Библиотека управления

Создание бизнес-тренинга: структура и материалы

Александр Солдатов Глава из книги «Я — бизнес-тренер. Секреты обучения взрослой аудитории»
Издательство «Альпина Паблишер»

Сбор информации о потребностях в обучении

Уметь спросить. Для некоторых людей нет ничего более сложного. Как, впрочем, и для остальных.
Бальтазар Грациан

Рассмотрим вариант создания тренинга «под заказ». С помощью опроса можно получить более точную информацию, и на ее основе создать оптимальную программу будущего тренинга. Когда тренер готовится к очередному семинару, чаще всего он делает это по специальному заказу менеджера, который, как правило, знает, какими хочет видеть своих сотрудников после семинара. Чем точнее менеджер сформулировал свои пожелания, тем вероятнее, что он получит желаемое.

К сожалению, на самом деле точную формулировку заказа тренер получает не так часто. Максимум, чего можно ожидать от большинства менеджеров, — информацию о том, что их не устраивает в нынешнем уровне сотрудников. Назвать же то, чего им не хватает, гораздо труднее.

Одна из причин подобных ситуаций в том, что тренеры и менеджеры обычно говорят на разных языках. Заказчик оперирует понятиями «повышение продаж», «лояльность компании» и «развитие бизнеса», а вы в это время пытаетесь рассказать о «технике коммуникации», «технике перефразирования» и «технике подстройки». Как видим, заказчик часто определяет свои потребности очень обобщенно.

Чтобы узнать, чего от вас ждут в реальности, нередко приходится проводить настоящее расследование. Может быть, вам помогут документы (должностные инструкции, протоколы аттестаций и т. п.): вы хотя бы увидите, каких качеств ждут от сотрудников и что именно вам нужно развивать на тренинге. Также с этой целью применяется «иерархия вопросов».

Иерархия вопросов

Так называется структурированный способ, который помогает узнать о скрытых потребностях.

Уровень 1

  • Какова потребность?
  • Для чего нужен тренинг?
  • Когда пригодятся его результаты?
  • Где они пригодятся?

Когда вам ответят на эти вопросы, можно перейти к следующему уровню.

Уровень 2

  • Какие способности будут точно нужны?
  • Почему они станут нужны?
  • Когда это случится?
  • Где они будут применяться?

Скорее всего, на два последних вопроса вам ответят так же, как и на первом уровне. Не смущайтесь: это повторение даст вам уверенность в том, что вы все поняли правильно.

Иногда приходится работать, используя анализ более глубокого уровня: «Какие именно навыки? Почему именно они?»; «Какие именно техники? Почему именно они?»; «Какие именно типы поведения? Почему именно они?». Это поможет вам понять, какой объем навыков, опыта, знаний нужен заказчику.

Проанализировав полученную информацию, вы поймете, чего именно не хватает заказчику и его сотрудникам, вам станет ясно, чему их нужно учить и как строить тренинг. Чтобы не сомневаться в верности своего понимания, найдите причину отсутствия нужных знаний. Поиск приведет вас к требованиям бизнеса. Может, речь идет о новой стратегии, которая требует новых навыков, а их отсутствие мешает прийти к нужному результату. Может, смысл в том, чтобы подготовить сотрудников к новой работе и новой роли, невозможным без новых знаний и умений. Все это поможет вам определиться с содержанием тренинга.

Кроме опроса есть и другие способы, позволяющие выяснить потребности в обучении. В первую очередь это мониторинг деятельности и анкетирование.

Использование анкет для получения информации дает возможность узнать и проанализировать практически все мнения по нужной теме, причем занимает относительно немного времени. Чем точнее сформулированы вопросы, тем полнее полученная информация. Хорошие вопросы должны обладать одновременно свойствами и общих, и конкретных. Общие вопросы обычно формулируются так, что ответы сложно проанализировать, а конкретные слишком часто подсказывают ответ самой своей формулировкой. Для информативной анкеты вам придется найти баланс между этими крайностями.

Еще один несомненный плюс анкетирования: оно вполне доступно в электронном формате, что сокращает время, которое тратит анкетируемый.

Мониторинг — принципиально другой способ получения сведений. По сути, это наблюдение за тем, как сотрудник выполняет свои обязанности. Наблюдение должно продолжаться столько, сколько необходимо сотруднику, чтобы продемонстрировать выполнение всех процедур, входящих в его должностную инструкцию. Лучше, если он покажет это не один раз, чтобы у вас сложилось более точное мнение о его основных проблемах, ошибках и пробелах в знаниях.

Структура тренинга

Главное, с чего нужно начинать работу над программой тренинга, — четко сформулировать его результат. Для этого определитесь с целями и задачами обучения. В зависимости от них вы и будете выбирать средства.

Шаг 1. О писание ожиданий и формулирование целей: определение навыков и знаний, которыми в результате должны овладеть слушатели.

Шаг 2. П оиск информации: сбор необходимой для проведения тренинга информации.

Шаг 3. Выбор методов: описание инструментов и средств для работы с этой информацией и навыками.

Шаг 4. Написание сценария.

Шаг 5. Тестирование и коррекция плана.

Шаг 6. Проведение тренинга.

Шаг 7. Работа с результатами.

Чтобы подготовить эффективный тренинг, ответьте на несколько вопросов.

  • Чего мы хотим и чего сможем достичь в ходе тренинга?
  • С какими навыками будем работать?
  • С помощью каких упражнений мы будем это делать?
  • Из каких блоков будет состоять тренинг?
  • Какова цель именно этих блоков?

Именно так вы определитесь с самым важным:

  • знаниями, которые нужно передать участникам;
  • информацией, с помощью которой вы будете это делать.

Следующим этапом станет выбор необходимых упражнений, работа над ними и приведение к тому виду, в котором они будут максимально полно соответствовать цели каждого блока.

В программе любого тренинга всегда должна быть четко видна структура — последовательно связанные между собой отдельные фрагменты. Они называются блоками (модулями).

