Как быть с заведением документов в бух.учете "задним" числом?

Столкнулась с извечной (я думаю) проблемой:

Я хочу сделать такую схему: Данные бухгалтерского учета ежеНЕДЕЛЬНО копируются в базу Управленческого учета 1С, где правятся в соответствии с нужндами предприятия.

ПРОБЛЕМА в том, что (как это часто бывает) в бухгалтерии возможно заведение документов "задним" числом.

Т.е. документы поступили в бухгалтерию на второй неделе месяца, а они заводят Первой неделей.

А экономисты уже Откопировали себе ВСЕ проводки по первой неделе.

Соответственно - возникают документы, которые НЕ попали в базу Управленческого учета, т.к. отсутствовали в базе бухгалтерской на момент копирования.


Вопрос: экономисты жалуются - что мол такой вариант им не под силу - потому что кто же будет отслеживать ЭТИ ВНОВЬ ВВЕДЕННЫЕ ДОКУМЕНЬТЫ В БУХГАЛТЕРСКУЮ БАЗУ ЗАДНИМ ЧИСЛОМ?

Я размышляю так: Теоретически, нужно в 1С ставить "запрет" заведения документа задним числом - а когда это необходимо, то делать это через глав. буха - которая сразу их выделяет и "перебрасывает" (копирует) в базу управленческую (экономистам).


Но..........................Мне пытаются сказать, что никто этим заниматься не будет, что внутри месяца у бухгалтеров все по 10 раз меняется и что заниматься такой катовасией сложно. (что мол теория - теорией, а на практике получатся сплошные сбои)

Ваше мнение? Может быть кто-то уже смог решить данную проблему?

Елена, это не ваш вопрос - а вопрос к программиссттам.
Если есть возможность вносить исправления задним числом - то при переброске в другую базу данных программа должна проверять соответствие одной базы и другой. У каждого документа наверняка свой уникальный номер - вот по этому номеру и сравнивать параметры документа в двух базах и потом вносить исправления в базу управленческого учета. Это в теории - в случае, если один документ дает одну проводку с одним числом.

В жизни 1с наверное могут существовать документы с большим количеством строк, которые генерируют массу проводок.
Для таких документов нужно будет проверять каждую строку.
В принципе - нормальная задачка для нормального программиста.

Удачи.

Цитата:

---

Сообщение от Елена И.

Столкнулась с извечной (я думаю) проблемой:

Я хочу сделать такую схему: Данные бухгалтерского учета ежеНЕДЕЛЬНО копируются в базу Управленческого учета 1С, где правятся в соответствии с нужндами предприятия.

ПРОБЛЕМА в том, что (как это часто бывает) в бухгалтерии возможно заведение документов "задним" числом.

Т.е. документы поступили в бухгалтерию на второй неделе месяца, а они заводят Первой неделей.

А экономисты уже Откопировали себе ВСЕ проводки по первой неделе.

Соответственно - возникают документы, которые НЕ попали в базу Управленческого учета, т.к. отсутствовали в базе бухгалтерской на момент копирования.


Вопрос: экономисты жалуются - что мол такой вариант им не под силу - потому что кто же будет отслеживать ЭТИ ВНОВЬ ВВЕДЕННЫЕ ДОКУМЕНЬТЫ В БУХГАЛТЕРСКУЮ БАЗУ ЗАДНИМ ЧИСЛОМ?

Я размышляю так: Теоретически, нужно в 1С ставить "запрет" заведения документа задним числом - а когда это необходимо, то делать это через глав. буха - которая сразу их выделяет и "перебрасывает" (копирует) в базу управленческую (экономистам).


Но..........................Мне пытаются сказать, что никто этим заниматься не будет, что внутри месяца у бухгалтеров все по 10 раз меняется и что заниматься такой катовасией сложно. (что мол теория - теорией, а на практике получатся сплошные сбои)

Ваше мнение? Может быть кто-то уже смог решить данную проблему?

---

Что значит «никто этим заниматься не будет»? не хотят – заставим (с).

Но, имхо, перед этим нужно провести предварительную подготовительную работу на предприятии, а именно: построить правильный график документооборота. Все лица, которые ответственны за здачу документов в бухгалтерию должны сдавать документы, которые свидетельствуют о проведении хоз. Операции до конкретной даты (например до 11 часов утра понедельника). Далее необходимо проанализировать процессы, которые происходят внутри бухгалтерии. Узнать, может ли бухгалтерия правильно обработать определённое количество документов до определённой даты. Если нет – по возможности оптимизировать этот процесс.

