Библиотека управления

Рентабельность малого бизнеса и ИТ-аутсорсинг

Зацепа Сергей Специалист дирекции по маркетингу и общественным связям компании OXS (Optima eXchange Services)

Оглавление журнала

      Использование ИТ-аутсорсинга — передачи специализированной компании функций, связанных с применением информационных технологий, — становится нормой для многих отечественных фирм. С каждым днем появляется все больше операторов, оказывающих такие услуги, что способствует снижению их стоимости и повышению качества. В мире, по данным IDC (International Data Corporation), аутсорсинг в области информационных технологий используют свыше 70% компаний.

Зачем нужен ИТ-аутсорсинг
Не все подразделения компании приносят прибыль, однако каждое из них расходует финансовые средства, по крайней мере на зарплату сотрудникам. Таким образом, можно выделить потенциально прибыльные отделы (в случае превышения доходов компании над ее расходами) и вспомогательные отделы, которые не приносят прибыль, но необходимы для поддержания работы организации. Потенциально прибыльные отделы назовем центрами прибыли, а вспомогательные — центрами расходов.
К центрам расходов традиционно относят: административно-хозяйственный отдел, охрану, отдел маркетинга, бухгалтерию, отдел информационных технологий.
К центрам прибыли обычно относят: отдел продаж, производство или оказание профессиональных услуг.
Если формирование центров прибыли, как правило, определяется миссией и видением бизнеса компании, то центры расходов обычно создаются по мере необходимости. В самом деле, сложно представить себе, чтобы миссия была сформулирована, например, так: «Стать российской страховой компанией номер один с первоклассным административно-хозяйственным отделом», хотя любой фирме, особенно стремящейся стать лидером рынка, не помешает первоклассный административно-хозяйственный отдел.
Центры прибыли приносят деньги, поэтому вынесение их за пределы компании противоречит здравому смыслу. Таким образом, большинство предприятий выводит на аутсорсинг функции центров расходов при условии, что это позволит не только сократить расходы на данный отдел, но и сохранить на требуемом уровне или даже улучшить ключевые показатели эффективности. Для ИТ-аутсорсинга к таким показателям можно отнести:

  • качество выполняемых работ;
  • оперативность их выполнения;
  • обеспечение необходимого уровня информационной безопасности.
    Возможны и другие показатели, зависящие от конкретного бизнеса.

    Залог успешной работы
    Многие компании боятся прибегать к ИТ-аутсорсингу, так как при этом сотрудники сторонней организации получают доступ к содержимому их компьютеров. При этом обычно не принимается во внимание, что штатные системные администраторы имеют такой же доступ и могут читать переписку пользователей электронной почты. Защитить конфиденциальные данные позволяет политика информационной безопасности, если сотрудники компании достаточно строго выполняют ее положения.
    Таким образом, перед тем как использовать ИТ-аутсорсинг, следует продумать меры информационной безопасности и обеспечить их соблюдение.

    Преимущества
    Квалификация специалистов аутсорсинговой компании обычно выше, чем у штатных специалистов. При несоответствии результатов выполненной работы ожиданиям заказчика, если иное не оговорено контрактом, аутсорсинговая компания обязана исправить недочеты за свой счет. Если задание выполнялось штатными сотрудниками, то устранение ошибок потребует дополнительных трудозатрат, влекущих за собой незапланированные расходы.
    ИТ-аутсорсинг позволяет гарантировать качество выполнения работ при фиксированных затратах, а также упрощать некоторые задачи управления ИТ-персоналом, в частности проблему его мотивации. Высококвалифицированные кадры требуют не только достойной компенсации, но и возможностей для профессионального и карьерного роста, которые наниматель не всегда в состоянии удовлетворить.
    Аутсорсинговые компании выступают в роли кузницы кадров, своевременно повышая квалификацию сотрудников и обеспечивая им возможности профессионального роста. Это достигается благодаря разнообразию задач в обслуживаемых компаниях. Специалисты, работающие в аутсорсинговых фирмах, обычно проходят специальное обучение, что позволяет заказчику экономить на дорогостоящих тренингах и сертификациях и при этом пользоваться услугами настоящих профессионалов. Причем в случае увольнения, болезни или отпуска такого работника, если иное не оговорено контрактом, аутсорсинговая компания заменит его специалистом аналогичной квалификации.
    Поэтому, прибегая к ИТ-аутсорсингу, можно при минимальном штате выполнять масштабные ИТ-проекты, привлекая специалистов необходимой квалификации.
    Сокращение штата, в свою очередь, позволяет свести к минимуму расходы на содержание персонала.

    Выгоден ли ИТ-аутсорсинг?
    Если использование ИТ-аутсорсинга представляется возможным, то следующим шагом будет оценка затрат. Необходимо выяснить, действительно ли в данной ситуации услуги сторонней компании обойдутся дешевле, чем труд штатных работников.
    Представленная формула позволяет сравнить затраты на собственного сотрудника и внешнего исполнителя для разовой работы: D=X*(Z+K)/T – A, где:
    X — предполагаемые трудозатраты сотрудника в часах;
    Z — величина месячной заработной платы;
    K — величина косвенных расходов на сотрудника в месяц (соцпакет, обеспечение рабочего места и пр.);
    T — количество рабочих часов в месяц (обычно — 176);
    A — стоимость услуг аутсорсинговой компании.
    Соответственно, D является разницей, и если она положительная, то выгоднее прибегнуть к услугам аутсорсинговой компании, чем выполнять работу силами штатного специалиста.
    Если на аутсорсинг отдается не часть, а весь объем работы сотрудника, например системного администратора, то расчет существенно усложняется. Необходимо учесть расходы на обучение, поиск персонала в соответствии с текучестью кадров, оплату больничных и отпусков и т. д.
    Наиболее точным методом является сравнение затрат на ИТ-отдел за год со стоимостью годичного контракта с аутсорсинговой компанией.
    Есть фактор, который очень сложно учесть в расчетах, но который необходимо иметь в виду: постоянное присутствие специалистов (независимо от болезней, отпусков и увольнений), способных оперативно устранить сбой в ИТ-инфраструктуре, поможет избежать простоя в бизнесе компании. Именно это обстоятельство склоняет многих предпринимателей и менеджеров к подписанию контракта на ИТ-аутсорсинг.
    Стоит сказать, что снижение издержек всегда являлось мощным инструментом повышения рентабельности, а ИТ-аутсорсинг дает возможность не только уменьшать расходы, но и использовать в бизнесе новейшие управленческие и информационные технологии, позволяя малому бизнесу решать более масштабные задачи и успешно развиваться.