Блоки (модули) тренинга — структурные единицы, из которых строится тренинг, каждый из них есть целостный предметно-дидактический комплекс, основанный на взаимосвязанных процедурах (средствах работы тренера). Каждый отдельный блок нужен для решения определенной образовательной задачи с помощью создания некоей ситуации, воздействующей на учебную группу.

В один день тренинга входит не более 4-5 блоков (если новому навыку нужна тщательная отработка — не более 2-3 блоков). Только в этом случае тренинг принесет результаты.

Рассмотрим приблизительную структуру двухдневного тренинга (см. таблицу на стр. 50).

Чему стоит уделить внимание в первую очередь при планировании тренинга?

  1. Тренинг должен быть активным процессом для каждого участника, а не только для вас. Работая над планом, всегда ставьте в центр происходящего участников. Люди запомнят ваш тренинг и многому на нем научатся, если будут не пассивными зрителями, а активными действующими лицами в каждой сцене.
  2. Помните, что каждый включенный в тренинг вид деятельности должен иметь логические начало, продолжение и финал. Благодаря логическому развитию блоков и грамотно построенной связи между ними весь тренинг будет выглядеть для его участников непрерывным процессом, каждую стадию которого они смогут оценить в любой момент.
  3. Цели должны быть ясными для каждого слушателя. Для максимальной эффективности в начале каждого занятия объявляйте, какого результата вы ждете.
  4. Выбор целей должен быть логичным и мотивированным. Рассказывая о целях тренинга, отдельно остановитесь на их актуальности.
  5. Достижение целей должно выглядеть понятным процессом. После знакомства участников с целями тренинга подробно опишите методы, которыми вы будете пользоваться для их достижения, и упражнения, которые вам в этом помогут.
  6. Основой тренинга должен стать личный опыт участников. Постарайтесь проводить тренинг так, чтобы участники говорили больше вас. Будьте направляющей силой и позвольте им развиваться!
  7. Как можно больше заданий постройте на взаимодействии. Именно такие задания служат признаком хорошего тренинга. Если почти весь процесс основан на передаче информации, которую вы преподносите в виде лекции, ценность тренинга гораздо ниже. Пусть информация, которой вы делитесь, будет не отвлеченно-теоретической, а взятой из жизни.
  8. Не бойтесь отходить от первоначального плана. Если в тот момент, когда вы собирались изменить вид деятельности, в дискуссии вдруг поднимается важный вопрос, обсудите его, меняя планы по ходу дела. Тренинг — не армия, а ваша группа — живой организм. Слушайте его, и он ответит вам тем же. Однако необходимые для отдыха перерывы откладывать не стоит.
  9. Спросите себя, какие воспоминания вы хотите оставить у участников. Будет великолепно, если вам удастся спланировать тренинг, который принесет всем и пользу, и удовольствие.

Блок тренинга

Как уже упоминалось, блок (модуль тренинга) — структурная единица, представляющая собой объединенный предметно-дидактический направленностью комплекс взаимосвязанных процедур и средств работы тренера, который предназначен для решения учебной задачи с помощью создания в группе определенной ситуации воздействия.

Что должен включать каждый блок (модуль) вашего тренинга? Ниже представлен вариант приблизительной разбивки по времени. Временные рамки могут варьироваться в зависимости от типа рассматриваемого и отрабатываемого навыка.

  • Объяснение (Делается тренером, примерно 15 минут)
  • Демонстрация (Делается тренером, примерно 5 минут)
  • Упражнение (Делается участниками, примерно 20 минут)
  • Обратная связь (Делается тренером и участниками, примерно 20 минут)

Какими будут ваши основные формы работы?

  • Мини-лекция (Нужна для объяснения)
  • Модерация (Нужна для объяснения и обратной связи)
  • Фасилитация (Нужна для объяснения и обратной связи)
  • Ролевая игра (Нужна для упражнения)
  • Групповая (Нужна для объяснения и обратной связи) дискуссия
  • Мозговой штурм (Нужен для упражнения)
  • Упражнение (Нужно для упражнения)

Мини-лекция

Обычно это передача большого объема новой информации за короткое время. Характеризуется лаконичностью.

Если лекция в традиционном понимании — это неторопливый монолог лектора с подробным изложением и пассивными слушателями, то на тренинге, который, как правило, отличается интенсивностью и интерактивностью, это форма работы, занимающая максимум 15 минут и невозможная без активности аудитории.

Результаты мини-лекции:

  • информирование. Основная задача мини-лекции — познакомить слушателей с новым материалом, дать им теорию, которая пригодится на практике. Получение такой информации должно быть первым и главным результатом этой формы работы. Обычно она касается новой техники, новых навыков, схем и алгоритмов;
  • изменение установки. Во время мини-лекции у слушателей должна появиться позитивная установка: все, что говорит тренер, связано с реальностью. Пусть раньше слушатели придерживались мнения, что главное при продажах — убедительные аргументы продавца и демонстрация прекрасных качеств товара. После вашей лекции, посвященной технике вопросов, они должны передумать и понять: с помощью вопросов, а не аргументов согласие между клиентом и продавцом достигается гораздо быстрее. Ситуация, в которой мы видим активного продавца и пассивного клиента, — не самая лучшая, и теперь участники с этим согласятся;
  • мотивация. Вы должны преподнести новый материал так, чтобы вашим слушателям захотелось немедленно его проверить, воспользоваться им, применить на практике. Именно тогда участники будут готовы ко второму этапу — разного рода упражнениям. Упражнения, как правило, идут сразу за мини-лекцией и посвящены практическому применению новых навыков.

Модернизация

Так называется метод работы, который дает группе возможность совместно сформулировать новое понятие. Важно, чтобы это понятие строилось по общим критериям, которые воспринимаются всеми слушателями одинаково. Таким образом во время тренинга вы создаете для группы общий язык. В первую очередь модерация нужна, чтобы избавиться от неизбежных противоречий, возникающих из-за различий в восприятии, из-за индивидуальных особенностей участников. Благодаря модерации основные понятия трактуются всеми одинаково, что чрезвычайно существенно. Процессы мышления становятся наглядными: и вам, и группе понятно, как с ними работать.

