Маразмы при внедрении процессного подхода (ужастик)

[Маргарита]

На одном довольно крупном продвинутом внешне предприятии встретила такую картину:
1. Процессы прописываются снизу-вверх или одновременно по всем уровням. Естественно входы-выходы не совпадают, работы дублируются в разных бизнес-процессах. Взаимные ссылки на другие процессы потрясают своим количеством и запутанностью.
2. Нотация не позволяет видеть на схемах входы-выходы. Ключевая роль отдается перечню участников на каждом этапе. У меня ушла куча времени на то, чтобы из стопы регламентов собрать единую связную модель (самое смешное, ее не примут к утверждению, так как титанический труд по описанию в существующем бардачном но уже утвержденном виде будет брошен коту под хвост - а инициаторы еще сидят в своих креслах ). Мне аж страшно смотреть, сколько времени уходит на описания и согласования из-за отсутствия единой структуры процессов.
3. Отсутствует элемент бизнес-процесса, позволяющий видеть управление процессом. В одну кучу завязаны документы, участвующие в документообороте и методики выполнения отдельных работ.
4. Кейс-средство не позволяет делать отчеты кроме встроенного стандартного и вообще подвисает каждые 2 минуты (его стоимость, к сведению больше 100 000 $). Моя просьба сформировать матрицу распределения ответственности по подразделениям вызвала удивление.
5. Методологи имеют огромную власть, разумные аргументы простых смертных считают отговорками и элементом сопротивления изменениям.

Обо всем здесь не написать... но ма-мо-чки...

Это я так. Даже не для обсуждения. Пришла в голову мысль собирать подобные маразмы с других предприятий. В диссертацию свою отдельным пунктом вставлю Если у кого в загашнике имеются, пишите.

Кстати, страшно сказать, кто эту компанию консультирует. Это ж надо...


П.С.: Хороший форум раньше был. Жаль его, родной практически.

[Геннадий]

А у инициаторов описания конечная цель описания БП какая??? Кажется Вы Маргарита - идеалист

[Маргарита]

Официально цель не заявлена. Вероятнее всего, предполагалось снижение затрат за счет реинжиниринга.

Местами я действительно идеалист. Но здесь речь об элементарном профессионализме и даже о здравом смысле

[Геннадий]

Здравый смысл - срубить по-больше капусты с глупого заказчика!!! Профессионализм определяется суммой срубленной капусты!!!
Снижение каких затрат, на сколько и когда по времени???

[Маргарита]

Нет целей, Геннадий. Если Вы об этом.
Запишем это шестым пунктом в представленный перечень... или лучше первым

[Observer]

Вообще интересно было бы почитать, кстати. Типа "что есть быть консультантом (в ИТ, например)". ))
Маргарите спасибо за идею и текст, авторам подобных очерков - готовность послушать.

[ANTON_SOX404]

Кстати, страшно сказать, кто эту компанию консультирует. Это ж надо...

Давайте угадаю? ;) Наверное...наверное...это кто то из Big4, угадал?

[Геннадий]

Маргарита, поверьте опыту мудрейших методологов. Поверьте также тому что на западе есть предприятия которые внедряли данным инновации а также получали вполне ощутимый результат. Смысл в том что не каждый методолог воспринял правильно и правильно интерпретирует опыт (чужой опыт, в основном из книг) на Вашей болезни (предприятие).

Вывод: определитесь в двух вопросах:
1-является Ваш консультант представителем западного опыта и как он его получил. Существует нормальная практика отбора консалтера по его послужному списку.
2-какие цели Вы как компания желаете решить с помощью консалтера. Исходя из прагматического расхода посчитайте скока стоит это сделать своими силами и скока с консалтером. Если выгодно - берите консалтера.

Но, думаю, уже поздно думать о стартовых проблемах...щасс думайте как это произошло, какие шаги привели Вас в эту ситуацию и т.д. Нушен полный системный взгляд.

[Маргарита]

Я тут человек маленький (и скромный), на другие задачи пришла. Даже при большом желании с запущенной махиной уже не справиться.
Пребываю в полном отчаянии (это о личном), ибо не могу работать корявым инструментом, а самой подправить его возможности не вижу. То ли уходить (менять место работы 2 раз за полгода), то ли закрыть глаза и получать свои деньги (очень даже приличные). Эх, не могем так - энтузиазизм нужен. Но это лирические отступления.

Уважаемые, давайте собирать библиотеку маразмов в управлении (а я под шумок статейку напишу... или книжку маленькую (душа просит)).

Консультировали действительно те самые

[eliferov]

Маргарита!
1. А Вы преждем чем ввязываться в "это" не выясняли, что есть в компании?
Мне приходилось иногда и отказываться от заманчивых предложений.
2. Типичный случай, когда "хвост виляет собакой". Цитата из проф Шеера: "Подстраивать программный продукт под компанию сложно и дорого. Гораздо проще компании подстроиться под продукт" (интервью то ли "Эксперту" то ли "Секрету фирмы") - No comment
С уважением Виталий.

