Как описать процессы?

Коллеги, добрый день!
Ситуация следующая: существует торгово-производственная компания (швейное производство), руководитель которой пришел к необходимости постановки управленческого учета.
Что было сделано:
1. Выбрана программа 1С, которая будет использоваться (дописываться) для ведения учета.
2. Определены центры ответственности.
3. Утверждены статьи затрат и доходов.
4. Автоматизирован отчет о ДДС
Что нужно:
Написать регламент ведения управленческого учета и должностные инструкции сотрудников.
Для меня лично гораздо проще переделать базу под конкретные требования, а вот описанием буду заниматься впервые.
Прошу вас, подскажите пожалуйста, где можно взять "рыбу", чтобы потом переделать ее под конкретную задачу.

Цитата:

---

Сообщение от Helma

Прошу вас, подскажите пожалуйста, где можно взять "рыбу", чтобы потом переделать ее под конкретную задачу.

---

Посмотрите здесь.
http://www.forum.cfin.ru/showthread.php?t=45478

Andruxa, спасибо за ссылочку, но здесь речь идет немного о другом.
Меня интересует в данный момент не постановка процесса бюджетирования, это будет уже следующий этап (будем надеяться :)), а пока я ищу описание процесса документооборота в организации.

Странно, что у вас документооборот от содержимого процесса оторван. Непонятно, концептуально только, или практически.

Свяжи центры ответственности со статьями доходов-расходов и движения денег. Собери статьи доходов, расходов, движения денег в бюджеты. Определи кто когда кому что должен подавать и с кем согласовывать в какие сроки. Опиши все это на бумаге, поставь печать и подпись директора все.
Как человек со стороны может подсказать тебе что за чем делать, если ты сам в этом лучше разбираешься?

Andruxa, прежде чем ставить бюджетирование, необходимо нормально описать процесс документооборота в конкретных подразделениях. Автоматизация именно швейного участка только сейчас "приходит" в эту компанию, до этого момента все делалось "на коленке", в том числе оприходование материалов на склад, списание его в производство (отпуск швеям), оприходование ГП и расчет зарплаты швей от выработки, про остальное можно даже не говорить. Бухгалтера интересует только налоговая отчетность, а экономиста у них нет, отсюда и все последствия - запущено буквально УСЕ!
Поэтому, прежде чем ставить бюджетирование, нужно просто описать, кто и какие бумажки проводит в компутере и научить людей работать в соответствии с новой концепцией. Да еще и сопротивление ломать. А когда все в регламенте прописано, да еще и моя подпись стоит, что мне рассказали и показали, что материал со склада нужно списывать на конкретную швею да еще потом и оприходовать ГП в соответствии с нормами, то гораздо ведь сложнее сказать "Я не знала" или "Я всегда так делаю, уже целый год".
Я отвтетила на ваш вопрос? :)

Said, вы правы, спасибо, может это не так и долго, да и должностные тоже можно взять в Инете.
Просто я надеялась, что где-то кто-то это уже все проделал КРАСИВО и ПРАВИЛЬНО, и мне не придется изобретать колесо :)

Главное, чтоб эта схема была в голове у всех ответственных (они понимали зачем это и за что они отвечают), а "бумажка" приложиться :)

Цитата:

---

Сообщение от Helma

Andruxa, прежде чем ставить бюджетирование, необходимо нормально описать процесс документооборота в конкретных подразделениях.

---

В моём понимании бюджетирование и есть процесс (составления бюджетов), а документооборот - часть процесса.

Цитата:

---

Автоматизация именно швейного участка только сейчас "приходит" в эту компанию, до этого момента все делалось "на коленке", в том числе оприходование материалов на склад, списание его в производство (отпуск швеям), оприходование ГП и расчет зарплаты швей от выработки, про остальное можно даже не говорить. Бухгалтера интересует только налоговая отчетность, а экономиста у них нет, отсюда и все последствия - запущено буквально УСЕ!

---

А автоматизация документооборота - часть вопроса организации документооборота.

Цитата:

---

Поэтому, прежде чем ставить бюджетирование, нужно просто описать, кто и какие бумажки проводит в компутере и научить людей работать в соответствии с новой концепцией.

---

Описать кто и какие бумажки - это часть постановки бюджетирования

Цитата:

---

Да еще и сопротивление ломать.

---

А это часть любого процесса внедрения процесса

Цитата:

---

А когда все в регламенте прописано, да еще и моя подпись стоит, что мне рассказали и показали, что материал со склада нужно списывать на конкретную швею да еще потом и оприходовать ГП в соответствии с нормами, то гораздо ведь сложнее сказать "Я не знала" или "Я всегда так делаю, уже целый год".