Обычно наше мышление — процесс, не развернутый во времени, модерация же позволяет показать его как ряд этапов, что имеет большое значение для обучения.

Результаты модерации:

  • общее понимание ключевых моментов, принимаемое всеми. Исчезают споры по терминологии. Сложные темы обсуждаются гораздо быстрее;
  • появляется понятный и удобный общий язык;
  • неоднозначные термины и постулаты вводятся в дискуссии достаточно свободно;
  • облегчается формулирование основных терминов и регулярное к ним возвращение;
  • модерация служит очень сильным якорем и прекрасной точкой отсчета.

Активизируются мыслительные процессы. Активным участникам, склонным к действию больше, чем к размышлению, в этот момент нужно уделить повышенное внимание. Например, поручите им вести записи. Если подобралась группа, в которой большинство участников активно, не останавливайтесь на модерации подробно, проводите ее динамичнее, не позволяйте втянуть себя в бесконечные споры. Помните, что вы можете контролировать темп обсуждения с помощью скорости речи и жестикуляции.

Фасилитация

Метод применяется для получения общей картины мнений участников относительного какого-то одного вопроса. Обычно подобная работа проводится перед обсуждением новой темы, в начале мини-лекции. Таким образом вы пробуждаете слушателей, они энергичнее включаются в процесс, их мышление активизируется. Получив с помощью фасилитации представление о полном спектре мнений аудитории, вы сумеете сосредоточить внимание на точках зрения, которые могут служить введением для нового материала. Как правило, этому методу уделяется 10 – 20 минут: время зависит от числа слушателей и их активности. Одному слушателю выделяется максимум две минуты.

Результаты фасилитации:

  • итогом работы становится рост активности участников, что положительно влияет на общее состояние аудитории. Вы должны оставаться внимательным и доброжелательным, а ваше резюмирование мнений участников — максимально точным. Не нужно углублять высказанные мысли: ваша задача лишь резюмировать их, именно так фасилитация пройдет наиболее продуктивно. Перефразирование высказываний участников, не говоря уже о развитии их содержания, принесет только вред: таким образом вы продемонстрируете им собственную компетентность в сравнении с их уровнем, а это не тот эффект, который вам нужен. Ваша задача — не поставить себя на пьедестал, а подстегнуть динамику групповой работы.

Следите за тем, чтобы на этом этапе работы не возникало споров. Если они разгораются, тут же пресекайте их. Напомните, что сейчас важен не поиск истины, а мнение каждого. Только потом вы проанализируете услышанное и, возможно, остановитесь на чем-то одном.

Ролевая игра

Ролевая игра — метод, который используется в бизнес-тренинге, чтобы отработать новые навыки. Для ролевой игры нужны хотя бы два участника. В процессе они общаются друг с другом, исходя из определенных, заранее назначенных ролей. Обычно это роли, которые им регулярно приходится играть в жизни: клиент и продавец, начальник и сотрудник и т. п.

Главное правило любой ролевой игры заключается в следующем: она должна быть посвящена только одному новому навыку. Если пытаться отработать два навыка и затем анализировать произошедшее с двух разных точек зрения, ничего не выйдет: в результате участники не освоят ни один из них.

Результаты ролевой игры:

  • проработка новых навыков и знаний, их закрепление;
  • переход от изучения теоретического материала к практической деятельности, непосредственно связанной с профессией;
  • рост активности участников тренинга: без нее невозможно правильно сыграть свою роль.

Мозговой штурм

Мозговой штурм — особый метод работы в группе, с его помощью происходит рождение новых идей; метод, развивающий творческое мышление участников.

Как мозговой штурм работает во время тренинга?

  1. Он используется в том случае, когда нужны новые оригинальные идеи для решения сложной проблемы (как переманить у конкурента клиента, как строить отношения с поставщиком-монополистом и т. п.). Все слушатели делятся на небольшие группы, и каждая работает отдельно.
  2. Мозговой штурм прекрасно подходит, если вы хотите показать, как происходят различные процессы при работе в группе, особенно если вы проводите тренинг, посвященный руководству или образованию команды. Участие в штурме принимают не все. Самые активные из присутствующих будут рабочей группой, а задача остальных — наблюдать за ними.

Подготовьте специальные бланки для наблюдений: это поможет людям чувствовать себя причастными, выполняющими нужное дело. Также полезно записать мозговой штурм на видео: в будущем вы сможете анализировать такую работу в группе и происходящие при этом процессы с любыми участниками.

Результаты мозгового штурма:

  • метод дает возможность получить новые точки зрения на проблему, новые, неординарные варианты решения. Ваша обязанность проста — зафиксировать результаты и письменно их оформить. В процессе все получат новые знания: и вы, и слушатели. Если обезличить полученную информацию, она станет весьма полезной при проведении будущих тренингов на подобную тему;
  • если на следующий день вы раздадите участникам листочки с решениями, это поднимет и ваш авторитет, и рейтинг вашего тренинга;
  • если основной целью мозгового штурма был показ группового процесса поисков решения, вы многое сможете продемонстрировать участникам во время анализа видеозаписи. Они увидят, как рождаются и умирают разные варианты, как человек становится лидером или отходит в сторону. Увидят, из каких этапов состоит борьба за власть, как самые простые предметы превращаются в значимые маркеры и начинают играть роль скипетра, державы и маршальского жезла, будь то флипчарт, фломастер и т. д. Мозговой штурм и его запись станут для вас прекрасной возможностью показать принципы распределения ролей, способы управлять слушателями и т. п.;
  • мозговой штурм всегда положительно влияет на групповую энергетику. В него можно вовлечь всех участников, и активных, и пассивных, и лидеров, и наблюдателей. Поскольку самые активные участвуют больше, его можно использовать в уставшей аудитории. Активным людям проще включиться в работу, они потратят на это меньше сил, и мозговой штурм пройдет, как нужно.

Упражнение

Упражнение — это активность участников, которая организована определенным образом и работает на поэтапное освоение новых навыков.

Что должно быть в любом упражнении?

