Вопрос к аналитику

Добрый день, уважаемые аналитики!
Столкнулась со следующей задачей. В крупной организации необходимо собрать информацию о функционале сотрудников. Затем проанализировать полученную информацию на предмет дублирования функций, конфликта интересов, нецелесообразного разбиения функций на более мелкие функции и т.д. Так как организация большая, было принято решение использовать анкетирование. НО теперь не представляю, каким образом построить вопросы, так как сотрудники одни и те же функции могут называть по-разному или же, наоборот, разные функции назвать одинаково, "умолчать" о каких-нибудь функциях и т.д. Соответственно, техническая обработка информации может дать неверный результат.
Возможно, кто-то уже сталкивался с подобной проблемой. Подскажите, пожалуйста, пути решения.
Заранее благодарю!

Цитата:

---

Сообщение от Анна_Ларионова

Возможно, кто-то уже сталкивался с подобной проблемой. Подскажите, пожалуйста, пути решения.

---

В Вашем случае был выбран самый распространненный, простой и неправильный подход к проблеме.
Метод "пусть сотрудники письменно расскажут нам, чем они занимаются, а мы посмотрим что не так" плох - он подразумевает, что сотрудники мыслят теми же категориями, что и аналитики, а это совсем не так. Более того, данная задача обычно не рассматривается руководителями подразделений как важная/приоритетная и, как правило, спускается по вертикали на самое нижнее звено, которое не обладает всей полнотой информации.
В результате Вы получите довольно много некачественного исходного материала, с которым очень сложно работать (начиная с туманных формулировок "улучшение обеспечения качества" и заканчивая копипастингом из источников в интернете).
Попробуйте зайти с другой стороны - выделить ключевую проблему и ее носителя. Ведь этот процесс начался не сам по себе? Что-то послужило поводом? Вот и попробуйте определить именно это.

Цитата:

---

Сообщение от Анна_Ларионова

Добрый день, уважаемые аналитики!
Столкнулась со следующей задачей. В крупной организации необходимо собрать информацию о функционале сотрудников. Затем проанализировать полученную информацию на предмет дублирования функций, конфликта интересов, нецелесообразного разбиения функций на более мелкие функции и т.д. Так как организация большая, было принято решение использовать анкетирование. НО теперь не представляю, каким образом построить вопросы, так как сотрудники одни и те же функции могут называть по-разному или же, наоборот, разные функции назвать одинаково, "умолчать" о каких-нибудь функциях и т.д. Соответственно, техническая обработка информации может дать неверный результат.
Возможно, кто-то уже сталкивался с подобной проблемой. Подскажите, пожалуйста, пути решения.
Заранее благодарю!

---

Согласен с предыдущим автором, что сотрудники ничего хорошего не напишут.

Во первых, функциональные обязаности должны быть изначально.
Хотя бы в понимании их руководителей. Проведите анкетирование сверху вниз, спрашивав руководителей верхнего звена,чем занимаются их сотрудники.
Далее, понаблюдайте, чем реально занимаются сотрудники, хронометрируйте несколько их дней, чтобы понять вес каждой функции.

Составьте анкету на базе полученного материала в виде вопросов с конкретными ответами к самим сотрудникам.

Рассогласования в том, как видят руководители, ваши наблюдения, ответы на анкеты самих сотрудников сопоставьте, полученные свои выводы включительно в отчет. Если есть дублирование функций, еще раз поработайте путем наблюдения или анализом документооборота и сделайте выводы о дублировании, а на базе данных от хронометрирования укажите объем времени дублированных работ.

Сами сотрудники не могут рассказать, чем они занимаются и это нормально. Так устроены люди.

Простой вариант:
Для каждого подразделения можно выписать основные функции/проблемы, которые оно решает. Пускай это сделает, например, руководитель подразделения. Затем формируете матрицу ответственности (должности/функции) и просто галочками отмечаете, кто за что отвечает.

Продвинутый вариант:
Берёте инструмент для бизнес-моделирования, строите бизнес-процессы, распределяете ответственность по функциям… там и инструменты есть для анализа… и можно будет автоматом генерировать регламенты...
http://www.fox-manager.com.ua/fox-manager.html

Цитата:

---

Сообщение от Петров Дмитрий

Продвинутый вариант:
Берёте инструмент для бизнес-моделирования, строите бизнес-процессы, распределяете ответственность по функциям… там и инструменты есть для анализа… и можно будет автоматом генерировать регламенты...
http://www.fox-manager.com.ua/fox-manager.html

---

Я тоже так думаю, согласен

Цитата:

---

Сообщение от Петров Дмитрий

Продвинутый вариант:
Берёте инструмент для бизнес-моделирования, строите бизнес-процессы,

---

Это если множество всех возможных процессов А, определенных от конечного множества ф-ий предприятия, конечно и справедливо А Э В, либо А=В, где В - входное множество процессов, порожденных заказами. :)

Цитата:

---

Сообщение от Sergey K.

Попробуйте зайти с другой стороны - выделить ключевую проблему и ее носителя. Ведь этот процесс начался не сам по себе? Что-то послужило поводом? Вот и попробуйте определить именно это.

---

Может быть заказчика? http://forum.cfin.ru/images/icons/icon7.gif
Разговор на тему:"Наши процессы неэффективны, пусть придут бизнес-аналитики и научат наших сотрудников и руководителей, как нужно правильно работать" - это последствия работы маркетологов от консалтинга и эпохи "дикого консультирования" середины 90-х. Сейчас за это пошлют... (и правильно сделают).
Вспомните: У.Е. Деминг "94% проблем носят системный характер (ответственность администрации), 6% - специальные".
Вот и работайте с первопричиной:
1. Где по мнению руководства есть неэффективность и как они это оценивают. + помните, что доказывать им эффективность, предложенных Вами решений, придется в тех же терминах и по тем же методикам (изменить мнение руководства очень сложно).

Цитата:

---

Сообщение от eliferov

Может быть заказчика? http://forum.cfin.ru/images/icons/icon7.gif

1. Где по мнению руководства есть неэффективность и как они это оценивают.

---

Простая фраза порождает вопросы

1. Руководство - это кто?

2. Неэффективность в чем изменять, целевая функция какая?

3. Чьи интересы отражает руководство:
подразделений или предприятия вцелом? интересы подраделений часто протеворечат интересам предприятия.

Вообщем, во всей этой работе главное понять за что реально боремся:)

2 часа хорошо говорил с топом, потом спросил, что из сказанного для него самое-самое, чтоб не распыляться. Он взял тайм аут т.к. речь шла не о всяких глупостях и функциях, а что конкретно надо победить. Собссно, я же и должен предложить, с учетом сложности и реалистичности.
Чтобы предложить заказчику что-то стоящее, ты должен мыслить, как ЭТОТ заказчик.
А в сущности, большинство задач сводится к взять или удержать власть. Аналитика-это проститутка, которую покупают победители. А если бесплатно-значит оно и проститутка такая.
ЗЫ-1. Плата-не обязательно деньги, хотя и они тоже
ЗЫ-2. Покупают именно победители т.к. никакой проигрыш не бывает окончательным. Проигрывает лишь тот, кто не играет.