После того, как вы проведёте такую работу, и убедитесь, что она даёт результаты, можно пробовать закрывать доступ на изменение проводок в базе еженедельно.

Имхо так вы сможете минимизировать искажение еженедельной бухгалтерской информации для целей управленческого учёта.

Елена, могу предложить след решение этой проблемы: бухгалтерия оставляет один, а может и не один, "пустой" (т.е. без первичной информации) день (ксати можно выходной день), вы выгружаете информацию задавая период, а затем если поступают документы задним числом, то они вводятсяв эти самые оставленные "пустые" дни, а затем их выгружаете.

Елена, аналогичной проблемы не было, но была в чем то похожая (правда решалась не в 1с). Была задача отслеживать исправления по налоговой базе и налоговым начислениям/расчетам для сбора налоговых деклараций. Если исправления проходили в следующем периоде за прошлый – необходимо было изменения отражать в корректировочных декларациях. Задача решалась добавлением аналитики/сегмента (в 1с по-моему субконто) - учетный период за который проводятся корректировки. Этот аналитический признак можно и разместить просто на ХО. В этом случае у вас будет инструмент для сортировки информации по периодам. Своих разработчиков Вы можете попросить, сделать расширение которое автоматически бы заполняло данную аналитику (текущий открытый учетный период) а по желанию пользователи могли бы указать иной признак (период за который производиться корректировка).
Заодно облегчите сбор налоговой отчетности)

Елена!
На мой взгляд, Ваш вопрос - чисто технический.
1. В БД существует такой механизм как репликация - автоматическое отслеживание изменений в интересующих таблицах и воссоздание их в другой БД.
2. Если то, как обрабатывают данные поддается алгоритмизированию, то можно прямо "на лету" собирать любой Olap кубик из 1с таблиц для принятия управленческих решений.
3. В самой 1С есть механизм УРДБ - управление распределенными базами данных.

Поговорите с вашими программистами.
Вобщем, если какой-то из вариантов Вам кажется правильным - пишите, можно будет расширить :)

Елена, а у Вас управленческий учет строится на основании бухгалтерских данных?
На нашем предприятии (мы тоже в 1С работаем) все документы заводятся оперативно (на местах) и проводятся по управленческому учету почти день в день. а бухгалтерия занимается этими документами только когда им это на бумаге приносят (примерно неделя).

Цитата:

---

Сообщение от davud

Елена, а у Вас управленческий учет строится на основании бухгалтерских данных?
На нашем предприятии (мы тоже в 1С работаем) все документы заводятся оперативно (на местах) и проводятся по управленческому учету почти день в день. а бухгалтерия занимается этими документами только когда им это на бумаге приносят (примерно неделя).

---

Могли бы Вы поподробнее описать техническую сторону?

Правильно ли я поняла, что у Вас существует две базы 1С:бухгалтьерия. Документы сначала заводятся/создаются в базу у/у, а потом - передаются в бухгалтерию на бумажных носителях, где проводятся уже базе 1С:бухгалтерия "бух.учет" еще раз?

Не совсем так.
1С как единая инф. система у нас одна. (это не бухгалтерия, а Управление производственным предприятием).
На местах сотрудники (и снабжение, и продажи и производственные подразделения) оформляют документы и указывают вид учета "Управленческий".
потом на бумаге несут в бухгалтерию, те смотрят, что по УУ документ проведен и проводят его с видом учета "Бухгальтерский". Таким образом опреации попадают через УУ в БУ.
к сожалению не знаю насколько это позволяет 1С Бухгалтерия.

davud, у Вас восьмерка?

т.е. получается, что менеджеры завели документ в у/у, потом отнесли документ в бухгалтерию -те проверили и в ТОТ же самый документ в программе просто поставили галочку "бух учет" (ну может что-то изменили из аналитики - это уже не суть)

я к чему веду: т.е. первичный документ только Один раз заносится в базу?

Да, так и получаетсЯ. документы заносятся в базу 1 раз.
Будь то поступление, реализация ...... Менеджер завел документы в систему, распечатал, собрал нужные подписи и передал документы в бухгалтерию. бухгалтерия их посмотрела, что надо исправила.
И да, у нас восьмерка УПП

Цитата:

---

Сообщение от davud

И да, у нас восьмерка УПП

---

Мы тоже сейчас рассматриваем вариант ее внедрения.

Посмотрела на форумах: люди много ругаются, что она глючит, "теряет" документы, иногда не выводит отчеты, не ставит сальдо и проч. радости

А какое у ВАс впечатление от использования УПП?

