Кто "привязывает" платежи в учетной системе?

Возник вопрос по управлению дебиторкой: для того, чтобы видеть не только свернутую цифру по контрагенту, но и иметь оперативную информацию в разрезе счетов/накладных с данными, позволяющими планировать погашение (фактические сроки оплаты, критичность просрочек по суммам и срокам и тд) необходимо, чтобы кто-то привязывал входящие платежки к соответствующим выставленным счетам.

Сейчас это делают менеджеры по продажам. Аргументируется это тем, что это они должны контролировать оплаты от своих клиентов, и они же имеют контактные данные для того, чтобы уточнять, за что именно пришел платеж, если не вся необходимая инфа указана. Но кроме банковских платежей есть взаимозачеты, есть возвраты продукции по рекламациям, есть платежи по факторингу, приходные кассовые ордера - то есть часть операций, связанных с уменьшением дебиторки, проводится в учетной системе бухгалтерами.

Интересно, у кого как организована подобная работа? Меня смущает, что при описанной организации нет единого центра, с которого можно требовать всю необходимую информацию, а когда отвечают все по чуть-чуть, по факту не отвечает никто. Или это лишь проблема жесткости конроля исполнительской дисциплины?

По идее, все должна делать бухгалтерия.

Смотрите.
Чтобы разбираться в чём то, то нужно видеть хотя бы цвета. Сложного ничего нет. Есть оттенки олицетворяющие эти цвета.
Деньги. Они пахнут. Они разного цвета. Они разного достоинства. Разной принадлежности. Разной конвертируемостью и покупательной возможности.
Люди.
Они тоже разной принадлежности, разного цвета и тп.
Деньги и люди. Ну почему обезьян не прировнять к людям? Да потому что обезьянам всё равно, что рубли что доллары. Важен эквивалент.
Только вопрос – доллару к банану, или наоборот? :)

Не знаю насколько релевантным будет мой опыт (предметная область – взаиморасчеты с арендаторами коммерческой недвижимости), но поделюсь.
От идеи создания некоего единого центра отказались, дальше будет понятно почему.
На фронт-офис были возложены обязанности по ведению договорного учета , выставлению счетов и формированию соответствующих ежемесячных и разовых начислений (акты выполненных работ).
На бухгалтерию – первичная обработка выписок (разнесение поступлений по договорам и счетам), при этом счет является не аналитикой взаиморасчетов (не все счета оплачиваются одним платежом, более того – несколько счетов могут быть оплачены одномоментно), а лишь некоторым вспомогательным инструментом для отнесения денег на ту или иную номенклатуру бухгалтерии (постоянная или переменная часть).
Далее поступления обрабатывал фронт-офис – дополнял их необходимыми аналитиками (календарный месяц взаиморасчетов, детализация номенклатуры и т.д.)
В результате удалось выстроить некоторую «самоорганизующуюся» систему – при наличии дебиторской задолженности фронт-офис связывается с клиентом и чаще всего оказывается, что клиент неправильно указал назначение платежа (далее понятно – письмо с просьбой зачесть платеж, см. про обработку платежей бухгалтерией)
И наоборот, при возникновении кредиторской задолженности бухгалтерия пинала фронт-офис на предмет наличия необходимых начислений.
Притирка заняла месяца три, результат – вопросов к ИТ-службе вроде «а почему у нас тут цифры не сходятся» стало на порядок меньше.

Сергей, как то это у Вас не очень ...
Возложение обязанностей бэк офиса на фронт офис превращает последний в бэк. Но при этом остаются возможности для фрода. Поэтому я обычно рекомендую учет договоров и биллинг отделить от фронта и подчинить фин.диру.

Цитата:

---

Сообщение от Genn

Сергей, как то это у Вас не очень ...
Возложение обязанностей бэк офиса на фронт офис превращает последний в бэк. Но при этом остаются возможности для фрода. Поэтому я обычно рекомендую учет договоров и биллинг отделить от фронта и подчинить фин.диру.

---

Все договоры типовые (генерятся непосредственно в системе), их количество измеряется четырехзначной цифрой. В скором времени будет внедрена жесткая ценовая политика (пока что обходимся рассылкой информации о существенных изменениях ставок по объектам аренды). Ну и объекты более-менее однородные, любое существенное отклонение сразу вылезет в отчетности.

Цитата:

---

Сообщение от Sergey K.