---

Вполне рабочий вариант внедрения. Еще с советских (никакого негатива) времен рабочий.

Цитата:

---

Я отвтетила на ваш вопрос? :)

---

я можно сказать и не спрашивал :)

Повторюсь, что о постановке бюджетирования речи вообще пока не ведется.
Если на то пошло, то то процесс бюджетирования является одним из инструментов финансовых технологий, в том числе с реинжинирингом, финансовым планированием, автоматизацией, управленческим учетом и проч. Но лишь ЧАСТЬЮ, поэтому я сейчас говорю о регламентации управленческого учета, одной из начальных составных частей которого является процесс описания документооборота.
Да, я согласна, что в конечном итоге, компания, которая взялась "привести в порядок финансы" по логике вещей должна прийти к тому, что бюджетирование будет поставлено, но лично я вижу его только на одном из последних этапов работы.
По поповоду вопроса, хорошо, это был не вопрос, а утверждение:
"Странно, что у вас документооборот от содержимого процесса оторван".
дак вот, он не оторван, его вообще нет! (и, к сожалению, это рядовая ситуация), и моей задачей на данном этапе является его наладить.
Вот :)

Цитата:

---

Сообщение от Helma

существует торгово-производственная компания (швейное производство), руководитель которой пришел к необходимости постановки управленческого учета.

---

Система управленческого учёта должна отвечать требованиям Системы управления, обеспечивать Систему управления необходимыми ей первичными данными. Требования Системы управления к Системе управленческого учёта сформированы? Если нет - рискуете построить Систему УУ, которая в массе своей будет собирать никому не нужные сведения.

Цитата:

---

Сообщение от Helma

Что было сделано:
1. Выбрана программа 1С, которая будет использоваться (дописываться) для ведения учета.
2. Определены центры ответственности.
3. Утверждены статьи затрат и доходов.
4. Автоматизирован отчет о ДДС

---

Разрозненные "куски", которые сами по себе корректно не "сшить".

Цитата:

---

Сообщение от Helma

Что нужно:
Написать регламент ведения управленческого учета

---

"Регламент" - всего лишь удобоваримое для рядовых сотрудников описание того, что и как делается в Системе. И где его место в этой Системе. "Регламент" - завершающая стадия разработки любой Системы и подготовки её к внедрению. Написанию "Регламента" должна предшествовать разработка Системы на основе требований к ней. Круг замкнулся.

Цитата:

---

Сообщение от Helma

Что нужно:
Написать... должностные инструкции сотрудников.

---

Скорее, наверное, не написать, а внести в них изменения в связи с вводом в действие новой Системы и её "Регламента"?

Цитата:

---

Сообщение от Luca

Требования Системы управления к Системе управленческого учёта сформированы?

---

Читаем пост № 1.
«руководитель пришел к необходимости постановки управленческого учета»
Большинство (утверждаю это как практик, а не теоретик) руководителей, поднявших свой бизнес с «нуля» и постепенно развивших небольшие, «выживающие» , и готовые шагнуть на следующий уровень производства (а таких сечас очень много), самостоятельно могут сформировать «Требования Системы управления к Системе управленческого учёта» достаточно расплывчато. Более того, они даже не знают, что такое "Система управления" :)
Поэтому «Система управленческого учёта» строится под конкретного человека, с учетом его требований и его понимания экономической теории, и только после серьезного разговора с ним.
И только после получения первых результатов у людей появляется и интерес к самому процессу, и желание все это продолжать, и желание принять личное участие.
Так если человек все это затеял, чтобы получить важную для себя информацию, то зачем:

Цитата:

---

Сообщение от Luca

...строить Систему УУ, которая в массе своей будет собирать никому не нужные сведения.

---

????
Такая система просто не жизнеспособна, ее перестают поддерживать спустя 2 - 3 месяца, так сказать «наигравшись».

Цитата:

---

Сообщение от Luca

Разрозненные "куски", которые сами по себе корректно не "сшить".

---

Не согласна, это не «куски», а этапы работы, без которых невозможно построить учет. Хотя, п.4 можно было и не упоминать :).

Цитата:

---

Сообщение от Luca

Регламент - всего лишь удобоваримое для рядовых сотрудников описание того, что и как делается в Системе

---

И прежде чем выдать его «рядовым сотрудникам» его необходимо разработать, оценить его пригодность для данного конкретного предприятия, с учетом его специфики, а потом уже внедрять. И разрабатывать его нужно совместно с руководством, иначе он будет не только блокироваться «низами», но и не поддерживаться «верхами».