    Из российской практики
    Компания N с оборотом 10 млн долл. в год имеет локальную сеть из 20 компьютеров и мини-АТС на 12 телефонов. Для поддержки данной инфраструктуры обычно нанимается один штатный сотрудник, способный устранять возникающие неполадки в компьютерной и телефонной сетях.
    Предположим, что сбой в инфраструктуре, не устраненный в течение 8 часов, приносит убыток в размере 10% от дневного оборота, т. е. 4 тыс. долл. Серьезные сбои (например, вирусные атаки), способные повлечь значительные убытки, вызванные простоем бизнеса или потерей информации, происходят в компании раз в квартал.
    Зарплата штатного системного администратора необходимой квалификации — 1000 долл. Плановая загрузка данного специалиста составит 30% рабочего времени. Аутсорсинговая компания при заключении контракта на год с ежемесячной оплатой 1000 долл. готова предложить присутствие специалиста в офисе в течение 3 часов в день и 4 предоплаченных выезда с возможностью оплаты дополнительных визитов при необходимости. Это полностью удовлетворяет потребности компании N в обслуживании инфраструктуры.
    Выясним целесообразность ИТ-аутсорсинга для данной фирмы.
    Итак, заработная плата штатного сотрудника составляет 1000 долл. в месяц. Косвенные расходы (ЕСН, оплата больничных и отпусков, наем дополнительного сотрудника на время отпуска штатного специалиста) — еще 500 долл. в месяц.
    За год D=12*(1000+500)-12000=6000 долл. Это — возможная экономия за год.
    Таким образом, для компании N заключение контракта на аутсорсинг ИТ-услуг оказывается выгоднее, чем введение в штат собственного специалиста.

        Комментарий
        Роман Никитин
        Директор по развитию бизнеса компании «AVERTA/Business consulting & IT Services»

        Несмотря на многочисленные статьи и доклады, посвященные теме ИТ-аутсорсинга, приходится констатировать, что в России данный рынок находится пока в зачаточном состоянии.
        Обратившись практически к любому системному интегратору, компании — разработчику ПО, консультанту или поставщику систем, вы обнаружите, что все они оказывают услуги аутсорсинга в области информационных технологий. Но является ли данный вид деятельности основным для этих организаций? Нет! На отечественном рынке отсутствуют компании, для которых ИТ-аутсорсинг был бы профилирующим бизнесом, которые могли бы не только задавать тон, но и устанавливать правила игры.
        Это означает, в частности, что схемы взаимодействия между заказчиком и подрядчиком в рамках оказания данного вида услуг могут пониматься по-разному. Например, некоторые крупные российские компании создают на основе ИТ-подразделения отдельное юридическое лицо или делят ИТ-отдел на две части, оставляя менеджеров в штате основной компании и переводя рядовых сотрудников в другую фирму. Среди малых и средних предприятий большой популярностью пользуется следующая схема: компания, как правило не самая маленькая, имеющая свой ИТ-отдел, арендует помещение в каком-нибудь офисном здании, проводит Интернет и другие коммуникации и, чтобы окупить эти расходы, начинает предлагать услуги своих ИТ-специалистов другим компаниям, расположенным по соседству.
        Необходимо различать аутсорсинг услуг и специалистов; последний можно также назвать аутстаффингом (оutstaffing). Эти модели используются как независимо друг от друга, так и в смешанном варианте.
        К ИТ-аутсорсингу прибегают не только для снижения издержек. Необходимо учитывать всю совокупность условий, в том числе качество оказываемых услуг, а также временные и управленческие факторы. О явной экономической выгоде стоит говорить, когда бизнес стабилен и компания повышает эффективность деятельности за счет уменьшения внутренних расходов. Если фирма растет в размерах или профессионально, то речь скорее всего идет о повышении качества ИТ-услуг и экономии времени на развитие информационной среды компании. Для руководителя очень важно переложить ответственность за результаты ИТ-деятельности на конкретного исполнителя, гарантировать качество и постоянную поддержку предоставляемых услуг, а высвободившееся время уделить решению проблем развития бизнеса.
        В ближайшем будущем следует ожидать появления дочерних компаний-аутсорсеров, отпочковавшихся от системных интеграторов, как это уже было несколько лет назад с подразделениями по разработке ПО. Некоторые из этих компаний стали серьезными игроками не только на российском, но и на международном рынках.
        В скором времени планируют предложить корпоративным клиентам свои услуги в качестве ИТ-аутсорсеров такие гиганты, как IBM и Siemens.
        Интересных предложений для малых и средних предприятий в ближайшие год-два скорее всего не последует. В первую очередь будут отлаживаться технологии и осваиваться рынок корпоративных клиентов. За это время «ИТ-новички» смогут попытаться занять свою нишу и, «накачав мускулы», превратиться в компании национального масштаба.