  • Инструкция: объяснение поставленной задачи или отрабатываемой процедуры.
  • Самостоятельная работа: на этот раз не групповая, а индивидуальная.
  • Наблюдение за действиями участников: это может осуществлять не только тренер, но и все слушатели. Корректировка результатов и своевременный обмен мнениями позволит скорее и успешнее освоить навык, исправить собственные ошибки и точно выполнить поставленную задачу.
  • Контроль над результатом: это также дело не только тренера, но и каждого участника.
  • Резюме тренера: подведение итогов и отдельный акцент на востребованности полученного навыка в профессиональной деятельности.
  • Окончание упражнения: объявляется тренером.
  • Порядок работы: объявляется тренером. Вы решаете, кто начнет делать упражнение, кто первый продемонстрирует свои результаты.

Результаты упражнений:

  • отрабатываются отдельные этапы нужных действий, таким образом осваиваются сложные комплексные навыки. Во время упражнений участники всегда активны, и сам тренинг проходит энергичнее;
  • для участников, занятых упражнением, время идет очень быстро, люди не скучают;
  • как правило, упражнения всегда вызывают интерес и положительно влияют на общую атмосферу.

Игры и упражнения для тренинга

Упражнения и игры во время тренинга имеют вполне определенную цель — развитие умений и навыков. Условность происходящего как главная особенность любой игры превращает обучение в захватывающее действо и делает участников более активными.

Существуют различные методики, посвященные ролевым играм, и все они нацелены на одно: получение навыков критического мышления, умение решать проблемы, выходить из сложных положений, выбирать правильный вариант поведения в любой ситуации.

Играя, участники тренинга получают возможность разобраться в том, как они обычно ведут себя в жизни, решить проблему страхов, связанных с возможными ошибками. Важно провести не только саму игру, но и последующее обсуждение процесса.

Каковы функции ролевой игры? Их три: исполнение роли, имитация, моделирование. В игре они могут быть задействованы как отдельно, так и все вместе.

Ролевая игра

Самое важное в ней то, что участники играют некие роли. Роли условны, но они помогают людям со стороны посмотреть на свое обычное поведение, отказаться от каких-то стереотипов, научиться чему-то новому.

Игры, включенные в тренинг, не должны быть слишком условными. Лучше, если они приближены к реальности: участникам полезнее научиться действовать в стандартных ситуациях, с которыми они столкнутся в своей работе. Один из самых частых и популярных вариантов — игра в продавца и клиента. Здесь можно обыгрывать и вполне фантастические сюжеты, которые, тем не менее, позволят коснуться актуальных взаимоотношений и задействовать нужные навыки. Даже обычные сказки вроде «Теремка» и «Колобка» пригодятся, если повернуть сюжет под нужным углом.

Ролевые игры особенно хороши тем, что помогают посмотреть не только на действия человека, но и на эмоциональную составляющую этих действий, на отношение к действию. Этот эффект называется проблематизацией, он способствует усилению свободного отношения к своим старым взглядам, следовательно — способствует изменениям.

Возможность снять игру на видео многократно увеличит ее отдачу. Разумеется, слушателям покажется, что все было не так; взгляд со стороны на самого себя в первый момент сильно удивляет. Если они не только увидят себя, но и проанализируют собственные действия, это позволит им произвести переоценку своих стереотипов и, скорее всего, от многих из них избавиться.

Если игра включает в себя много действий, будет отработано много навыков.

Эти два момента ролевой игры — проблематизация и тренировка — обычно и представляют собой ее содержание.

По каким признакам выбирается обыгрываемая ситуация?

  • Реалистичность
  • Безопасность
  • Понятность
  • Реальность характеров
  • Возможность «проживания» ситуации.

Как правило, любую такую игру можно разделить на несколько этапов.

Есть разные способы получить личный опыт, и тренинг — довольно необычный вариант. Получение опыта не подразумевает пассивное впитывание информации. Если даже что-то несомненно важное оформить как всего лишь общую идею, эта информация не затронет человека по-настоящему, не изменит его систему ценностей, не повлияет на его взгляды. Знания, которые легко достались, так же легко и забудутся, а тщательно отработанные навыки будут применяться на практике и останутся надолго. Настоящая истина добывается трудом, не пассивным наблюдением, но активным участием. Человек должен стать центром происходящих событий, только так он получит ценный опыт. Любое действие сопровождается переживанием, с которым приходит новое открытие. Все, что эмоционально переживается, запоминается лучше. Одно из основных тренинговых действий — это игра, направленная на освоение нового поведения, новых навыков, новых процедур.

Какие могут быть цели у различных игровых ситуаций?

  • Игра помогает изучить новые стратегии, которые пригодятся в будущем в сложных обстоятельствах.
  • В игре участник лучше понимает проблему с точки зрения другой стороны (клиента или подчиненного), может представить его мысли и чувства по этому поводу.
  • В игре не только совершенствуются имеющиеся навыки, но и осваиваются новые.
  • Игра используется, чтобы тренировать некоторые качества личности (уверенность в себе и т. п.).

Играя разные роли, участники постоянно делают выводы. Конечно, для этого включаться в игру надо со всей серьезностью и стараться играть реалистично. Чтобы все прошло как нужно, необходимо найти баланс между определенностью обыгрываемых ситуаций и элементами импровизации.

Ролевые игры лучше начинать через 2-3 часа после начала тренинга, чтобы группа могла работать вместе.

Очень важно оговорить следующее: хотя актерские способности и принесут пользу, они совершенно не обязательны.

Второе условие должно быть таким: в игре могут участвовать все слушатели.

Разновидности игр на тренинге Case Study

Метод «ситуационных исследований» (case study) стал чрезвычайно распространенным в 70-80-е годы XX века. Он появился в Школе бизнеса Гарвардского университета (впервые в 1924 году). В основе его лежит принцип прецедента, или случая. Сначала система использовалась при изучении экономики, но позже пришла в медицину, юриспруденцию, математику и другие науки.

Сейчас метод по-прежнему широко применяется на Западе. Как правило, ему посвящают 35-40% всего учебного времени: в школе бизнеса Чикагского университета — 25%, в бизнес-школе Колумбийского университета — 30%, в Уортоне — все 40%. В Гарварде, откуда этот метод пошел, обычный студент разбирает до 700 кейсов за время учебы.

