - пеняем директору подразделения, что мол, скромнее надо быть или советуем не продвигать "снег зимой" (хотя на селе - это реальный бизнес). Получаем ответ - вы не маркетологи, поэтому не учите нас работать. Ссылаемся на результаты , в ответ обвинения в узости мышления. В итоге через пару месяцев после увольнения гл. маркето-рекламщика бренд загнулся, у компании появилась оборотка, а затем и прибыль от линеек обычных продуктов. Это об управлении затратами...
2... упс, пока писал забыл , что конкретно хотел написать во втором примере. Наверное про кадровиков... позже допишу.

Какая практика Вам кажется более обоснованной - централизованные закупки на предприятии через МТС, или ремонтники имеют право самостоятельно закупать специфическую номенклатуру?

О втором варианте слышу впервые. С какой стати? Нужен жесткий контроль со стороны фин. служб дефектовки, списания материалов в ремонт и дефектованных деталей в лом (как на стрельбище стреляные гильзы считают), выполнения нормативов по труду.

[LES]

О втором варианте слышу впервые. С какой стати? Нужен жесткий контроль со стороны фин. служб дефектовки, списания материалов в ремонт и дефектованных деталей в лом (как на стрельбище стреляные гильзы считают), выполнения нормативов по труду.

Рем. службы (механик, электрик, кип) в силу специфики закупаемой номенклатуры (сложные инженерные изделия) на некоторых предприятиях закупаются самостоятельно.

Доводы:
МТС не компетентно в подобной номенклатуре (не может осуществить контроль качества), не знает этот рынок (механик сам знает где лучше купить). Ремслужба вынуждена выделять для МТС своих людей.
В случае наличия собственного бюджета закупок - ремслужба может оперативно перераспределять статьи закупок в соответствии с аварийной потребностью.
Самостоятельно осуществляя договорные отношения ремслужба может управлять поставками непосредственно под график поведения ремонтных работ.

Сосбтвенно, я и хотел узнать подробнее особенности контроля в подобном случае и в случае централизованных закупок...