Не знаю насколько релевантным будет мой опыт (предметная область – взаиморасчеты с арендаторами коммерческой недвижимости), но поделюсь.
От идеи создания некоего единого центра отказались, дальше будет понятно почему.
На фронт-офис были возложены обязанности по ведению договорного учета , выставлению счетов и формированию соответствующих ежемесячных и разовых начислений (акты выполненных работ).
На бухгалтерию – первичная обработка выписок (разнесение поступлений по договорам и счетам), при этом счет является не аналитикой взаиморасчетов (не все счета оплачиваются одним платежом, более того – несколько счетов могут быть оплачены одномоментно), а лишь некоторым вспомогательным инструментом для отнесения денег на ту или иную номенклатуру бухгалтерии (постоянная или переменная часть).
Далее поступления обрабатывал фронт-офис – дополнял их необходимыми аналитиками (календарный месяц взаиморасчетов, детализация номенклатуры и т.д.)
В результате удалось выстроить некоторую «самоорганизующуюся» систему – при наличии дебиторской задолженности фронт-офис связывается с клиентом и чаще всего оказывается, что клиент неправильно указал назначение платежа (далее понятно – письмо с просьбой зачесть платеж, см. про обработку платежей бухгалтерией)
И наоборот, при возникновении кредиторской задолженности бухгалтерия пинала фронт-офис на предмет наличия необходимых начислений.
Притирка заняла месяца три, результат – вопросов к ИТ-службе вроде «а почему у нас тут цифры не сходятся» стало на порядок меньше.

---

Я не про единый центр как что-то физически существующее говорила, как раз примерно про то, что Вы описали: судя по Вашему описанию, рулят процессом все-таки бухи. Так-то у нас тоже менеджеры заводят счета, кладовщики формируют накладные по этим счетам, бухгалтерия выгружает входящие платежки из Клиент-банка. А дальше менеджеры должны привязать их к счетам, и тут постоянно возникают какие-то проблемы. В итоге если спросить отчет по дебиторке у менеджеров и у бухгалтерии, то это будут разные отчеты.

Цитата:

---

Сообщение от Osimka

А дальше менеджеры должны привязать их к счетам, и тут постоянно возникают какие-то проблемы. В итоге если спросить отчет по дебиторке у менеджеров и у бухгалтерии, то это будут разные отчеты.

---

Мне кажется, что одна из проблем - привязка платежей к счету. Счет - это просто требование на оплату, которая может быть, а может и не быть. Попробуйте выбрать другую аналитику для взаиморасчетов (ту же накладную, например).

Цитата:

---

Сообщение от Osimka

В итоге если спросить отчет по дебиторке у менеджеров и у бухгалтерии, то это будут разные отчеты.

---

А не надо спрашивать отчет по дебиторке у менеджеров. С менеджеров надо спрашивать достижение целевого DSO по отчету, который готовит бухгалтерия.

Цитата:

---

Сообщение от Genn

А не надо спрашивать отчет по дебиторке у менеджеров. С менеджеров надо спрашивать достижение целевого DSO по отчету, который готовит бухгалтерия.

---

Проблема как раз в том, что на данный момент дебиторка анализируется в свернутом виде, то есть управление носит как бы реактивный характер (мало денег - а давайте соберемся по дебиторке?, а что там у нас с просрочкой?), предоставляемые отсрочки платежа не имеют под собой жесткой основы, так как предприятие использует их (и предоставление скидок) как способ даже не роста, а просто обеспечения продаж. Именно для того, чтобы иметь возможность анализа и выстраивания какой-либо системы, этот вопрос я и поднимаю сейчас.

При отражении выписок в учете бухгалтер должен "привязывать" оплату к выставленному счету (или сч/ф, накл., акту выпол. работ).
Самая минимальная аналитика, как правило, включает: контрагент, договор, документ. Можно расширить аналитику до инициатора / менеджера договора и т.п. Это позволит анализировать дебиторку в разрезе ответственных лиц.

Цитата:

---

Сообщение от Osimka

Проблема как раз в том, что на данный момент дебиторка анализируется в свернутом виде, то есть управление носит как бы реактивный характер (мало денег - а давайте соберемся по дебиторке?, а что там у нас с просрочкой?), предоставляемые отсрочки платежа не имеют под собой жесткой основы, так как предприятие использует их (и предоставление скидок) как способ даже не роста, а просто обеспечения продаж. Именно для того, чтобы иметь возможность анализа и выстраивания какой-либо системы, этот вопрос я и поднимаю сейчас.