[viktor]

Коллеги!
Кто себя сейчас называет "методологом"? Это синоним консультанта по процессному подходу?
Слово "методолог", как известно, имеет у нас свою, весьма неординарную историю. Нынешние "методологи" что-то взяли содержательное от прежних? Там было много интересного.

[Евгений]

Цитата из проф Шеера: "Подстраивать программный продукт под компанию сложно и дорого. Гораздо проще компании подстроиться под продукт" (интервью то ли "Эксперту" то ли "Секрету фирмы")

Глупость сморозил этот проф. Шеер.

[eliferov]

Этот проф. Шеер - отец и основатель IDS Sheer (ARIS).
Точная цитата: "Моя общая рекомендация - лучше приспособиться к программе, потому что любая адаптация программного обеспечения обходится очень дорого". (интервью для журнала "Секрет фирмы" № 23 2003 г. (15 дек. - 28 дек) стр. 84.
Специально сделал себе вырывку из журнала. ;-)))
С уважением Виталий.

[Геннадий]

Этот проф. Шеер - отец и основатель IDS Sheer (ARIS).
Точная цитата: "Моя общая рекомендация - лучше приспособиться к программе, потому что любая адаптация программного обеспечения обходится очень дорого". (интервью для журнала "Секрет фирмы" № 23 2003 г. (15 дек. - 28 дек) стр. 84.
Специально сделал себе вырывку из журнала. ;-)))
С уважением Виталий.

Возможно это слова вырваны из контекста...
Скажем, в контексте документооборота ERP-системы лучше идти по опыту программы чем своим умом доходить .... да и не только документооборота

[Маргарита]

Моя маленькая победа. После года "внедрения процессного подхода" народ таки пошел на переговоры о создании единой модели бизнес-процессов. Не знаю, что из этого получится. Но с важным видом буду выступать в роли внутреннего консультанта.

Виктору:
про методологов. пробелы - одни пробелы и в методологии и в умах ее хранителей.

Елиферову:
О том, как строится система управления в деталях действительно заранее не поинтересовалась. Мне и в голову не пришло, что может быть "так" на "таком" предприятии. В тот момент думала о гонорарах, стыдно признаться.
Зато, каким героем буду чувствовать себя, если получится что-то изменить.

[eliferov]

Полностью всю страничку набивать лениво, но в контексте речь идет о применении программного продукта Aris для описания БП.
Я не консерватор, но когда мне консультанты приносят "референтную модель для телекоммуникаций", явно содранную с банковской сферы, с остатками той терминологии, то и я зверею.
С уважением Виталий.

[Visco]

Маргарита, какой инструмент идеально подошел бы Вам для описания БП ?
Вы получали из него автоматически матрицу распределения ответственности по подразделениям ?
Спасибо.

[Маргарита]

Писала-писала сообщение - вместо правки очепятки совсем все удалила. Дубль два:

Основная идея: считаю, что любое кейс-средство должно быть способно генерить отчеты (именно такие, которые требуются, а не те, которые зашиты в систему). Так как в основном работала с BPwin, "привыкла к хорошему" и ожидаю того же от другого ПО.
Мне кажется, Арис - еще цветочки. Тут все хуже - цена пакета почти того же порядка, а функциональность чуть больше чем у одной маленькой части Визио. Веду записи о том, что есть и какие изменения происходят. Интересно, это кроме меня кому-нибудь будет интересно?

[Visco]

Маргарита !
Насчет генериния отчетов в BPWine (он же AllFusion, насколько я понимаю). Есть желание повернуть обсуждение в несколько техническое русло (какие отчеты, как, для чего). Как Вы думаете, это будет уместно в рамках этой ветки (все-таки Вы ее начали ) или перейдем в личные сообщения ?
Спасибо.

[Маргарита]

это правда тема немного другая. Лучше отдельную ветку. Организуете? Если можно, свой интерес прокомментируйте: Вам чужое видение возможностей отчетов для чего?

[Luca]

Насчет генериния отчетов в BPWine... (какие отчеты, как, для чего). ... это будет уместно в рамках этой ветки (все-таки Вы ее начали ) или перейдем в личные сообщения ?

Я бы предложил здесь! :-) Искренне интересуюсь, к каким отчётам в BPwin`е можно привыкнуть, как к удобным?

[viktor]

Маргарите

Поздравляю с "маленькой победой". Насколько понимаю, работать вам предстоит все же с тем пакетом, который есть? Если не секрет, под какую "идеологию" он заточен? А для построения "единой модели бизнес-процессов" вам с целью придется определяться. Какая цель, такая и модель.

[Маргарита]

Победа перенесена на неопределенный период... народ празднует, как оказалось.
Цели - первое, за что примемся, безусловно.

Про вопрос об отчетах:

эх, погибнет тема моя по сути.