Как покупка, так и продажа кейсов, разработанных в бизнес-школах, на Западе является отдельной отраслью. Тот же Гарвард производит около 700 кейсов в год. Зарегистрированы специальные организации (European CaseClearing House — ЕССН и т. п.), которые занимаются распространением кейсов. ЕССН — это около 340 различных участников такого уровня, как бизнес-школы INSEAD, IESE, Лондонская бизнес-школа.

Шаг 1. Группа получает задание.

Например, нужно описать имеющий отношение к изучаемой теме случай из работы предприятия.

Он должен отвечать следующим требованиям:

  • основываться на реальных событиях;
  • включать в себя конкретную проблему, которая и будет анализироваться;
  • вызывать дискуссию;
  • предполагать несколько вариантов решения проблемы;
  • соответствовать уровню сложности обсуждения.

Описание ситуации должно включать:

  • позиции и роли основных участников (директор, сотрудник и т. п.);
  • факты, характеризующие главные этапы событий и реакцию участников («Вы назначены новым руководителем отдела; у компании сложная ситуация на рынке, ваша задача состоит в следующем. Ваши новые сотрудники реагируют на это так»).

Шаг 2. Группы обмениваются описаниями ситуации.

На этом этапе группа размышляет над вариантами решения проблемы, стараясь аргументировать выбранный вариант.

Шаг 3. Презентация и оценка решений.

Группа проводит презентацию своего решения. Тренер предоставляет обратную связь.

Упражнения

Упражнениями обычно называются системные действия, нацеленные на появление у слушателей определенных навыков, чему должны способствовать определенные условия. Существуют упражнения, позволяющие освоить навык, и упражнения, позволяющие его закрепить. Формы упражнений могут быть самыми различными, но все они обычно строятся по определенным правилам.

  • Необходимо четко описать цель. Чего именно вы хотите достичь в результате этого упражнения?
  • Цель нужно обосновать. Пусть участники поймут необходимость освоить навыки, которым посвящено упражнение.
  • Обязательно свяжите новое упражнение с материалом, которым вы занимались до этого и которым займетесь впоследствии.
  • Снабдите участников четкими инструкциями.
  • Назовите точное время начала и конца упражнения.
  • Внимательно наблюдайте за выполнением.
  • Обсудите результаты.
  • Напомните, где участники смогут применить полученные навыки.

Разрабатывая инструкцию и думая о правилах упражнения, вы должны помнить: пока это задание понятно только вам, и сделать его понятным для участников — ваша задача. Подумайте о разных вариантах ознакомления слушателей с инструкцией, придумайте визуализацию. Покажите на примере, что именно нужно делать.

Конечно, само выполнение займет еще больше времени. Как бы вам ни хотелось вмешаться — не делайте этого. Пусть участники сделают все самостоятельно: опыт и впечатления, которые не нужно ни с кем делить, гораздо ценнее. Разумеется, если вас просят о помощи или вы видите, что работа застопорилась окончательно, — помогите, только не держите себя как человек, который всегда все делает правильно, но оказался в кругу неумех.

Чтобы упражнение дало задуманный эффект, его необходимо обсудить. Участникам важен не только собственный опыт, но и впечатления тех, с кем они вместе выполняли упражнение. Ваша обязанность как тренера — позаботиться, чтобы обсуждение проходило должным образом. Контролируйте процесс, вовремя предлагайте поделиться наблюдениями и задать вопросы. За вами также подведение итогов.

Закончить обсуждение следует размышлениями о том, как упражнение связано с будущими планами, как его результаты повлияют на практическую деятельность, как лучше применить их в работе, с какими проблемами придется столкнуться.

Инструктирование

Знакомство с инструкциями происходит следующим образом.

  • Коротко рассказывается о предстоящей деятельности
  • Объясняется принцип действия и последовательность шагов
  • Подтверждается факт понимания
  • Определяются сроки
  • Сжато повторяются важнейшие моменты
  • Тренер приводит необходимые примеры

На каком материале можно разработать упражнения?

  • Деньги
  • Сказки
  • Фильмы
  • Политика
  • История
  • Жизнь животных
  • Жизнь компании
  • Жизнь вообще

Методология разработки тестов

Результаты тренинга при необходимости можно оценить. Слушатели получили определенные знания, значит, для оценки годится система тестирования. Формулировки вопросов теста, на которые надо выбирать верный ответ из нескольких предложенных, должны быть предельно точны. Работать с тестами можно как по итогам всего тренинга, так и по итогам каждого его дня. Обратите внимание: вы получите результат, позволяющий оценить знания ваших слушателей, но не качество вашей работы (вполне возможно, что сегодня участники не узнали ничего нового). Если вы хотите оценить изменение уровня осведомленности, нужно провести контрольный тест с теми же вопросами уже в начале семинара. Разница в результатах первого и заключительного тестов покажет, что дали участникам именно вы, и позволит оценить качество тренинга.

Формы тестов

  • С закрытыми заданиями:
    • на выбор верного ответа из предложенных вариантов;
    • на установление соответствия;
    • на создание верной последовательности.
  • С открытыми заданиями:
    • на конструирование ответа;
    • на набирание ответа;
    • на самостоятельную формулировку ответа.

Требования к тестам

  • Отсутствие всякой двусмысленности.
  • Лаконичность вопросов (5-9 слов).
  • Одинаковая длина всех вариантов ответа.
  • Невозможность случайной догадки.
  • Не менее трех вариантов ответа.

Виды вопросов

  • На выбор ответа из нескольких предложенных вариантов.
  • На подстановку в предложение пропущенного слова или числа.
  • На самостоятельное составление предложения.

Критерии эффективности

  • Надежность теста — устойчивость результатов: если участник пройдет этот же тест через несколько недель, большой разницы в результатах не будет.
  • Валидность теста — его пригодность: измеряется конкретно тот показатель, который необходимо измерить.
  • Приоритетность — заострение внимания на самых важных моментах тренинга.