А просила я на форуме не теоретических выкладок, а образец написания. СТАНДАРТ.
Кстати, пользуясь случаем хочу сказать, eliferov (Виталий), большое спасибо это было то что надо!

Цитата:

---

Сообщение от Luca

Скорее, наверное, не написать, а внести в них изменения в связи с вводом в действие новой Системы и её "Регламента"?

---

Нет, все-таки, написать.

Перечитала тему...
Все-таки мы говорим о разном.
Конечно, есть консалтинг для крупных предприятий, руководители которых хорошо знают теорию и нуждаются, например, в реинжиниринге, но это не тот случай.
Речь идет о небольшом предприятии, на котором толком не налажен учет как таковой, ну например, там ни разу не проводилась инвентаризация, нет контроля филиалов, бухгалтер ведет в программе только налоговый учет, а в общей программе учет ведется в буквальном смысле "избирательно" и этот процесс никем не контролируется. Да много чего есть, а вернее нет.
И я согласна со всеми вами, что нужно ставить «от и до», и что бюджетирование необходимо, и действующая система управления с должностными инструкциями должны просто быть, и многое другое, но вот вопрос – готов ли сейчас к этому сам руководитель?
Например, утверждение о необходимости контроля склада материалов его удивило тем, что нужно еще и кладовщика контролировать, и это сейчас будет проблемой на ближайшее время :), потому как, кроме меня и финансового менеджера этого не принимает никто.
Начинать все нужно буквально с нуля и расписывать максимально доступно. Чтобы устроило всех.
Предприятие разрастается, появляются новые направления и владелец хочет поставить нормальный учет, и хорошо, что это время пришло.

Цитата:

---

Сообщение от Helma

Перечитала тему...
Все-таки мы говорим о разном.
...

---

Не надо пытаться внедрять методы управления годные для крупных предприятий в малых, семейных. Конечно, руководителю и в голову не приходить, что надо еще и кладовщика контролировать (сестру троюродную, считай). А кто вас с вашим финансовым менеджером контролировать будет? Что, ему надо нанимать внешних аудиторов? А их кто будет контролировать?
И че вы с этим бюджетированием зациклились? Что бюджетировать? На основе чего? Есть какая-то доверительная нормативаная база? Что с чем будете сравнивать?

Цитата:

---

Сообщение от Сахават

Не надо пытаться внедрять методы управления годные для крупных предприятий в малых, семейных.

---

Об чем, собственно, и речь.
Дальше без комментариев.

2 Helma

Честно говоря, недоперепонял Ваш ответ. Или Вы не поняли, о чём я писал ниже. В любом случае - "миль пардон" :-)

Цитата:

---

Сообщение от Helma

Читаем пост № 1.
«руководитель пришел к необходимости постановки управленческого учета»...
Поэтому «Система управленческого учёта» строится под конкретного человека, с учетом его требований и его понимания экономической теории, и только после серьезного разговора с ним.

---

Т.е. требования НЕ СФОРМУЛИРОВАНЫ. Так и стоило ответить. Чего огород-то городить? :-) Нет требований - нет системы. К чему бы там не пришёл руководитель. Соответственно, Ваша задача эти требования выявить и формализовать.

Цитата:

---

Сообщение от Helma

Так если человек все это затеял, чтобы получить важную для себя информацию, то зачем:
????
Такая система просто не жизнеспособна, ее перестают поддерживать спустя 2 - 3 месяца, так сказать «наигравшись».

---

Зачем? А низачем! Просто так! :-) Такая система делается на раз-два, когда не формализованы требования к ней. А это происходит довольно часто :-)

Цитата:

---

Сообщение от Helma

Не согласна, это не «куски», а этапы работы, без которых невозможно построить учет.

---

Ну, пусть будут "разрозненные этапы". Сути это не меняет. В такого рода проектах имеет смысл выдерживать определённую последовательность. А когда "телега бежит впереди паровоза" - велик риск сделать дурную работу, которую потом придётся переделывать. А так - да, не поспоришь. УУ без этого поставить затруднительно :-)

Цитата:

---

Сообщение от Helma

И прежде чем выдать его «рядовым сотрудникам» его необходимо разработать, оценить его пригодность для данного конкретного предприятия, с учетом его специфики, а потом уже внедрять. И разрабатывать его нужно совместно с руководством, иначе он будет не только блокироваться «низами», но и не поддерживаться «верхами».

---

Именно так. Но написание регламента - крайне неэффективный инструмент разработки Системы :-) Вам же надо систему УУ разработать? Регламент надо писать тогда, когда система разработана и утверждена, как система. А разрабатывать систему путём написания регламента - всё равно что воду в решете таскать.