Что было нужно мне (отчеты по-топорному делала в табличной форме, шаблоны готовых документов так и не сообразила как делать, хотя, говорят, настроить не сложно):
- Отчет для создания "Положения о подразделении" - набор функций (бизнес-процессов), регламентирующих документов, входов-выходов (полномочия и ответственность), показатели и т.д.
- Отчет для создания ДИ - аналогично положению о подразделении, добавляется конкретика (например, с кем контактирует (механизмы БП-поставщиков и клиентов)
- Единая матрица распределения ответственности - функции, должности, роли (у меня там своя настройка атрибута бизнес-процесса, как это у остальных называется не знаю)
- Отчет по документообороту – документ (вход-выход), ответственный, срок и т.д. в зависимости от конкретных целей
- Отчет по ролям (нужно было для написания доверенностей - кто имеет право подписи каких документов) - должность, роль (делаем выборку по роли "подписывает"), выход и т.д в зависимости от потребности
- Отчеты по параметрам бизнес-процессов во всем разнообразии (анализируемый критерий ставим в первую колонку отчета, потом делаем выборку). Сейчас пытаюсь вспомнить, что делала: например, нужна была возможность получить перечень документов, информация из которых переносится в ИС. Но с последним у меня были проблемы, т.к. практически все время использовался только базис IDEF0, игнорировала остальные две нотации, предложенные BPwin (каюсь, но как-то приспособилась).



Все сразу вспомнить не могу. Главная идея – отчеты часто требуются нестандартные – в зависимости от цели. А вдруг, например, нам понадобится сделать срез всех функций планирования по всем плановым периодам в бизнес-процессах (для проекта пересмотра планово-учетной системы). Не из каждой модели такой отчет получится. Это станет возможным только если в самом начале создан соответствующий атрибут, либо если нарезаем мы процессы только по PDCA циклу (тогда и отчет не нужен – смотри себе на бизнес-процесс и анализируй).

Вот сейчас все это пишу и понимаю самобытность моего подхода к моделированию. Я ведь кучу атрибутов создавала дополнительно – специально для того, чтобы по ним потом отчеты строить.

уф, написала, что успела, прошу прощения, что немного сумбурно. Работать пошагаю уже

[Visco]

Маргарита !
Да, я еще помню цель ветки, которую Вы задумывали, ее создавая - сборник маразмов при внедрении, но Ваш последний пост расцениваю как разрешение ))
Итак, пользуясь BPWinом сталкиваюсь вот с чем:
практически невозможно сразу отдать любой из стнадартных отчетов "в народ" в виде должностных инструкций или прочих нормативных документов. Пробовал неоднократно - реакции разные, но в основном
они отличаются от тех, когда отдаешь "обработанный" документ.
Допустим, описали "TO BE" процесс, делаем Diagram Object report, включаем там Number, Name, Definition, пару UDPшек. Крайне тяжело понять смысл без картинки. Очередность не всегда та, которую хочешь или вообще без пояснений, заменяющих стрелочки не устанавливается,
ну а про идеальную ситуацию - указал должность и получил должностную инструкцию можно только мечтать.
Пока давайте остановимся на этом.
Спасибо.

[Маргарита]

Visco

Может я ошибаюсь, но кажется у Рубцова в Идеф-Докторе были настройки по получению таких отчетов. Мои коллеги прописывали макросы в самом бпвине (мне стащить не удалось). Поэтому не такая уж это идеально-недостижимая ситуация.

У меня с очередностью проблем не было. Надо конкретно смотреть, что Вы имеете в виду. В программе множество путей создания отчетов, может мы разными пользовались?

Я не имела в виду готовые формы документов. Я говорила именно об "отчетах" - сгруппированных по определенному принципу данных созданной модели.

[Visco]

Ну про недостижимость эт я для красного словца.
Как там было "индукция-дедукция, нужна готовая продукция".
Я эту задачу решаю обработкой напильником.
Задача в том, чтобы максимально приблизиться от отчета к готовому документу. И количество обработки напильником снизить.
Что Вы делаете со своими отчетами ? Народу отдаете ? В Ворде правите ?
Спасибо.

[Visco]

И еще в догонку.
Можно ссылку на Доктора Рубцова ;) ?
Вы пару раз помянули всуе Visio. Какие впечатления от него ?
Спасибо.

[Маргарита]

Вы тему увели (а может спешили и невнимательно читали), я говорила о невозможности ПО генерить отчеты кроме стандартного регламента БП.

Правлю действительно в Word. Знаю, что можно автоматизировать. К сожалению, у меня такой возможности нет.
Но сделать косметику (шапку добавить) не сложно, главное - чтобы основа была.

Более трудоемко искать "где там у нас это подразделение задействовано" по всем бизнес-процессам вручную.
Понимаете? Я об этом.

[Маргарита]

Визио - хорошая рисовалка. Впечатление как от рисовалки положительное. Ничего плохого сказать не могу. В работе использую крайне редко, в основном для ручной прорисовки специфических схем.
Вот не думала, что уважаемому господину Рубцову промоушен буду делать Не помню точный адрес. Вы задайте в поиске, однозначно на сайт его попадете

[Visco]

Маргарита !
Если я тему и увел - тонеспицяльно , извините.
Вашу мысль и методику я понял. Спасибо.
Нельзя ли чуть более поподробнее, типа "для чайников".
"Для приготовления хороших блинов возьмите три яйца, тщательно взболтайте" ну и так далее.
Как Вы это делаете ?