Рекомендуемый тест, содержащий закрытые задания: 30-60 заданий.

Рекомендуемое время проведения такого теста: 15- 30 минут. Среднее время для одного ответа в этом тесте: 30 секунд.

Составление вопросов с несколькими вариантами ответов

Тест, содержащий такие вопросы, как правило, достаточно результативен, эффективность его применения в тренинге высока. Главное достоинство теста в том, что при правильном содержании вопросов и продуманной структуре обратная связь, которую вы получаете в итоге, будет весьма объективной. Такие вопросы называются многоальтернативными и состоят из трех функциональных элементов: основа — знакомит с контекстом (самим вопросом); ключ — верный вариант ответа; отвлекающие варианты — неверные ответы.

Ниже приведены рекомендации для максимально эффективного использования всех этих элементов.

  • Убедитесь, что ключ верен. Вариант ответа, в котором ни один участник не сможет найти ничего сомнительного. Обычно это удается сделать самым внимательным слушателям. Представьте, насколько они разочаруются, получив тест, где обнаружат ошибки.
  • Ключ не должен быть очевидно правильным ответом. Формулируйте вопрос, ключ и отвлекающие варианты так, чтобы не выдать правильный ответ. Не используйте в ответе фразы из основы, следите, чтобы он был той же длины, что и другие ответы. Контролируйте грамматические связи между ключом и основой. Не стоит недооценивать учеников: автор теста часто не замечает очевидных подсказок, им созданных, поэтому будьте внимательны.
  • Следите за употреблением слов со значениями определенности и неопределенности. Нет ничего страшного в том, чтобы использовать в вариантах ответов слова «иногда», «зачастую», «обычно», «изредка», так же, как и совершенно определенные: «всегда», «никогда», «все», «никто». Важно запомнить одно: эти два типа слов нельзя совмещать в ответах к одному вопросу. Обратите внимание, что ответы неопределенного типа чаще всего выбирают слушатели, которые надеются угадать правильный ответ.
  • Формулировка основы должна быть предельно ясной. Если вы употребляете слово «какой», уточняйте, что за выбор вы имеете в виду: один вариант, два или больше? Это можно четко сформулировать, например: «Какие два из перечисленных ниже ответов...». Такая формулировка позволит участникам не гадать, размышляя над вопросом, а вам — точнее подобрать и ключ, и отвлекающие варианты.
  • Не используйте варианты, над которыми не будут думать. Заставить людей думать — собственно, первая задача как теста, так и всего тренинга, поэтому постарайтесь избавиться от формулировок вроде «все из них» или «никакие из них». Подобные варианты — сильное искушение для участников, которые поленятся задуматься над ответом. Если не считать этой проблемы, такие варианты иногда могут оказаться полезными, а иногда — и лучшими.
  • С осторожностью употребляйте вопросы, содержащие отрицание. Если вы формулируете основу: «Какой из ответов не соответствует истине?» («Какой из них является исключением из правила?» и т. д.), участники должны ясно понять, что сейчас им, против обыкновения, придется искать именно неверный ответ.
  • Каждый отвлекающий вариант должен содержать ошибку. Скорее всего, после оглашения результатов теста вам придется отвечать на вопросы и объяснять причины, по которым ключ правильнее варианта, ошибочно выбранного слушателем.
  • Ошибки в отвлекающих вариантах должны быть распространенными. Давать среди предложенных однозначно неверный ответ не имеет смысла. Ошибочные ответы должны походить на правильный, должны вызывать у участников сомнения. Единственное допустимое исключение — использовать заведомо неверный ответ, если он добавит в тест юмора и поднимет всем настроение.
  • Используйте ответы в отвлекающих вариантах. Во время работы с аудиторией чаще задавайте открытые вопросы; самые распространенные неверные ответы вы вполне можете использовать в своем тесте. Чем дольше вы проводите тренинг, тем проще составить и записать перечень типичных ошибок участников.
  • Найдите возможность проверить вопросы в большой группе. Большая выборка даст более объективную картину. Можно попросить слушателей проголосовать за разные варианты ответа. Если почти все ответят правильно, стоит еще подумать над отвлекающими вариантами. Когда при подготовке теста у вас нет возможности проверить его на большой аудитории, испытайте вопросы каким-то другим способом. Например, отправьте их потенциальным членам группы по электронной почте.
  • Используйте более сложную форму вопросов. Для этого можно предложить больше отвлекающих вариантов, затруднив выбор, или дать задание, в котором надо выбрать не один ответ, а лучшую комбинацию ответов («а», «в», «г» и т. п.). Обратитесь к литературе, загляните в самоучители, найдите разные варианты многоальтернативных вопросов.

Материалы для тренинга

Провалить подготовку — подготовить провал.
Бенджамин Франклин

Чтобы не стать участником подготовки провала своего тренинга, внимательно отнеситесь к необходимым материалам. Заранее составьте список всего, что вам понадобится по ходу действия, проконтролируйте наличие всех вещей в необходимом количестве и перед заказом или приобретением материалов, и при получении, и, на всякий случай, перед началом тренинга. Это придаст вам спокойствия, уверенности, что все пройдет как следует, и застрахует от ряда неприятностей. Стресс, связанный с беготней в поиске нужных материалов перед самым тренингом, не поможет вам провести его хорошо.

Вот примерный перечень материалов и инструментов для тренинга, который пригодится вам в процессе подготовки:

  • персональный компьютер или планшет;
  • проектор для мультимедийных материалов;
  • сетевой удлинитель длиной 5 метров;
  • список всех участников (быть может, кто-то отказался накануне);
  • список мероприятий (количество и расписание перерывов,завтраков, обедов, вечерних мероприятий);
  • рабочие блокноты или тетради;
  • письменные принадлежности;
  • раздаточный материал, размноженный в необходимом количестве;
  • копии заданий для упражнений (учитывайте не только число слушателей, но и себя);
  • бланки для обратной связи по тренингу;
  • сертификаты участникам;
  • фотоаппарат для съемки флипчартов по окончании тренинга;
  • чемоданчик тренера (маркеры, бумажный скотч, мультимедийные колонки, стикеры, ножницы и т.д.)