Цитата:

---

Сообщение от Helma

А просила я на форуме не теоретических выкладок, а образец написания. СТАНДАРТ.

---

Вы себе противоречите :-) Сначала пишете: "его необходимо разработать, оценить его пригодность для данного конкретного предприятия, с учетом его специфики" (и тут Вы правы), а сразу ниже: "просила я ... образец написания. СТАНДАРТ". Образец Вам дали. Один из тысяч возможных. Довольно общего характера. А какой стандарт Вам нужен? Есть стандарты разработки. Есть стандарты регламентации по ISO.

Цитата:

---

Сообщение от Helma

Нет, все-таки, написать.

---

Т.е. должностных инструкций нет в компании на данный момент вообще? Тогда надо понимать, что на одном Регламенте УУ должностных инструкций не напишешь. Ведь работники, которые должны жить по этим инструкциям, занимаются не только одним УУ. Встанет вопрос о регламентации деятельности компании в целом.

Helma
если вы определили центры ответственности (фамилии ответственных) и статьи доходов\расходов (т.е. кто за что отвечает), то сможете описать это единым документом (стандартом или положением...).

1. схема центров и движение материальных потоков между ними
2. схема центров и информ. потоков между ними
3. проверить на "разделение обязанностей"
4. под каждый процесс сделать шаблон форм, указать от кого кому в какой момент. в шаблоне должны быть предусмотрены все прографки, позволяющие вести учет в выбранных Вами разрезах.

я понимаю, что вы хотели бы видеть пример документа? к сожалению, имхо, такие документы пишутся, а не копируются. к тому же Вы сами говорите - надо так, чтобы было принято Вашим директором и понятно вашим рабочим. поверьте, не важно какие "стандарты" кем-то используются. важно чтобы это заработало!

Luca, да с начала и хотела просто попросить образец документа, чтобы посмотреть его структуру. Колесо изобретать не хотелось заново, и если честно, то жалко было времени (и лень немного).
А описала кратенько все только для того, чтобы исключить вопросы типа "что уже сделано". Поняла теперь, что зря все это.
"разрозненные этапы" - :)
Рыбу мне дали, но я просто не ожидала, что тема всплывет.
Я и не обиделась, посмотрела ваш сайт, и поняла, что это будет с моей стороны явным перебором :)

Шоломицкая, все гениальное просто, пасиб. Нашла несколько программ, действующих по этому принципу, теперь вот пытаюсь демоверсию одной из них освоить.

Еще раз спасибо, всем, кто ответил здесь и в почту :).

Цитата:

---

Сообщение от Helma

посмотрела ваш сайт, и поняла, что это будет с моей стороны явным перебором :)

---

:-) Мой сайт? Он же совершенно далёк от обсуждаемой темы...

Управленческий учет уникален для каждого предприятия и для каждого руководителя. Поэтому достаточно начать со следующих вещей:

1. Общее положение о документообороте: список документов, бумажных и электронных, которые требует руководитель для оперативного и стратегического управления и контроля. Для каждого документа - временной график предоставления, и определение центров ответственности, предоставляющих часть или всю информацию.

2. Для каждого центра ответственности - положение о центре ответственности: график регистрации информации и алгоритмы формирования выходных документов или их частей. Если документ создается совместно с другими центрами ответственности, то последовательность утверждения (подписания) должна быть определена.

3. Должностная инструкция. Внутри центра ответственности ответственный сотрудник распределяет ответственность за регистрацию входящей информации для каждого сотрудника. Порядок регистрации, график и алгоритм превращения её в выходную информацию должен быть известен каждому сотруднику. Для этого или этот алгоритм нужно включить в его инструкцию, либо он должен знать положение о центре ответственности, в работе которого принимает участие. Какие операции кто делает - должен сказать начальник центра ответственности.

Все это лучше всего писать текстом, простейшими табличками или списочками. Стиль текста должен быть близок с тилю сложившегося делового общения в компании.

Последним по очередности, но первым по важности идет приказ о распределении ответственности по ведению управленческого документооборота.

Далее начнется практическое использование всего этого добра: сделали программу, заставили людей вбивать цифры, заставили начальников центров ответственности подписывать БДД, отчеты и проверять их, руководитель начнет их получать и оценивать достоверность, искать реальные неоптимальности процесса и принимать соответствующие решения.

И не нужна Вам никакая рыба. Сами справитесь прекрасно, так как этого требует руководитель, и требует, чтобы использовать в работе. Сразу не стоит все включать и реализовывать, тогда 3 или 4 вариант вполне будет работоспособен и достаточен.