---

Дебиторка чаще всего и анализируется свернуто. Анализ на уровне оплаты инвойсов - это один из элементов, не обязательно самый первый.

Обеспечение продаж - как раз нормально. А вот способ роста - не нормально, опасно. Типичная ошибкаю

Встраивание системы я бы начинал с разработки стратегии, а не частного операционного вопроса.

Цитата:

---

Сообщение от Osimka

В итоге если спросить отчет по дебиторке у менеджеров и у бухгалтерии, то это будут разные отчеты.

---

Мои пять копеек в копилку.

Работа манагеров - продать, работа бухов - правильно отразить в учёте.
У каждого разные задачи. :) Работа юристов - взыскать.

На весах сомнений, я бы отдал предпочтение бухам.

Первое: бухи отражают деятельность и предоставляют отчётность в налоговую. Это первый mile stone. Менеджеры могут что угодно показывать (они могут отражать не по документам, отдельная песня - ретроспективные изменения). А бухам надо показывать всё как есть иначе, можно таки и не отбиться при проверке. Другой момент, что они это делают квартально.
В бухгалтерском учёте всё формализовано, в управленческом - нет.

Второе: если отвечать на ваш первоначальный вопрос - на самом деле всё сводится к потребностям. Могут манагеры всё делать, может один диспонент от лица манагеров, может целый бух сидеть на операциях. Всё зависит от потребностей и количества транзакций.

Цитата:

---

Сообщение от Genn

Дебиторка чаще всего и анализируется свернуто. Анализ на уровне оплаты инвойсов - это один из элементов, не обязательно самый первый.

---

Может быть, я непонятно выражаюсь, но я веду речь о том, что эта система порождает регулярный плач финдира, что денег нет и что же делать, как же быть. Одна из причин этого - отсутствие информации по планируемым срокам погашения задолженности, которая позволяет с высокой долей вероятности оценить, сколько денег должно прийти, а не брать цифру с потолка, а потом в экстренном порядке думать, чем заткнуть возникшие дыры. То есть элементарно невозможно получить от продажников ответ на вопрос, сколько продукции в предыдущем месяце было продано с отсрочкой, сколько денег в погашение должно по условиям отгрузок прийти в течении недели, двух, трех в планируемом периоде.

Цитата:

---

Сообщение от Osimka

Может быть, я непонятно выражаюсь, но я веду речь о том, что эта система порождает регулярный плач финдира, что денег нет и что же делать, как же быть. Одна из причин этого - отсутствие информации по планируемым срокам погашения задолженности, которая позволяет с высокой долей вероятности оценить, сколько денег должно прийти, а не брать цифру с потолка, а потом в экстренном порядке думать, чем заткнуть возникшие дыры. То есть элементарно невозможно получить от продажников ответ на вопрос, сколько продукции в предыдущем месяце было продано с отсрочкой, сколько денег в погашение должно по условиям отгрузок прийти в течении недели, двух, трех в планируемом периоде.

---

Но это ж совсем другая задача, напрямую не связанная с привязкой документов по начислению к документам по оплате. Вам, я думаю, надо отладить процесс по формированию платежного календаря и т.п.

Цитата:

---

Сообщение от Рафаэль

Но это ж совсем другая задача, напрямую не связанная с привязкой документов по начислению к документам по оплате. Вам, я думаю, надо отладить процесс по формированию платежного календаря и т.п.

---

По факту получается, что одно цепляет другое, к сожалению.

Как вариант, можно порекомендовать менеджерам по продажам при формировании в учетной системе документа (счета) добавить дополнительный аналитический признак, как срок погашения (1-5 дней, 5-10 дней и т.д.). Затем можно формировать отчет в любых срезах.

Цитата:

---

Сообщение от Osimka

По факту получается, что одно цепляет другое, к сожалению.

---

"По факту" надо делать так, как нужно руководству. Например, как предложила Parina

Цитата:

---

Сообщение от Parina

при формировании в учетной системе документа (счета) добавить дополнительный аналитический признак, как срок погашения (1-5 дней, 5-10 дней и т.д.)

---

или вносить суммы ожидаемых поступлений (без привязки к счетам и т.п.), если покупатели платят не по счетам, а просто траншами.