Помните, что каждый тренинг уникален и требует своего набора рабочих материалов и инструментов (например, в каких-то случаях понадобится видеокамера и штатив). Подготовьте перечень заранее и проверьте его несколько раз. Чем подробнее он будет, тем меньше проблем вам принесет подготовка тренинга!

Раздаточные материалы

Раздаточные материалы нужны не всегда. На это обстоятельство влияют:

  • тема тренинга;
  • цель тренинга;
  • инструменты тренинга;
  • пожелания участников;
  • возможности организаторов.

Какие сложности могут возникнуть, если вы решили использовать раздаточные материалы?

  • Во-первых, бывает трудно понять, в какое время лучше организовать раздачу подготовленных материалов. Кому-то удобно изучить их перед тренингом: таким участникам проще работать, если они знают, что будет происходить. Надо помнить о том, что эта уверенность не всегда приносит пользу окружающим: «О, я это уже знаю!».
  • Напротив, всегда найдутся слушатели, которые не заглядывают в розданные материалы, даже если вы специально попросили их просмотреть и дали какое-то задание. Ситуация, когда объем знаний в группе сильно различается, не идет на пользу тренингу.
  • Бывает, участники думают, что раздаточный материал — это готовый конспект всего происходящего, а значит, можно не слушать тренера и заняться своими делами.
  • Иногда эти материалы неправильно воспринимают и сами тренеры. Следует иметь в виду, что чтение вслух готового текста не повысит продуктивность обучения.
  • Раздать материалы в конце работы — тоже не лучший вариант. В этом случае они не будут содержать для участников никакой новой информации, их могут просто забыть, оставить в аудитории.
  • Необходимо пронумеровать страницы в своих материалах, иначе многим будет трудно ориентироваться в них достаточно быстро. Пытаясь найти нужное место, они станут отвлекать как минимум своих соседей, что сильно тормозит рабочий процесс.

Основные части брошюры

  1. Титульный лист
  2. Цели и задачи тренинга
  3. Основное содержание
  4. Список литературы
  5. Словарь терминов

Основное содержание

  1. Чистые листы для заметок
  2. Определения основных понятий
  3. Графическая информация, схемы и рисунки
  4. Цитаты
  5. Задания и инструкции к ним
  6. Алгоритмы работы
  7. Информация в таблицах
  8. Теоретический материал

Проблема несовпадения хода тренинга с последовательностью изложения

Как преодолеть это несоответствие?

Брошюра или план: на что лучше ориентироваться?

Прекрасно, если при проведении тренинга вы опираетесь на выстроенную систему определений, заданий и способов работы. Прекрасно, если брошюру вы знаете наизусть и даже лучше.

Просто помните, что постоянно загружать слушателей всей этой строгой информацией, классификацией и определениями, правилами и исключениями, на самом деле вредно. Полезнее для них видеть перед собой тренера, способного ответить на определенные вопросы и проиллюстрировать ответ примером, основанным на практическом опыте. Нереально охватить в брошюре все и преподнести в удобном виде, но это тоже нужно вашим слушателям.

Невозможно сделать брошюру, включающую всю необходимую информацию и не содержащую ничего лишнего.

Помните, что тренинг — творческий процесс, в котором участвуете и вы, и ваши слушатели. Разве можно на 100% предугадать творчество?

Иногда важнее отойти от заранее продуманного плана, дать определение, отсутствующее в брошюре, привести яркий пример или нарисовать картинку, которые все прояснят гораздо лучше, чем сухая теория раздаточного материала. Такой принцип начинает работать, когда у группы возникает какой-то новый существенный вопрос. Его трудно было предугадать, но сейчас вы можете дать на него ответ, пользуясь не заготовленной брошюрой, а своими огромными запасами информации. Это крайне важные и нужные образовательные моменты: слушатели видят, что узнали ценную информацию благодаря собственной активности.

Случается, что подобные дополнения повторяются вами на каждом тренинге, и вам кажется, что этот материал пора сделать обязательным и внести в брошюру. Но издание в 100 страниц уже сложно назвать брошюрой. Вы, конечно, можете называть его учебником, особенно если материал удачно скомпонован и воспринимается даже в отрыве от тренинга, но тут возникает другой риск. Возможно, из-за большого объема информации не хватит времени коснуться всех разделов учебника, и участников это удивит. Они воспримут тренинг как сокращенный или неполный.

Тренеру приходится разрешать сложное противоречие. С одной стороны, хочется сделать раздаточные материалы более полными и информативными. С другой — ни одному тренингу не пойдут на пользу упреки в неполной программе. Выход — брошюра, включающая только основную информацию. Чем больше дополнительной информации вы сообщите участникам в ответ на их вопросы, тем выше будет их степень удовлетворенности тренингом. Ощущение, что они смогли узнать много важного сверх программы, очень благотворно.

Не надо забывать еще об одной тенденции современной работы с информацией — росте значения визуализации. Исследования говорят, что людям проще воспринимать новое из готового текста, а вот с восприятием на слух могут возникнуть проблемы. Однако вы всегда можете прочесть нужную информацию из брошюры дома или даже прямо в аудитории. И хотя прочитать текст люди могут самостоятельно, без участия тренера, это нормальная практика, и она, как правило, не вызывает возражений. Длинный сложный текст с терминологией, произнесенный перед слушателями, воспринимается и запоминается гораздо хуже, чем страница из учебника. В крайнем случае это можно совместить, приготовив, например, письменные инструкции и глоссарии, дублирующие то, что вы рассказываете. Вежливые люди, начиная переговоры, не только называют свое имя, но и дают возможность взглянуть на него, вручая визитную карточку; точно так же стоит во время тренинга дать участникам возможность не только услышать, но и прочесть нужную информацию, и вернуться к ней при необходимости.

К каким выводам мы приходим?