УПП хорошая тема, если есть нормальный программист и люди, которые в ней будут работать. Она позволяет всети и УУ, БУ, бюджетирование.
тут от организации процесов и от компании зависит.
На нашем предприятии решили ее не использовать, т.к. она не подходит к нашему производству (а оно очень запутанное).

Проблема техническая, решается просто:

1) По ДС - нет перепроводок.
2) в БУ (1С) запрет на перепроводку первички старше 1 недели.
3) в УУ раз в неделю копируются ВСЕ документы из БУ. При этом старые проводки и документы стираются, новые проводятся заново.

Итого:
Все перепроведения/удаления отражаются и в УУ, и в БУ.

Импорт запускается ночью, занимает 3 часа.

Елена,
Я внедрял решение, похожее на то о чем говорит davud. Только мы использовали не УПП, а самостоятельно разработанное решение на платформе "1С Предприятие 8.0". УПП после тщательного анализа отклонили в силу его тяжеловесности, низкой надежности и большого количества требуемых доработок под специфику.

Это - единственно правильное системное решение. Но для его реализации надо сломать "бухгалтерское восприятие" учета операций. В нашей системе учет ведется не в бухгалтерии и даже не в УУ, а по-операционно по месту возникновения данных.

Цитата:

---

В нашей системе учет ведется не в бухгалтерии и даже не в УУ, а по-операционно по месту возникновения данных.

---

Значит БУ ведется отдельно и независимо?
Т-е весь учет ведется дважды: сначала докумет вводят ручками в УУ, потом ручками в БУ?

Цитата:

---

Сообщение от Green Hamster

Значит БУ ведется отдельно и независимо?
Т-е весь учет ведется дважды: сначала докумет вводят ручками в УУ, потом ручками в БУ?

---

Откуда такой вывод? Особенно про "ручками"?
В данном конкретном случае документы при проведении порождают изменения в регистрах УУ. На основе регистров УУ в бухучете автоматически формируются проводки - с запуском по расписанию или по необходимости.
Ввод/изменение документов задним числом возможны в течение 5 дней, затем тоже можно, но допуск только у одного квалифицированного сотрудника. Все изменения фиксируются, мониторятся и анализируются.
Практика показала, что когда установили жесткий контроль и персональную ответственность за ввод/изменение документов - число изменений резко сократилось. То есть, у сотрудников пропала возможность списать свое разгильдяйство на "смежников" или "неработавший компьютер". Для тех кто работал ответственно ничего не изменилось, те кто не хотел - или ушли или вынуждены были перестроиться.

PS. Не думал, что надо будет объяснять такие элементарные вещи.

Так бы и написали, "система двойного учета".

Тоже вариант.
Но периодическая трансляция проще реализуема и гораздо дешевле в обслуживании.

Цитата:

---

Сообщение от Green Hamster

Так бы и написали, "система двойного учета".

---

Откуда такой вывод?
Если документ попадает в систему 1 раз, а дальше обрабатывается по стандартным наборам правил?

Вы дорогой товарищ, если уж не не читаете что я пишу, хотя бы возьмите на себя труд читать то, что сами пишете. А то какой то цыганский шум за сценой получается.
:)

Цитата:

---

Сообщение от Александр Болдин

Практика показала, что когда установили жесткий контроль и персональную ответственность за ввод/изменение документов - число изменений резко сократилось.

---

Одним из факторов, который нельзя исключать - это что люди Перестали изменять что-то, даже находя ошибки, уточнения, недочеты - именно из-за сложности и неприятия внесения изменений.

Теоретически возможно, что т.о. можно получить даже больше ошибок..

Как снимается этот риск?

Изменения - больная тема всех систем.
То, что меняется редко - можно сваливать на администраторов.
То что меняется часто (например ошибаются в каждой 10-й выписке) - создайте станд. процедуру изменения и заставьте всех выучить, чтобы не дергали админов каждый раз.

Цитата:

---

Сообщение от Елена И.

Одним из факторов, который нельзя исключать - это что люди Перестали изменять что-то, даже находя ошибки, уточнения, недочеты - именно из-за сложности и неприятия внесения изменений.

---

Управленческий учет - это система критериев, при настройке которой надо балансировать между жесткой регламентацией критичных действий и свободы выбора там где регламентировать невыгодно.
Если у вас оператор ошибается в каждой второй платежке - неужели вы и дальше будете держать такого сотрудника? Не верю :-)
Определите перечень критичных документов и закройте их для изменений. Все остальное пусть правят сколько душе угодно ... но там все равно надо контролировать - другими методами. Ведь +10 гаек в каждой из 1000 расходных накладных равносильно +10000 гаек в 1 счете...
:)