Как поддерживать регламенты в актуальном состоянии?

[Nadi]

Подскажите, пожалуйста, уважаемые консультанты, как поддерживать регламенты в актуальном состоянии. как бороться с их устариванием? Кто как решает эту проблему?

[Елена И.]

1. После описания ВСЕХ документов, регламентирующих деятельность предприятия, создать Регламент их пересмотра/утверждения/ввод в действие и т.д.

2. Назначить ответственного, кто будет отслеживать их актуальность.

по аналогии с учетной политикой в бух учете - т.е. если ВСЕ составляющие политики остаются актуальными - то пишем приказ, что действует та же самая.
Если нет - утверждаем новую редакцию.

Это позволит регулярно пересматривать действующие положения.

3. Служба внутреннего аудита должна отслеживать Соблюдение действующих регламентов. Выявлять случаи отклонений и (если это оправданно) - готовить предложения по внесению изменения/дополнения в сами регламенты.

[Олешко Виктория]

Тут есть еще одна сложность. Если документов очень много, процесс пересмотра и внесения изменений становится очень трудоемким и может превратиться в настоящую головную боль. И очень часты ошибки – в один документ внесена правка в соответствии с последними изменениями, а в другой – нет. Т.е. документы рассогласовываются. У себя мы решили эту проблему следующим образом: документы готовили не в Word, а генерировали из модели бизнес-процессов компании. В этом случае меняешь что-то в модели и запускаешь перегенерацию всех затронутых документов. Мы для себя свою систему разработали на базе Rational Rose и Rational Soda (ПОРЯДОК назвалиJ), но на рынке есть и готовые инструменты моделирования с такими функциями.

[satca]

но на рынке есть и готовые инструменты моделирования с такими функциями.

структурное моделирование?..

[А.Б.]

Из всех методов поддержания актуальности регламентов работает только один - исполнители должны работать по регламенту. В этом случае они сами инициируют изменение регламента, если процесс изменился.

Все остальные способы (внутренний аудит, автогенерация по модели и т.п.) - относятся не к актуальности регламентов, а к обеспечению поиска виноватых и прикрытию чьей-то задницы.

[Олешко Виктория]

структурное моделирование?..

Нет, мы используем скорее объектное, графоориентированое. Работаем в Rational Rose (но дописывали к ней свою программу-настройку). По поводу чужих продуктов сказать точно не могу. Но могу назвать сами продукты - тот же Business Studio, насколько я знаю, дает возможность автоматической генерации документов.

[А.Б.]

Но могу назвать сами продукты - тот же Business Studio, насколько я знаю, дает возможность автоматической генерации документов.

Дело в том, что любое современное средство моделирования процессов имеет функции автоматической генерации документов. Это и ARIS, и Casewise, и упомянутая Business Studio и многие другие.
Но повторюсь еще раз: это не относится к поддержке актуальности регламентов. Просто ответьте себе хотя бы на 2 вопроса:
- Кто инициирует у вас изменения в модели, вызывающие генерацию нового регламента?
- Как гарантируется использование нового регламента исполнителем процесса?

[Олешко Виктория]

Из всех методов поддержания актуальности регламентов работает только один - исполнители должны работать по регламенту. В этом случае они сами инициируют изменение регламента, если процесс изменился.

Все остальные способы (внутренний аудит, автогенерация по модели и т.п.) - относятся не к актуальности регламентов, а к обеспечению поиска виноватых и прикрытию чьей-то задницы.

Александр, не могу с Вами согласиться. Я написала о решении конкретной технической проблемы - как оперативно вносить изменения в большое количество документов. Что касается внутренних аудитов (речь идет, как я понимаю о моем посте на другой ветке форума), то их мы используем исключительно для контроля - работает регламент или нет. Если нет - возможны 2 варианта:
1) что-то не так в регламенте, и нужно внести в него изменения;
2) с регламентом все ОК, но сотрудники исполнять его не могут или не хотят. Соответственно, нужно проверить: 1) ознакомлены ли сотрудники с регламентом, есть ли у них все необходимые знания? 2) есть ли у сотрудников все необходимые ресурсы для выполнения регламента? 3) если оба варианта не подходят, то речь, скорее всего, идет просто о нежелании исполнять регламент. Тогда встает вопрос об изменениях в системе мотивации и/или о соответствии сотрудника занимаемой должности.
Что же касается инициации изменений регламента со стороны сотрудников - здесь согласна полностью. Мы для этого запустили процедуру подачи рацпредложений.

[Тишкин Михаил]

Из всех методов поддержания актуальности регламентов работает только один - исполнители должны работать по регламенту. В этом случае они сами инициируют изменение регламента, если процесс изменился.

Все остальные способы (внутренний аудит, автогенерация по модели и т.п.) - относятся не к актуальности регламентов, а к обеспечению поиска виноватых и прикрытию чьей-то задницы.

А если исполнители не работают по регламенту. Точнее нарушает один или несколько пунктов - типа так удобнее.
Как отследить нарушение и кто отвечает за это отследить?

[А.Б.]

А если исполнители не работают по регламенту. Точнее нарушает один или несколько пунктов - типа так удобнее.
Как отследить нарушение и кто отвечает за это отследить?

Не люблю абстрактных рассуждений. В каждом конкретном случае надо разбираться: а вдруг так действительно удобнее и выгоднее для компании? А вдруг аналитик, рисовавший схему процесса чего-то недопонял или вообще поленился разбираться?
Регламент не может быть догмой. Ведь даже в стандарте ИСО 9000 написано, что "стандарт не поваренная книга".

[Елена И.]

А если исполнители не работают по регламенту. Точнее нарушает один или несколько пунктов - типа так удобнее.
Как отследить нарушение и кто отвечает за это отследить?

- непосредственный руководитель
- все лица, прямо или косвенно связанные с этим процессом
- служба внутреннего аудита