Первый: вашу брошюру все же стоит сделать лаконичной. Это даст вам возможность не воспроизводить все по главам, чувствовать себя свободнее, ориентируясь по ходу действия. Вы удивитесь, как много точных определений и удачных классификаций рождается во время лекции или обсуждения. Часто они оказываются более емкими, чем то, что вы бы подготовили заранее: все мы предпочитаем свежую еду консервированной. Совершенно нормально, начиная тренинг, не знать наперед каждое свое слово и действие: жизнь покажет, какой вариант выбрать, или даже сделает вас изобретателем нового подхода.

Второй вывод: сделайте свою брошюру максимально полной. Участники вашего тренинга смогут прочитать, а не услышать большую часть информации и будут за это благодарны. Не придется по сто раз повторять определения и просить запомнить последовательность действий: вам помогут нужные страницы вашей брошюры.

Итак, у вас есть два варианта:

  1. включать в раздаточные материалы только необходимую информацию;
  2. включать всю возможную информацию.

Оборудование для тренинга

Все свое ношу с собой.
Биант Приенский

Если вы проводите тренинг в отеле, может показаться, что вас там обеспечат всем необходимым: предложат флипчарт, канцелярские принадлежности и проектор по арендной цене. Однако важно помнить, что на самом деле вам нужно гораздо больше вещей.

Что еще придется взять с собой?

  • Фотоаппарат
  • Видеокамеру и штатив (если нужно по программе тренинга)
  • Чемодан для транспортировки оборудования
  • Хорошие аудиоколонки, MP3-плеер, Удлинитель
  • Несколько разных переходников для аппаратуры
  • Часы с четким аналоговым циферблатом
  • Листы в клетку для флипчарта (не менее 20 штук на 1 день занятий)

Рассмотрим необходимое оборудование подробнее.

  • Разрешение фотоаппарата должно быть не менее 10 мегапикселей, зум как минимум с шестикратным увеличением. Предпочтительнее модели производства Canon или Nikon.
  • Выбирая видеокамеру, лучше предпочесть оптический стабилизатор изображения и трехматричную систему CCD. Важным и полезным дополнением будут расширительная линза, сумка для переноски (лучший вариант — от компании Lowepro) и запасной аккумулятор. Емкость аккумуляторов, конечно, должна быть достаточно большой.
  • Видеокамера без штатива имеет мало смысла. Выбирайте металлический штатив и ориентируйтесь на производителя (хороший вариант — Manfrotto 728B).
  • Поскольку это далеко не вся необходимая техника, вам понадобится чемодан с колесиками. Он должен быть прочным и надежным. Подумайте, например, о модели VGP 32, выпущенной компанией Vanguard. Стационарные колесики не всегда выдерживают авиаперелеты и багажные отсеки — выбирайте вариант со съемной тележкой.
  • Что должно находиться в чемодане? Аудиоколонки, яркие маркеры (убедитесь, что они не засохли), листы А4 (и белые, и цветные, в достаточном количестве), мягкий небольшой мяч (пригодится для упрощения передачи слова в дискуссии), малярный скотч (2 см шириной, лучше производства Body или 3М), аэрозольный клей, хорошая трехметровая рулетка (пригодится, например, для разметки флипчартов), большая линейка, восковые карандаши, аэрозольные маркеры (BlowPen), штекеры и переходники разных конфигураций (камера, проектор, колонки — все нужно соединять с другой аппаратурой), большие стикеры Post It (на них удобно записывать цели участников), простые карандаши (чтобы рисовать эскизы на флипчарте), ластик, нож для бумаги, большие ножницы. Не забудьте о минимуме необходимой аптечки: несколько пакетиков «Терафлю» и «Колдрек-са», активированный уголь, лейкопластырь разного размера, что-нибудь болеутоляющее («Спазмалгон» от головной боли), на всякий случай какой-нибудь анальгетик посильнее («Кета-нов» от зубной боли), возможно, не лишним будет и что-нибудь вроде «Алкозельцера». Аптечка может пригодиться не только вам, но и вашим слушателям.
  • Один из самых существенных моментов организации тренинга — качество записей на флипчарте, их стойкость и яркость. Хорошие маркеры найти не так просто. Лучшие, без сомнения, производит фирма Sanford; эта торговая марка называется Mr. Sketch. Однако ими вы можете запастись только через интернет-магазины в Австралии и США. Если говорить о российском рынке, остановитесь на марках Centropen (Чехия) и Edding (Германия). Особенно запомните модель Edding 388: вам понравится ее широкий клиновидный наконечник. Не ошибитесь: покупайте маркеры именно для флипчартов, обычно это указывается специально. Будет досадно, если маркеры отпечатаются на самом флипчарте сквозь все листы. Удобнее, как правило, пользоваться маркером со скошенным, а не с остроугольным наконечником. Хорошо подобрать маркеры разных цветов. В качестве основного цвета подойдут черные и синие (значит, таких маркеров у вас должно быть больше), а зелеными и красными хорошо выделять текст или делать иллюстрации.
  • Для чего вам понадобятся колонки? Во-первых, бодрая музыка поприветствует людей, когда они войдут в аудиторию в самом начале тренинга; в перерывах вы сможете создавать легкий, приятный музыкальный фон, чтобы люди расслабились; музыка подойдет и для завершения тренинга. Во-вторых, колонки обязательны, если вы будете проверять видео, записанное на камеру. Выбирая колонки, обратите внимание на соотношение их качества, цены и мощности. Обязательно берите модели с металлической решеткой спереди (неплохие варианты предлагают JBL и Logitech).
  • MP3-плеер подойдет практически любой, лишь бы у него был дисплей для выбора песен. Например, Nano 8 Gb от Apple. Составьте плей-лист заранее. Для начала тренинга и перерывов отлично годится регги. Выбирайте нейтральную музыку, которая ни у кого не вызовет неприятия: так, не стоит включать в список песни российских исполнителей.
  • Теоретически в отеле должна быть такая необходимая вещь, как удлинитель, но если вам понадобится что-то подключить поздно вечером (например, подготовить и проверить материалы к завтрашнему дню), вы можете не найти нужного человека. Иногда отели берут за использование удлинителей плату, и такую, что за эти деньги вполне реально купить новый.

В целом можно с уверенностью сказать, что количество необходимого оборудования тем больше, чем реже вы проводите тренинги.