Цитата:

---

Сообщение от Parina

Как вариант, можно порекомендовать менеджерам по продажам при формировании в учетной системе документа (счета) добавить дополнительный аналитический признак, как срок погашения (1-5 дней, 5-10 дней и т.д.). Затем можно формировать отчет в любых срезах.

---

Нормативный срок оплаты ставится, но счет, как было замечено выше - всего лишь требование, по факту задолженность-то возникает в момент отгрузки, то есть к одному счету может быть привязано несколько накладных. Плюс часть суммы по счету может прийти в виде предоплаты.

В целом у меня уже сложилась в уме определенная схема того, как все эти нюансы учесть в системе. Вопрос был именно про распределение работы между исполнителями. Просто планирую эту работу сначала опробовать на одном предприятии холдинга, а в случае успеха тиражировать на оставшиеся. И столкнулась с тем, что на "тестовом" предприятии работа, которую в остальных компаниях делают бухи (или не делают вообще), повешена на продажников. Захотелось узнать, есть ли в этом рациональное зерно.

Цитата:

---

Сообщение от Osimka

система порождает регулярный плач финдира

---

Плач финдира - орригинально. Это не соответствует должности.

Цитата:

---

Сообщение от Genn

Плач финдира - орригинально.

---

Не буквально, конечно ))).

Доброй ночи.

"Привязка" оплат к "товарным" документам действительно даёт возможность гибкого анализа дебиторок/кредиторок в абсолютно любых временных срезах. Может быть интересно будет почитать е-бук, где подробно рассматриваются технологии "привязок" и использование данной техники для анализа http://www.zhsoft.16mb.com/hand_fin/hand_fin.htm

Цитата:

---

Сообщение от Sergey K.

Не знаю насколько релевантным будет мой опыт (предметная область – взаиморасчеты с арендаторами коммерческой недвижимости), но поделюсь.
От идеи создания некоего единого центра отказались, дальше будет понятно почему.
На фронт-офис были возложены обязанности по ведению договорного учета , выставлению счетов и формированию соответствующих ежемесячных и разовых начислений (акты выполненных работ).
На бухгалтерию – первичная обработка выписок (разнесение поступлений по договорам и счетам), при этом счет является не аналитикой взаиморасчетов (не все счета оплачиваются одним платежом, более того – несколько счетов могут быть оплачены одномоментно), а лишь некоторым вспомогательным инструментом для отнесения денег на ту или иную номенклатуру бухгалтерии (постоянная или переменная часть).
Далее поступления обрабатывал фронт-офис – дополнял их необходимыми аналитиками (календарный месяц взаиморасчетов, детализация номенклатуры и т.д.)
В результате удалось выстроить некоторую «самоорганизующуюся» систему – при наличии дебиторской задолженности фронт-офис связывается с клиентом и чаще всего оказывается, что клиент неправильно указал назначение платежа (далее понятно – письмо с просьбой зачесть платеж, см. про обработку платежей бухгалтерией)
И наоборот, при возникновении кредиторской задолженности бухгалтерия пинала фронт-офис на предмет наличия необходимых начислений.
Притирка заняла месяца три, результат – вопросов к ИТ-службе вроде «а почему у нас тут цифры не сходятся» стало на порядок меньше.

---

Да, все так. Но если есть рамочные договора оплачиваемые по счетам - можно сделать признак ведения взаиморасчетов по договорам. Т.е. субконто счет всегда пустое. В противном случае оно заполнено. Такое решение реализовывал не раз - работает. Есть ньюансы всегда свои, но в целом.
По оплатам: Моё мнение - все же платежи должна разносить бухгалтерия. точнее начинать свой день с этого. При разнесении платежей реально только бухгалтерия, либо ПЭО может адекватно привязывать статьи. Если РС несколько - несколько человек + автоматизация внесения и экспорта выписок в учетку. Кстати пару раз были даже споры - можно ли автоматизировать поступающие деньги. После нескольких итераций по правке алгоритма, оказывается что в 95% это получается сделать с помощью программера 1С. Правда в каждой компании по своему. И без контроля человеком не обойтись. Но ошибок в результате редки, а время загрузки незначительно (до 30 мин, даже в случае поступлений от розн. клиентов 3-5 тыс. вх. транзакций в день. Но в этом случае остаток дня выделенного сотрудника - работа с ошибками вх. данных)